Dienstanweisung der Stadt Mayen. über die Organisation des. Rechnungswesens

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1 der Stadt Mayen über die Organisation des Rechnungswesens

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3 I n h a l t s v e r z e i c h n i s 1. Grundlage Aufbau- und Ablauforganisation des Rechnungswesens Rechnungswesen Haushaltsplanung Finanzbuchführung Geschäftsbuchführung Bestimmungen zur Aufgabenerfüllung Überwachung der Einhaltung der Haushaltsansätze Erfassung und Vormerkung von Aufträgen und Bestellungen Rechnungseingang Rechnungserstellung Prüfung der buchungsrelevanten Daten der Kassenanordnung Buchung der Belege Interne Leistungsverrechnung Bereitstellung der Finanzdaten für die unterjährige Berichterstattung Vorbereitende Jahresabschlussarbeiten Bereitstellung der Finanzdaten für die Erstellung des Jahresabschlusses / Gesamtabschluss Bereitstellung der Daten für die Erstellung der Finanzstatistik Bereitstellung der Daten für die Erstellung der Steuererklärungen und Steueranmeldungen Führung von Nebenbuchhaltungen Kosten- und Leistungsrechnung Verwaltung der Zahlungsmittel, Zahlungsabwicklung Aufgaben der zentralen Zahlungsabwicklung Geschäftsgang des Bereichs Finanzen Kasse/Stadtkasse Bestimmungen zur Aufgabenerfüllung Annahme von Einzahlungen Leistung von Auszahlungen... 8

4 Verwaltung der Geldbestände Verwaltung von Zahlungsmitteln Mahnwesen und Vollstreckung Einsatz von Geld-, Debit- oder Kreditkarte sowie von Schecks Europäisches einheitliches Zahlungsabwicklungsverfahren (SEPA) Bargeldloser Zahlungsverkehr (Einzahlungen) mittels EC-Karten-Lesegerät Unterschriften im Bankverkehr Ermittlung der Liquidität, Liquiditätsplanung, Geldanlage Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen (Verwahrgelass) Anordnungen Anordnungszwang Feststellungsbefugnis Sachliche Feststellung Rechnerische Feststellung Einheitliche Feststellung und Bescheinigung Anordnungsbefugnis Anordnungsarten und Inhalt Buchungsanordnungen Kassenanordnungen Zahlungsanordnungen Anordnungen zur internen Leistungsverrechnung Umbuchungsanordnungen Verrechnungsanordnungen Spezielle Anordnungen Örtliche Prüfung der Zahlungsabwicklung Sicherung des Buchungsverfahrens Datenschutz und Datensicherheit Anforderungen an die Finanzsoftware Abweichungen von der Haushaltsplanung - Verfahren bei über- und außerplanmäßigen Aufwendungen und Auszahlungen... 21

5 8 Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen; Wertberichtigungen zum Bilanzstichtag; Behandlung von Kleinbeträgen Stundung Niederschlagung Erlass Zuständigkeit Billigkeitsentscheidungen im Rahmen der Vollstreckung Wertberichtigungen Uneinbringliche Forderungen Zweifelhafte Forderungen (= Forderungen mit erkennbarem Ausfallrisiko) Einwandfreie Forderungen (offensichtlich intakte Forderungen) Behandlung von Kleinbeträgen Zahlstellen und Handvorschüsse Einrichtung & Auflösung Zuständigkeit Aufgaben Zahlungsverkehr der Zahlstellen Verwaltung und Ablieferung der Zahlungsmittel Buchführung und Belegsammlung bei Zahlstellen und Handvorschüssen Innere und äußere Sicherheitsvorkehrungen Ausnahmen der Aufbewahrung zahlungsbegründender Unterlagen durch die Stadtkasse Sicherheitseinrichtungen und Vorkehrungen Archivierung gemäß 30 GemHVO Archivierung Archivierungsfristen Schlussbestimmungen... 32

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7 1. Grundlage Seite 1 von 32 Auf der Grundlage des 29 Abs. 1 der Gemeindehaushaltsverordnung -GemHVO- vom (GVBl. S. 203), zuletzt geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom (GVBl. S. 64) werden die nachfolgenden Bestimmungen zur Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung erlassen. Diese zusammenfassende Dienstanweisung enthält die notwendigen Regelungen der in den 25 Abs. 3, 26 Abs. 4, 28 Abs. 4, 28 Abs. 13, 29 Abs. 1,2, 30 GemHVO im Einzelnen genannten Dienstanweisungen. Soweit in dieser Dienstanweisung Funktionen mit einem geschlechtsspezifischen Begriff beschrieben werden, gilt die jeweilige Bestimmung auch für das jeweils andere Geschlecht gleichermaßen, soweit sich aus der Natur der Sache nicht etwas anderes ergibt. Diese Dienstanweisung gilt für rechtlich unselbstständiges Sondervermögen der Stadt Mayen sowie die dort genutzten Finanzsoftwareprogramme entsprechend. 2. Aufbau- und Ablauforganisation des Rechnungswesens 2.1. Rechnungswesen Die Finanzbuchführung ist Teil des kommunalen Rechnungswesens. Das Rechnungswesen besteht aus der Haushaltsplanung (s. 2.2), der Finanzbuchführung (s. 2.3) und der Kosten- und Leistungsrechnung. Die Finanzbuchführung besteht aus der Geschäftsbuchführung (s. 2.4) und der Zahlungsabwicklung. Die Geschäftsbuchführung besteht aus der Haushaltsüberwachung und der Anlagenbuchführung. Rechnungswesen Haushaltsplanung Finanzbuchführung Kosten- und Leistungsrechnung Geschäftsbuchführung Zahlungsabwicklung Anlagenbuchführung Haushaltsausführung und -überwachung

8 2.2. Haushaltsplanung Seite 2 von 32 Die Haushaltsplanung stellt die mengen- und wertmäßig erwartete Entwicklung der Stadt Mayen dar und hat die Aufgabe, die Planung in Form von Voranschlägen der zukünftigen Aufwendungen und Erträge sowie der Ein- und Auszahlungen zu konkretisieren. Sie baut insbesondere auf den in der Finanzbuchführung erfassten vergangenheitsbezogenen Daten auf und berücksichtigt darüber hinaus zusätzlich die Zukunftserwartungen der Stadt. Ergebnis ist der Haushaltsplan einschließlich seiner Anlagen. Nähere Regelungen zur Haushaltsplanung werden in den jährlichen Rundschreiben des Bereichs Finanzen - Kämmerei - zum Haushaltsplan bzw. zum Nachtragshaushaltsplan getroffen. Der Leiter des für das Rechnungswesen zuständigen Fachbereichs ist für die Freigabe der Plandaten verantwortlich und gibt diese zur Übernahme in die Finanzsoftware frei Finanzbuchführung In der Finanzbuchführung sind alle Geschäftsvorfälle und die dadurch bedingten Änderungen der Vermögens- und Kapitalverhältnisse, der Ertrags- und der Finanzlage der Stadt zu erfassen. Die Finanzbuchführung liefert das Zahlenmaterial, das die Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses ist (Bilanz, Ergebnis- und Finanzrechnung) und die damit verknüpfte Durchführung des Planvergleichs bildet. Zweck der Finanzbuchführung ist es ferner, den Nachweis des Umgangs mit öffentlichen Mitteln im Hinblick auf Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu ermöglichen. Darüber hinaus soll die Finanzbuchführung Informationen für den Haushaltsvollzug und künftige Haushaltsplanungen bereitstellen. Die Finanzbuchführung teilt sich in die Geschäftsbuchführung (Haushaltsausführung und -Überwachung sowie Anlagenbuchhaltung) und das Kassenwesen. Die Aufgaben der Geschäftsbuchführung werden vom Bereich Finanzen - Kämmerei - wahrgenommen, soweit sie nicht dezentralisiert sind; die Aufgaben der Gemeindekasse gemäß 106 GemO vom Bereich Finanzen - Kasse/ Stadtkasse Geschäftsbuchführung Die in der Geschäftsbuchführung zum Bilanzstichtag erfassten Bestände (Vermögen, Rechnungsabgrenzung, Eigenkapital, Sonderposten, Rückstellungen und Verbindlichkeiten) werden in der Bilanz, die erfassten Aufwendungen und Erträge einer Abrechnungsperiode in der Ergebnisrechnung dargestellt. Die Haushaltsausführung und -Überwachung sowie die Anlagenbuchhaltung sind so zu gestalten, dass die Aufstellung der Bilanz und der Ergebnisrechnung sowie die Durchführung eines Plan-Ist-Vergleichs möglich sind. Die Aufgaben der Geschäftsbuchführung umfassen u. a.: 1. Überwachung der Einhaltung der Haushaltsansätze 2. Erfassung und Vormerkung von erteilten Aufträgen und Bestellungen

9 Seite 3 von Prüfung der buchungsrelevanten Daten für die Kassenanordnung (Geschäftsvorfälle) sowie Buchung und Erstellung der Anweisungen 4. Interne Leistungsverrechnung 5. Bereitstellung der Finanzdaten für die unterjährige Berichterstattung 6. Vorbereitende Abschlussbuchungen und Abschlussbuchungen 7. Bereitstellung der Finanzdaten für die Erstellung des Jahresabschlusses / Gesamtabschlusses 8. buchmäßige Erfassung des Vermögens (Anlagebuchhaltung) 9. Führung und Einbindung der Nebenbuchhaltungen Bestimmungen zur Aufgabenerfüllung Überwachung der Einhaltung der Haushaltsansätze Vor der Auftragsvergabe bzw. der Vornahme einer Bestellung hat sich der zuständige Mitarbeiter des Fachbereichs davon zu überzeugen, dass ein entsprechender Planansatz vorhanden ist und in ausreichender Höhe Haushaltsmittel noch frei verfügbar sind. Reichen die noch verfügbaren Mittel nicht aus, hat der Produktverantwortliche zu prüfen, ob innerhalb des Produktbudgets ausreichend Deckung vorhanden ist. Sollte dies nicht der Fall sein, hat der Teilhaushaltverantwortliche zu prüfen, ob in einem anderen Produktbudget innerhalb des Teilhaushaltes ausreichende Deckung vorhanden ist. Sollte dies nicht zutreffen, so ist dem für das Rechnungswesen zuständigen Fachbereich eine schriftliche Mitteilung mit Begründung zuzuleiten, mit der eine entsprechende Verfügung zur Genehmigung einer/s außer-/überplanmäßigen Auszahlung/Aufwandes gefertigt werden kann. Zum weiteren Verfahren wird auf Abschnitt 7 dieser Dienstanweisung verwiesen. Erst nach der Bewilligung ist der Auftrag oder die Bestellung von dem Produktverantwortlichen zu bewirken Erfassung und Vormerkung von Aufträgen und Bestellungen a) Eingangsrechnungen Alle Auftragsvergaben bzw. Bestellungen sowie diesbezügliche Änderungen sind unverzüglich in der Geschäftsbuchführung (Auftragsverwaltung) mit dem entsprechenden Modul der Finanzsoftware Cipkom zu erfassen. Zuständig für die Erfassung ist für den jeweiligen Bereich der zuständige Sachbearbeiter. Die Verantwortung liegt bei dem Produktverantwortlichen. b) Ausgangsrechnungen Erstellte Bescheide und Forderungen mit finanziellen Auswirkungen sind mit Entstehen (Bescheiderstellung, Versand der zahlungsbegründenden Unterlagen) unverzüglich in der Finanzbuchhaltungssoftware (als Sollstellung) zu erfassen, damit die Forderung gegenüber dem Zahlungspflichtigen dokumentiert ist. In begründeten Fällen können hiervon Ausnahmen zugelassen werden. Zuständig für die Erfassung ist für den jeweiligen Bereich der zuständige Sachbearbeiter. Die Verantwortung liegt bei dem Produktverantwortlichen.

10 Seite 4 von Rechnungseingang Alle Eingangsrechnungen sind nach dem Posteingang durch den zuständigen Sachbearbeiter unverzüglich in der Finanzsoftware zu erfassen. Bei vorhergehender Erfassung der Auftragsvergabe / der Bestellung in der Auftragsverwaltung ist die Rechnung einem Auftrag zuzuordnen. Der Verwendungszweck ist nachvollziehbar zu erläutern. Skontobeträge sind zu berücksichtigen und auf der Anordnung auszuweisen Rechnungserstellung Bei der Erstellung der Ausgangsrechnung oder des Bescheides ist darauf zu achten, dass - der richtige Adressat bestimmt ist, - die Fälligkeit, soweit keine rechtliche Bestimmung etwas anderes vorsieht, möglichst zeitnah (spätestens14 Tage) festgelegt wird und - ein nachvollziehbarer Verwendungszweck angegeben wird Prüfung der buchungsrelevanten Daten der Kassenanordnung a) Eingangsrechnungen Nach der Feststellung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit hierzu wird auf Abschnitt 4 dieser Dienstanweisung verwiesen erfolgt nach Unterzeichnung durch den Anordnungsbefugten die Freigabe. b) Ausgangsrechnungen Ausgangsrechnungen (auch Bescheide) sind nach der Erstellung sachlich und rechnerisch hierzu wird auf Abschnitt 4 dieser Dienstanweisung verwiesen zu prüfen. Die Kassenanordnung ist in die Prüfung einzubeziehen. Nach der Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit auf der Kassenanordnung und der Unterzeichnung durch den Anordnungsbefugten hat die Freigabe zu erfolgen. c) allgemeine Bestimmungen Die geprüften Rechnungen bzw. die Zweitschriften der Bescheide / Rechnungen / Anforderungen werden im investiven Bereich mit einem Kontierungsblatt ausgezeichnet. Skonto-Rechnungen sind zusätzlich mit rotem Stempel oder roter Aufschrift als Skonto- Rechnungen zu kennzeichnen. Zur Sicherstellung der Fristeinhaltung hat ggf. die Weiterleitung von Hand zu Hand zu erfolgen. d) Obligatorische Visakontrolle Buchungsanordnungen (vgl. Abschnitt 4.4 ff), mit denen Zahlungen an eigenes Personal veranlasst werden (Besoldung, Gehälter, Reisekosten etc.), die den investiven Bereich betreffen und generell solche, die den Betrag von 2.500,00 übersteigen, unterliegen der Visakontrolle durch das Rechnungsprüfungsamt.

11 Seite 5 von Buchung der Belege Ergibt die Prüfung der buchungsrelevanten Daten der Kassenanordnung keine offenen Fragen, dann erfolgt die Buchung in der Kasse durch einen entsprechenden Mitarbeiter Interne Leistungsverrechnung Die interne Leistungsverrechnung wird durch eine gesonderte Dienstanweisung geregelt Bereitstellung der Finanzdaten für die unterjährige Berichterstattung Gemäß 21 GemHVO ist die Gemeinde verpflichtet, nach den örtlichen Bedürfnissen, jedoch mindestens halbjährlich, den Stadtrat während des Haushaltsjahres über den Stand des Haushaltsvollzugs (Erreichung der Finanz- und Leistungsziele) zu unterrichten. Dem Controlling sowie dem Bereich Finanzen stehen die Finanzbuchhaltungsprogramme uneingeschränkt zur Verfügung, um die erforderlichen Finanzdaten für die Berichterstattung abgreifen zu können Vorbereitende Jahresabschlussarbeiten Im Rahmen der vorbereitenden Abschlussarbeiten erfolgt die Jahresabstimmung der Daten, die für die Erstellung des Jahresabschlusses und die Darstellung der Vermögens-, der Ertrags- und der Finanzlage der Gemeinde erforderlich sind. Ergebnis der vorbereitenden Abschlussarbeiten sind die vorläufige Bilanz, die vorläufige Ergebnisrechnung und die vorläufige Finanzrechnung Bereitstellung der Finanzdaten für die Erstellung des Jahresabschlusses / Gesamtabschluss a) Jahresabschluss Gemäß 108 GemO ist die Stadt Mayen zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet, der aus der Bilanz, der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung, den Teilrechnungen und dem Anhang besteht. Die für die Erstellung des Jahresabschlusses erforderlichen Finanzdaten sind von der Geschäftsbuchhaltung zur Verfügung zu stellen. b) Gesamtabschluss Gemäß 109 GemO ist die Gemeinde zur Erstellung eines Gesamtabschlusses verpflichtet, der aus der Gesamtbilanz, der Gesamtergebnisrechnung, der Gesamtfinanzrechnung und dem Gesamtanhang besteht. Mit Blick auf die konkrete Ausgestaltung des Gesamtabschlusses ist eine Ergänzung der Dienstanweisung zu gegebener Zeit geboten Bereitstellung der Daten für die Erstellung der Finanzstatistik Die Gemeinde ist verpflichtet, Daten an das Statistische Landesamt zu übermitteln. Die Übermittlung der Daten an das Statistische Landesamt erfolgt grundsätzlich elektronisch. Die statistischen Anforderungen sind aus den jeweiligen amtlichen Formularen zu entnehmen. Die Gliederung des Kontenplans und des Produktplans ist soweit erforderlich so zu gestalten, dass die statistischen Anforderungen ohne manuelle Zusatzarbeit aus dem Rechnungswesen der Gemeinde entnommen werden können. Das Erfordernis zur Anpassung des Konten- und des Produktplans sowie der Software an neue oder geänderte Anforderungen der Statistik wird von

12 Seite 6 von 32 einem Mitarbeiter der zentralen Geschäftsbuchhaltung verantwortlich überwacht. Bei einem Anpassungsbedarf erfolgt eine fristgerechte Umstellung des Rechnungswesens. Die Erhebung der Statistik erstreckt sich auf die Quartalsstatistik sowie die jährliche Schulden-, Haushaltsansatz- und die Haushaltsrechnungsstatistik Bereitstellung der Daten für die Erstellung der Steuererklärungen und Steueranmeldungen Die Stadt ist verpflichtet, monatlich bis zum 10. des Folgemonats Umsatzsteuervoranmeldungen dem Finanzamt zu übermitteln. Die Übermittlung erfolgt grundsätzlich auf elektronischem Weg. Die Gemeinde ist grundsätzlich verpflichtet, bis zum 31. Mai bzw. 30. September des Folgejahres eine Umsatzsteuererklärung dem Finanzamt einzureichen Führung von Nebenbuchhaltungen Innerhalb der Finanzsoftware Cipkom wird die Anlagebuchhaltung (Verwaltung des beweglichen und unbeweglichen Anlagevermögens) als sogenannte Nebenbuchhaltung geführt. Zurzeit werden folgende Nebenbuchhaltungen außerhalb von Cipkom geführt, deren buchungsrelevante Daten über eine Schnittstelle in die Geschäftsbuchhaltung übergeben werden: - Personalaufwendungen: Abrechnungsdatei der Pfälzischen Pensionsanstalt - Sitzungsgelder: Session - Soziale Sicherung: Leistungen der Grundsicherung (Prosoz/S), Leistungen der wirtschaftlichen Jugendhilfe sowie Unterhaltsvorschuss (Prosoz 14plus) - Grabnutzungsentgelte und Bestattungsgebühren: Elfried - Englisch im Kindergarten / Mittagstisch Ganztagsschulen: MS-Excel - Schulbuchausleihe: Datei des Landes Rheinland-Pfalz 2.5. Kosten- und Leistungsrechnung Die Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung sind die Erfassung, Verteilung und Zurechnung der Kosten und Leistungen, die bei der betrieblichen Leistungserstellung und -verwertung entstehen. Für die Organisation der Kosten- und Leistungsrechnung wird eine gesonderte Dienstanweisung erlassen. 3. Verwaltung der Zahlungsmittel, Zahlungsabwicklung 3.1. Aufgaben der zentralen Zahlungsabwicklung Die in 25 GemHVO beschriebenen Aufgaben der Zahlungsabwicklung werden von dem Bereich Finanzen Kasse/Stadtkasse wahrgenommen: 1. die Annahme von Einzahlungen 2. die Leistung von Auszahlungen 3. die Verwaltung der Geldbestände und Zahlungsmittel 4. das Mahnwesen und die Vollstreckung

13 5. die Liquiditätsplanung Seite 7 von das Buchen der Ein- und Auszahlungen 7. die Abstimmung der Zahlungsmittelbestände (u. a. Bankbestände, Kassenbestände) mit den Finanzmittelbestandskonten und mit den Salden der Konten der Finanzrechnung (täglich und insbes. zum ) 7.1. Tagesabschluss 7.2. Jahresabschluss 8. die Einrichtung von Bankkonten 9. die zentrale Erfassung sowie die Herstellung des Einvernehmens bei Stundungen, Niederschlagungen und Erlassen von Ansprüchen der Gemeinde sowie die Entscheidung über die Stundung, Niederschlagung und Erlass von der Stadtkasse selbst festgesetzter Nebenforderungen (Mahngebühren, Säumniszuschläge, Vollstreckungskosten etc.); s. a. Abschnitt 8 dieser Dienstanweisung (Stundung, Niederschlagung, Erlass). 10. Erstellung der Finanzstatistik 11. Sammlung der zahlungsbegründenden Unterlagen (Belegarchivierung) Überweisungsaufträge -sowohl in Papierform als auch im elektronischen Bankenverkehr-, Schecks, Abbuchungsaufträge und -vollmachten sind stets von zwei bevollmächtigten Mitarbeitern der Stadtkasse zu unterzeichnen oder freizugeben Geschäftsgang des Bereichs Finanzen Kasse/Stadtkasse 1. Die Stadtkasse führt ihren Schriftverkehr unter der Bezeichnung Stadtkasse-. In Vollstreckungsangelegenheiten ist der Zusatz Stadtkasse als Vollstreckungsbehörde- zu verwenden. 2. Die für die Stadtkasse bestimmten Sendungen sind dieser unmittelbar ungeöffnet zuzuleiten, von dem Kassenverwalter oder dessen Stellvertreter zu öffnen und mit dem Eingangsstempel zu versehen Bestimmungen zur Aufgabenerfüllung Annahme von Einzahlungen Einzahlungen werden ausschließlich durch die Zahlungsabwicklung gebucht. Alle Einzahlungen sind tagegenau nach Maßgabe der Annahmeanordnungen zu buchen. Liegen für Einzahlungen keine Anordnungen vor, sind diese unverzüglich vom zuständigen Fachbereich nachzuholen. Können Einzahlungen innerhalb von 24 Stunden nicht zugeordnet werden, sind diese als ungeklärte Zahlungseingänge zu buchen. Der Verantwortliche für ungeklärte Zahlungseingänge - der Kassenverwalter - ist in angemessener Form darüber in Kenntnis zu setzen. Ist dies nicht möglich, hat der Verantwortliche für Zahlungseingänge frühestens nach 2, spätestens jedoch nach 4

14 Seite 8 von 32 Wochen, über die Verwendung der Zahlung zu entscheiden. Bezüglich des letzten Tagesabschlusses eines Jahres sind alle ungeklärten Zahlungseingänge zu verbuchen. Für folgende Einzahlungen müssen keine Anordnungen erstellt werden: Einzahlungen, die a) an andere Stellen abzuführen sind und die für deren Rechnung angenommen wurden (durchlaufende Gelder), b) irrtümlich bei der Zahlungsabwicklung eingezahlt und an den Einzahler zurückgezahlt oder an den Empfangsberechtigten zurückgezahlt oder weitergeleitet werden, c) die Zahlungsabwicklung selbst festsetzt, d) die Zahlungsabwicklung zwischen den Zahlwegen betreffen. Im Rahmen einer sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsführung werden die Forderungen der Gemeinde rechtzeitig, d.h. vollständig und unverzüglich bei Fälligkeit eingezogen. Soweit Zahlungserleichterungen wie Erlass und Aussetzung der Vollziehung gewährt wurden, ist hiervon abzusehen. Wechsel dürfen nicht als Zahlungsmittel angenommen werden Leistung von Auszahlungen Auszahlungen erfolgen ausschließlich aufgrund von schriftlichen Kassenanordnungen (Zahlungsanordnungen). Für folgende Auszahlungen müssen keine Anordnungen erstellt werden: e) an andere Stellen abzuführende Mittel, die für deren Rechnung angenommen wurden (durchlaufende Gelder), f) irrtümlich eingezahlte Beiträge, die an den Einzahler zurückgezahlt oder an den Empfangsberechtigten weitergeleitet werden. Die Stadtkasse kann Ansprüche von Empfangsberechtigten gegen Forderungen der Stadt Mayen aufrechnen, soweit sie dazu berechtigt ist. Überweisungsaufträge, Abbuchungsaufträge, - vollmachten und Schecks sind von zwei Bediensteten der Zahlungsabwicklung zu unterzeichnen bzw. freizugeben. Auf angenommene Schecks dürfen keine Auszahlungen geleistet werden. Bei unbaren Auszahlungen müssen der Zahlungstag und der Zahlungsweg im EDV- Kassenprogramm ersichtlich sein Verwaltung der Geldbestände Ausschließlich der Kassenverwalter oder dessen Stellvertreter ist ermächtigt, soweit es erforderlich ist, bei Geldinstituten Konten (Giro-, Tagesgeld-, Termingeld- oder Sparkonten) für die Stadt Mayen unter dem Namen der Stadtkasse zu eröffnen, zu schließen und Unterschriftsbefugnisse für weitere Mitarbeiter der Stadtkasse für die Konten zu erteilen.

15 Seite 9 von 32 Alle Konten der Stadtkasse sind unter der Bezeichnung Stadtverwaltung Mayen - Stadtkasse - zu führen. Die Verwaltung dieser Konten ist ein Kassengeschäft, für das ausschließlich die Stadtkasse zuständig ist. Die Verfügung über Guthaben durch Scheck, Überweisungsauftrag, Abbuchungsauftrag oder Einzugsermächtigung im Lastschriftverkehr sowie die Anerkennung des Standes der Bankkonten fallen ausschließlich in die Zuständigkeit der Stadtkasse. Bei der Aufgabenerfüllung ist das 4- Augen-Prinzip jederzeit zu gewährleisten. Bei allen Verfügungen über Guthaben sind 2 Mitarbeiter zu beteiligen Verwaltung von Zahlungsmitteln 1. Zahlungsmittel, die nicht unmittelbar als Wechselgeld oder zur Auszahlung benötigt werden, sind auf ein Girokonto der Stadtkasse einzuzahlen und im Übrigen in Geld- oder Panzerschränken oder anderen sicheren Behältnissen verschlossen aufzubewahren. 2. Die Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln (Geldtransporte) ist nur zulässig, wenn alle dafür erforderlichen Sicherungsmaßnahmen getroffen sind. Die allgemeinen Versicherungsbedingungen der abgeschlossenen Versicherungsverträge sind entsprechend zu beachten. 3. Zahlungsmittel dürfen grundsätzlich nur in den Räumen der Stadtkasse und nur von den damit beauftragten Mitarbeitern angenommen oder ausgehändigt werden. Außerhalb dieser Räume dürfen Zahlungsmittel nur von solchen Personen angenommen oder ausgehändigt werden, die hierzu besonders durch die Leitung der Stadtkasse ermächtigt sind. Die Vollstreckungsbediensteten der Stadtkasse dürfen ohne weitere Ermächtigung außerhalb der Räume der Stadtkasse Zahlungsmittel annehmen. 4. Die Zahlungsgeschäfte sind grundsätzlich unbar abzuwickeln. 5. Die zur Annahme von Zahlungsmitteln ermächtigten Mitarbeiter haben über jede Einzahlung, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln geleistet wird und die nicht den Gegenwert für verkaufte Wertzeichen und geldwerte Drucksachen darstellt, dem Einzahler eine Quittung zu erteilen. Wird die Einzahlung durch Übergabe eines Schecks bewirkt, ist in der Quittung anzugeben: Zahlung durch Scheck, Eingang vorbehalten. Bei der Annahme von Bargeld oder Schecks dürfen grundsätzlich nur Quittungen aus gebundenen Quittungsblocks erteilt werden. Diese müssen eine fortlaufende Nummerierung enthalten, die - sollte sie fehlen - handschriftlich vor Ausstellung der ersten Quittung aus diesem Block vorzunehmen ist. Die Quittungsblöcke werden von der Stadtkasse verwaltet. Ausgenommen von dieser Regelung sind lediglich die Quittungen aus dem Modul Gebührenkasse des EDV-Programms C.I.P.KOM, die automatisch mit Abschluss der Buchung in der Gebührenkasse ausgedruckt werden und an den Zahlungspflichtigen auszuhändigen sind oder Quittungen in Form von Kassenbons aus Registrierkassen. Die ausgestellten Quittungen müssen mindestens den Namen des Zahlungspflichtigen, den eingenommenen Betrag, den Einzahlungsgrund und ggf. die Verbuchungsstelle enthalten. Die

16 Seite 10 von 32 Quittungen sind darüber hinaus mit Datum und Unterschrift der annehmenden Person zu versehen Mahnwesen und Vollstreckung Mahn- und Vollstreckungsverfahren für öffentlich-rechtliche und privatrechtliche Forderungen sind i.d.r. monatlich vor der Zahlungsabwicklung durchzuführen. Befinden sich Forderungen aus regelmäßigem Bezug von Dienstleistungen in der Vollstreckung, ist der Verantwortliche zu informieren. In der Vollstreckung werden hauptamtliche Vollstreckungsbeamte eingesetzt. Die zentrale Zahlungsabwicklung führt ihren Schriftwechsel in Vollstreckungsangelegenheiten als Stadtkasse Mayen als Vollstreckungsbehörde. Wird die Hauptforderung beglichen, sollen evtl. Ansprüche aus Zuschlägen, Zinsen, Kosten und andere Nebenforderungen bis zum Betrag von 11,00 nicht weiter verfolgt werden. Tritt eine erneute Säumnis auf, werden diese Nebenforderungen wieder mit verfolgt Einsatz von Geld-, Debit- oder Kreditkarte sowie von Schecks 1. Zahlungsmittel sind Bargeld, Schecks, Geld-, Debit- und Kreditkarte. 2. Auszahlungen dürfen grundsätzlich nicht mittels Debit- oder Kreditkarten geleistet werden. Sollte diese Auszahlungsart dennoch ausnahmsweise gewählt werden, bleibt die Verwendung dieser Karten den dazu beauftragten Mitarbeitern vorbehalten; die Karten sind auf einen monatlichen Höchstbetrag, der die von dieser Person zu leistenden dienstlichen Ausgaben deckt, zu beschränken. Vorübergehend nicht benötigte Debit- oder Kreditkarten sind im Verwahrgelass bei der Stadtkasse einzuliefern. Die Entscheidung über den Einsatz einer Debitoder Kreditkarte trifft die Kassenleitung. 3. Schecks sollen als Einzahlung nur angenommen werden, wenn sie innerhalb der Vorlagefrist dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt werden können. Der angenommene Scheck ist unverzüglich als Verrechnungsscheck zu kennzeichnen, wenn er diesen Vermerk nicht bereits trägt. Die Nummer des Schecks, das bezogene Kreditinstitut, die Kontonummer des Ausstellers, der Betrag und ein Hinweis, durch den die Verbindung mit der Buchungsstelle hergestellt werden kann, sind in ein Schecküberwachungsbuch einzutragen. Von der Führung des Schecküberwachungsbuchs kann abgesehen werden, wenn in anderer Weise die Angaben festgehalten werden und die Einlösung des Schecks überwacht wird. Angenommene Schecks sind unverzüglich der Stadtkasse zuzuleiten und bei einem Kreditinstitut zur Gutschrift auf ein Konto der Gemeinde einzureichen. Ihre Einlösung ist zu überwachen. Auf Schecks dürfen Geldbeträge nicht bar ausgezahlt werden. Diese Regelungen gelten entsprechend auch für die Auszahlung durch Schecks.

17 3.5. Europäisches einheitliches Zahlungsabwicklungsverfahren (SEPA) Seite 11 von 32 Bei regelmäßigen Zahlungsverfahren ist ein SEPA-Mandat einzuholen. Dieses wird beim Bereich Steuern zentral in die Finanzbuchhaltungssoftware eingepflegt. Bei erstmaligen Abbuchungen ist eine Abbuchungsvorankündigung gem. den SEPA-Richtlinien (Pre-Notification) zu erteilen Bargeldloser Zahlungsverkehr (Einzahlungen) mittels EC-Karten-Lesegerät 1. Voraussetzung für die Zahlung mittels EC-Karte ist, dass der Zahlungspflichtige über eine PIN- Nummer verfügt. Diese hat er während des Zahlungsvorganges in das EC-Karten-Lesegerät einzugeben. Andere Varianten der Zahlung mit EC- Karten, wie zum Beispiel durch das Leisten einer Unterschrift auf dem Zweit-Zahlungsbeleg, sind aus Gründen eines sicheren Zahlungseingangs nicht zugelassen. 2. Die verantwortlichen Mitarbeiter (siehe Abschnitt 6) sind gehalten, die EC-Karten-Lesegeräte gegen unbefugte Zugriffe, insbesondere während des Publikumsverkehrs, zu sichern und diese pfleglich zu behandeln. 3. Das EC-Karten-Lesegerät ist den Zahlungspflichtigen nur kurzzeitig durch ein Umstellen zugänglich zu machen. Die verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben den von dem EC-Karten-Lesegerät ausgedruckten Erstbeleg (Quittung) an den Zahlungspflichtigen zu übergeben. Der Zweitbeleg, welcher unmittelbar nach Beendigung des Buchungsvorganges ausgedruckt wird, ist aufzubewahren und bei der turnusgemäßen Abrechnung zur Feststellung der Gesamteinnahmen dem RPA mit der jeweiligen Abrechnung vorzulegen. Außerdem ist auf dem Zweitbeleg und zwar aus Gründen der Nachvollziehbarkeit, handschriftlich die in der Gebührenliste vergebene laufende Nummer zu vermerken. Darüber hinaus sind die EC-Karten- Zahlungen in den Gebührenlisten in einer gesonderten Spalte zu kennzeichnen, damit der jeweilige Bargeldbestand zum Zwecke einer unvermuteten Kassenprüfung ausgewiesen ist. 4. Zahlstellen welche eine Registrierkasse zur Abwicklung der Kassengeschäfte führen, haben die EC-Karten-Zahlungen zusätzlich gesondert zu dokumentieren und dafür Sorge zu tragen, dass bei einer unvermuteten Kassenprüfung jederzeit der Gesamt-Kassen-Soll-Bestand und der Bargeld-Soll-Bestand ermittelt werden kann. 5. Von den Fachbereichsleitern, in deren Organisationseinheiten ein EC-Karten-Lesegerät betrieben wird, ist für jedes Gerät ein verantwortlicher Mitarbeiter zu benennen, der für die Einhaltung dieser Dienstanweisung verantwortlich ist. Der verantwortliche Mitarbeiter ist der Stadtkasse und dem Rechnungsprüfungsamt unverzüglich schriftlich zu benennen. Gleiches gilt sinngemäß bei einem Wechsel in den Verantwortlichkeiten. 6. Die Beschaffung der EC-Karten-Lesegeräte ist ausschließlich durch die zuständige Organisationseinheit im Einvernehmen mit dem Rechnungsprüfungsamt sowie der Stadtkasse vorzunehmen. Festgestellte Funktionsstörungen oder Schäden an den Geräten sind dem Kassenverwalter, oder dessen Stellvertreter, unverzüglich mitzuteilen.

18 Seite 12 von Darüber hinaus sind die Regelungen dieser Dienstanweisung in Nr. 9 über die Zahlstellen und Handvorschüsse bei der Stadtverwaltung Mayen sinngemäß anzuwenden Unterschriften im Bankverkehr Überweisungsaufträge (sowohl in Papierform als auch im elektronischen Bankenverkehr), Schecks, Abbuchungsaufträge und -vollmachten sind stets von zwei bevollmächtigten Mitarbeitern der Stadtkasse zu unterzeichnen oder freizugeben Ermittlung der Liquidität, Liquiditätsplanung, Geldanlage Die Liquiditätsplanung ist arbeitstäglich von dem Kassenverwalter oder dessen Stellvertreter vorzunehmen und sicher zu stellen. Dieser hat darauf zu achten, dass die für die Auszahlung erforderlichen Kassenmittel rechtzeitig verfügbar sind. Der Bestand an Bargeld und die Guthaben auf den für den Zahlungsverkehr bei Geldinstituten errichteten Konten sind auf den für die Zahlungen notwendigen Umfang zu beschränken. Über größere zu erwartende unregelmäßige Ein- oder Auszahlungen, die den Betrag von übersteigen, ist der Kassenverwalter oder dessen Stellvertreter rechtzeitig -soweit möglich mindestens 4 Wochen vor der Ein- oder Auszahlung- von den Produktverantwortlichen zu informieren. Geldbestände, die vorübergehend nicht benötigt werden, sind von der Stadtkasse sicher und ertragsorientiert so anzulegen, dass sie bei Bedarf verfügbar sind. Der Oberbürgermeister ist über die Geldanlage und die Liquiditätsplanung halbjährlich zu unterrichten. Über die Geldanlagen entscheidet der Kassenverwalter oder dessen Stellvertreter im Benehmen mit dem für das Rechnungswesen zuständigen Fachbereichsleiter. Ist im Rahmen der zentralen Liquiditätsplanung die Inanspruchnahme, die Verlängerung oder die Erhöhung eines äußeren Liquiditätskredits oder die Veränderung vereinbarter Konditionen erforderlich, so entscheidet hierüber der Kassenverwalter oder dessen Stellvertreter im Benehmen mit dem für das Rechnungswesen zuständigen Fachbereichsleiter. Die haushaltsrechtlichen Ermächtigungen sind hierbei zu beachten Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen 1. Finanzvorfälle bei DV-Buchführungen (batch-/dialog-orientierte Verfahren) gelten als ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip vollständig, formal richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert sind. Es ist zu gewährleisten, dass alle für die - unmittelbare oder zeitlich versetzt nachfolgende Verarbeitung erforderlichen Merkmale einer Buchung vorhanden, plausibel und kontrollierbar sind. Insbesondere müssen die Merkmale für eine zeitliche Darstellung sowie eine Darstellung nach Sach- und Personenkonten gespeichert sein. Diese Daten sind in Form von Buchungsprotokollen oder in anderer protokollierbarer, verfahrensabhängiger Darstellungsweise (maschinell erstellte Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungsprotokolle) vorzuhalten. Die Protokolle werden wie Belege aufbewahrt.

19 Seite 13 von Um die zeitnahe und periodengerechte Erfassung eines Geschäftsvorfalls sicherzustellen, muss der Zeitpunkt der Buchung in der Verfahrensdokumentation definiert sein. Werden Merkmale (Belegbestandteile, Kontierung) einer erfolgten Buchung verändert, so muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben, z. B. durch Aufzeichnungen über durchgeführte Änderungen (Storno- oder Neu-Buchungen). Diese Änderungsnachweise sind Bestandteil der Buchführung und aufzubewahren. 3. Über alle Buchungen wird täglich ein Abschluss gefertigt. Die Tagesabschlüsse werden von den beteiligten Bediensteten der Stadtkasse und von dem Kassenverwalter, bei dessen Abwesenheit von dem Stellvertreter unterschrieben. Unstimmigkeiten, die sich bei der Gegenüberstellung des Kassen-Ist-Bestandes und des Kassen- Soll-Bestandes ergeben, sind unverzüglich aufzuklären Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen (Verwahrgelass) 1. Für die Führung des Verwahrgelasses ist die Stadtkasse zuständig. 2. Arten der zu verwahrenden Gegenstände: 2.1. Wertgegenstände Als Wertgegenstände sind zu betrachten: Wertpapiere, dazu gehören insbesondere: Aktien, Schuldverschreibungen auf den Inhaber, Zinsscheine, Gewinnanteilscheine, Erneuerungsscheine und Wechsel, wenn sie als Sicherheit angenommen worden sind Urkunden, die Vermögensrechte verbriefen oder nachweisen, insbesondere: Hypotheken, Grund- und Rentenschuldbriefe, Depotscheine (Depotquittungen), Sparbücher, Zulassungsbescheinigungen Teil II (Fahrzeugbriefe) u.ä Urkunden, die einen besonderen Wert darstellen, z.b. Bankbürgschaften und Verpflichtungserklärungen Sonstige Verwahrungen Als sonstige Verwahrungen sind alle übrigen Gegenstände anzusehen, die nicht unter 2.1 fallen und der Stadtkasse zur Verwahrung zugewiesen werden. Diese sind sicher im Tresor der Stadtkasse oder im Schließfach einer Bank oder einer Sparkasse zu hinterlegen. Dazu gehören insbesondere: Wertsachen oder Wertpapiere von Mündeln und Bewohnern von Heimen und Einrichtungen, sofern eine sichere Verwahrung sonst nicht gewährleistet ist Sonstige sicher aufzubewahrende Gegenstände wie z.b. Zweitschlüssel von Sicherungsbehältnissen (Tresore, Panzerschränke, Stahlschränke, Kassetten).

20 Seite 14 von Kostbarkeiten, die der Stadt Mayen gehören. Das sind Gegenstände aus edlen Metallen, Edelsteine usw., die im Verhältnis zu ihrem Gewicht oder ihrer Größe einen ungewöhnlich hohen Wert haben; hierunter fallen auch Gegenstände von besonderem ideellen Wert. 3. Verfahren 3.1. Aufbewahrung Die zu verwahrenden Gegenstände sind im Verwahrgelass der Stadtkasse feuer-, diebes- und einbruchsicher unter Verschluss zu halten Die Sparbücher sind jährlich einmal den Kreditinstituten zur Zinsgutschrift vorzulegen. Guthaben und Erträge dürfen nur über das laufende Konto der Stadtkasse Mayen abgerufen werden. Barabhebungen von Sparbüchern sind unzulässig. Alle Sparbücher sind mit dem Vermerk Abhebungen nur durch Gutschrift auf Konto der Stadtkasse Mayen zu versehen Ein- und Auslieferungen Wertgegenstände dürfen nur aufgrund einer förmlichen Ein- bzw. Auslieferungsanordnung der zuständigen Organisationseinheit von der Stadtkasse angenommen und ausgeliefert werden. Die Ein- bzw. Auslieferungsanordnung bedarf der Mitzeichnung des Rechnungsprüfungsamtes Die eingelieferten Wertgegenstände sind von der Kasse auf Vollzähligkeit und Vollständigkeit zu prüfen Vorübergehende Entnahmen von Gegenständen sind aufgrund formloser Mitteilungen zulässig Überwachung Der Bereich Finanzen überwacht die erteilten Ein- und Auslieferungsanordnungen Die für die Hinterlegung sachlich zuständigen Fachbereiche haben jährlich zu prüfen, ob für die hinterlegten Gegenstände die Voraussetzungen für ihre Aufbewahrung im Verwahrgelass noch bestehen Buchführung des Verwahrgelasses Die Stadtkasse führt über die Ein- und Auslieferung von Wertgegenständen ein Wertsachbuch. Die Bücher können für mehrere Jahre geführt werden Die sachliche Buchung umfasst mindestens die Bezeichnung des angenommenen oder ausgelieferten Gegenstandes, den Tag der Einlieferung oder Auslieferung,

21 die Stückzahl. Seite 15 von Anordnungen sind mit Buchungsstelle und Buchungsnummer des Wertsachbuchs zu kennzeichnen und danach abzulegen. 4. Anordnungen 4.1. Anordnungszwang Buchungen dürfen grundsätzlich nur aufgrund von Anordnungen ausgeführt werden, soweit nicht Ausnahmeregelungen getroffen sind (s.a. Ziff Abs. 2 und Abs. 2). Im Anordnungswesen werden Kassenanordnungen, Buchungsanordnungen, Ein- und Auslieferungsanordnungen sowie Abgangs- und Zugangsanordnungen erstellt. Anordnungen sind ausschließlich schriftlich oder in einer äquivalenten elektronischen Form zu erstellen. Sämtliche möglichen Anordnungen werden von den Fachbereichen gefertigt. Das Anordnungswesen erfolgt EDV gestützt mit dem System Cipkom. In Ausnahmefällen können Anordnungen von den Fachbereichen als Dokument in hausüblichem EDV-Format (z.b. Word-, Excel-Dokument) geschrieben, ausgedruckt und mit Unterschriften versehen werden Feststellungsbefugnis Jeder Zahlungsanspruch und jede Zahlungsverpflichtung ist auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen und festzustellen (sachliche und rechnerische Feststellung). Die Feststellungsbefugnis beinhaltet das Recht, einen Zahlungsanspruch oder eine Zahlungsverpflichtung rechnerisch und / oder sachlich festzustellen. Umbuchungen und Berichtigungen vorhandener Buchungen sind ebenfalls rechnerisch und sachlich festzustellen. Feststellungsvermerke dürfen von Personen nicht in eigenen Angelegenheiten unterzeichnet werden. 22 GemO gilt entsprechend. Bediensteten, denen die Buchführung oder die Zahlungsabwicklung obliegt, darf die Befugnis zur sachlichen und rechnerischen Feststellung nur übertragen werden, wenn und soweit der Sachverhalt nur von ihnen beurteilt werden kann. Innerhalb ihrer Aufgabenbereiche sind zur sachlichen und rechnerischen Feststellung befugt: a) Beamte ab der Besoldungsgruppe A9, b) Vergleichbare tariflich Beschäftigte ab der Entgeltgruppe 9 TVöD VKA, c) Vergleichbare tariflich Beschäftigte ab der Entgeltgruppe 10 TVöD-SuE d) Mitarbeiter, denen im Einzelfall durch den für das Rechnungswesen zuständigen Fachbereichsleiter eine Feststellungsbefugnis erteilt worden ist. Die bisher erteilten Befugnisse gelten weiter. Eine Liste der Vor- und Nachnamen ist allen beteiligten Bereichen und dem Rechnungsprüfungsamt zuzuleiten.

22 Seite 16 von Sachliche Feststellung Mit der Bescheinigung der sachlichen Feststellung übernimmt der Feststeller die Verantwortung für alle in den Belegen enthaltenen Angaben. Die Verantwortung erstreckt sich insbesondere darauf, dass für die zu erhebenden Einzahlungen oder die zu leistenden Auszahlungen ein sachlicher und rechtlicher Grund vorliegt und dass die entsprechenden Angaben in der förmlichen Kassenanordnung vollständig und richtig sind. Der Feststeller der sachlichen Richtigkeit übernimmt mit der Unterzeichnung des Vermerks die Verantwortung dafür, dass - nach den Grundsätzen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist, - die Lieferung oder Leistung entsprechend der Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist, soweit diese Prüfung nicht bereits bei der Auftragsvergabe vorgenommen wurde, - die Kostenstelle, der Kostenträger, die Kostenart, das Produkt und die Konten zutreffend bezeichnet sind, - Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Lohnpfändungen, Sicherheitseinbehalte vollständig und richtig berücksichtigt worden sind, - ein Schaden nicht entstanden ist (z.b. Überschreitung der Ausführungsfristen ohne nachteilige Folgen) bzw. die erforderlichen Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils ergriffen worden sind (z.b. Verlängerung der Gewährleistungsfristen, Minderung des Rechnungsbetrags, Hinterlegung von Sicherheiten), - ein Ansatz im Haushaltsplan vorhanden ist bzw. Mehrausgaben im Deckungskreis finanzierbar sind oder ein Beschluss über-/außerplanmäßige Ausgabe vorliegt, - es sich bei dem bezeichneten Zahlungsempfänger um den Empfangsberechtigten handelt, - alle den Berechnungen zugrunde liegenden Zahlen (Einheitspreise, Mengen etc.) richtig sind, - die in den Belegen zugrunde liegenden Berechnungsgrundlage (Besoldungsordnungen, Tarifverträge, Vereinbarungen etc.) richtig angewendet sind, - die Preise den vereinbarten Konditionen entsprechen, - Skonti, Rabatte oder Sondervergünstigungen berücksichtigt wurden, - evtl. Garantiebedingungen festgelegt sind, - bei Auszahlungen für Instandsetzungen oder für den Ersatz unbrauchbar gewordener Gegenstände die Ersatzpflicht eines Dritten einschließlich Versicherung nicht in Betracht kommt. Ist die Ersatzpflicht ganz oder teilweise gegeben, so ist das unter Angabe des Umfangs bei der Feststellung zu vermerken.

23 Seite 17 von 32 - Freistellungsbescheinigungen vom Steuerabzug bei Bauleistungen nach 48 b Einkommensteuergesetz berücksichtigt wurden. Unbeschadet seiner vollen Verantwortung kann der feststellende Beamte oder Angestellte die Richtigkeit einer Lieferung oder Leistung von einem nicht zur sachlichen Feststellung ermächtigten Beamten oder Angestellten bescheinigen lassen, falls dieser mit der Beaufsichtigung oder Ausführung beauftragt gewesen ist. Ist die Lieferung oder Leistung von einem anderen Bediensteten abgenommen, der nicht zur sachlichen Feststellung berechtigt ist (zb. Schulleiter, Hausmeister, techn. Hilfskräfte usw.), so hat dieser zusätzlich einen Vermerk für richtige Ausführung oder für richtige Lieferung und Angemessenheit der Preise zu unterzeichnen Rechnerische Feststellung Mit der Bescheinigung der rechnerischen Feststellung übernimmt der Feststeller die Verantwortung insbesondere dafür, dass die in den Belegen enthaltenen Berechnungen richtig sind. Berichtigungen der Anlagen und der nicht beigefügten begründenden Unterlagen sind so auszuführen, dass die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben Einheitliche Feststellung und Bescheinigung Die sachliche und rechnerische Richtigkeit kann durch eine/n Bedienstete/n geprüft und durch diese/n einheitlich festgestellt werden Anordnungsbefugnis Weiter muss die Anordnung von einem Anordnungsberechtigen unterzeichnet werden. Uneingeschränkt anordnungsbefugt sind der Oberbürgermeister für die gesamte Verwaltung bzw. sein Stellvertreter sowie die Beigeordneten mit eigenem Geschäftsbereich für Ihren Geschäftsbereich. Die Anordnungsbefugnisse des für das Rechnungswesen zuständigen Fachbereichsleiters und des Leiters des Bereichs Finanzen sowie deren Stellvertretungen sind ebenfalls betraglich unbegrenzt und erstrecken sich über die gesamte Verwaltung. Die Fachbereichsleiter/-innen sowie die Bereichsleiter/-innen sind im Rahmen Ihrer jeweiligen Zuständigkeiten anordnungsbefugt. Im Abwesenheitsfall sind die jeweiligen Stellvertreter anordnungsbefugt. Für den Geschäftsbereich des Eigenbetriebes Abwasserbeseitigung ist der Werkleiter anordnungsbefugt, im Vertretungsfall der Stellvertreter. Die Zweitschriften der verbuchten Rechnungen gehen zurück an die Fachbereiche und sind mit einer entsprechenden Anweisungskennzeichnung zu versehen. Dieser Verfahrensablauf gilt grundsätzlich für alle Arten von Anweisungen. Die Originale verbleiben bei der Anordnung und werden mit den zahlungsbegründenden Unterlagen bei der Stadtkasse aufbewahrt. Die bisher erteilten Anordnungsbefugnisse gelten nicht weiter. Die Befugnis, Kassenanordnungen zu erteilen, ist in einer von den an der Zahlungsabwicklung beteiligten Stellen nachprüfbaren Form

24 Seite 18 von 32 schriftlich zu regeln und im Einzelnen zu dokumentieren. Der Oberbürgermeister kann weiteren Mitarbeitern Anordnungsbefugnis erteilen. Anordnungen sind derzeit ausschließlich schriftlich zu erstellen. Liegen für Einzahlungen und Auszahlungen aus Abbuchungen keine Anordnungen vor, sind diese unverzüglich, d.h. innerhalb von zwei Werktagen, nachzuholen. Können Einzahlungen keinem Konto zugeordnet werden, sind sie als ungeklärte Zahlungseingänge zu verbuchen Anordnungsarten und Inhalt Buchungsanordnungen Buchungsanordnungen sind für alle sonstigen Buchungen zu erstellen. Hier kommen insbesondere die folgenden Buchungen in Betracht: - Buchung der Pauschalwertberichtigungen - Buchung der Abschreibungen - Buchung der Auflösungen von Sonderposten - Bildung und Auflösung der Rückstellung - Buchungen innerhalb der Bilanz Kassenanordnungen Buchungen, die eine Veränderung des Zahlungsmittelbestandes ergeben, dürfen nur aufgrund einer Kassenanordnung erfolgen; dies gilt auch für Anordnungen für interne Leistungsverrechnungen. Die Kassenanordnungen sind der Stadtkasse im üblichen Geschäftsgang so zeitig zuzuleiten, dass die Zahlungen fristgerecht geleistet werden können. Kassenanordnungen werden in der Regel als Einzelanordnung für einen Zahlungspflichtigen oder Empfänger ausgefertigt. Mehrere Berechnungen oder Rechnungen desselben Zahlungspflichtigen oder Empfängers, die aus derselben Buchungsstelle angewiesen werden, sind in einer Sammelanordnung zusammenzufassen. Sammelanordnungen können ebenfalls erstellt werden, wenn von einem Produktsachkonto mehrere Adressen bebucht werden sollen. Weitere Ausnahmen regelt der Leiter des für das Rechnungswesen zuständigen Fachbereichs. Die Kassenanordnung muss mindestens enthalten: - die für die Zahlung bzw. Buchung benötigte Kontierung - die zu buchenden Beträge - den Grund der Zahlung bzw. Buchung / Verwendungszweck - den Empfangsberechtigten bzw. Zahlungspflichtigen und dessen Anschrift - den Fälligkeitstag - die Bankverbindung des Empfangsberechtigten.

25 Seite 19 von 32 Der die sachliche Richtigkeit Bescheinigende hat bei jeder Lieferung oder Leistung den Verwendungszweck anzugeben, wenn dieser aus den Belegen nicht eindeutig zu erkennen ist. Feststellungen bedürfen einer begründenden Unterlage (Beleg). Bei Auszahlungen ist grundsätzlich die Originalrechnung beizufügen. Berichtigungen der Anlagen und der nicht beigefügten begründenden Unterlagen sind so auszuführen, dass die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben Zahlungsanordnungen Bei Zahlungsanordnungen wird zwischen Annahme- und Auszahlungsanordnungen unterschieden. Bei diesen beiden Formen lassen sich wiederum in folgende Arten unterscheiden: - Einzelanordnung für einen Leistungserbringer oder einen Leistungsempfänger - Sammelanordnung: Innerhalb der Finanzsoftware werden folgende Typen von Sammelanordnungen unterschieden: a) Sammelanordnung (Belegaufteilung): Hier können mehrere Buchungsfälle zu einer Adresse zusammengefasst werden. Außerdem können mehrere Forderungs- bzw. Verbindlichkeitenkonten angesprochen werden. b) Adress-Sammelanordnung: Hier kann ein Sachverhalt zu mehreren Adressen zusammengefasst werden. - Änderungsanordnungen sowohl bei Eingangs- als auch bei Ausgangsrechnungen: Nach der Integration in die Kasse kann eine Anordnung nur über Änderung verändert werden. Folgende Angaben können geändert werden: Der Betrag, die Fälligkeiten, der Buchungstext, die Raten, das Aktenzeichen, das Fremdkennzeichen, das Rechnungsdatum sowie die Periodenaufteilung Anordnungen zur internen Leistungsverrechnung Für die Verrechnung von internen Leistungen sind entsprechende Anordnungen durch die beteiligten Organisationseinheiten regelmäßig zu erstellen. Folgende Formen der Anordnung für eine interne Leistungsverrechnung sind zu unterscheiden: - Einzelanordnung: Anordnungen für einen Leistungserbringer und einen Leistungsempfänger - Sammelanordnung: für regelmäßig wiederkehrende Leistungen und für Leistungen von mehreren Leistungserbringern oder an mehrere Leistungsempfänger. Auf die Dienstanweisung zur internen Leistungsverrechnung wird verwiesen Umbuchungsanordnungen Sofern Anordnungen falsch gebucht wurden, kann der verbuchte Betrag über eine Umbuchung korrigiert werden. Eine Umbuchung kann ebenfalls von einer Ausgabe- auf eine andere