Welche Unterlagen können in 2013 vernichtet werden?

Transkript

1 Welche Unterlagen können in 2013 vernichtet werden? Jedes Jahr fallen in ihren Betrieben eine Unmenge von Unterlagen an, die in Ordner ihr Dasein fristen. Und mit jedem Ordner mehr wird bei manchen Unternehmern das Platzproblem immer größer. Irgendwann ist die Kapazität erreicht und das befreien von Papier Altlasten erwünscht. Um Ihnen einen Überblick über die Unterlagen zu geben, die dieses Jahr vernichtet werden können, haben wir die nachfolgende Tabelle erstellt. Bevor sie aber die Registratur plündern noch ein paar Informationen vorab: Kaufleute bzw. Unternehmer sind verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über sechs oder zehn Jahre aufzubewahren. Dabei unterscheidet man die Pflicht im Steuerrecht ( 140 und 147 AO) und die Pflicht im Handelsrecht ( 257 i. V. m. 238 HGB). Auf die jeweilige Unterscheidung wird aber nicht näher eingegangen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ablauf des Jahres in dem die letzte Eintragung in die Geschäftsbücher erfolgt ist, der Abschluss festgestellt wurde, das Inventar aufgestellt wurde oder der Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder verschickt wurde. Bitte beachten Sie dabei folgendes Beispiel: Ist Ihre Bilanz für das Wirtschaftsjahr 2011 erst im Januar 2013 fertig gestellt worden, dann beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf den Jahres 2013 und endet somit erst mit dem Ablauf des Jahres Auch gibt es Fälle die die Aufbewahrungsfristen unter Umständen verlängern können. Das kann der Fall sein, falls eine Außenprüfung begonnen wurde oder für bereits anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen aber auch für noch vorläufige Steuerfestsetzungen. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht stellt gleichzeitig Verstöße gegen die Buchführungsund Aufzeichnungspflichten dar. Dies kann das Finanzamt zu einer Schätzung ermächtigen ( 162 AO). Bitte beachten Sie beim Onlinebanking bitte folgendes: der Ausdruck des elektronischen Kontoauszuges auf Papier genügt nicht. Um der bestehenden Aufbewahrungspflicht nachzukommen muss der Kontoauszug zusätzlich durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden. Dabei müssen Sie sicherstellen, dass die Daten nachträglich nicht verändert werden können. Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich im Zweifel an Ihren Steuerberater oder das für Sie zuständige Finanzamt. Und jetzt viel Spaß beim entrümpeln.

2 Verzeichnis vernichtbarer Unterlagen (Jahr 2013) Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Bitte fragen Sie im Zweifelsfall ihren Steuerberater oder das für Sie zuständige Finanzamt. Bezeichnung Frist Vernichtbare Unterlagen mit letztem Eintrag aus oder erstellt in den Jahren Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programme u.ä und früher Abrechnungsunterlagen, (soweit Buchungsgrundlage 10 Jahre) und früher Abtretungserklärungen und früher Akkreditive und früher Aktenvermerke und früher Änderungsnachweis der EDV-Buchführung und früher Angebote und früher Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) und früher Anhang zum Jahresabschluss und früher Anlagevermögensbücher und -karteien und früher Anlagenverzeichnis und früher Anträge auf Arbeitnehmersparzulage und früher Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung und früher Auftragsbestätigungen und früher Auftrags- und Bestellunterlagen und früher Ausfuhrgenehmigungen und früher Ausfuhrunterlagen und früher Ausgangsrechnungen und früher Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) und früher Bankbelege und früher Bankbürgschaften und früher Bauakte und früher Baugenehmigung und früher Baupläne und früher Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr und früher Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger und früher Belege (soweit Buchungsgrundlage) und früher Benutzerhandbuch EDV Buchführung und früher Bestellungen und früher Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage und früher Betriebskostenabrechnung (soweit nicht Buchungsgrundlage) und früher Betriebsprüfungsberichte und früher Bewertungsunterlagen und früher Bewirtungsunterlagen und Belege und früher Bilanzen (Jahresbilanzen) und früher Bilanzprotokoll (EDV) und früher Bilanzunterlagen (z. B.. Debitorenliste) und früher Briefe und früher Buchungsanweisungen und früher Buchungsbelege und früher Buchungsprotokolle (EDV) und früher Buchführungsprogramme und früher Computerausdrucke mit Kontoauszügen und früher

3 Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen und früher Computerausdrucke mit Offene-Posten-Liste und früher Darlehensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) und früher Datenträger mit gespeicherten Buchungsbelegen und früher Datenträger mit gespeicherten Handelsbüchern und früher Datenträger mit gespeicherten Inventaren und früher Datenträger mit gespeicherten Lageberichten und früher Datenträger mit gespeicherten Arbeitsanweisungen (nicht Buchungsanweisung) und früher Datenträger mit gespeicherten Buchungsanweisungen und früher Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) und früher Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) und früher Depotauszüge und früher Depotbestätigungen und früher EDV-Journal und früher Einfuhrunterlagen und früher Eingangsrechnungen und früher Einheitswertbescheide und früher Eröffnungsbilanz und früher Essenmarkenabrechnungen (soweit nicht Buchungsgrundlage) und früher Exportunterlagen und früher Fahrtberichte und früher Fahrtenbücher und früher Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg) und früher Fakturier-Journal und früher Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung und früher Finanzberichte und früher Frachtbriefe und früher Freistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) und früher Freistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original) und früher Gebäude- und Grundstücksunterlagen und früher Gehaltskonten und früher Gehaltslisten und früher Geschäftsberichte und früher Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) und früher Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) und früher Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) und früher Grundbuchauszüge und früher Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) und früher Gutschriften und früher Handelsbilanz und früher Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) und früher Handelsbücher und früher Handelsregisterauszüge und früher Hauptabschlussübersicht und früher Inventar und früher Inventarunterlagen und früher Investitionszulagenanträge und früher Jahresabschlüsse und früher

4 Jahresabschlusserläuterungen und früher Jahresabschlusslisten und früher Journale für Hauptbuch und Kontokorrent und früher Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten) und früher Kassenberichte und früher Kassenbücher und -blätter und früher Kassenzettel,-belege (soweit nicht Buchungsunterlage) und früher Kommissionslisten und früher Konsignationslager-Unterlagen und früher Konsolidierungsunterlagen und früher Kontenpläne und Kontenplanänderungen und früher Kontenregister und früher Kontoauszüge (Girokonten auch Postgiro)** und früher Kontokorrentbücher und -kontenkarten und früher Konzernabschlüsse und früher Konzernlagebericht (einschl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen) und früher Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage) und früher Kostenvoranschläge und früher Kreditunterlagen und früher Lageberichte und früher Lagerbuchführungen und früher Lagerprotokolle und früher Lieferscheine*** und früher Lizenzabrechnungen und -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) und früher Lohnbelege und früher Lohnkonten und früher Lohnlisten und früher Lohnunterlagen und früher Magnetbänder mit Buchungsfunktion und früher Mahnungen und -bescheide und früher Materialentnahmescheine (soweit nicht Buchungsunterlage) und früher Mietunterlagen, einschl. Grundstücksunterlagen, und früher wenn zugegangene Handelsbriefe oder Wiedergaben versandter Handelsbriefe Mietunterlagen, nach Ablauf des Vertrags, wenn keine Belegfunktion und früher Mietunterlagen, einschl. Grundstücksunterlagen, wenn Belegfunktion und früher Mietverträge, nach Vertragsende und früher Mikrofilme mit Geschäftsbriefen und früher Mikrofilme mit Buchungsbelegen und früher Mikrofilme mit allgemeinen Organisationsunterlagen) und früher Nachnahmebelege (soweit nicht Buchungsunterlagen) und früher Nebenbücher und früher OP-Listen (EDV) und früher Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung und früher Pachtunterlagen (siehe auch Verträge) und früher Patente und Unterlagen und früher Portokassenbücher und früher Postgirobelege und früher Preislisten und früher Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm und früher

5 Protokolle (allgemeiner Art) und früher Provisionsabrechnungen -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) und früher Prozessakten und früher Quittungen und früher Rechnungen und früher Rechng.an Privatpersonen für Werkleistungen im Zusammenhang m.grundstück und früher Rechnungsdoppel über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen und früher Rechtsstreitfälle mit Unterlagen und früher Registrierkassenstreifen und früher Reisekostenabrechnungen und früher Rentenversicherungsunterlagen und früher Repräsentationsaufwands-Unterlagen und früher Sachkonten und früher Saldenbestätigungen und früher Saldenbilanzen und früher Schadensunterlagen und früher Schecks und früher Scheckunterlagen und früher Schriftwechsel (allgemein) und früher Schuldtitel und früher Sparbücher und früher Sparprämienunterlagen und früher Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung und früher Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten und früher Spendenbescheinigungen und früher Steuerunterlagen und früher Steuererklärungen und früher Telefonkostennachweise (keine Buchungsgrundlage) und früher Überstundenlisten und früher Umsatzsteuervoranmeldungen und früher Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) und früher Verkaufsbücher und früher Vermögensverzeichnis und früher Vermögenswirksame Leistungen und früher Versand- und Frachtunterlagen und früher Versicherungspolicen und früher Verträge (wenn Buchungsunterlage 10 Jahre) und früher Wareneingangs- und -ausgangsbücher und früher Wechsel (falls nicht Buchungsgrundlage) und früher Wechselunterlagen (falls nicht Bestandteil der Buchungsgrundlage) und früher Wechselbuch und früher Werbegeschenknachweise und früher Zahlungsanweisungen und früher Zinsabrechnungen (soweit Buchungsgrundlage) und früher Zollbelege und früher Zwischenbilanz (bei Gesellschaftswechsel) und früher Zwischenbilanz (bei Umstellung des Wirtschaftsjahres) und früher