INTERVIEW. Wissensmanagement bei HMS Analytical Software GmbH. Ein erfolgreiches Praxisbeispiel aus dem Mittelstand

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1 INTERVIEW Wissensmanagement bei HMS Analytical Software GmbH Ein erfolgreiches Praxisbeispiel aus dem Mittelstand

2 HMS Analytical Software GmbH Der ebusiness-lotse Darmstadt-Dieburg hat mit Andreas Mangold, Geschäftsführer der HMS Analytical Software GmbH, über die Einführung von Wissensmanagement, über die eingesetzten Wissensmanagement-Methoden und über mögliche Erfolgsfaktoren gesprochen. Unter Wissensmanagement versteht man das Erzeugen, Speichern, Verteilen und Anwenden von Wissen. Die Aufgabe von Wissensmanagement in Unternehmen ist es, relevantes externes und internes Wissen systematisch zu erfassen und zu dokumentieren. Es unterstützt die Erreichung der Unternehmensziele und bezieht den einzelnen Mitarbeiter als Träger des organisationalen Wissens mit ein. Durch Wissensmanagement kann die Wertschöpfung erhöht und die Transparenz innerhalb des Unternehmens verbessert werden. Wissensmanagement sollte immer anwendungsorientiert und auf die bestehenden Prozesse ausgerichtet sein. Das Unternehmen HMS Analytical Software GmbH ist ein IT-Dienstleister und ein Beratungsunternehmen für Business Intelligence und Datenanalysesysteme mit Sitz in Heidelberg. Das Unternehmen begleitet die Planung und Einführung von Softwaresystemen, übernimmt die Entwicklung von Programmen und Anwendungen und leistet Support für Kunden im laufenden Betrieb. Kunden der Firma HMS sind unter anderem Banken, Versicherungen sowie Hersteller von Pharma- und Medizinprodukten. HMS hat ca. 50 Mitarbeiter, davon sind 40 als Berater tätig. Warum Wissensmanagement? Das Unternehmen führte 2008/2009 Wissensmanagement durch die Initiative der Geschäftsführung ein. Die damit verfolgten Ziele waren: das Wissen der Mitarbeiter auf den Markt auszurichten, die Entwicklung und gegenseitige Vernetzung der Mitarbeiter zu fördern und damit die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Zentraler Leitspruch des Wissensmanagements bei HMS Analytical Software ist Jeder weiß was jeder kann. Die umfassende Dokumentation des technischen, methodischen und anwendungsbezogenen Wissens der Mitarbeiter ist nicht möglich und war auch nicht das Ziel. Andreas Mangold, Geschäftsführer 2

3 Der Prozess des Wissensmanagements Ein Element bei der Berücksichtigung von Kundenbedarfen ist die Erarbeitung einer Wissensstrategie. Gemeinsam mit der Geschäftsführung arbeitet der Vertrieb der HMS Analytical Software GmbH an einer Strategie zur Gewinnung neuen Know-hows, das für den zukünftigen Unternehmenserfolg am Markt benötigt wird. In den Jahresgesprächen werden aus der Strategie Wissensziele abgeleitet und mit den Mitarbeitern vereinbart, abhängig von den Stellenprofilen und den Kompetenzen des einzelnen Mitarbeiters. Mit Hilfe der Wissensziele bauen sich die Mitarbeiter neues Wissen auf, unter anderem durch die Teilnahme an Schulungen. Dies kann zum Beispiel eine Schulung in neuen Sicherheitsvorschriften bei IT-Systemen bei Banken umfassen. Die Kollegen geben ihr erworbenes Wissen dann weiter an Kunden und Kollegen in Schulungen, Wissenszirkeln und Konferenzen. Die Teamleiter unterstützen die Mitarbeiter bei ihrer Zielerreichung. Derzeit stehen den Mitarbeitern von HMS Analytical Software GmbH jährlich 18 Tage für projektunabhängige Wissensmanagementaktivitäten zur Verfügung. Methoden und Systeme für das Wissensmanagement Das Unternehmen setzt mehrere unterschiedliche Wissensmanagement-Methoden und Systeme ein, die zum einen den Wissensaustausch und zum anderen die Ablage und Dokumentation von Wissen fördern. HMS Analytical Software GmbH bietet verschiedene Wissenszirkel an, die meist 4 Mal pro Jahr stattfinden. Sie werden als eine interne Fortbildungsreihe definiert, bei denen in Gruppen bestimmte Themen selbständig erarbeitet werden. Teilnehmer halten Vorträge, berichten aus Schulungen oder erstellen Konzepte, die im Wiki abgelegt werden. Es gibt technische, methodische und anwendungsbezogene Themenstellungen von Projektmanagement bis hin zu Anforderungen in bestimmten Branchen. Jeder Mitarbeiter kann an allen Wissenszirkeln teilnehmen, es gibt jedoch Schwerpunkte aufgrund der definierten Wissensziele. Jeder Wissenszirkel präsentiert regelmäßig in einem Fachvortrag seine Ergebnisse vor allen Mitarbeitern. Weitere Möglichkeiten zum Wissensaustausch bieten die Unternehmenskonferenz (viermal im Jahr) sowie das regelmäßige Unternehmensmittagessen. Drei Wiki-Systeme dienen der Dokumentation des Wissens: HMS-Wiki, QDocs-Wiki und Projekt-Wiki. Als Software wird jeweils Semantic MediaWiki eingesetzt, eine Erweiterung von MediaWiki, der Software, die auch die Online-Enzyklopädie Wikipedia nutzt. Die Inhalte der Wikis werden im Folgenden beschrieben. Wikis Im HMS-Wiki werden Mitarbeiterprofile und Ergebnisse der Wissenszirkel abgelegt. In einem Kategoriensystem wird das Know-how der Mitarbeiter festgehalten. Es werden Tipps und Tricks, dokumentiert, Fachartikel und Veröffentlichungen referenziert. Das Wiki ist inzwischen fester Bestandteil des Unternehmens. Jeder neue Mitarbeiter wird in das System eingewiesen und pflegt seine eigene Profilseite. Auf dieser Profilseite stellt der Mitarbeiter seine Kompetenzen dar. Diese Informationen stehen den Kollegen zur Verfügung und insbesondere auch dem Vertrieb, wenn neue Projekte besetzt werden müssen. Die Teamleiter achten auf die Qualität und die Aktualität der Profile. Das QDocs-Wiki dient der Prozessdokumentation und dem Qualitätsmanagement. Allgemeine Prozesse wie z.b. die Einreichung von Urlaubsanträgen werden erläutert sowie Best-Practices und Standards für die Projektarbeit dokumentiert. Eine Halbtagskraft kümmert sich derzeit um den Aufbau dieses Wikis. Das Projekt-Wiki erfasst schließlich die durchgeführten Projekte. Es wird festgehalten, wer wann an welchem Projekt teilgenommen hat. 3

4 HMS Analytical Software Erfahrungen bei der Einführung von Wissensmanagement Auf Basis der Erfahrungen, die HMS Analytical Software GmbH gemacht hat, ist die Unterstützung der Geschäftsleitung bei einem Wissensmanagement-Projekt wichtig. Im Unternehmen wurde Wissensmanagement auf Initiative des Managements eingeführt und dieses hat den Einführungsprozess auch aktiv begleitet. Das Projekt entstand aus den Bedürfnissen der Organisation heraus und wurde dann weiterentwickelt. Weiterhin ist die Einbeziehung aller wichtigen Entscheidungsträger des Unternehmens essentiell. Bei der HMS Analytical Software GmbH spielten die Teamleiter eine große Rolle. Beim Wissensmanagement geht es nicht um ein System. Das System (hier: die Wikis) soll Wissensmanagement nur unterstützen. Wichtiger ist es, Prozesse innerhalb der Organisation zu schaffen, in denen Wissen geteilt und dokumentiert wird. Systeme sollten den Prozessen folgen. Für die HMS Analytical Software GmbH eignete sich aufgrund der vorhandenen technischen Expertise das Open-Source-Produkt MediaWiki. Bei Open-Source-Produkten können durch Updates neue Funktionen hinzukommen und das System muss oftmals angepasst werden. Für Unternehmen mit wenig IT-Expertise eignen sich eher kommerzielle Produkte. Sommerfest Andreas Mangold: Systeme sollen Wissensmanagement nur unterstüzen. Wichtiger ist es, Prozesse innerhalb der Organisation zu schaffen, in denen Wissen geteilt und dokumentiert wird. 4

5 Impressum Herausgeber ebusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße Dieburg Interviewpartner Andreas Mangold (HMS Analytical Software GmbH) Lena Després (ebusiness Lotse) Bildnachweis HMS Analytical Software GmbH Kontakt ebusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße Dieburg 5