Aufbewahrungsfristen für Unterlagen. Schriftgut aus diesem Jahr und früher kann vernichtet werden. Aufbewahrungsfrist. Schriftgut.
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- Albert Maximilian Lenz
- vor 8 Jahren
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Transkript
1 aus A Abhängigkeitserklärungen Abkürzungsverzeichnis (erklärend) Abrechnungsunterlagen Abschlagszahlungen Abschlussbuchungsbelege Abschlusskonten Abschlussrechnungen Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärungen Akkordunterlagen Akkreditive Aktenvermerke An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Angebote mit Auftragsfolge Angestelltenversicherung (Belege) Anhang (zum Jahresabschluss) Anlagenvermögensbücher- und karteien Anleihebücher Anleihen Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) Arbeitgeberzuschusskarten Arbeitnehmersparzulage (Verträge) Arbeitsanweisungen für die EDV-Buchführung Aufbewahrungsvorschriften f. betr. EDV-Dokumentation Auftragsbestätigungen Auftragsbücher Auftragskostenbelege Auftragszettel Aufzeichnungen Ausgangsrechnungen Ausschlusslisten als Buchungsbelege Außendienstabrechnungen Auszahlungsbelege
2 aus B Bankbelege Bankbürgschaften Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen Bauakten Bauantragskostennachweise Baubeschreibungen Baubücher Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb Beförderungspapiere Beherrschungsverträge Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger Belegformate Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung Bestandsberichtigungen Bestandsermittlungen und - verzeichnisse Bestellungen Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen Bertriebskostenrechnungen Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) Betriebsprüfungsberichte Betriebsunfallunterlagen Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen Bilanzen (Jahresbilanzen), Bilanzbücher, Bilanzkonten, Bilanzprotokolle für die EDV, Bilanzunterlagen Blockdiagramm, soweit Verfahrensdokumentation Börsenaufträge Buchführungsprogramme Buchführungsunterlagen Buchungsanweisungen Buchungsbelege Buchungsprotokolle für die EDV Buchungsunterlagen Bürgschaftsunterlagen
3 aus C Carnet-Unterlagen Clearing-Auszüge Clearing-Belege Code-Pläne für Verständnis der Buchführung Computerausdrucke mit Buchungsdaten D Darlehenskonto Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) Datensicherungen Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) Dauervorschüsse Dateien, Beschreibungen der Dateiverzeichnisse Datensätze, Beschreibung und Aufbau Datensicherungsregeln Debitorenkonten und Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) Deklarationen (Versandunterlagen) Depotauszüge (soweit nicht Inventare), Depotbestätigungen, Depotbücher Devisenunterlagen Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV Dubiosenbücher E Edelmetallbestände Edelmetallumsätze EDV-Journal Eichaufnahmen Einfuhrunterlagen Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung Eingangsrechnungen Eingliederungsverträge Einheitswertunterlagen Einkaufsbücher Einnahmenüberschussrechnung Einzahlungsbelege Energieverbrauchsunterlagen Erlösjournale Eröffnungsbilanzen Ersatzkassenunterlagen
4 aus Essensmarkenabrechnungen Exportunterlagen F Fahrtenbücher Fahrtkostenerstattungen Fakturierjournale Fehlerjournale als Buchungsbelege Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDV-Buchführung Fernschreiben (Handelsbriefe) Feuerversicherungsunterlagen Finanzberichte Frachtbriefe Frachtunterlagen Freistemplerabrechnungen Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) Fürsorgeunterlagen G Gebrauchsmusterunterlagen Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege) Gehaltskonten Gehaltslisten Gehaltsquittungen Gehaltsvorschusskonten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) Geschenknachweise Gesellschaftsverträge Gewährleistungsverpflichtungen Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnung Gewinnabführungsverträge Gewinnfeststellungen Grundbuchauszüge Grundlohnlisten Grundstücksunterlagen Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriftanzeigen
5 aus H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen Handelsbilanz Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) Hauptbücher und -karteien Hauptbuchkonten Hypothekenpfandbriefe I Importrechnungen Importunterlagen Inkassobücher Inventare Inventare als Bilanzunterlagen Inventurunterlagen Investitionsabrechnungen Investitionszulage Unterlagen J Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahresabschlusslisten Jahreskontoblätter Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Jubilarfeierunterlagen Jubiläumsunterlagen K Kalkulationsunterlagen Kantinenunterlagen Kapitalerhöhungsunterlagen Kapitalverkehrsteuerunterlagen Kassenberichte Kassenbücher und -blätter Kassenzettel (Buchungsunterlagen) Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) Kaufverträge Kilometergeldabrechnungen Konsignationsunterlagen Kontenpläne und Kontenplanänderungen
6 aus Kontenregister Kontoauszüge Kontokorrentbücher Kostenartenpläne Kostenstellenpläne Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) Kostenvoranschläge Kreditorenkonten Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) Kurssicherungsunterlagen Kurzarbeitergeldanträge Kurzarbeitergeldlisten L Ladescheine Lageberichte Lagerbuchführungen Lagerprotokolle Leasingunterlagen Leergutabrechnungen Lieferscheine im Zusammenhang mit einer Rechnung Lieferscheine als Belegnachweis Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) Lizenzunterlagen Lohnbelege Lohnlisten Lohnsteuerunterlagen Lohnunterlagen Lohnvorschusskonten Luftfrachtbriefe M Magnetbänder mit Buchfunktion Mahnbescheide Mahnungen Maske (Bildschirm, Druck) Materialabrechnungen Materialbeanstandungen Materialentnahmescheine Menüübersicht Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen
7 aus Mikrofilmverfahrensbeschreibungen Montageversicherungsakten Mutterschaftsgeldunterlagen N Nachkalkulationen Nachnahmebelege Nebenbücher Nettolohnlisten Nutzflächenermittlung O Obligationen Offene-Posten-Listen Orderpapiere Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung Organschaftsabrechnungen und Organschaftsverträge P Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) Patentunterlagen Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen Pfandleihbücher Pfändungsunterlagen Portokassenbücher Postaufträge Postbankauszüge, Postbankbelege, Postscheckbelege Preislisten Preisvereinbarungen Privatentnahmebelege Programmablaufbeschreibungen für EDV Programmverzeichnisse Proteste (Scheck, Wechsel) Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge Protokolle von DÜVO-Meldungen Provisionsabrechnungen Prozessakten Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) Q Qualitätsberichte Quittungen
8 aus R Rechnungen Rechnungsabgrenzungsermittlung Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer/Unternehmer Rentenversicherungsnachweise Repräsentationsaufwendungen Repräsentationskosten Rückstellungsunterlagen Rückwareneingangsjournale S Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensmeldungen und -unterlagen Scheck- und Wechselunterlagen Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) Schriftwechsel Schuldtitel Sicherungsübereignungen Skontounterlagen Sondergutschriften Sozialpläne Sozialversicherungsbeitragskonten Sparprämienanträge Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung Spendenbescheinigungen Steuerbescheide und -erklärungen Steuerrückstellungsberechnungen Steuerunterlagen Stornobelege Stundenlohnzettel als Buchungsbelege Systemhandbücher T Teilzahlungsbelege Telefonkostennachweise Testate als Bilanzteil Transportschadenunterlagen Transportversicherungsanmeldungen Trennungsgeldermittlungen
9 aus U Überstundenliste Überweisungsbelege Umbuchungsbelege Umsatzsteuervergütungen Umsatzsteuervoranmeldungen Umwandlungsbilanzen Umwandlungsunterlagen Unfallversicherungsunterlagen Unternehmerlohnverrechnungen Urlaubslisten für Rückstellungen V Valuta-Belege Verbindlichkeiten (Zusammenstellung) Verfrachtungsaufträge Verkaufsbücher und -journale Vermögensteuerunterlagen Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (wenn Unterlagen = Handelsoder Geschäftsbrief) Vermögenswirksame Leistungen (wenn Unterlagen = Buchungsbeleg) Verpfändungsunterlagen Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen Versand- und Frachtunterlagen Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege Versicherungspolicen Versteigerungsunterlagen Verträge* (s. Anmerkung) Vertreterunterlagen Verwahrungsbücher für Wertpapiere Viehregister Vollmachten (Urkunden) Vollständigkeitserklärungen Vorauszahlungsbelege Vorschusskonten Vorschusslisten als Buchungsbelege
10 aus W Währungsforderungen Warenabgabescheine Warenbestandsaufnahmen Wareneingangs und -ausgangsbücher Warenverkehrsbescheinigungen Wechsel Wechselbuch Wechselobligation Weihnachtsgratifikation Werbegeschenknachweise Werbekosten, Belege Werksrentenanträge Werkstattabrechnungen Werkzeugkosten, Belege Werkzeugregister als Inventar Wertberichtigungen Wertpapieraufstellung als Bilanzunterlagen Wertpapierkurse als Buchungsbelege Wildhandelsbücher Wohnungsbauunterlagen Z Zahlungsanweisungen/-belege Zahlungsträger Zeichnungsvollmachten Zessionen Zinsabrechnungen Zinsberechnungsunterlagen Zinsstaffeln Zollbelege Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer Zugangsbelege Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung Zuschüsse des Arbeitgebers
11 aus Zustellungsquittungen Zwischenbilanz bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres *Verträge: nach Vertragsende soweit handels- und steuerrechtlich relevant Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Die arten sind im o. g. Verzeichnis in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. Wir weisen darauf hin, dass aus der Bezeichnung keine Aussage über dessen Aufbewahrung gemacht kann. Entscheidend ist die Funktion, die das im Unternehmen hat. Grundsätzlich sollten Sie als Unternehmen vor Vernichtung von Originalunterlagen klären, ob eine weitere Aufbewahrung ggf. aus Beweisgründen notwendig ist. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an das für Sie zuständige Finanzamt. Bitte beachten Sie weiterhin weitere zum Teil kürzere oder längere en aus Spezialnormen z. B.: des Zivilrechts, des Aktiengesetzes, aus dem Banken- und Versicherungsgesetz, des Produkthaftungs-gesetzes, aus dem Abfallrecht, aus den Sozialvorschriften des Straßenverkehrs, aus der Strahlenschutz-verordnung oder der Röntgenverordnung. In Zweifelsfällen empfehlen wir Ihnen, eine Beratung hinzuzuziehen.
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