UNTERNEHMERISCHES WISSEN. ebusiness Lösung: Methoden des Wissensmanagements zur Verbesserung der Projektarbeit im Unternehmen

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1 UNTERNEHMERISCHES WISSEN ebusiness Lösung: Methoden des Wissensmanagements zur Verbesserung der Projektarbeit im Unternehmen

2 Erfolgreich im Internet: Vermarkten, Wissen managen und lernen. Der ebusiness-lotse informiert kleine und mittlere Unternehmen zu den Themen Webseite, Social Media, E-Learning und Wissensmanagement. Er ist Teil der Förderinitiative Mittelstand Digital des BMWi. Alle Angebote sind kostenfrei. Wer steckt dahinter: Die Hochschule Darmstadt hat gemeinsam mit dem httc e.v. den ebusiness-lotsen Darmstadt-Dieburg ins Leben gerufen. Ziel dieses vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie geförderten Kompetenzzentrums für Onlinekommunikation und E-Learning ist es, aktuelles Wissen schnell und unkompliziert in die Praxis zu transferieren und Unternehmen die Möglichkeit eines Erfahrungsaustauschs zu bieten. Kontakt: Telefon: (0) / 9337 Fax +49 (0) Google+: ebusiness_info YouTube: ebusinesslotse Facebook: facebook.com/ebusinessinfo Anschrift: c/o ebusiness-lotse Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation und Medien Max-Planck-Straße Dieburg Impressum Herausgeber ebusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße Dieburg Text und Redaktion Dr. Christoph Rensing Lena Després Bildnachweis Pixabay Flickr Creative Commons Attribution 2.0. Generic / Giulia Forsythe Flickr Creative Commons Attribution 2.0. Generic / Luigi Mengato Stand Juni

3 Inhalt Unternehmerische Herausforderung 4 Rahmenbedingungen 4 Methoden zum Lernen aus Projekten 5 1. Erfahrungssicherungsworkshops 5 Beispiel 1: Lessons Learned 6 Auswahl an IT-Werkzeugen für Erfahrungssicherungsworkshops 7 2. Wikis 7 Beispiel 2: Projektrelexion mit Hilfe von Wikis in einem Fertigungsbetrieb 8 Über unsere ebusiness Lösungen Mit unserer Reihe ebusiness Lösungen wollen wir Ihnen Einstiegsinformationen zu verschiedenen Lösungen aus den Bereichen Social Media, E-Learning und Wissensmanagement zur Verfügung stellen. Alle ebusiness Lösungen werden motiviert mittels Beschreibung einer Herausforderung mit der auch Sie als Unternehmer oder Unternehmerin potenziell konfrontiert sind. Unsere Vorstellung der Lösung soll Ihnen die Möglichkeit geben, selbst zu beurteilen, ob der Einsatz der Lösung für Sie relevant sein kann. Wenn die Lösung für Sie nutzbar erscheint, finden Sie Hinweise auf weitere Quellen. Gerne können Sie uns aber auch kontaktieren. 3

4 Aus Projekten lernen Unternehmerische Herausforderung In den meisten Unternehmen ist Projektarbeit ein fester Bestandteil des Tagesgeschäfts. Dabei entstehen wertvolles neues Wissen und nützliche Erfahrungen, die jedoch oftmals weder adäquat dokumentiert noch in parallelen oder zukünftigen Projekten genutzt werden. Mit Hilfe von Methoden des Wissensmanagements kann relevantes externes und internes Wissen systematisch erfasst, dokumentiert, verteilt und angewendet werden. IT-Lösungen können diese Prozesse geeignet unterstützen, indem Mitarbeiter ihr Wissen über Projektarbeit speichern und anderen Mitarbeitern verfügbar machen. Die Dokumentation und die Bewahrung von Wissen und wichtigen Erkenntnissen aus Projekten fällt häufig schwer. Projekterfahrungen werden oft aufgrund finanziell und zeitlich begrenzter Ressourcen unzureichend dokumentiert und nicht systematisch reflektiert. Somit verbleibt das Erfahrungswissen in den Köpfen der einzelnen Projektmitglieder und wird nicht an andere Mitarbeiter des Unternehmens weitergeben. Folglich werden bewährte Vorgehensweisen vergessen und identische Fehler an anderer Stelle wiederholt. Durch eine geeignete Aufbereitung und Weitergabe können nützliche Projekterfahrungen Mitarbeitern, die in parallelen oder Folgeprojekten aktiv sind, zugänglich gemacht werden. Rahmenbedingungen Es bestehen mehrere Voraussetzungen für das erfolgreiche Lernen aus Projekten: Planung und konsequente Umsetzung der Maßnahmen zum Transfer von guten Beispielen und zur Vermeidung von Fehlern Ausrichtung der Maßnahmen an Projektgegebenheiten Zeitnahe Identifikation und Analyse von Projekterfahrungen zum Projektabschluss Einbeziehung aller Projektbeteiligter Vertrauen und Wertschätzung der Mitarbeiter Benennung und Wertschätzung der Projekterfolge Schaffung eines möglichst einen informellen Charakters zur Identifizierung von Fehlern Einbindung eines externen Moderators Überwachung der durchgeführten Maßnahmen 4

5 Methoden zum Lernen aus Projekten Wir möchten Ihnen zwei unterschiedliche Herangehensweisen für die Sicherung von Projekterfahrungen vorstellen: Erfahrungssicherungsworkshops und die Arbeit mit Dokumentationswerkzeugen wie beispielsweise Wikis. Nach einer Einführung in die beiden Methoden, stellen wir Ihnen jeweils ein Beispiel aus der Praxis vor. 1. Erfahrungssicherungsworkshops Erfahrungssicherungsworkshops ermöglichen eine Analyse von positiven und negativen Projekterfahrungen. So kann zeitnah aus Fehlern gelernt werden und eine Leistungssteigerung in neuen Projekten erfolgen. Dabei werden Ideen zur Problembehebung entwickelt und Optimierungsmaßnahmen beschlossen. Es gibt Erfahrungssicherungsworkshops in Form von Debriefing-Workshops oder Lessons Learned Workshops. Der Debriefing-Workshop ist ein ganztägiger Workshop, der am Ende des Projekts stattfindet und das Projekt im Rückblick auswertet. Erfahrungen für Folgeprojekte werden dokumentiert und Verbesserungen für zukünftige Projekte festgehalten. Die Teilnehmer gehen der Frage nach, was man aus den Fehlern und den Erfahrungen lernen kann. Der Lessons Learned Workshop hingegen ist ein halbtägiger Workshop, der mehrfach während des Projekts stattfindet. Durch eine Kopplung an wichtige Projektphasen (Meilensteine) können die Projektmitarbeiter direkt im Projektverlauf aus Fehlern lernen und so kann eine Verbesserung des Projekts erreicht werden. Je nach Größe und Dauer des Projekts können beide Workshop-Formen angewendet, aber auch kombiniert werden. Ein Erfahrungssicherungsworkshop gliedert sich häufig in die folgenden Phasen: Workshop-Einstieg: Kennenlernen der Teilnehmer und Formulierung der Ziele des Workshops. Projektrückblick: Reflexion wichtiger Ereignisse anhand eines Projektstrahls. Dies ist ein Diagramm zur Darstellung der erfolgreichen und stressigen Phasen im Zeitverlauf des Projekt. Sammlung von Projekterfahrungen: Zusammenfassung der Erfahrungen zu übergeordneten Themen mit Hilfe von Moderationsmethoden. Handlungsoptionen: Analyse der Handlungsoptionen durch eine Vier-Felder-Tafel (z.b. Erfahrungen, Hintergründe, Lösungsansätze, Hindernisse). Maßnahmen: Überprüfung der Handlungsoptinen auf Umsetzbarkeit und konkrete Formulierung von Maßnahmen. Workshop-Abschluss: Bewertung des Workshops und Übergang in einen informellen Teil. Die folgende Abbildung stellt beispielhaft einen Projektsteckbrief dar: Projektsteckbrief Debriefing Projektname Projektleiter Teilprojekleiter Weitere Projektmitglieder Ziel des Projekts Kantonia Max Mustermann Beate Musterfrau Karl Müller, Max Schmidt Einführung eines neuartigen Softwareprodukts von: 01/14 bis: 09/14 Dauer: 9 Kalkulierte Monate Monate Eingesetzte Monate Geplantes Budget 1,5 Mio. Euro Benötigtes Budget 1,7 Mio. Euro Zielerreichung / Projekterfolg Ziel übererfüllt: Ziel erfüllt: ja Ziel nicht erfüllt: Kommentar: unerwartete Probleme beim Test der Software Meilensteine Datum Beschreibung Fertigstellung der Anforderungsanalyse Ende der Implementierungsphase Projektabschluss (Projektbericht) von: 01/14 bis: 11/14 Dauer: 11 Monate 5

6 Erfahrungssicherungsworkshops eignen sich für Unternehmen aller Größen, die Ihre Projekterfahrungen bewerten und erfassen möchten. In dem nachfolgenden Beispiel werden die Lessons Learned im Intranet des Unternehmens gespeichert. Das geeignete Dokumentationsmittel für Projekterfahrungen ist abhängig von den Begebenheiten Ihres Unternehmens. Beispiele sind einerseits IT-Lösungen wie Intranet-Plattformen, Wikis oder Erfahrungsdatenbanken zur Dokumentation des Wissens. Auch Projektsteckbriefe oder Best-Practice-Sammlungen können in Form von Dokumenten elektronisch erstellt und abgelegt werden. Wichtig ist zudem die Nutzung von organisatorischen Maßnahmen zum zügigen Informationsaustausch wie interne Rundschreiben oder -Verteiler sowie Projektleiterrunden und Abteilungsbesprechungen. TIPP: Nicht nur bei abgeschlossenen, sondern insbesondere bei laufenden Projekten sollte regelmäßig ein Wissensaustausch, beispielsweise in Form von Workshops stattfinden. Die Ergebnisse sollten in einem zentralen System erfasst werden. Eine Kopplung an Meilensteine im Projekt ist dabei eine sinnvolle Idee. Beispiel 1: Lessons Learned Ein Unternehmen mittlerer Größe möchte, dass Erfahrungen aus Projekten sowie konkrete Arbeitsabläufe in Prozesse, Standards und das Projektmanagement einfließen. Dazu werden die Lessons Learned aus Projekten erhoben. Das Unternehmen hat unterschiedliche Nutzerrollen definiert, beispielsweise einen Moderator und einen Inititator. Weiterhin ist eine neutrale Person an den Gesprächen beteiligt, denn dies trägt zu einer erfolgreichen Diskussion ohne Schuldzuweisungen bei. Bei den Lessons Learned wird zunächst in einem Interview mit dem Projektleiter oder in einem Workshop das Erfahrungswissen erfasst. Hier teilt man die Phasen der Projekte in Kategorien und bewertet, was gut gelaufen ist und was nicht. Daraus werden die Lessons abgeleitet und Handlungs- bzw. Lösungsvorschläge definiert. Die Ergebnisse des Workshops bzw. Interviews werden zusammengefasst und verdichtet, sodass ein Lessons Learned Dokument entsteht. Als Ergebnis eines Lessons Learned Workshops erhält man eine Tabelle mit den Feldern Kategorie, Stichwort, Problemfelder, was wurde gelernt sowie bereichsbezogene und übergreifende Maßnahmen. Ein IT-System wie beispielsweise ein Intranet unterstützt die Dokumentation der Lessons Learned. 6

7 Die erhobenen Informationen werden an betroffene Mitarbeiter verteilt, damit Fehler in ähnlichen Projekten vermieden werden können. Die größten Herausforderungen der Lessons Learned bestehen in der Verdichtung und Zusammenführung von Ergebnissen, der Komplexität und Vielschichtigkeit der Lernkreisläufe auf den Ebenen des Teams und der Organisation, dem hohen Ressourceneinsatz und der Anpassung an den interkulturellen Kontext. Auswahl an IT-Systemen für Erfahrungssicherungsworkshops Zur Dokumentation der Lessons Learned lassen sich folgende IT-Systeme einsetzen: Datenbankbasierte Systeme: effiziente Verwaltung und Bearbeitung großer Datenmengen. Eine Datenbank kann als Wissensbasis eines Unternehmens dienen. Content Management Systeme: Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Inhalten meist in Websites, aber auch andere Multimediainhalte. Dokumenten Management Systeme: Verwaltung von Dokumenten, Freigaben und Versionskontrolle. Eine Archivierung von Dokumenten wird durch diese Systeme ermöglicht. 2. Wikis Auch Wikis eignen sich als IT-Werkzeuge zur Ergänzung der Lessons Learned Workshops. Zum einen unterstützen sie die Projektdokumentation, z.b. die Ablage von Berichten. Zum anderen können mit Hilfe eines Wikis Projektreflexionen stattfinden und Erfahrungen gespeichert werden. Sie unterstützen weiterhin die Wissensstrukturierung und -verwaltung. Wikis sind so aufgebaut, dass eine einheitliche Struktur vorhanden ist, in der Informationen leicht wiederauffindbar sind. Dokumentierte Projekterfahrungen können für neue Projekte genutzt werden, so dass Fehler nicht wiederholt werden. Wikiseiten lassen sich verlinken, beispielswiese können Projekte mit Ansprechpartnern oder weiteren Dokumenten verknüpft werden. Ein Vorteil liegt in der leichten Bedienbarkeit und in den geringen Kosten. Man benötigt für die Nutzung eines Wikis keine Web-Programmierkenntnisse. Wikis lassen sich auch gut für längere oder umfangreiche Projekte einsetzen, wie das folgende Beispiel zeigt. Oftmals lässt sich auch eine Schnittstelle zu bestehenden Systemen einrichten, so dass Daten aus anderen Systemen verwendet werden können. Groupware Systeme: Unterstützung von Gruppenprozessen wie das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, - und Kalenderfunktionen. Groupware Systeme werden häufig in Projeken eingesetzt, denn sie ermöglichen eine Kommunikation und Kooperation der Teilnehmer. TIPP: Falls in Ihrem Unternehmen bereits IT-Systeme eingesetzt werden, die als zentrale Unternehmensplattform genutzt werden, versuchen Sie Projekterfahrungen und Erfolgsbeispiele dort abzulegen. Neben den IT-Systemen ist es sinnvoll, regelmäßig Lessons Learned Workshops durchzuführen. 7

8 Beispiel 2: Projektreflexion mit Wikis in einem Fertigungsbetrieb Ein Fertigungsbetrieb für Automatisierungslösungen setzt Teams mit mehreren Spezialisten ein, um Kundenprojekte spezifisch gestalten und umsetzen zu können. Aus einer Analyse der Geschäftsprozesse ging hervor, dass die Reflexion der Projekte gezielter stattfinden sollte, um die Sicherung von Erfahrungswissen zu unterstützen. Eine automatisierte Auswertung generiert die Dokumentation der Reflexionsergebnisse und stellt grafische Visualisierungen zur Verfügung. Diese ergänzen die Ergebnisse der Reflexionsworkshops oder können als Einstieg in den Reflexionsworkshop genutzt werden. Die Ergebnisse der Projektreflexion werden in das Firmen-Wiki integriert, da im Wiki relevante Kunden- und Projektinformationen gespeichert werden. Das Unternehmen setzt daher einen Projektassistenten ein, um das Lernen aus Projekten zu unterstützen. Der Assistent ist ein IT-Tool zur Projektreflexion, das kunden- und projektorientierte Reflexionskriterien beinhaltet. Es kann mit anderen Applikationen wie Kunden- oder Projektdatenbanken und dem Firmen-Wiki verknüpft werden. Es werden Reflexionsergebnisse dokumentiert und damit auch für andere Projekte verwertbar gemacht werden. So kann beispielsweise erfasst werden, welche Kompetenzen und Vorgehensweisen nach Einschätzungen des Projektteams den Kundenwert und den wirtschaftlichen Erfolg ausmachten und steigerten. TIPP: Es sind verschiedene Open Source Versionen von Wiki Softwsre verfügbar wie beispielsweise MediaWiki, DokuWiki, JAMWiki oder OntoWiki ( t3n.de/news/15-kostenlose-open-source-wikis-uberblick /). Weiterhin können mit Hilfe des Projektassistenten Aussagen über Projektinhalte gewonnen werden, wie beispielsweise die Beziehung zu Kunden, Lösungen und eingesetzten Technologien. Es werden Excel- und Word-Vorlagen zur Projektreflexion in den einzelnen Phasen des Projekts zur Verfügung gestellt. Diese werden individuell oder in den so genannten Reflexionsworkshops mit Informationen gefüllt. Weiterführende Informationen Das BMWi Handbuch Fit für den Wissenswettbewerb : Vorgehensweisen und Fallbeispiele für die Praxis gibt weiterführende Informationen zu Wissensmanagement-Methoden, insbesondere auch zu Erfahrungssicherungsworkshops ( Die Prowis Lösungsbox gibt einen Einblick in weitere geeigneten Methoden für das Lernen aus Projekten. ( Unsere Leitfäden Wikis und Groupware Systeme - verfügbar unter Slideshare ( ebusiness-info) - bieten weitere Informationen zu IT-Werkzeugen, die Projekterfahrungssicherung geeignet unterstützen. 8

9 Das ekompetenz-netzwerk für Unternehmen Das ekompetenz-netzwerk für Unternehmen ist eine Förderinitiative des Bundes ministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi). 38 regionale ebusiness-lotsen haben die Aufgabe, insbesondere mittelstän dischen Unternehmen deutschlandweit anbieter neutrale und praxisnahe Informationen für die Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) und möglichst effiziente ebusiness-prozesse zur Verfügung zu stellen. Die Förderinitiative ist Teil des Förderschwerpunkts Mittelstand-Digital IKT-Anwendungen in der Wirtschaft. Zu Mittelstand-Digital gehören ferner die Förderinitiativen estandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern (16 Förderprojekte) und Einfach intuitiv Usability für den Mittelstand (14 Förderprojekte). Aachen Köln Lingen Münster Osnabrück Dortmund Hagen Koblenz Gießen Bremen Paderborn Kiel Lübeck Hamburg Hannover Ilmenau Schwerin Brandenburg a.d.h. Hof Magdeburg Chemnitz Neubrandenburg Leipzig Potsdam Dresden Berlin Cottbus Frankfurt (Oder) Unter können Unternehmen sich über die Aktivitäten der ebusiness-lotsen informieren, auf die Kontaktadressen der regionalen Ansprechpartner sowie aktuelle Veranstaltungs termine zugreifen oder auch Publikationen einsehen und für sich herunterladen. Saarbrücken Kaiserslautern Darmstadt Stuttgart Würzburg Nürnberg Augsburg Regensburg 11 Weingarten Freilassing ebusiness-lotsen 9 9