Administration des Mailservers Vorarlberger Standardschulinstallation

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1 Administration des Mailservers Vorarlberger Standardschulinstallation Besuchen Sie uns im Internet Schulmediencenter des Landes Vorarlberg IT-Regionalbetreuer des Landes Vorarlberg 6900 Bregenz, Römerstraße 15 Alle Rechte vorbehalten

2 Inhalt 1. Nutzungsvereinbarung Vorbemerkung Umstellung Mailserver alt auf Mailserver neu Warum überhaupt ein schuleigener zentraler Mailserver? Möglichkeiten für die Schule Vorteile dieser zentralen Mailserverlösung Welche Funktionalitäten stehen zur Verfügung? Zuständigkeiten Neue Mailserverfeatures Webmailoberfläche Groupware-Funktionalitäten MAPI-Konten Synchronisation mit Smart-Devices Administration Mit dem Internet-Explorer Mit Mozilla Firefox Mit Google Chrome Startseite Informationen zu den Mailkonten Mailkonten erstellen Standarddienste eines Mailkontos Erweiterungen der Standarddienste Konten aus einer Liste importieren Gruppen erstellen Mitglieder hinzufügen Einstellungen Mailkonten löschen und umbenennen Einzelnes Konto löschen oder umbenennen Konten aus einer Liste löschen Weitere Einstellungen Konten Kontendetails Gruppen Anhang Zertifikate hinzufügen Musterbrief an die Mailadministratoren Nutzungsvereinbarung / 22 schulen.em@ail: Administration des Mailservers Version 2.2

3 1. Nutzungsvereinbarung Mit der Benutzung des Mailservers erkennen die Benutzer folgende Richtlinien an: Virenverseuchte Mails und Spammails werden bereits auf dem Mailserver gelöscht. Für Inhalt und Administration eines Kontos ist die Kontoinhaberin/der Kontoinhaber verantwortlich. Für die Administration einer Schuldomäne ist die zuständige IT-Betreuerin/der zuständige IT-Betreuer (= Mailadmin) verantwortlich. Mailadmins dürfen (überfüllte) Postfächer Ihrer Kontoinhaber leeren; zu diesem Zweck sind sie berechtigt, das entsprechende Kontopasswort zurückzusetzen; sie sind aber auch verpflichtet, die Kontoinhaberin/den Kontoinhaber über diesen Vorgang zu informieren. Erweiterte Mailkonten-Dienste (Groupware: Kontakte, Kalender, Notizen sowie Synchronisation mit mobilen Endgeräten) stehen ausschließlich für Direktions- und Lehrernnen/Lehrer-Konten zur Verfügung. Die Größe der Postfächer unterliegt dem FAIR-USE-Prinzip. Die Mailadmins sind verpflichtet, die angegeben Mailboxgrößen für die User einzuhalten. Grobe Missachtung dieses Prinzips führt zu festen Postfachgrößen, die vom Administrator des Mailservers fixiert werden. Der Administrator des Mailservers ist berechtigt, nicht verwendete Postfächer nach Ablauf eines Jahres zu löschen. Administration des Mailservers Version / 22

4 2. Vorbemerkung 2.1. Umstellung Mailserver alt auf Mailserver neu Durch die Umstellung auf die neue Hardwareplattform im Dezember 2012 entstehen den Mailadmins der Schulen in der Regel keinerlei Zusatzarbeiten. Alle Mailkonten inklusive ihrer ursprünglichen Einstellungen sind auf die neue Plattform übernommen worden. Lediglich durch (optionale) Nutzung der neuen Features bei Direktions- und LehrerInnen-Konten sind Nachjustie-rungen erforderlich Warum überhaupt ein schuleigener zentraler Mailserver? Möglichkeiten für die Schule Anlegen von Mailadressen für interessierte Lehrpersonen, Schülerinnen und Schüler. Zuweisen von Speicherplatz ( Quotas ) für die angelegten Konten. Einbinden externer Mailkonten (z.b. von derzeit verwendeten Verwaltungsadressen) Vorteile dieser zentralen Mailserverlösung kostenlos für alle Vorarlberger Schulen zentraler Virenschutz zentraler Spamschutz landesweit einheitlich strukturierte Schul-Mailadressen vorkonfigurierte Mailadressen für Direktionen, Sekretariate und Administratoren Unabhängigkeit von unterschiedlichsten Providern (Qualität, Kosten, ) Welche Funktionalitäten stehen zur Verfügung? 4 / 22 schulen.em@ail: Administration des Mailservers Version 2.2

5 2.3. Zuständigkeiten Die für die Schulen verantwortlichen Mailadmins übernehmen die Aufgaben Mailadressen anzulegen bzw. zu löschen, gegebenenfalls Quotas zu erteilen und Kolleginnen und Kollegen beratend zur Seite zu stehen. Sollte eine Pflichtschule ohne Mailadmin auskommen müssen, so steht im Pflichtschulbereich selbstverständlich der zuständige IT-Regionalbetreuer hilfreich zur Seite. Sollten wider Erwarten trotz des vorliegenden Skriptums noch unlösbare Probleme auftreten, so stehen für die Entgegennahme allfälliger Hilferufe die Mitarbeiter des Vorarlberger Bildungsservice bereit. Administration des Mailservers Version / 22

6 3. Neue Mailserverfeatures Die neu hinzugekommenen Funktionen sind: Groupware-Funktionalitäten für Direktionen und Lehrpersonen (siehe Weitere Mailbox Funktionen ) neue Webmailoberfläche ( Pronto ) MAPI-Connector für Outlook (zur Verwendung von Groupware-Funktionen siehe unten) Synchronisation mit Smartphones und Tablets 3.1. Webmailoberfläche Die in die Jahre gekommenen Layouts der alten Webmailoberfläche werden durch Pronto ersetzt. Die Bedienung ist sehr intuitiv, eine Umstellung dürfte keinem Benutzer schwer fallen. Die Übersetzung ins Deutsche ist inzwischen vollständig erfolgt. Die Verwendung von Pronto als Webmailoberfläche für alle Mailserverbenutzer ist obligatorisch. Pronto benötigt den Adobe FlashPlayer 3.2. Groupware-Funktionalitäten Verwendung von privaten und globalen (gemeinsam genutzten) o Kalendern o Adressbüchern o Aufgabenlisten o Notizen Diese Funktionen stehen allen Lehrpersonen und DirektorInnen zur Verfügung. Die Verwendung dieser Funktionalitäten ist optional. Die Verwendung dieser Features funktioniert in der Webmailoberfläche standardmäßig, zur sinnvollen Einbindung in Outlook ist die Verwendung eines MAPI-Kontos notwendig MAPI-Konten Keine Kollegin, kein Kollege ist gezwungen, von seinem gewohnten POP3-Konto auf ein MAPI-Konto umzusteigen! Die Verwendung ist optional, steht aber standardmäßig zur Verfügung. Für Schülerinnen und Schüler stehen auch weiterhin nur POP3-Konten zur Verfügung. Bei MAPI-Konten verbleiben alle Daten ( s, Kalendereinträge, Adressbücher, ) auf dem Mailserver. MAPI-Konten können in Outlook eingebunden sowie in der Webmailoberfläche und mittels Smart- Devices abgefragt werden. Anleitungen und Downloads für BenutzerInnen finden sich im IT- Supportbereich ( schulen.em@ail Support) Zur Einbindung in Outlook muss auf den verwendeten Rechnern der MAPI-Connector installiert werden. Alle Daten stehen immer und überall zur Verfügung. Wenn das Postfach überzulaufen droht, können alte s in einen Outlook-Archivordner verschoben werden. 6 / 22 schulen.em@ail: Administration des Mailservers Version 2.2

7 3.4. Synchronisation mit Smart-Devices Wenn KollegInnen ein MAPI-Konto auf Smartphones oder Tablets abfragen wollen, dann muss der Mailadmin die entsprechenden Funktionen und Dienste (MAPI und AirSync) freischalten (siehe Kapitel Erweiterungen der Standarddienste). Anleitungen und Downloads für KollegInnen finden sich im IT-Supportbereich ( Support) 4. Administration Die notwendigen Zugangsdaten zur Administration ihrer Mailserver-Domäne haben die verantwortlichen IT-Betreuerinnen und IT-Betreuer im Juni 2004 entweder persönlich oder mittels Brief erhalten. Ein Muster dieses Briefes ist (zur Erinnerung) im Anhang dieses Skriptums zu finden. Die Daten müssen unbedingt bereitgehalten werden, bevor mit der Arbeit fortgesetzt werden kann. Sollte das Passwort durch den Mailadmin geändert worden sein, so gilt auf dem neuen Mailserver selbstverständlich das neue Passwort. Zugangsadresse über: Benutzername: Kennwort: Support Mailadmin = Passwort des alten Mailservers Mit dem Internet-Explorer Wenn Sie den Sicherheitshinweis nicht bei jedem Einstieg angezeigt bekommen wollen, installieren Sie das erforderliche Zertifikat. Wie das geht, ist im Anhang beschrieben. Mit einem Klick auf beispielsweise Benutzer kommt man zum Anmeldebildschirm (es kann auch jeder andere Menüpunkt gewählt werden). Administration des Mailservers Version / 22

8 Sollte der Internetbrowser eine Debug- Fehlermeldung erzeugen: Start Einstellungen Systemsteuerung Internetoptionen Erweiterte Einstellungen Skriptdebugging deaktivieren (aktivieren) Mit Mozilla Firefox 8 / 22 schulen.em@ail: Administration des Mailservers Version 2.2

9 Mit Google Chrome 4.2. Startseite SCHULKUERZEL.snv.at vorkonfiguriert Außerdem sind natürlich alle durch den Mailadmin bereits selbst angelegten Mailkonten hier sichtbar Informationen zu den Mailkonten Art der Mailkonten Multi-Mailbox Nur Text INBOX Nur MailDir INBOX Nur Sliced INBOX Standard: Ordnerorientiertes Konto, das seinerseits verschiedene Arten von Mailboxen enthalten kann. Automatisch ist eine INBOX vorhanden, in der alle eingehenden Mails abgelegt werden. Ein Konto, das nur eine einfache INBOX enthält. Diese Art der Mailbox reicht aus, wenn der Kontoinhaber seinen verkehr ausschließlich mittels POP3-Clientsoftware abwickelt, also kein Webmail, etc. verwendet. Administration des Mailservers Version / 22

10 Kontoname Ein Kontoname (= Teil der -Adresse) darf keinesfalls Umlaute, ß, Leerzeichen oder Sonderzeichen enthalten;., - und _ sind erlaubt. Groß- und/oder Kleinschreibung spielt keine Rolle, Ziffern sind erlaubt. erlaubt: vorname.nachname verboten: franz.künzl Vnachname Meßner vorname_nachname vorname@nachname Vorname-Nachname name/schule name4 vorname nachname Adresse Die -Adresse (= Benutzername) setzt sich aus dem Kontonamen, dem Schulkürzel und der Endung snv.at zusammen. z.b. direktion@schulkuerzel.snv.at Angezeigter Name Der angezeigte Name wird in einer neuen als Absendername angegeben Kennwort Die Kennwortvergabe unterliegt keinen besonderen Richtlinien; trotzdem sollten die Kontoinhaber darauf hingewiesen werden, sichere Kennwörter zu verwenden; das heißt: mindestens 8 Zeichen, Verwendung von Sonderzeichen, gemischte Groß-Kleinschreibung, Ziffern und Buchstaben. Die voreingestellten Kennwörter können von den Kontoinhabern selbstverständlich geändert werden! Achtung: Die Kennwörter des Mailadministrators und der Kontoinhaber dürfen nach der Änderung (siehe entsprechender Hinweis auf der Seite) keine Umlaute und kein ß enthalten. unsichere Kennwörter: mausi sichere Kennwörter: L9_lmuTx Kater98 DiW1@sKw direktion usw. usw. Wenn Passwörter aus einem Satz gebildet werden, merkt man sie sich leichter! Z.B. Ihs2012esP Ich habe seit 2012 ein sicheres Passwort Postfachgröße Standard (= SchülerInnen- 30 MB Konto) LehrerInnen-Konto 300 MB Direktions-Konto 1000 MB Mailkonten erstellen / 22 schulen.em@ail: Administration des Mailservers Version 2.2

11 Für Lehrpersonen- und Direktions-Konten können die Speicher-Optionen angepasst werden Standarddienste eines Mailkontos Erweiterungen der Standarddienste Eine Erweiterung ist ausschließlich für Direktions- und LehrerInnen-Konten vorgesehen (siehe auch Nutzungsvereinbarung). Administration des Mailservers Version / 22

12 MAPI Outlook-Connector für Groupware-Funktionalitäten (Kontakte, Kalender, Notizen) = Schnittstelle von Outlook zu schulen.em@ail Auf einem Rechner, der mittels Outlook Groupware-Funktionalitäten zur Verfügung stellen soll, muss ein MAPI- Treiber installiert werden. 12 / 22 schulen.em@ail: Administration des Mailservers Version 2.2

13 AirSync Protokoll von Microsoft, das zur Anbindung von Mobile Devices (Smartphones, Tablets, ) dient Konten aus einer Liste importieren Damit das Importieren aus einer Liste auch funktioniert, muss diese ganz bestimmte Bedingungen erfüllen (siehe unten) Notwendige Konventionen Dateikriterium Feldüberschriften Feldinhalt Textdatei (*.txt) mit tabulatorgetrennten Feldern Name RealName Password Storage der vordere Teil der -Adresse der Klartextname des Kontoinhabers das voreingestellte Passwort; es kann vom Kontoinhaber geändert werden. die voreingestellte Mailboxgröße, Quota. Name Erlaubt: Groß- oder Kleinbuchstaben, Ziffern,., -, _ Verboten: Sonderzeichen, Umlaute, ß, Leerzeichen RealName Password Storage Anlegen der Liste mit Hilfe einer Excel-Datei Optional Keine Einschränkungen Achtung: Bei Verwendung von Sonderzeichen, kann es sein, dass der Absendername beim Empfänger nicht richtig angezeigt wird und die Antwortmails nicht richtig zugestellt werden können. Die Passwortvergabe unterliegt keinen besonderen Richtlinien; trotzdem sollten die Kontoinhaber darauf hingewiesen werden, sichere Passwörter zu verwenden; das heißt: mindestes 8 Zeichen, Verwendung von Sonderzeichen, gemischte Groß- Kleinschreibung, Ziffern und Buchstaben (keine Umlaute, kein ß). Die voreingestellten Passwörter können von den Kontoinhabern selbstverständlich geändert werden! Achtung: Ist in der Liste kein Eintrag vorhanden, wird vom System ein (unbekanntes) Passwort generiert. Optional Ist in der Liste kein Eintrag vorhanden, so wird vom System der Default-Wert (30 MB) verwendet. Beim Speichern ist darauf zu achten, dass die Tabelle als Textdatei mit Tab-Stopps gespeichert wird. Ergebnis schulen.em@ail: Administration des Mailservers Version / 22

14 Anlegen der Liste über eine Textdatei Sollte z.b. kein Klartextname (RealName) in der Liste eingetragen werden, so ist darauf zu achten, dass zwei Tab-Stopps in der Liste vorhanden sind Importieren der Liste SCHULKUERZEL.snv.at Ergebnis Wenn das Importieren der Datei mit dem Fehler fehl schlägt, dann hilft ein Zeilenumbruch nach der letzten Zeile (?!) 4.3. Gruppen erstellen Eine Gruppe entspricht in etwa - einer Mailingliste; d.h. schickt man ein an eine Gruppenadresse, erhalten alle Mitglieder dieser Gruppe diese . Der Absender muss nicht Mitglied dieser Gruppe sein; Kontoinhaber können sich nicht bei einer Gruppe anmelden ( subscribe ) bzw. sich nicht von einer Gruppe abmelden ( unsubscribe ). SCHULKUERZEL.snv.at / 22 schulen.em@ail: Administration des Mailservers Version 2.2

15 Die Gruppen- adresse lautet in diesem Fall: muss händisch eingetragen werden Mitglieder hinzufügen Jedes Gruppenmitglied muss einzeln eingetragen und aktualisiert werden! Einstellungen Auslieferungsbestätigung an Gruppe Mitgliedsgruppe erweitern Gruppe als Antwortadresse Automatische Nachrichten ablehnen 4.4. Mailkonten löschen und umbenennen Einzelnes Konto löschen oder umbenennen Der Absender erhält eine Zustellbestätigung aller Mitglieder der Gruppe bzw. eine Meldung, wem das Mail nicht zugestellt werden konnte. Enthält eine Gruppe wiederum eine Gruppe als Mitglied, so werden Kontoinhaber, die in beiden Gruppen enthalten sind, nur einmal in die Liste aufgenommen. stellt sicher, dass ein Antwortmail an die Gruppe und nicht an den Absender gesendet wird. Mails, die z.b. von einer Mailgenerierungssoftware erstellt wurden ( Massenmails ) werden nicht an Gruppenmitglieder übermittelt. Im Eigenschaftsfenster eines geöffneten Kontos ganz unten gibt es die Möglichkeiten zum Umbenennen oder Löschen eines Kontos. schulen.em@ail: Administration des Mailservers Version / 22

16 Konten aus einer Liste löschen Die Liste der zu löschenden Konten muss eigentlich denselben Konventionen wie die Liste der zu erstellenden Konten entsprechen. Die Liste der zu löschenden Konten kann aber auch nur den Header (Name) und die die Kontennamen beinhalten. Liste zum Anlegen Liste zum Löschen Ergebnis Trotz des fehlenden Eintrags wurde auch das Konto thomas.mayer gelöscht. 16 / 22 schulen.em@ail: Administration des Mailservers Version 2.2

17 4.5. Weitere Einstellungen Konten SCHULKUERZEL.snv.at Kontendetails SCHULKUERZEL.snv.at Gruppen SCHULKUERZEL.snv.at schulen.em@ail: Administration des Mailservers Version / 22

18 5. Anhang 5.1. Zertifikate hinzufügen Das Hinzufügen dieses Zertifikates wird maschinenbezogen, nicht userbezogen ausgeführt. Der Vorgang muss also an jedem Computer nur einmal ausgeführt werden. Sollten Restriktionen bzgl. der Einstellung der Internetoptionen gesetzt sein, kann es sein, dass Administratorenrechte notwendig sind. 18 / 22 schulen.em@ail: Administration des Mailservers Version 2.2

19 Sollte die Installation des Zertifikats fehlschlagen, kann es gespeichert werden und händisch installiert werden Administration des Mailservers Version / 22

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21 5.2. Musterbrief an die Mailadministratoren Mailserver Liebe Kollegin, lieber Kollege! Der neue Mailserver hat auch einen integrierten Spamfilter. Dieser soll dazu beitragen, dass Sie künftig weniger Zeit damit vergeuden müssen, Mails zu lesen, die völlig ohne Belang für Sie sind. Einen Spamfilter zu installieren - und zu pflegen - ist aber nur ein möglicher Ansatz, um diesem immer lästiger werdenden Problem ein wenig die Schärfe zu nehmen. Entsprechendes Verhalten seitens der Benutzer wäre eine weitere Möglichkeit und ein zusätzlicher Baustein, um dies zu erreichen. Ein paar Tipps sollen Ihnen zeigen, worauf Sie achten sollten: Seien Sie bitte sorgsam mit Ihrer neuen Mailadresse und veröffentlichen Sie sie nicht auf Websites. Posten Sie bitte nicht mit Ihrer neuen (Schul-)Mailadresse in Newsgroups. Wenn Sie in Kontakt mit Unbekannten treten möchten (Firmen, Institutionen, etc.), verwenden Sie bitte eine alternative Mailadresse. Sie erhalten eine solche Alternativadresse bei Fre ern (z.b GMX, Hotmail, Fre .de, usw.) kostenlos. Wenn diese Adressen mit der Zeit von Spammern zu sehr missbraucht werden, können Sie sich ja problemlos von ihnen trennen und sich eine neue (kostenlose) Adresse für diese Zwecke zulegen. Achten Sie bitte auch darauf, dass die Schul-Mailadresse nicht in Mitgliederverzeichnissen von Chatforen veröffentlicht wird. Wenn Sie die Mailadresse auf eine Webseite stellen möchten, dann tarnen Sie sie, indem Sie sie beispielsweise in eine Grafikdatei einbinden oder auf andere Weise maskieren (z.b. mit speziellen Tools wie MailTo-Encrypter ). Wenn in Bestellformularen nach einer Mailadresse gefragt wird, verwenden Sie, wenn möglich, ebenfalls eine Alternativadresse. Antworten Sie nie auf Spam-Mails. Spammer versenden sehr oft ihre Mails an Adressen, von denen die meisten nicht existieren. Es gibt dazu sogar Programme, die Mailadressen nach bestimmten Kriterien erfinden. Durch die Beantwortung von Spam-Mails können Spammer dann die tatsächlich existierenden Adressen von nicht existierenden unterscheiden und später gezielt weiterverwenden (oder verkaufen) Nutzungsvereinbarung Mit der Benutzung des Mailservers schulen.em@ail erkennen die Benutzer folgende Richtlinien an: Virenverseuchte Mails und Spammails werden bereits auf dem Mailserver gelöscht. Für Inhalt und Administration eines Kontos ist die Kontoinhaberin/der Kontoinhaber verantwortlich. Für die Administration einer Schuldomäne ist die zuständige IT-Betreuerin/der zuständige IT-Betreuer (= Mailadmin) verantwortlich. schulen.em@ail: Administration des Mailservers Version / 22

22 Mailadmins dürfen (überfüllte) Postfächer Ihrer Kontoinhaber leeren; zu diesem Zweck sind sie berechtigt, das entsprechende Kontopasswort zurückzusetzen; sie sind aber auch verpflichtet, die Kontoinhaberin/den Kontoinhaber über diesen Vorgang zu informieren. Erweiterte Mailkonten-Dienste (Groupware: Kontakte, Kalender, Notizen sowie Synchronisation mit mobilen Endgeräten) stehen ausschließlich für Direktions- und Lehrernnen/Lehrer-Konten zur Verfügung. Die Größe der Postfächer unterliegt dem FAIR-USE-Prinzip. Die Mailadmins sind verpflichtet, die angegeben Mailboxgrößen für die User einzuhalten. Grobe Missachtung dieses Prinzips führt zu festen Postfachgrößen, die vom Administrator des Mailservers fixiert werden. Der Administrator des Mailservers ist berechtigt, nicht verwendete Postfächer nach Ablauf eines Jahres zu löschen. 22 / 22 schulen.em@ail: Administration des Mailservers Version 2.2