Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft. Berichtswesen , Loccum. Part of

Transkript

1 Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft. Berichtswesen , Loccum Part of

2 AGENDA 1 2 Theorie Herausforderungen im Projekt

3 Theorie Wie sieht es gerade aus? Lange Liste mit Buchungen box.de/bild/confus ed-ampelanlagenan-einer-belebtenkreuzung-bild ns.wikimedia.org/w iki/file:gr%c3%bc ner_pfeil.jpg chomuenster.de/node/

4 Theorie Was verstehen wir unter Berichtswesen? Ein Berichtswesen (Reporting) ist die Erarbeitung, Weiterleitung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen über eine Einrichtung in Form von Berichten. Berichte sind für eine vorgegebene Zielsetzung zusammengefasste Information

5 Theorie Begriffe im Berichtswesen Objekte Das KKA/KA selbst und seinen untergeordnete Rechtsträgern Die Sachkonten (Hauptbuchhaltung) Die Debitoren und Kreditoren (Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung) Die Anlagegüter (Anlagenbuchhaltung) Bankkonten (Zahlwege) Die zeitlichen Sicht mit Einheiten (Tag, Monat, Quartal, Jahr) Jedes Objekt hat seine spezifischen Merkmale Sachkonten = Art ob Bilanz oder GuV-Konto, Zuordnung zur Bilanz, Debitoren = Adresse, Bankverbindungen für Einzüge, Verwaltung der offenen Forderungen, Kreditoren = Adresse, Bankverbindung für Auszahlung, Zahlungsziele, Verwaltung der offenen Verbindlichkeiten,

6 Theorie Begriffe im Berichtswesen Gruppierung und Verdichtung Ziel der Gruppierung und Verdichtung ist es übersichtliche Berichte zu erhalten, die einen bei Erreichung der Zielsetzung unterstützen. Der Rahmen der maximalen Verdichtung wird dabei in der Regel über die KonfHO-Doppik definiert: 10 Bestandteile und Inhalt des Haushaltsplans 60 Ergebnisrechnung, Investitions- und Finanzierungsrechnung 61 Bilanz Weitere Verdichtung sind über die Kostenstellen und bei Bedarf über die Kostenträgerstrukturen zu erreichen Einbeziehung der Planung Die Verknüpfung der Haushaltsplanung als weitere Dimension zur Gewinnung von Aussagen, ob sich ein Bericht in den gewünschten Rahmen bewegt bzw. zur Beantwortung der Frage Sind noch Mittel vorhanden?

7 Theorie Begriffe im Berichtswesen Wahrheit und Klarheit Die Berichte müssen begrifflich klar und inhaltlich korrekt sein Das können Berichte nur sein, wenn alle Daten zeitnah erfasst werden. Sie müssen in ihren Detailierungsgrad, ihrem Inhalt und ihrer Aufbereitung dem jeweiligen Nutzerkreis und Verwendungszweck angemessen sein. Ein Bericht mit allen Buchungen hilft der Revisionskontrolle. Ein Bilanz mit Kontennachweiß hilft ebenfalls der Revisionskontrolle Zur Zielkontrolle hilft eine Bilanz und eine Gesamtergebnisrechnung Zur Forderungsüberwachung eine Offene Posten Liste Debitoren und eine Offene Posten Liste Kreditoren mit Gutschriften Zur Liquiditätsplanung liefen die Tagesabschlüsse, die Offenen Postenlisten Debitoren und Kreditoren Hilfestellung Der Anlagenspiegel hilft bei der Beurteilung ob ggf. Ersatzbeschaffung in den nächsten Jahren anstehen, Versicherungswerte real sind und gibt eine Basis für die Planung des Wertverzehrs. Es wird dokumentiert wie sich Zuschüsse und die Investitionen entwickeln. Im Bericht dürfen keine subjektiven Wertungen enthalten sein. Eine Buchhaltung dokumentiert nur. Eine Buchhaltung nimmt keine Entscheidungen ab

8 Theorie Begriffe im Berichtswesen Sicherheit Die Berichte müssen sicher bedient werden können Ein Anwender, welcher die Objekte, Merkmale, Gruppierung und Verdichtung und den Zweck des Berichtes kennt, kann einfach die gewünschten Zahlen aus dem System abfragen. Der Mitarbeiter kann sein Know-How in Vorlagen ablegen und somit können die Berichter sicher per PDF Versand erstellt werden. Die Sicherheit vertraulicher Daten muss gewährleistet bleiben Die gesetzlichen Bestimmungen müssen eingehalten werden. Verbindlichkeit der Nomenklatur Beispiel: Übertragung von Haushaltsmitteln Verbindliche Standards vs. Flexibilität Verbindliche Standards im Haus können über den PDF-Versand sichergestellt werden. Variantenvielfalt führt zu vielen Häkchen und damit Fehlermöglichkeiten Spezialfragen erfordern gesonderte Auswertungen. Dazu müssen zum einen die Informationen entsprechend gespeichert sein und das Wissen darüber auch im Haus sein

9 AGENDA 1 2 Theorie Tipps für Neustarter

10 Tipps für Neustarter Installiert wird ein Mandat der die folgenden Objekte und Merkmale enthält Bilanz (Verdichtung aller Sachkonten) Ergebnisrechnung (Verdichtung aller GuV-Konten) Ebene 1 2 im Kostenstellenbereich (Verdichtung von Kostenstellen) Sachkontenplan Gruppierungen für die Anlagenbuchhaltung Gruppierungen für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Ermitteln Sie, was in ihrem Haus wichtige Arbeitsfelder und Ziele sind und legen sie fest, wie sie diese Ziele messen wollen und ob ggf. weitere Merkmale für ihre Arbeit im Haus wichtig sind. Diese Merkmale müssen dann eingepflegt werden. Dieses bedeutet ggf. Mehraufwand bei der Stammdatenerfassung (1x pro Stammdatensatz) oder bei der Buchungserfassung. Ist der verbundene Mehraufwand die spätere Information auch wirklich wert? Bilden Sie min. 2 Mitarbeiter aus, die das System auch von der Stammdatenseite her hinreichend betreuen können. Diese Mitarbeiter sind später der Multiplikator für eine vollständige Datenerhebung. Diese Daten sind Grundlage für ein zielgerichtetes Berichtswesen

11 Tipps für Neustarter Arbeiten sie mit Berichten der doppelten Buchführung Unternehmen sie nicht den Versuche, doppische Berichte auf kameral umzuformen. Das Ziel des Handels muss klar. Will die Kirchgemeinde Sachvermögen erhalten, Kapitalvermögen zur Deckung zukünftiger Lasten ansparen, Kirchmitglieder gewinnen, etc. Diese Ziele sind dann in Messgrößen (z.b. Anlage im RDF muss den Rückstellung für Pensionen der kirchlichen Beamten entsprechen oder in den nächsten 10 Jahren von 70% auf 80% anwachsen) Diese Ziele können dann mit der Bilanz und der Ergebnisrechnung gemessen werden. Die doppelte Buchführung nimmt daher keine Entscheidungen vorweg. Die doppelte Buchführung dokumentiert und zeigt Entscheidungsmöglichkeiten auf. Entscheidungen können aber in der Buchhaltung wiederum weitere Dokumentationspflichten nach sich ziehen. Sei es ein Mittelübertrag, eine gesonderte Verwaltung von Barmitteln für den Kirchenchor, etc

12 i Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bei Fragen wenden Sie sich an Michael Kneip,