Verwendung des Internet Mail Access Protocol (IMAP) unter Outlook

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1 Verwendung des Internet Mail Access Protocol (IMAP) unter Outlook Daniel Zähringer (DZ/771) Michael Kühner (MICK/831), Stand Inhalt 1 Einführung Was heißt IMAP? Voraussetzungen zur Installation von IMAP Erstellung eines -Kontos Besonderheiten in der Benutzung FAQ Einführung Dieses Dokument richtet sich an alle Mitarbeiter und Hiwis der OE 770, die als Mailclient Outlook und als Mail Protokoll IMAP verwenden wollen oder müssen. Es gibt einen Überblick über die notwendigen Voraussetzungen zur Installation des Protokolls, die Erstellung eines -Kontos und die Besonderheiten in der Benutzung unter Outlook. Im Rahmen der IT-Gesamtstrategie unserer OE wurde beschlossen, dass die Benutzung von IMAP für Hiwis verpflichtend und für Mitarbeiter optional ist: Da Hiwis i.d.r. nicht immer an ein und demselben Rechner arbeiten, ist eine zentrale -Verwaltung mit IMAP-Zugriff notwendig. Für Mitarbeiter die ihre Nachrichten von unterschiedlichen Rechnern aus abrufen bzw. mit mehr als einem Rechner arbeiten erscheint die Umstellung auf ein IMAP-Konto oder ein IMAP-Konto in Kombination mit einem POP3-Konto ebenfalls sinnvoll. 2 Was heißt IMAP? Das Internet Mail Access Protocol ermöglicht in Kombination mit unserem Mailserver den Zugriff und die zentrale Verwaltung von s auf dem IAO-Mailhost. s müssen also nicht auf den eigenen Rechner geladen und in einer PST-Datei verwaltet werden, sondern können auf dem Mailserver belassen und dort in einer Verzeichnisstruktur gepflegt werden. Der Zugriff kann über jeden Rechner mit Kontakt zum IAO-Mailhost (LAN oder Token Card) nach der Installation eines IMA-Protocols im Remote-Betrieb erfolgen. Die Verzeichnisstruktur kann (bis auf eine Einschränkung, s.u.) wie bisher durch den Anwender administriert werden (anlegen, umbenennen, kopieren, verschieben, löschen). User-Quotas für den maximalen -Speicherplatz existieren auf dem Mailhost derzeit nicht. Die Größe einzelner Mails ist auf 20 Mbyte beschränkt. 1

2 3 Voraussetzungen zur Installation von IMAP Notwendige Voraussetzung für die Benutzung von IMAP ist die Konfiguration von Outlook für den Betrieb in Verbindung mit -Servern via Internet und nicht in Verbindung mit MS Exchange. Da Outlook 2000 nur einen Entweder-Oder-Betrieb dieser beiden Optionen zulässt muss ggf. zunächst die -Unterstützung neu konfigurierte werden. Vorsicht: Werden die Outlook-Daten ( s, Kontakte, Kalendereinträge, etc.) noch in einer OST- Datei verwaltet (lokale Synchronisationsdatei eines persönlichen Orderns auf einem Exchange- Server), so müssen die Daten unbedingt zuerst in eine PST-Datei (persönliche Ordnerdatei) exportiert werden!!! Ob die Daten in einer OST- oder PST-Datei verwaltet werden, kann durch Klicken mit der rechten Maustaste auf Outlook heute in der Ordnerliste und dann durch Auswahl von Eigenschaften->Erweitert->Pfad (mit dem Cursor ganz nach hinten scrollen) festgestellt werden. Sollte es sich um eine OST-Datei handeln, findet sich unter Datei->Importieren/Exportieren->Exportieren in eine Persönliche Ordner-Datei die notwendige Option zum Export. Die -Unterstützung wird folgendermaßen konfiguriert: Bei Verwendung eines Exchange- Profils findet sich unter Extras->Optionen-> -Dienste-> -Unterstützung neu konfigurieren die entsprechende Option. Befindet sich Outlook bereits im Betrieb in Verbindung mit Internet- - Servern, dann kann dies unter Extras->Optionen-> -Übertragung-> -Unterstützung neu konfigurieren überprüft werden. In jedem Fall muss in dem Auswahlfeld die Option Nur via Internet aktiviert werden. 2

3 4 Erstellung eines -Kontos Im Folgenden werden die Schritte beschrieben, die zur Konfiguration eines IMAP-Kontos unter Outlook notwendig sind: 1. Im Menü»Extras->Konten«Reiter» -Konten«auswählen. Ein Assistent führt durch die Einrichtung des Kontos. 2.»Ein neues -Konto hinzufügen«auswählen und»weiter«anklicken. 3.»IMAP«auswählen und»weiter«klicken. 3

4 4. Im Feld»Name«den Vornamen und Nachnamen eintragen. Im Feld» -Adresse«die Fraunhofer -Adresse eingeben (i.d.r. In den Feldern Posteingangs- und Postausgangsserver den Server»mailer1.iao.fraunhofer.de«eingeben. Im Feld»Benuztername«den Benutzernamen eingeben (i.d.r. Nachname). Das von der zentralen IT- Abteilung vergebene Passwort im Feld»Kennwort«eingeben (i.d.r. erster Buchstabe des Vornamens.Nachname; z.b. m.muster) 6. Checkbox Kennwort speichern aktivieren und Checkbox Anmeldung durch gesicherte Kennwortauthentifizierung deaktivieren. Auf»Weiter«klicken. 7. Auf FERTIGSTELLEN klicken. 8. Insb. bei Verwendung mehrerer Konten (POP3 und IMAP) muss folgendes beachtet werden: Im Menü Extras->Konten den Reiter auswählen, auf Eigenschaften->Allgemein klicken und ganz unten Dieses Konto beim Empfangen oder Synchronisieren von s einbeziehen im POP3- Konto deaktivieren und im IMAP-Konto aktivieren. 5 Besonderheiten in der Benutzung Da IMAP mit einem serverbasierten Mail-Speicher arbeitet, unterscheidet sich dieses Protokoll von anderen -Protokollen. Nachfolgend sind die wichtigsten Unterschiede aufgeführt. 4

5 Administration von Verzeichnisstrukturen Mit IMAP können Ordner angelegt, umbenannt, kopiert, verschoben und gelöscht werden. Als Besonderheit des Protokolls ist zu berücksichtigen, das Ordner entweder nur Unterordner oder nur s enthalten können. Strukturordner enthalten nur Unterordner, ordner enthalten s. Das Anlegen von Ordnern erfolgt durch Auswahl des gewünschten Speicherortes, durch Klicken mit der rechten Maustaste, durch Auswahl des Menüpunktes Neuer Ordner... und durch Eingabe des Ordnernamens. Achtung: Wird dem Ordnername ein / beigefügt (z.b. Unterordner1/ ) so wird ein Strukturordner erstellt (unter dem dann weitere Ordner jeder Art angelegt werden können). Ein Ordnername ohne / erstellt einen normalen ordner. Alle sonstigen Funktionen zur Administration von Ordnern (umbenennen, kopieren, verschieben, löschen) funktionieren wie üblich durch Auswahl des Ordners bzw. Klicken mit der rechten Maustaste. Anderes Löschverfahren Der Löschvorgang erfolgt durch das Markieren von Objekten zum Löschen bzw. durch das (manuelle oder regelbasierte!) Ablegen dieser Objekte in einem bestimmten Ordner. Das Quellobjekt wird aufgrund des Zwei-Phasen-Löschverfahrens nicht sofort gelöscht und benötigt daher weiterhin Speicherplatz. Nachrichten können mit der Option Bearbeiten->Gelöschte Nachrichten permanent löschen (für das aktuelle Verzeichnis) endgültig gelöscht werden. Starten von Outlook im IMAP-Posteingang nicht möglich Auch wenn nur IMAP-Konten verwendet werden, oder wenn ein IMAP-Konto als standardmäßiges Mail-Konto festgelegt ist, startet Outlook den POP3-Posteingang, den Posteingang des Standardspeichers. Dieses Verhalten tritt auf, weil IMAP nicht als Standardspeicher fungieren kann. Eine Umgehungsmöglichkeit ist es, eine Verknüpfung zum Posteingang des IMAP-Speichers auf dem Desktop zu erstellen, und Outlook über diese Verknüpfung zu starten (hab ich noch nicht getestet!) 6 FAQ Können mit IMAP Outlook-Regeln zum automatischen Verschieben von s verwendet werden? Ja. Können mit IMAP auch Kontakte, Kalendereinträge, Notizen etc. verwaltet werden? Obwohl in der Funktion Neuen Ordner anlegen eine Auswahlbox zur Erstellung von Ordnern mit s, Kontakten, Notizen etc. angeboten wird, können nur Strukturorder (für s) oder E- mailordner angelegt werden. Können s von IMAP-Konten zur POP3-Konten (bzw. umgekehrt) kopiert und verschoben werden? Ja. Sind s bzw. Verzeichnisstrukturen offline verfügbar? Zum Teil: Verzeichnisse, -Header (aller Mails) und s, die im Online-Betrieb angeklickt wurden, werden synchronisiert. Outlook legt dazu ein lokales PST-File an. s bzw. Verzeichnisstrukturen können mit IMAP nicht offline administriert werden. 5

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