Organisation des Rechnungs- wesens in der Doppik

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1 Organisation des Rechnungs- wesens in der Doppik Halberstadt Hochschuldozent Dr. Michael Grimberg Dipl. Kom., Dipl. Verw.wirt 1

2 Die klassische Gemeindekasse kein eigenständiges Kassenrecht in den neuen Bundesländern Grundsatz der Einheitskasse Prinzip der Trennung von Anordnung und Ausführung der Kassengeschäfte Kommunales Kassenrecht = relativ statisch 2

3 Die Einheitskasse Ziele der Einheitskasse Wirtschaftlichkeitserhöhung Rationelle Nutzung von Kasseneinrichtungen Erhöhung von Sicherheit und Übersichtlichkeit der Zahlungsvorgänge 3

4 Organisationseinheit Gemeindekasse Weiterentwicklung der Gemeindekasse Gemeindekasse = Finanzbuchhaltung? 4

5 Finanzbuchhaltung Die Finanzbuchhaltung bearbeitet die wesentlichen Grundlagen für die Doppik in den Kommunen (Buchführung bzw. Bilanz) erfasst alle Geschäftsvorfälle des Haushaltsjahres dokumentiert die Geschäftsfälle in einer systematischen Buchführung in Kontenform 5

6 Fibu - Aufteilung Aufteilung der Fibu Geschäftsbuchführung Zahlungsabwicklung Trennung von Buchführung und Auszahlung = Einhaltung des Vier- Augen-Prinzips 6

7 Fibu - Aufteilung Finanzbuchhaltung Geschäftsbuchführung Zahlungsabwicklung Erfassung/Vormerkung von Aufträgen (HH-Überwachung) Vorprüfung und Kontierung von Ein-/Ausgangsrechnungen Buchen von Forderungen und Verbindlichkeiten auf Debitorenund Kreditorenkonten sowie Führen der Anlagebuchhaltung (Nebenbuchführung) Buchung von Geschäftsvorfällen auf Bestands- und Erfolgskonten (Hauptbuchführung) Erstellung von Anweisungen für Auszahlungen Sammlung der Belege Erstellen der Jahresabschlüsse (ErgebnisR, FinanzR, Bilanz) Abwicklung des Zahlungsverkehrs (Ein-, Auszahlungen) Verwaltung der Finanzmittel zentrale Liquiditätsplanung Buchen der Ein- und Auszahlungen auf Debitoren- bzw. Kreditorenkonten und in der Finanzrechnung Offene-Posten-Verwaltung einschließlich Mahnungen Abstimmung der Bankkonten und der Finanzrechnung (täglich und zum Stichtag ) Ermittlung der liquiden Mittel, ggf. durch Abschluss der Finanzrechnungskonten zum Stichtag

8 Fibu - Organisation Organisation der Finanzbuchhaltung Zentrale Organisation Dezentrale Organisation 8

9 Fibu - Organisation Faktoren zur Entscheidungsfindung Verwaltungsgröße und damit Anzahl der Geschäftsvorfälle vorhandener organisatorischer Aufbau fachliche Qualifikation der Beschäftigten Bündelungsmöglichkeiten ähnlicher Aufgaben zur Realisierung von Kosten- und Effizienzgewinnen eingesetzte Software 9

10 Fibu - dezentrale Organisation Vorteile der dezentralen Organisation bewährte Organisationsstrukturen bleiben erhalten keine Veränderung des Belegflusses kürzere Belegwege, dadurch Zeitvorteile keine Akzeptanzprobleme in den Fachabteilungen keine Umsetzung von Personal fachliches know how der einzelnen Abteilungen Übereinstimmung von dezentraler Ressourcenverantwortung und Buchung 10

11 Fibu - zentrale Organisation Vorteile der zentralen Organisation höhere Qualität der Buchungen durch Bündelung der Kompetenz Bündelung von Bilanzierungswissen Einheitlichkeit und Qualität der Buchführung relativ geringer Schulungsaufwand zentrale Belegablage Kostenvorteile durch geringere Anzahl von benötigten Softwarelizenzen einheitliche Anlegung und Pflege der Stammdaten 11

12 Fibu - Fazit Fazit Grundlegende Änderung des Kassenrechts durch die Doppik Aufteilung Geschäftsbuchführung und Zahlungsabwicklung Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips Organisation der Fibu oberste Priorität hat die Wirtschaftlichkeit der Abläufe und die Qualität der Daten 12

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 13