So richten Sie einen Ausblick auf einen Ausblick für einen Schulcomputer ein (für eine Schule)

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1 Exchangekonto für Outlook einrichten Vorarlberger Standardschulinstallation Autor: Erich Vonach Besuchen Sie uns im Internet Schulmediencenter des Landes Vorarlberg IT-Regionalbetreuer des Landes Vorarlberg 6900 Bregenz, Römerstraße 15 Alle Rechte vorbehalten

2 Inhalt 1. Vorbemerkung Vorteile (beschränkter) Nachteil Lösungsvariante 1: Lösungsvariante 2: Nutzungsbedingungen Einrichtung eines neuen -Kontos unter Outlook Anhang Mails eines POP3-Kontos übernehmen Workaround Anleitung POP3-Kontaktgruppe für Mailinglisten (Kontaktgruppen) Bestehendes POP3-Archiv Fehlendes POP3-Archiv / 10 schulen.em@ail: Exchange-Kontoeinrichten Version 1.3

3 1. Vorbemerkung Als Alternative zur Einrichtung eines Microsoft Outlook-Kontos mit Hilfe des MAPI-Connectors kann auch ein Exchange-Konto verwendet werden. Auch damit stehen Postfach, Kalender, Aufgaben und Adressbuch (Groupware Funktionalität) sowohl online (Webmail) als auch offline (Outlook, Thunderbird, ) zur Verfügung. Wie Kalender- und Kontaktdaten aus einem bestehenden POP3-Konto übernommen werden und wie die Autoarchivierung eingerichtet wird, kann in der Anleitung MAPI-Konten in Outlook einrichten nachgelesen werden 1.1. Vorteile MAPI-Connector muss nicht installiert werden. Die Anzahl der Exchange-Konten in Outlook ist nicht beschränkt. Eine mehrstufige Ordnerstruktur im Posteingang macht keine Probleme. Erheblich bessere Synchronisierungsgeschwindigkeit (beschränkter) Nachteil Die Übernahme ganztägiger Ereignisse hakt falllweise. Lösung: Statt eines ganztägigen Ereignisses wird eine von- bis-zeit eingetragen Die Einrichtung von Kontaktgruppen ist über diese Active-Sync-Verbindung in Mailclients nicht möglich Lösungsvariante 1: Einbinden einer POP3-Kontaktgruppe. Anleitung siehe Anhang Lösungsvariante 2: Mailinglisten könnten auch durch den Mailadministrator am Mailserver eingerichtet werden (siehe Handbuch für den Mailadministrator unter Gruppen erstellen ) 2. Nutzungsbedingungen Mit der Benutzung des Mailservers schulen.em@ail erkennen die Benutzer folgende Richtlinien an: Virenverseuchte Mails und Spammails werden bereits auf dem Mailserver gelöscht. Für Inhalt und Administration eines Kontos ist die Kontoinhaberin/der Kontoinhaber verantwortlich. Für die Administration einer Schuldomäne ist die zuständige IT-Betreuerin/der zuständige IT-Betreuer (= Mailadmin) verantwortlich. Mailadmins dürfen (überfüllte) Postfächer Ihrer Kontoinhaber leeren; zu diesem Zweck sind sie berechtigt, das entsprechende Kontopasswort zurückzusetzen; sie sind aber auch verpflichtet, die Kontoinhaberin/den Kontoinhaber über diesen Vorgang zu informieren. Erweiterte Mailkonten-Dienste (Groupware: Kontakte, Kalender, Notizen sowie Synchronisation mit mobilen Endgeräten) stehen ausschließlich für Direktions- und Lehrernnen/Lehrer-Konten zur Verfügung. Die Größe der Postfächer unterliegt dem FAIR-USE-Prinzip. Die Mailadmins sind verpflichtet, die angegeben Mailboxgrößen für die User einzuhalten. Grobe Missachtung dieses Prinzips führt zu festen Postfachgrößen, die vom Administrator des Mailservers fixiert werden. Der Administrator des Mailservers ist berechtigt, nicht verwendete Postfächer nach Ablauf eines Jahres zu löschen. schulen.em@ail: Exchange-Kontoeinrichten Version / 10

4 3. Einrichtung eines neuen -Kontos unter Outlook Um die Groupware Funktionalität (Kalender, Kontakte, Aufgaben) nutzen zu können, muss das Konto etwas anders wie bisher gewohnt installiert und konfiguriert werden. Öffnen der klassischen Systemsteuerung (32-Bit) 4 / 10 schulen.em@ail: Exchange-Kontoeinrichten Version 1.3

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7 4. Anhang 4.1. Mails eines POP3-Kontos übernehmen Während der Austausch von Kontakten, Kalenderdaten und Aufgaben mit Drag & Drop anstandslos funktioniert, ist die direkte Übernahme in Outlook von einem POP3-Konto in ein Exchange-ActiveSync- Konto leider nicht möglich: Workaround Auf einem Windows-Rechner (NICHT Windows 10, Version 1703) wird sowohl das POP3-Konto als auch ein MAPI-Konto (mit denselben Benutzerdaten) eingerichtet. Die Übernahme der Daten vom POP3 ins MAPI-Konto funktioniert anstandslos, die Daten stehen dann natürlich auch im Exchange-Konto zur Verfügung Anleitung 4.2. POP3-Kontaktgruppe für Mailinglisten (Kontaktgruppen) Bestehendes POP3-Archiv Besteht bereits eine Archivdatei (die einem POP3-Konto entstammt), hat man Glück gehabt. Wählt man das Kontakte-Archiv(e), so kann man dieses auswählen und eine neue Kontaktgruppe anlegen, mit empfängern befüllen und an diese Liste auch mittels des Exchange-Kontos Mails verschicken. Exchange-Kontoeinrichten Version / 10

8 Fehlendes POP3-Archiv Download der Datei Mailinglisten.pst Kopie dieser Datei in den Benutzerordner Outlook und erteilen der Zugriffsrechte Start von Outlook und Einbinden dieser Datendatei 8 / 10 schulen.em@ail: Exchange-Kontoeinrichten Version 1.3

9 Mailingliste einrichten Wechsel zu den Kontakten (Personen) Kontakte mailinglisten Mail an die Mailingliste verschicken Mailingliste aus Excel-Tabelle befüllen Felder OHNE Überschrift markieren Strg+C schulen.em@ail: Exchange-Kontoeinrichten Version / 10

10 Strg+V 10 / 10 schulen.em@ail: Exchange-Kontoeinrichten Version 1.3