Einführung von MS Exchange

Transkript

1 Technische Informations- und Kommunikationsdienste (TIK) Einführung von MS Exchange und Dr. Sebastian Kiesel, Sören Berger, Herbert Franz

2 Übersicht Mail und Groupware an der Universität Stuttgart Was Exchange leistet Was ändert sich? Für den Benutzer Für den Mail-Administrator einer Einrichtung Ablauf der Umstellung Wichtig: ZV wird von ZVD umgestellt Universität Stuttgart 24/

3 Technische Informations- und Kommunikationsdienste (TIK) Projektübersicht

4 Einführung von MS Exchange Ziele der Einführung von Exchange als Groupware Stärkung / Vereinfachung der Zusammenarbeit Modernisierung des Mailsystems Auch weiterhin Betrieb innerhalb der Universität (kein Cloud-System) Unterstützung aller wichtigen Betriebssysteme (Windows, macos, Linux) Universität Stuttgart 24/

5 Einführung von MS Exchange Groupware Groupware / Collaboration Platform Zentrales Adressbuch für alle Beschäftigten Kalender-, Kontakte-, Aufgaben-, Notizenverwaltung Ressourcen- und Raumverwaltung Berechtigung zum Lesen oder Bearbeiten all dieser Objekte kann für andere Nutzer freigegeben werden Nutzung möglich mit Outlook Thunderbird (incl. Kalender und Kontakte) RFC-Schnittstellen (SMTP/POP/IMAP quasi beliebige Clients, teilw. nur Mail) Browser ( Webmail, geräteunabhängig) ActiveSync (Android, iphone, Windows Mobile) Universität Stuttgart 24/

6 Projektverlauf Was bisher geschah 01/2010:??/2010: Ausgangssituation: Mailsystem CommuniGate für ca. 2/3 der Beschäftigten (1/3 auf ca. 50 dezentralen Servern); IMail für Studierende, beide veraltet Gespräche zu Mail in (Microsoft-)Cloud scheitern (Datenschutz) 11/2012: Evaluierung verschiedener Systeme, Entscheidung für Zarafa 11/2013: Produktivsetzung Zarafa für Studierende 10/2014: Beginn der Umstellung der Beschäftigten 01/2015: Zarafa kündigt Outlook-Support ab zu 04/16, später zu 04/ /2015: 07/2015: 06/2016: Abstimmung mit Rektorat: Stop der Umstellungen auf Zarafa, Wechsel zu Exchange als On-Premisses Software Ankündigung Exchange-Einführung, Beginn Vergabeverfahren Dienstleister Beginn des Exchange-Projekts mit Fa. Science+Computing, parallel dazu: org. Vorprojekt, Abstimmungen mit Personalrat, Sicherheits-/Datenschutzb. ca. 01/2017: Server aufgebaut, Beginn des Umzugs der Nutzerkonten Universität Stuttgart 24/

7 Einige Fakten und Kennzahlen Zarafa ca. 100 Maildomains studentische Accounts 3000 Institutaccounts Communigate Pro (MBOX) ca. 150 Maildomains 3200 Institutaccounts 800 Account für die zentrale Verwaltung Mailrelaydienst ca. 100 Domains Accounts werden von Instituten verwaltet Universität Stuttgart 24/

8 Technische Informations- und Kommunikationsdienste (TIK) Was Exchange leistet Welche Dienste stellt es der Uni zur Verfügung

9 Outlook Optimale Exchangeanbindung (ab 2010) Kein Plugin nötig Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen werden zentral gespeichert Terminplanung Sharing Gruppenkalender Shared Mailbox Ressourcenverwaltung (Räume, Equipment) Universität Stuttgart 24/

10 Microsoft OWA (Outlook Web App) Modernes Webinterface auf Basis von Office 365 Großer Funktionsumfang ähnlich zu Outlook Keine Softwareinstallation notwendig Von überall aus erreichbar Universität Stuttgart 24/

11 Standard Mailclients TIK Support: Mozilla Thunderbird Mail über Standard Protokolle (IMAP/POP3/SMTP) Groupware Features über Thunderbird EWS Plugin Kalender, Kontakte Thunderbird läuft auf Windows und Linux Viele andere Mailclients im Web verfügbar Universität Stuttgart 24/

12 Mobile Endgeräte Einfache Konfiguration über Exchange Account Mails, Kalender, Kontakte etc. werden automatisch synconisiert Handy- und Tabletunterstützung für iphone Android (Windows Mobile) Universität Stuttgart 24/

13 Technische Informations- und Kommunikationsdienste (TIK) Demo Outlook, Thunderbird und OWA

14 Technische Informations- und Kommunikationsdienste (TIK) Was ändert sich?

15 Was ändert sich für den Benutzer Quellsystem: Alle Dienstadressen bleiben erhalten smtp/imap/pop3/mail.uni-stuttgart.de Outlook Outlook hat nativen Exchangesupport Zarafa Plugin ist nicht mehr nötig und muss deinstalliert werden Neues Outlookprofil mit Exchange anlegen Thunderbird Thunderbird EWS Plugin um Kalender und Kontakte einzubinden Kein ical, Kalendersharing über EWS Plugin Mobile Endgeräte (iphone, Android, Tablets) Konfiguration kann bestehen bleiben Anmerkung: Webmail Login IMMER über Zarafa selbst wenn sie auf Exchange umgestellt sind Nach vollständiger Umstellung von Zarafa wir der Login ersetzt Universität Stuttgart 24/

16 Loginscreen Zarafa Universität Stuttgart 24/

17 Loginscreen Outlook Web App Universität Stuttgart 24/

18 Was ändert sich für den Benutzer Quellsystem: (MBOX) Grundsätzlich gibt es neue Dienstadressen Nach der Umstellung wird mbox.uni-stuttgart.de ausgeschalten Login nur noch mit AC Account möglich Deutlich mehr Quota (5GB) Uniweites Mitarbeiter Adressbuch Outlook Outlook hat nativen Exchangesupport Communigate Plugin ist nicht mehr nötig und muss deinstalliert werden Neues Outlookprofil mit Exchange anlegen Thunderbird Neue Dienstadressen Thunderbird EWS Plugin um Kalender und Kontakte einzubinden Mobile Endgeräte (iphone, Android, Tablets) Universität Stuttgart 24/

19 Was ändert sich für den BV Admin Mitarbeiteraccounts Explizite Beantragung nicht nötig Erhält jeder Mitarbeiter bei Einstellung Mailadresse: Funktions- und Gastaccounts: Formlose Beantragung wie bisher Institutsgruppe: Formlose Beantragung MBOX Admin Interface entfällt Neue/geänderter Aliase: Formloser Antrag Mailverteilergruppen: Uniadminportal Mailinglisten: Mailman Dienst Während der Migration keine Zugriff auf MBOX Administrationsseite Keine Änderungen von Aliase, Verteilergruppen, etc. In dringenden Fällen: In Planung Berechtigungsgruppen Universität Stuttgart 24/

20 Technische Informations- und Kommunikationsdienste (TIK) Ablauf der Umstellung

21 Grundsätzlicher Ablauf der Umstellung Wir kümmern uns um Kopieren der Daten Umschaltung auf das neue System Wir migrieren alle Accounts einer Person zum gleichen Zeitpunkt Wir migrieren in AC Accounts Alt-Accounts werden abgeschafft Kein Big Bang 3-wöchiges Migrationsfenster für jede Einrichtung Umstellungszeitpunkt innerhalb dieser 3 Wochen kann vom Benutzer bestimmt werden Universität Stuttgart 24/

22 Vor der Umstellung Start des Parallelbetriebs von Exchange Neues Zertifikat für mail.uni-stuttgart.de imap.uni-stuttgart.de pop3.uni-stuttgart.de Je nach Mailclient wir eine Warnung über das neue Zertifikat angezeigt mail.uni-stuttgart.de outlook.uni-stuttgart.de imap.uni-stuttgart.de pop3.uni-stuttgart.de Keine Änderungen von Servernamen und Bookmarks nötig (für Zarafanutzer) Aktivierung wird rechtzeitig angekündigt Für MBOX Nutzer erstmal keine Änderungen Universität Stuttgart 24/

23 Umstellungsplan Ab Januar 2017: Umstellung Zarafa 2 Migrationstermine pro Woche Dienstag oder Donnerstag Termin kann innerhalb 3 Wochen gewählt werden Ab März/April 2017: Umstellung MBOX 2 Migrationstermine pro Woche Dienstag oder Donnerstag Termin kann innerhalb 3 Wochen gewählt werden Parallel dazu Umstellung Studenten Umstellung Zentrale Verwaltung Universität Stuttgart 24/

24 Migration einer Einrichtung Woche 0-2 Vorbereitung Vorbereitung der Migration BV Admin über Migrationszeitraum informieren BV Admin an Migrationsstart erinnern eventuell Konfliktlösung bei Accountzuordnung Woche 2-5 Umstellung Start der Migration Benutzer über Umstellung informieren Benutzer erinnern Benutzer am letzten Tag über die Umstellung informieren Woche 5 Abschluss Ende der Migration Alle Benutzer einer Einrichtung sind umgestellt Nacharbeiten durch das TIK Universität Stuttgart 24/

25 Was wird migriert (und was nicht) Was wird migriert? Alle s und Anhänge Kalender Kontakte Aufgaben Notizen Weiterleitung Was wird NICHT migriert? Filterregeln (nur Textexport) Freigaben (nur Textexport) Out-Of-Office Benachrichtigung (nur Textexport) Signatur der Webanwendung (nur Textexport) Stellvertreterberechtigungen Universität Stuttgart 24/

26 Umstellung auf AC Account Auf Exchange MUSS der AC Account verwendet werden Benutzer muss den Account und das Passwort kennen Am besten VOR der Umstellung Für BV Admins können Accountdaten im Adminportal ausgedruckt/zurückgesetzt werden Bei mehreren Account: Händische Konfliktlösung durch das TIK Universität Stuttgart 24/

27 Start der Umstellung Benutzer loggt sich im Self-Service Portal ein Termin kann vorgezogen werden Am nächsten Tag: Zarafa Login auf Statusmail über Migration beachten MBOX Login auf Statusmail über Migration beachten Falls die Umstellung fehlgeschlagen ist wie gewohnt weiterarbeiten. Wir melden uns! Tipps und Erfahrungen Sie ( BV Admin ) sollten sich als erstes umstellen, um auf eventuelle Fragen vorbereitet zu sein. AC Accountdaten vor der Umstellung klären Voneinander abhängige Personen sollten gleichzeitig umgestellt werden Kein Sharing zwischen den verschiedenen Mailsystemen (z.b. Sekretariat Prof) Universität Stuttgart 24/

28 Zusammenfassung Zarafaumstellung ab Januar 2017 MBOXumstellung ab März/April 2017 Umstellung der ZV durch ZVD Sie werden 2 (bzw. 5) Wochen vor der Umstellung informiert AC Account muss verwendet werden Mailclients muss eventuell neu konfiguriert werden Mehr Informationen: TIK Homepage -> Universität Stuttgart 24/