Richtlinie für Zuwendungen/Geschenke von Dritten

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1 Richtlinie für Zuwendungen/Geschenke von Dritten Definition Geschenk Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen, die aus Sicht beider Beteiligter nicht als Gegenleistung für eine bestimmte Leistung des Empfängers gedacht sind und nicht in unmittelbarem zeitlichem oder wirtschaftlichem Zusammenhang mit einer solchen Leistung stehen. Definition Zuwendung Zuwendungen sind alle Vorteile, die den Empfänger materiell oder immateriell objektiv besser stellen und auf die kein Rechtsanspruch besteht. Dies sind neben Geldzuwendungen auch Sachwerte oder geldwerte Leistungen, wie z. B. Gutscheine, Frei- oder Eintrittskarten, Einladungen mit Bewirtungen, kostenlose Dienstleistungen, Rabatte, Einladungen zu Informations-, Repräsentationsreisen, Übernahme von Dienstreisekosten durch einen Geschäftspartner zu Veranstaltungen des Geschäftspartners oder eines Dritten (z.b. zu Messen oder Kongressen). (R 4.10 Abs. 4 EStR, H 4.10 (2 4) [Geschenk] EStH, BFH Urteil vom , I R 14/93, BStBl II 1993, 806). Von einer Zuwendung an einen Beschäftigten ist eine Zuwendung an die IHK selbst zu unterscheiden. Die Annahme einer solchen Sponsoringleistung ist grundsätzlich zustimmungspflichtig. Regeln zur Annahme von Zuwendungen Die IHK Wiesbaden erwartet von ihren hauptamtlichen Mitarbeitern und von ihrem Ehrenamt Integrität und Verantwortungsbewusstsein. Sie vertraut darauf, dass sie mit den Aufgaben der IHK-Organisation unvereinbare Handlungsweisen unterlassen und Interessenkonflikte vermeiden. Die Wahrnehmung von Aufgaben der IHK darf nicht zur Erwirkung von wirtschaftlichen Vorteilen für private oder persönliche Zwecke eingesetzt werden. Jeder hauptamtliche Mitarbeiter und das Ehrenamt sind verpflichtet, ihre Aufgaben und Funktionen nur mit fairen Mitteln im Rahmen des gesetzlich Zulässigen wahrzunehmen. Dies gilt insbesondere im Zusammenhang mit dem Erlass von Hoheitsakten, der gesamtwirtschaftlichen Interessenvertretung sowie der Vermittlung, Vergabe, Abwicklung und Bezahlung von Aufträgen. Generell gilt, dass es den hauptamtlichen Mitarbeitern sowie dem Ehrenamt verboten ist, in Zusammenhang mit ihrem Amt - bis auf die in dieser Richtlinie geregelten Ausnahmen - Zuwendungen anzunehmen. Eine vollständige Sicherheit im Umgang mit Zuwendungen und deren Annahme gibt es nicht. Im Zweifel sind Zuwendungen nicht anzunehmen. Bargeldzuwendungen dürfen in keinem Fall angenommen werden.

2 Zuwendungen an Mitarbeiter des Hauptamtes Mitarbeiter Allgemein anderen festlichen Anlässen überreicht werden, darf ein Mitarbeiter keine Zuwendungen von tatsächlichen oder potenziellen Lieferanten, Kunden oder Mitgliedern der IHK annehmen. Besteht Unklarheit über den tatsächlichen Wert der Zuwendung, so muss eine Meldung an den Geschäftsführer des jeweiligen Geschäftsbereichs erfolgen. Als stillschweigend genehmigt gilt die Annahme von geringfügigen Aufmerksamkeiten (z.b. Blumenstrauß, und in einem angemessenen Rahmen liegen (z.b. Eintrittskarte Fachveranstaltung); sie sind mit dem Geschäftsführer des jeweiligen Geschäftsbereichs zu erörtern. Von einer Zuwendung an einen Beschäftigten ist eine Zuwendung an die IHK selbst zu unterscheiden. Die Annahme einer solchen Sponsoringleistung ist grundsätzlich zustimmungspflichtig. Die Sponsoringleistung ist dem Geschäftsführer des jeweiligen Geschäftsbereichs anzuzeigen und von diesem mit dem Hauptgeschäftsführer zu erörtern. Geschäftsführung anderen festlichen Anlässen überreicht werden, darf die Geschäfsführung keine Zuwendungen von tatsächlichen oder potenziellen Lieferanten, Kunden oder Mitgliedern der IHK annehmen. Besteht Unklarheit über den tatsächlichen Wert der Zuwendung, so muss eine Meldung an den Hauptgeschäftsführer erfolgen. und in einem angemessenen Rahmen liegen (z.b. Eintrittskarte Fachveranstaltung); liegt der Wert über 100 Euro oder ist der Wert nicht ersichtlich sind die Zuwendungen mit der Hauptgeschäftsführung zu erörtern.

3 Von einer Zuwendung an einen Beschäftigten ist eine Zuwendung an die IHK selbst zu unterscheiden. Die Annahme einer solchen Sponsoringleistung ist grundsätzlich zustimmungspflichtig. Die Sponsoringleistung ist mit dem Hauptgeschäftsführer zu erörtern. Hauptgeschäftsführer anderen festlichen Anlässen überreicht werden, darf der Hauptgeschäftsführer keine Zuwendungen von tatsächlichen oder potenziellen Lieferanten, Kunden oder Mitgliedern der IHK annehmen. Besteht Unklarheit über den tatsächlichen Wert der Zuwendung, sollte die Zuwendung nicht angenommen werden. und in einem angemessenen Rahmen liegen (z.b. Eintrittskarte Fachveranstaltung oder Veranstaltung mit allgemeinem gesellschaftlichem Bezug). Im Zweifel sollte die Zuwendung nicht angenommen werden. Der Hauptgeschäftsführer kann den Geschäftsführern ebenfalls eine Teilnahme an gesellschaftlichen Veranstaltungen erlauben. Von einer Zuwendung an einen Beschäftigten ist eine Zuwendung an die IHK selbst zu unterscheiden. Die Sponsoringleistung ist mit dem Präsidenten zu erörtern. Zuwendungen an das Ehrenamt Ehrenamt Allgemein anderen festlichen Anlässen überreicht werden, darf das Ehrenamt keine Zuwendungen von tatsächlichen oder potenziellen Lieferanten, Kunden oder Mitgliedern der IHK annehmen. Im Zweifel sollte die Zuwendung nicht angenommen werden. und in einem angemessenen Rahmen liegen (z.b. Eintrittskarte Fachveranstaltung). Im Zweifel

4 sollte die Zuwendung nicht angenommen oder mit dem Hauptgeschäftsführer oder dem Präsidium erörtert werden. Vollversammlung anderen festlichen Anlässen überreicht werden, dürfen Vollversammlungsmitglieder keine Zuwendungen von tatsächlichen oder potenziellen Lieferanten, Kunden oder Mitgliedern der IHK annehmen. Besteht Unklarheit über den tatsächlichen Wert der Zuwendung, so muss eine Meldung an den Hauptgeschäftsführer oder an das Präsidium erfolgen. Im Zweifel sollte die Zuwendung nicht angenommen werden. und in einem angemessenen Rahmen liegen (z.b. Eintrittskarte Fachveranstaltung). Im Zweifel sollte die Zuwendung nicht angenommen oder mit dem Hauptgeschäftsführer oder dem Präsidium erörtert werden. Präsidium anderen festlichen Anlässen überreicht werden, darf das Präsidium keine Zuwendungen von tatsächlichen oder potenziellen Lieferanten, Kunden oder Mitgliedern der IHK annehmen. Besteht Unklarheit über den tatsächlichen Wert der Zuwendung, sollte die Zuwendung nicht angenommen werden. und in einem angemessenen Rahmen liegen (z.b. Eintrittskarte Fachveranstaltung oder Veranstaltung mit allgemeinem gesellschaftlichem Bezug). Im Zweifel sollte die Zuwendung nicht angenommen werden.

5 Rabatte Unproblematisch sind gewährte Rabatte für die gesamte IHK-Organisation oder für alle Mitarbeiter der IHK Wiesbaden, sofern diese Rabatte unabhängig von Geschäftsbeziehungen der Rabattgewährenden zur Verwaltung gewährt werden (z.b. Versicherungen, Sportstudios). Problematisch ist hingegen immer eine Bevorzugung nur bestimmter Personen. Die Annahme eines solchen Vorteils durch einen Beschäftigten ist vorab mit dem Hauptgeschäftsführer zu erörtern und eine vorhandene Geschäftsbeziehung oder/und ein privat bestehender Kontakt offen zu legen. Die private Nutzung eines Rabattes hat zu unterbleiben, wenn der Beschäftigte im unmittelbaren dienstlichen Kontakt zu dem rabattgewährenden Geschäftspartner des Arbeitgebers steht und er einen durch den privaten Vorteil begründeten Interessenskonflikt nicht ausschließen kann. Der Hauptgeschäftsführer verfährt entsprechend gegenüber dem Präsidium. Diese Regelungen finden auch auf das Ehrenamt Anwendung. Bei der Annahme eines Vorteils gilt die Erörterungspflicht mit dem Präsidium. Gastgeschenke Gastgeschenke sind keine persönlichen Geschenke, sondern Geschenke, die dem hauptamtlichen Mitarbeiter oder einem Mitglied des Ehrenamtes als Repräsentant/in der IHK übergeben wurden. Die Ablehnung oder Rückgabe von Gastgeschenken ist i.d.r. ein Verstoß gegen die allgemeinen Regeln des gesellschaftlichen Umgangs oder der Höflichkeit. Der hauptamtliche Mitarbeiter oder das Mitglied des Ehrenamtes muss das Gastgeschenk daher nicht ablehnen. Wenn ein hauptamtlicher Mitarbeiter ein Geschenk annimmt, muss er das Geschenk grundsätzlich an die IHK abgeben. Der Hauptgeschäftsführer entscheidet über die weitere Verwendung. Wenn ein Mitglied des Ehrenamtes ein Geschenk annimmt, muss er das Geschenk grundsätzlich an das Präsidium abgeben. Das Präsidium entscheidet über die weitere Verwendung. Aufwendungen Für Aufwendungen, bei denen sich Geschäftliches und Privates so vermischen, dass eine genaue Trennung schwierig ist, sollten die Kosten - insbesondere auch bei Geschenken oder Bewirtungen - privat übernommen werden. Auch bei privaten Aufwendungen ist jedoch darauf zu achten, dass jeglicher Anschein einer verpflichtenden Abhängigkeit vermieden wird. Versteuerung Die Annahme von Zuwendungen kann bei Mitarbeitern des Hauptamtes dazu führen, dass der geldwerte Vorteil versteuert werden muss, etwa dann, wenn die Möglichkeiten der pauschalen Besteuerung gem. 37b EStG nicht bestanden oder seitens des Zuwendenden nicht genutzt wurden und

6 daher z.b. eine Sachzuwendung bei der Ermittlung der Einkünfte des Empfängers in Ansatz zu bringen ist. Dies ist im Einzelfall mit der Personalleitung zu klären. Industrie- und Handelskammer Wiesbaden, 15. März 2016 Dr. Christian Gastl Präsident Joachim Nolde Hauptgeschäftsführer