Outlook MAPI. Version: Outlook 2010 /Outlook 2013 MAPI Connector / Getestet mit: Windows 7, Windows 8. Stand:

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1 Outlook MAPI Version: Outlook 2010 /Outlook 2013 MAPI Connector / Getestet mit: Windows 7, Windows 8 Stand: Kontakt: universität bonn Hochschulrechenzentrum Wegelerstr. 6, Bonn Tel.: 0228/

2 Outlook MAPI MAPI (Messaging Application Programming Interface) ist eine proprietäre, von Microsoft spezifizierte Schnittstelle, über die Mail- und Groupware- Anwendungen ihre Daten mit Exchange austauschen. Das Hochschulrechenzentrum der Universität Bonn betreibt jedoch keinen Microsoft Exchange Server, kann aber diese Funktionalitäten zum großen Teil über das von CommuniGate Pro angebotene Schnittstellenpaket MAPI Connector zur Verfügung stellen. Dabei werden alle Daten in Outlook nicht mehr wie gewohnt in einer pst-datei abgespeichert, sondern die Daten verbleiben auf dem Mail-Server, d.h. nicht nur die Mails, auch die Kalender und Kontaktdaten, die Aufgaben und Notizen liegen auf dem Mailserver und können jederzeit mit den verschiedensten Clients oder Webmailschnittstelle abgerufen werden. Beim Einrichten eines MAPI-Kontos in MS Outlook ist es wichtig zu unterscheiden, ob Outlook zum ersten Mal auf dem Rechner verwendet wird oder bereits vorher mit einer anderen Zugriffsart auf das Mailkonto zugegriffen wurde. Ist letzteres der Fall, so befinden sich Daten in lokalen Ordnern von Outlook (bei POP3: -Ordner, Adressbücher und Kalender; bei IMAP: Adressbücher und Kalender), deren Inhalt beim Löschen des alten Kontos verloren gehen. Um diese Daten zu Sichern, sollte das MAPI-Konto in einem neuen Profil eingerichtet werden. Hinweis: Innerhalb eines Outlook-Profils kann es nur ein MAPI-Konto geben, parallel zum MAPI-Konto können aber über IMAP zusätzliche Konten eingebunden werden. 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einrichten eines Outlook MAPI-Kontos Installation des MAPI Connectors: Erstmaliges Verwenden von Outlook Einrichten eines MAPI-Kontos bei bereits verwendetem Outlook Schritt 1: Erstellen eines neuen Profils Schritt 2: Hinzufügen der Daten aus Outlook -IMAP-Konto Daten aus POP3-Konto Gemeinsame Nutzung von Ordnern (Groupwarefunktionen) Ordner freigeben Einbinden der freigegebenen Ordner Kontakte und Adressbücher Adressbücher beim Mailschreiben nicht sichtbar Ferienbenachrichtigungen Regeln Archivierung Ordner archivieren Standardeinstellung für Archivierung

4 1 Einrichten eines Outlook MAPI-Kontos Um ein MAPI-Konto einrichten zu können, muss als erstes der MAPI-Connector auf dem Rechner installiert werden. 1.1 Installation des MAPI Connectors: Laden Sie bitte hier den CommuniGate Pro MAPI Connector herunter, (nur dieser wird vom HRZ unterstützt). Entpacken Sie die herunter geladene Datei und starten anschließend das Setup. Unter Windows 7 wird nun nach dem Administrator Kennwort gefragt, unter älteren Windows Systemen muss man als Administrator angemeldet sein. Ist bereits eine ältere Version des Connectors vorhanden, wird diese erkannt und aktualisiert. Nach fertig gestellter Installation ruft der CommuniGate Pro MAPI Connector wird gefragt, ob ein Konto in Outlook eingerichtet werden soll. 1.2 Erstmaliges Verwenden von Outlook Starten Sie Outlook und folgen den Anweisungen um ein -Konto zu erstellen 1. Wählen Sie den Punkt zum manuellen Konfigurieren aus Abbildung 1: Manuelle Konfiguration 4

5 2. Wählen Sie den Punkt Andere/Communigate Pro Server aus: Abbildung 2: CommuniGate Pro Server Fehlt dieser Auswahlpunkt, dann kontrollieren Sie bitte ob vorher der MAPI Connector ordnungsgemäß installiert wurde (siehe 1.1). 3. Tragen Sie Servername und die eigene Uni-ID als Kontoname Arbeiten Sie in einer Subdomaine, so muss der gesamte Domainenname mit angegeben werden (Beispiel: Wichtig: in dem roten Kästchen darf kein Haken gesetzt sein! Abbildung 3: MAPI-Kontoeinstellungen 5

6 4. Nach dem Fertigstellen und Neustarten von Outlook, sollte im linken Outlook--Fenster folgende Ordnerstruktur sichtbar sein. Alle hier angezeigten -Ordner, der Kalender Calendar und die Kontakte Contacts liegen auf dem Server und können von jedem Rechner aus abgerufen werden, auch über die WebMail-Schnittstelle (https://mail.uni-bonn.de). Wurden bereits andere Mail-Clients verwendet, so können weitere Ordner auftreten, jedoch wird unter MAPI standardmäßig der Ordner Sent Items für versendete Mails verwendet. 1.3 Einrichten eines MAPI-Kontos bei bereits verwendetem Outlook Wurde Outlook bereits verwendet, so gibt es bereits eine Ordnerstruktur, die je nach Zugriffsart lokale Ordner verwendet. Diese ganzen Daten werden über die sogenannte Datendatei (.pst) verwaltet, die für jedes verwendete Profil angelegt wird. (Profilname.pst) Im Outlook Profil werden alle Informationen abgespeichert, die zum Verwenden des Kontos benötigt werden. Dazu gehören die Kontoinformationen: Benutzername, Anzeigename, Name des Servers und Kontokennwort. Des Weiteren wird im Profil der Speicherort, an dem die -Daten übermittelt und gespeichert werden eingetragen. Standardmäßig wird das Profil Outlook beim ersten Einrichten eines Kontos verwendet, die dazu gehörige Datendatei ist Outlook.pst. Wird ein anderes Profil verwendet, so sind die lokal gehaltenen Daten nicht mehr direkt nutzbar, können aber als zusätzliche Daten im neuen Profil eingebunden werden. Wichtig: kein Konto löschen, da dadurch lokale Daten verloren gehen, immer erst die dazugehörige pst-datei sichern. 6

7 1.3.1 Schritt 1: Erstellen eines neuen Profils im Windows über den Start-Button die Systemsteuerung aufrufen unter der Kategorie Benutzerkonten und Jugendschutz den Punkt auswählen Abbildung 4: Profile anzeigen dann über den Button Hinzufügen einen Namen festlegen Schritte 1-3 aus Kapitel 1.2 befolgen Anschließend entweder das neue Profil über den Punkt Immer dieses Profil verwenden auswählen oder rot eingerahmte Einstellung Zu verwendendes Profil bestätigen 7 Abbildung 5: Profil auswählen

8 Hinweis: Hat man einmal die Einstellung Zu verwendendes Profil bestätigen ausgewählt, ändert sich der Anmeldebildschirm von Outlook Jetzt kann man über den Button Neu direkt ein neues Profil erstellen bzw. über den Button Optionen>> das Standardprofil festlegen oder wenn man immer mit unterschiedlichen Profilen arbeiten muss, über den Pfeil gewünschte Profil auswählen. das Schritt 2: Hinzufügen der Daten aus Outlook -IMAP-Konto a.) INBOX Da die Ordner bei IMAP ebenfalls auf dem Server liegen, muss für die INBOX und deren Ordnerstruktur nichts gemacht werden. b.) Gesendete Objekte Die vom IMAP-Konto aus geschickten Mails sind zwar noch vorhanden, allerdings befinden diese sich in dem Ordner Gesendete Elemente. Werden jetzt über das Mapi-Konto Mails verschickt, werden die geschriebenen unter dem Ordner Sent Items abgelegt, der auch standardmäßig von Webmail verwendet wird. Um eine einheitliche Ablage für die gesendeten Mails zu verwenden, kopieren Sie einfach die Mails aus dem Ordner Gesendete Elemente in den Ordner Sent Items und löschen den ersten. c.) Kalender und Kontakte (Outlook 2010) Die Daten dieser beiden Funktionen liegen bei IMAP lokal auf dem Rechner in der sogenannten.pst Datei von Outlook. Bei jedem Einrichten von einem IMAP Konto wird diese.pst Datei automatisch unter dem Profilnamen.pst erzeugt. 8

9 Speicherort der Datei kann über das Starten des Kontos leicht ermittelt werden: Über Datei/Informationen/Kontoeinstellungen auf der Registerkarten Datendateien: Abbildung 6: Datendateien bei IMAP-Konto Über den Button Dateispeicherort öffnen gelangt man direkt dahin. Diese Datendatei muss jetzt im MAPI-Profil eingebunden werden. Öffnen Sie Outlook mit dem Mapi Profil Wechseln Sie zu der Registerkarte Datendateien unter den Kontoeinstellungen 9

10 Abbildung 7: Datendatei bei MAPI-Konto Der Unterschied zwischen MAPI und IMAP wird hier deutlich. Bei MAPI gibt es keine solche Datendatei, weil alle Informationen Online auf dem Mailserver liegen. Fügen Sie jetzt die Datendatei von dem IMAP Konto über den Button ein Die Ordnerstruktur wird durch die Datendatei erweitert Der Ordner Posteingang usw. ist allerdings leer, da diese bei IMAP auch nicht verwendet wurden. Wechselt man in die Kalenderansicht, so erscheinen jetzt zwei Kalender, Calendar liegt auf dem Mailserver und sollte deshalb auch verwendet werden Kalender stammt aus der Datendatei und beinhaltet die lokal gespeicherten Termine 10

11 Öffnen Sie Kalender und Calendar in der Listenansicht (Ansicht/Ansicht ändern/liste) Markieren Sie alle Termine und kopieren diese dann in den Calendar. Achtung: im Kontextmenü wird beim Wechseln von einem in den anderen Kalender der Punkt Einfügen nicht angezeigt, aber <STRG><V> funktioniert Wurden alle Termine erfolgreich kopiert, sollte der Kalender zu mindestens über das Kontextmenü ausgeblendet werden, besser noch. Analog geht man bei den Kontakten vor. Wechselt man in die Kontakteansicht, so sind die ersten beiden Einträge (Vorgeschlagene Kontakte und Contacts), die auf dem Mailserver, die anderen beiden stammen aus der Datendatei. Auch hier werden einfach die lokalen Daten in die anderen Ordner kopiert Wichtig: Sind alle Daten kopiert, wird die Datendatei einfach wieder entfernt (siehe Abbildung 7), damit man nicht in den lokalen Ordnern arbeitet. d.) Aufgaben, Notizen etc. Falls diese Bereiche auch verwendet wurden, muss wie unter c.) auf Seite 8 vorgegangen werden Daten aus POP3-Konto Analog wie bei IMAP, allerdings befinden sich dann auch in der Datendatei die Mails. Hier ist es sinnvoll diese Datendatei als Archiv der Mails zu verwenden und diese Daten nicht mehr unbedingt auf den Mailserver zu kopieren. 11

12 2 Gemeinsame Nutzung von Ordnern (Groupwarefunktionen) Möchten Sie anderen Benutzern Ihre eigenen Ordner auf dem Server zur Verfügung stellen oder von Anderen einige Ordner einsehen oder bearbeiten, so müssen zunächst diese Ordner vom Eigentümer freigegeben werden. Ob es sich dabei um Ordner, Kalender oder Adressbücher handelt ist einerlei, die Schritte sind identisch. 2.1 Ordner freigeben Wählen Sie den entsprechenden Ordner, Kalender oder Adressbuch aus. Gehen Sie über die rechte Maustaste ins Kontextmenü auf Eigenschaften. Wählen sie dort die durch den MAPI-Connector hinzugefügte Registerkarte Zugriffsrechte aus. Wichtig: Geben Sie über den Button Hinzufügen die Uni-ID des Berechtigten ein. Hierbei muss es sich wirklich um die Uni-ID handeln, mit einem Alias-Namen funktioniert die Rechtevergabe nicht. Subdomainen übergreifend muss die gesamte Mailadresse (Beispiel: angegeben werden. 12

13 Anschließend wählen Sie diese Uni-ID aus und setzen die entsprechenden Rechte. Ordner anzeigen Objekte lesen Markierung lesen ein/aus Markierung ein/aus Objekte erstellen Versenden per Unterordne r erstellen Objekte löschen Ordner Administration Lesen x X X X Lesen/ Schreiben zusätzlich Administration X X X X X X X X X X X X X X X X X Wichtig: Sobald Sie jemandem Administratorrechte auf einen Kalender geben, sieht er auch die privaten Termine mit Inhalt. 13

14 2.2 Einbinden der freigegebenen Ordner Anschließend muss die andere Person den Benutzer in sein MAPI-Konto einbinden. Dieser Schritt kann zwar auch über Outlook gemacht werden, jedoch werden dann die frei gegebenen Ordner nur in Outlook gesehen und nicht in Webmail oder auf den mobilen Geräten. Deshalb sollte das Einbinden (Abonnieren) über Webmail mit dem Layout ViewPoint durchgeführt werden. Melden Sie sich über https://mail.uni-bonn.de mit der Uni-ID an. Achten Sie darauf, dass dabei das Layout Viewpoint ausgewählt ist. Klicken Sie auf den Link Management Tragen Sie dort folgendes ein Ordner-Alias: aussagekräftiger Name Ordnername. ~Uni-ID/Ordnername Dann mit dem aktualisieren 14

15 Links in der Ordnerstruktur sollte nun der Ordner mit dem entsprechenden Symbolen für Mailboxen, Kalender oder Kontakte erscheinen. Jetzt kann Webmail verlassen werden. Nach Neustart von Outlook stehen dann die abonnierten Ordner auch dort zur Verfügung. 3 Kontakte und Adressbücher Das auf dem Mail-server befindliche Adressbuch ist Contacts. Damit Ihre Kontakte über alle Wege zur Verfügung stehen sollten dort auch die Adressen gespeichert werden. Alle Adressen, die Sie beim Verfassen von s eingeben, werden in einen eigenen Ordner Vorgeschlagene Kontakte abgespeichert. 3.1 Adressbücher beim Mailschreiben nicht sichtbar Falls ein Adressbuch nicht sichtbar über das Verfassen von Mails ist, gehe Sie folgenden Weg: Das gewünschte Adressbuch mit rechter Maustaste markieren, z.b. Kontakte aus dem Kontextmenü den Befehl Eigenschaften aufrufen auf der Registerkarte Outlook-Adressbuch den Haken setzten, um Kontakte als Adressbuch zu verwenden und es nicht zu kopieren 15

16 4 Ferienbenachrichtigungen Um eine automatische Mail zu generieren wenn Sie in Urlaub sind oder abwesend, wird die sogenannte Ferienbenachrichtigung eingerichtet. Wählen Sie über die Registerkarte Add-Ins über den Befehl CommuniGate Pro Server die Ferienbenachrichtigung aus. Füllen Sie dann dieses Dialogfenster aus In dem oben angegebenen Zeitraum wird jedem Adressanten der einkommenden Mail diese Mail geschickt und in eine Liste eingetragen, so dass dies nur einmalig geschieht. Diese Liste wird durch das Deaktivieren gelöscht. 16

17 5 Regeln Damit Regeln auch auf dem Mail-Server wirksam sind, werden diese ebenfalls über die Registerkarte Add-Ins eingetragen. Beispiel einer Regel: Mails von einer bestimmten Adresse sollen in einen anderen Ordner verschoben werden. Hier wichtig die Adresse mit Platzhalter * angeben. 17

18 6 Archivierung Sinnvoll ist es seine Mails im Laufe der Zeit zu archivieren. Dabei werden die Mails vom Mail-Server gelöscht und in eine sogenannte pst-datei geschrieben. Den Speicherort dieser pst-datei bestimmen Sie selber. 6.1 Ordner archivieren Jeder Ordner kann eigene Einstellungen für die AutoArchivierung erhalten. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste auf dem gewünschten Ordner das Kontextmenü Wählen Sie über den Punkt Eigenschaften die Registerkarte AutoArchivierung aus Wählen Sie möglichst selber einen Archivordner aus, den Sie auch regelmäßig sichern. Achtung: Alle Elemente endgültig löschen löscht wirklich endgültig. 18

19 6.2 Standardeinstellung für Archivierung Man kann über obigen Weg auch die Standardeinstellungen anpassen bzw. über Datei/Erweitert den Button auswählen. Danach sollte bei jedem Ordner (Kalender, INBOX; Sent Item) überprüft werden, ob diese archiviert werden (siehe 6.1). Die Contacts können nicht archiviert werden. 19

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