Neues Kommunales Finanzmanagement

Transkript

1 Neues Kommunales Finanzmanagement Dokumentenmanagement und Archivierung / Bochum Monika Ahrweiler - Kämmerei Landeshauptstadt Düsseldorf

2 Überblick! Welche Unterlagen müssen archiviert werden?! Wie können oder müssen die Unterlagen! Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?! Wer ist für die Archivierung verantwortlich?! Wo müssen die Unterlagen archiviert werden?

3 ! Haushaltssatzung, Haushaltsplan! Bücher! Buchungsbelege! Unterlagen über den Zahlungsverkehr! Unterlagen über die Inventur! Jahresabschluss! Eröffnungsbilanz

4 ! Haushaltssatzung! Haushaltsplan " Ergebnisplan # Teilergebnispläne " Finanzplan # Teilfinanzpläne " Haushaltssicherungskonzept (falls ein solches zu erstellen ist)

5 ! Anlagen zum Haushaltsplan " Vorbericht " Stellenplan " Bilanz des Vorvorjahres " Übersicht über die Verpflichtungsermächtigungen " Übersicht über die Zuwendungen an Fraktionen " Übersicht über den voraussichtlichen Stand des Eigenkapitals, sofern die Inanspruchnahme der Ausgleichsrücklage und/oder der allgemeinen Rücklage geplant ist " Wirtschaftspläne und neuesten Jahreabschlüsse der Sondervermögen, für die Sonderrechnung geführt werden " Übersicht über die Wirtschaftslage und die voraussichtliche Entwicklung der Unternehmen und Einrichtung mit den neuesten Jahresabschlüssen der Unternehmen und Einrichtungen mit eigener Rechtspersönlichkeit, an denen die Gemeinde mit mehr als 50 % beteiligt ist " bezigksbezogene Haushaltsangaben (in kreisfreien Städten)

6 Bücher! Systembücher " Grundbuch (Journal) " Hauptbuch! Nebenbücher " Kassenbuch " Kontokorrentbuch (Debitoren und Kreditoren) " Anlagenbuch " Lagerbuch

7 ! Buchungsbelege " Eingangsrechnungen (z.b. Lieferantenrechnungen und Verträge) " Ausgangsrechnungen (z.b. Bescheide und Verträge) " Banküberweisungen " Quittungen (z.b. bei Handkassen) " Eigenbelege

8 ! Unterlagen über den Zahlungsverkehr " alle Buchungsbelege mit Zahlungsbezug " Bankauszüge " Durchschriften von Überweisungsträgern " Sammelüberweisungen " Schecks " Tagesabschlüsse " Kassenberichte

9 ! Unterlagen über die Inventur " Inventurrichtlinien " Inventurrahmenplan # Zeitplan # Sachplan # Personalplan " Zähllisten

10 ! Jahresabschluss " Ergebnisrechnung # Teilergebnisrechnungen " Finanzrechnung # Teilfinanzrechnungen " Bilanz " Anhang # Anlagenspiegel # Forderungsspiegel # Verbindlichkeitenspiegel " Lagebericht perspektivisch: Gesamtabschluss

11 ! Eröffnungsbilanz " Inventurrichtlinien " Inventurrahmenplan # Zeitplan # Sachplan # Personalplan " Zähllisten " Bewertungsunterlagen

12 Wie können oder müssen die Unterlagen! Archivierung in Papierform! Archivierung in elektronischer Form -grundsätzlich möglich- " Ausnahme: Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Gesamtabschlüsse Alle Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfristen verfügbar gemacht werden können.

13 Wie können oder müssen die Unterlagen! Archivierung in elektronischer Form " Voraussetzung: Die Bildträger/Datenträger stimmen bildlich und inhaltlich mit den Originalunterlagen überein und können während der Aufbewahrungsfristen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden. Die Grundsätze ordnungsmäßiger (Speicher-) Buchführung sind bei der elektronischen Archivierung einzuhalten!!

14 Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?! Fristbeginn! 58 Abs. 2 GemHVO NRW 01. Januar des der Beschlussfassung des Rates über die Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Jahres

15 Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?! Aufbewahrungsfristen! 58 Abs. 2 GemHVO NRW " Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse dauernd " Bücher 10 Jahre " Belege und sonstige Unterlagen 6 Jahre

16 Wer ist für die Archivierung verantwortlich?! Verantwortlicher der Finanzbuchhaltung (gemäß 93 Gemeindeordnung)! Übertragung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung an eine andere Stelle (außerhalb der Gemeindeverwaltung)

17 Wo müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?