Steueranspruch entstanden in 2006, es wurde keine Steuererklärung abgegeben, Fristbeginn

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1 SONDERINFORMATION Aufbewahrungsfristen Sie sind gesetzlich verpflichtet, den größten Teil Ihrer Geschäftsunterlagen für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, ein Konzernabschluss aufgestellt, ein Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnung vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Das kostet viel Lagerkapazität. Ihren Aktenkeller sollten Sie daher von Zeit zu Zeit aufräumen. Bayerischer Wirtschaftsverband für Handelsvermittlung und Vertrieb (CDH) e.v. Stark im Vertrieb Handelsvertreter Handelsmakler Vertragshändler Industrievertreter Vertriebsingenieure Merchandiser Eine Vernichtung der Unterlagen ist dann nicht zulässig, wenn diese noch für laufende Verfahren, z. B. für eine begonnene Betriebsprüfung, ein Straf- oder Klageverfahren, benötigt werden. Je nach Bedeutung des Dokumentes liegen die Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren. Damit Ihnen keine Nachteile entstehen, sollten Sie sich mit den unterschiedlichen Fristen befassen. Wenn Sie aufbewahrungspflichtige Geschäftspapiere versehentlich vernichten, drohen neben steuerlichen Nachteilen auch beträchtliche Bußgeldzahlungen. Geschäftliche Unterlagen sind so lange aufzuheben, wie sie für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Für Zölle und Steuern beträgt die Festsetzungsfrist ein Jahr, für andere Steuern vier Jahre. Der Fristlauf beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem eine Steuererklärung abgegeben wurde, spätestens mit Ablauf des dritten Kalenderjahres, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Steuer entstanden ist. Beispiel: Steueranspruch entstanden in 2006, es wurde keine Steuererklärung abgegeben, Fristbeginn Die aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen benötigen Sie: a) zur Begründung Ihrer Anträge beim Finanzamt; b) für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Einspruchsverfahren; c) für eine bereits begonnene Außenprüfung; d) für ein anhängiges steuer-, straf- oder bußgeldrechtliches Ermittlungsverfahren; e) für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach 165 Abgabenordnung. Ismaninger Straße München Telefon Fax info@bayern.cdh.de

2 - 2 - Das alphabetisch geordnete Verzeichnis gibt Ihnen eine umfassende Ü- bersicht zu den steuerlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen aller im Geschäftsbereich Ihres Unternehmens bedeutsamen Unterlagen. In dennoch verbleibenden Zweifelsfällen sollten Sie sich an Ihren Steuerberater bzw. Ihr Finanzamt wenden und gegebenenfalls um eine verbindliche Auskunft in schriftlicher Form bitten. Besonderheiten: 1. Seit Dezember 1998 ist die Aufbewahrungsfrist für alle Geschäftspapiere, die Grundlage von Buchungsvorgängen sind, von sechs auf zehn Jahre verlängert worden. Im Einzelfall kann es aufgrund der konkreten Situation im Unter Die Aufbewahrung im original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschriebnen. Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse müssen nach 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, 147 Abs. 2 Satz 1 AO innerhalb der Aufbewahrungsfrist im O- riginal aufbewahrt werden, und zwar auch dann, wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind. 2. Die Aufbewahrung im original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschriebnen. Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse müssen nach 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, 147 Abs. 2 Satz 1 AO innerhalb der Aufbewahrungsfrist im Original aufbewahrt werden, und zwar auch dann, wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind. Werden die empfangenen Handelsund Geschäftsbriefe sowie die Buchungsbelege nicht im Original aufbewahrt, muss die Aufbewahrung dergestalt erfolgen, dass eine originalgetreue bildliche Wiedergabe gewährleistet ist. Die Übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können optisch (Mikrofilm-Verfahren) oder elektrooptisch (Speicherplatte) aufgezeichnet werden. In diesem Fällen muss sichergestellt sein, dass die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. 3. Seit dem müssen Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Überschusseinkünfte mehr als EUR im Kalenderjahr beträgt, die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Ü- berschusseinkünften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten gemäß 147 a AO sechs Jahre aufbewahren.

3 - 3 - Aufbewahrungsfristen für Belege und Datenträger gem. 257 HGB, 147 AO Diese Unterlagen können Sie ab Januar 2011 vernichten aus dem Jahr.. und früher Aufbewahrungsfristen Abhängigkeitserklärungen Abrechnungsunterlagen (wenn Buchungsbelege) Abrechnungsunterlagensonstige Jahre Abschlussbuchungsbelege Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärungen Jahre Abwertungsbelege Akkreditive Jahre Aktenvermerke(allgemein) Jahre Aktenvermerke(Bilanzunterlagen) An-, Ab-, Ummeldungen zur Krankenkasse Jahre Änderungsnachweis der EDVBuchführung Anfragen (eigene und fremde) mit und ohne Auftragsfolge - - Angebote Jahre Angestelltenversicherung (Belege) Jahre Anlagevermögensbücher Anlagevermögensbücher und -karteien Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Jahre Anwesenheitslisten, wenn für Lohnbuchhaltung erforderlich Jahre Arbeitnehmersparzulage (Verträge) Jahre Arbeitsund Betriebsschutzvorgänge Jahre Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung Arbeitsgerichtsvorgänge Jahre Arbeitszeitordnung (wenn nicht Lohnunterlagen) - - Aufsichtsratsvergütung Auftragsund Bestellunterlagen (einschl. Angebot) Jahre Auftragsbestätigungen Jahre Ausführnachweise, USt-Erstattung an Drittlandkunden Ausgangsrechnungen Ausgangsschecks (nach der Belastung von Kreditinstituten zurückgereicht) Außendienstabrechnungen Bankauszüge Bankbelege Bankbürgschaften (nach Vertragsende) Jahre Bauakten Jahre Baugenehmigungen Jahre Baupläne für Gebäude Jahre Bauvorschriften (behördliche) Jahre Beherrschungsverträge Behördliche Anweisungen Jahre Belege, Beleglisten usw., wenn Buchungsunterlagen Belege, Beleglisten usw., wenn Buchungsunterlagen bei kontenblattloser und ähnlicher Buchführung

4 - 4 - Belege, Beleglisten usw., wenn Buchungsunterlagen mit Buchfunktion Belege, Beleglisten usw., wenn Buchungsunterlagen, sonst. Bestandsunterlagen Bestell- und Auftragsunterlagen Jahre Beteiligungsunterlagen Betriebsabrechnungen der Sozialversicherungsträger Betriebsabrechnungsbögen Jahre Betriebskostenrechnungen Jahre Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) Betriebsprüfungsberichte Jahre Betriebsunfallunterlagen Jahre Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzkonten Bilanzprotokolle für die EDV Bruttolohnlisten Jahre Bruttolohnstreifen Jahre Buchführungsprogramme Buchungsanweisungen Buchungsbelege, kontenblattlose und ähnliche Buchführung (z. B. bei Offener-Posten-Buchhaltung, wenn die Belege Buchfunktion übernehmen, bei Buchführung mit Kurz, Teil- oder Symboltext) Bürgschaftsunterlagen (nach Vertragsende) Jahre Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) Jahre Dateien (soweit Verfahrensdokumentation) Dauerauftragsunterlagen Debitorensaldenlisten Depotauszüge Jahre Dubiosenbuch Dubiosenunterlagen Jahre Einfuhrunterlagen (Anträge, Zollunterlagen etc.) Jahre Eingangsrechnungen Einheitswertunterlagen Jahre Einnahmeüberschussrechnung Einzahlungsbelege Ergebnisrechnungen (GuV) Erlösjournale Eröffnungsanträge für Kontokorrentkonten Jahre Eröffnungsbilanzen Ersatzkassenunterlagen Jahre Essenmarken-Abrechnungen Exportunterlagen Jahre Fahrtenbücher Jahre Fahrtkostenerstattungsunterlagen Finanzberichte Jahre Finanzpläne und -statistiken - - Frachtunterlagen (keine Rechnung) Jahre Freistemplerabrechnungen Gebäude- und Grundstücksunterlagen, wenn Inventare Gebäude- und Grundstücksunterlagen, wenn Inventare, sonst.

5 - 5 - Gehaltsabrechnungen- und Bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) Gehaltskonten Jahre Gehaltslisten Jahre Genehmigungen, behördliche und private Jahre Geschäftsberichte (eigene + von Beteiligungsgesellschaften) Geschäftsbriefe Jahre Geschenknachweise Jahre Gesellschafterversammlungsunterlagen (Protokolle) Gesellschaftsverträge Gewährleistungsverpflichtungen Jahre Gewerbesteuerunterlagen Jahre Gewinn- und Verlustrechnungen Gewinnabführungsverträge Gewinnfeststellungen Jahre Grundbuchauszüge Gutachten (versicherungsmathematische) Gutschriftenanzeigen (extern) Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlage HandeIsregisterauszüge Jahre Handelsbilanz Handelsbriefe (empfangene und Kopien abgesandter) Jahre Handelsbücher Hauptabschlußberichte (an Bilanzstelle) Hauptbücher und -karteiunterlagen Hauptbuchkonten Herstellungskostenlisten Inkassobücher, -karteien und -quittungen Inventare Inventuren (Reinschriften) Investitionszulage-Unterlagen Jahre Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahre Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Jahre Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Jahre Jubiläumsunterlagen Kalkulationsunterlagen, wenn steuerlich bedeutsam Kapitalerhöhungsunterlagen Jahre Kassenbelege Kassenberichte, wenn Buchungsunterlagen Kassenbücher und -blätter Kassenkontrollstreifen, Kassenzettel, Bons, sonst. Kassenkontrollstreifen, Kassenzettel, Bons, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden - - Kaufverträge Jahre Kilometergeldabrechnungen Klageakten Jahre Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge (extern) Jahre Kontokorrentbücher Konzernabschlüsse

6 - 6 - Konzernlagebericht sowie die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen Körperschaftsteuer (Erklärungen und Bescheide) Jahre Kostenvoranschläge Jahre Krankenkassen-Beitragsberechnungen Kreditoren-Saldenlisten Kreditunterlagen Jahre Kreditunterlagen ( nach Ablauf des Kreditvertrages) Jahre Kreditunterlagen, wenn Buchungsunterlagen Kurzarbeitergeldanträge Jahre Kurzarbeitergeldlisten Jahre Kurzfristige Erfolgsrechnung Jahre Lageberichte Lagerbuchführung Lastschriftenanzeigen Leasingunterlagen Jahre Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen Lizenzunterlagen Lochkarten, Lochstreifen und andere Datenträger mit Beleg- oder Kontenfunktion Lohnkonten Jahre Lohnsteueranmeldung Lohnunterlagen Jahre Mahnbescheide Jahre Mahnvorgänge Jahre Mietunterlagen, wenn Buchungsunterlagen Mietverträge (nach Vertragsende) Jahre Nachnahmebelege Nebenbücher Offene-Posten-Listen Orderpapiere Jahre Organisationsanweisungen Organisationsunterlagen EDV-Buchführung Organisationsunterlagen der Buchführung Organschaftsabrechnungen Organschaftsverträge Pachtunterlagen, wenn Buchungsunterlagen Pachtverträge (nach Vertragsende) Jahre Patentunterlagen (nach Ablauf) Jahre Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen (Unterlagen) Personalunterlagen Jahre Pfändungsunterlagen Jahre Portokassenbücher Postaufträge Jahre Postquittungsbücher Postscheck-Kontoauszüge, auch mit Grundbuchfunktion Prämienunterlagen, wenn Buchungsunterlagen Preislisten 0 Jahre Preislisten, wenn Buchungsunterlagen Preisnachweise über das Zustandekommen bei Bauleistungen für die öffentliche Hand Jahre

7 - 7 - Preisvereinbarungen Jahre Privatentnahmebelege Protokolle Jahre Provisionsabrechnungen und unterlagen Jahre Prozessakten Jahre Prüfungsberichte ( des Abschlussprüfers) Quartalsabschlüsse 0 Jahre Quittungen, wenn Buchungsunterlagen Rechnungen (Offene-Posten-Buchhaltung) Rechnungen und Rechnungsunterlagen Rechtsstreitfälle und unterlagen (nach Abschluss) Jahre Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden - - Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons, sonstige Reisekostenabrechnungen Rentenversicherungsnachweise Jahre Repräsentationskosten Rückstellungsunterlagen Sachbilanzen Sachkonten Saldenlisten Schadensunterlagen Jahre Scheckbelege, wenn Buchungsunterlagen Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) Jahre Schuldscheine (nach Entwertung) Schuldwechsel (eingelöste) Jahre Sicherungsübereignungen Jahre Sondergratifikationen (Belege) Jahre Sonstige Forderungen Sozialpläne Jahre Sozialversicherungsbeitragskonten Jahre Sparbücher Jahre Sparprämienanträge Jahre Spendenbescheinigungen Statistiken und Übersichten Jahre Steuerrückstellungsberechnungen Steuerunterlagen Summenbilanzen Tagesendsummenbons Teilzahlungsunterlagen Jahre Telefonkostennachweise Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) Jahre Testate als Bilanzteil Überstundenlisten Jahre Umbuchungsbelege Umsatzsteuervergütungen Umsatzsteuervoranmeldungen Umwandlungsbilanzen Umwandlungsunterlagen Jahre Unfallversicherungsunterlagen Jahre Urlaubslisten (für Rückstellungsermittlungen) Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

8 - 8 - Verkaufsbücher Vermögensverzeichnisse Vermögenswirksame Leistungen (Verträge) Jahre Verrechnungspreisunterlagen Versandunterlagen, sonst Jahre Versandunterlagen, wenn Buchungsunterlagen Versicherungspolicen Jahre Versorgungsunterlagen Jahre Verträge Vertreterverzeichnisse Jahre Vollständigkeitserklärungen Währungsforderungen Warenaus- und -eingangsbücher Wartungsabkommen und unterlagen Jahre Wechsel Werbegeschenknachweise Werbeunterlagen, wenn nicht Buchungsunterlagen 0 Jahre Wertberichtigungen Zahlungsanweisungen Zinsabrechnungen Zollbelege Zwischenbilanzen (bei Umstellung des Wirtschaftsjahres oder Gesellschafterwechsel)