Beleg Aufbewahrungsfrist A Abbaumeldungen (soweit Buchungsbelege) Abfallsammelmeldungen (soweit
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- Hella Adenauer
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1 Aufbewahrungsfristen nach steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften Eine alphabetische Liste verschiedener Aufzeichnungen und Belege Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen ergeben sich aus 257 HGB und 147 AO. Hierbei wird zwischen Fristen von sechs und zehn Jahren unterschieden. Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für Buchungen in den vom Kaufmann zu führenden Büchern sind zehn Jahre aufzubewahren. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre aufzubewahren. Als besondere steuerrechtliche Vorschrift ist auf die Aufbewahrungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz hinzuweisen, wonach Rechnungen, die im Zusammenhang mit Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem unbebauten Grundstück oder im Zusammenhang mit diesen Immobilien ausgestellt werden, zwei Jahre aufbewahrt werden müssen ( 14b Abs. 1 Satz 5 UStG ); Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes haben ein Doppel ihrer Rechnung zehn Jahre aufzubewahren. Die nachfolgende Übersicht subsumiert die einzelnen betrieblichen Schriften und Vorgänge unter diese Begriffe und macht deutlich, welche Unterlagen ab dem eines jeden Jahres vernichtet werden können. Beleg Aufbewahrungsfrist A Abbaumeldungen (soweit Abfallsammelmeldungen (soweit Abhängigkeitsberichte Ablaufdiagramme (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Abrechnungsübersichten Abrechnungsunterlagen (soweit Abschlagszahlungen Abschlussbuchungsbelege Abschlusskonten Abschlussrechnungen Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärungen nach Erledigung Abwertungsbelege Akkordunterlagen (soweit Akkreditive Aktenregister, allgemeine Aktenvermerke (soweit An- und Abwesenheitsmeldungen (soweit An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse
2 Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Angebote, die zum Auftrag geführt haben Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben Angestelltenversicherung (soweit Anhang zum Jahresabschluss ( 264 HGB ) Anlageninventare Anlagenunterhaltungskosten (soweit Anlagenverzeichnis Anlagevermögensbücher und -karteien Anleihebücher Anleihen Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen Anträge des Steuerpflichtigen Anwesenheitslisten, soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich Anzahlungsunterlagen Arbeitgeberdarlehen Arbeitgeberzuschusskarten (soweit Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung Arbeitsanweisungen für Fachabteilungen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Arbeitsaufträge Arbeitsplatzbeschreibungen Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentationen Aufsichtsratsvergütung (soweit Auftragsbücher Auftragskostenbelege Auftragseingangs- und Bestandslisten Aufzeichnungen Ausfuhrunterlagen Außenpüfungsunterlagen Ausgangsrechnungen Aushänge Auskunftsunterlagen
3 Ausschusslisten als Buchungsbelege Außendienstabrechnungen Außenhandelsunterlagen Auszahlungsbelege B Bahnabrechnungen Bankbelege Bankbürgschaften Bareinkaufs- und -verkaufsunterlagen Bauantragskostennachweise Baubeschreibungen Baubücher (Inventurunterlagen) Baugenehmigungen Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb Beförderungsteuernachweise Beherrschungsverträge (nach Vertragsende) Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten- Buchhaltung) Belegformate Bergschädenunterlagen als Buchungsbelege Bestandsberichtigungen Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen) Bestandsverzeichnisse Bestell- und Auftragsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen Betriebskostenrechnungen Betriebsprüfungsberichte Betriebsratsangelegenheiten Betriebsunfallunterlagen Bewertungsunterlagen (soweit Bewirtungsunterlagen (soweit Bezugskostennachweise Bilanzbücher Bilanzen (Jahresbilanzen)
4 Bilanzkonten Bilanzunterlagen Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation Bons Börsenaufträge Bruttoerlösnachweise Bruttolohnlisten Bruttolohnsammelkarten Bruttolohnstreifen Buchführungsrichtlinien (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Buchungsanweisungen Buchungsbelege Budget und Budgetunterlagen Bürgschaftsunterlagen Bußgeldrechtliche Ermittlungen C Carnetunterlagen Clearing-Auszüge Clearing-Belege Code-Pläne zum Verständnis der Buchführung Codierungslisten COM-Verfahrensbeschreibungen cpd-konten D Datenträger von Buchungsbelegen Datenträger von Handelsbriefen Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Konzernlageberichten/einschließlich der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen) Darlehenskonten Darlehensunterlagen nach Ablauf des Vertrags Darlehensverträge nach Ablauf des Vertrags Datensicherungsregeln Dateiverzeichnisse Dauerauftragsunterlagen
5 Dauervorschüsse Debitorenkonten Debitorenliste, soweit Bilanzunterlagen Deklarationen (Versandunterlagen) Depotauszüge Depotbücher Deputatunterlagen DIN-Blätter Devisenunterlagen Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV Doppelbesteuerungsunterlagen Dubiosenbücher E Edelmetallbestände Edelmetallumsätze Effektenbuch Effektenkassenquittungen Eichaufnahmen Einfuhrunterlagen Eingabebeschreibungen bei EDV- Buchführungen Eingangsrechnungen Eingangsüberweisungsträger Eingliederungsverträge Einheitswertunterlagen Einkaufsbücher Einnahmeüberschussrechnung Einzahlungsbelege Energieverbrauchsunterlagen Erlösjournale Eröffnungsbilanzen Erlösstatistiken Ersatzkassenunterlagen Essensmarkenabrechnungen Eventualverbindlichkeiten Exportunterlagen Expressauslieferungsbücher F
6 Fahrtkostenerstattungen Fehlerjournale (soweit Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDV- Buchführung Fernschreiben (Handelsbriefe) Feuerversicherungsunterlagen Finanzberichte Frachtbriefe Frachttarife Freistellungsaufträge für Kapitalerträge Freistemplerabrechnungen Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) Fürsorgeunterlagen G Garantiekarten, Garantiescheine Gebrauchsanweisungen Gebrauchsmusterunterlagen Gehaltsabrechnungen/Bücher (soweit Bilanzunterlagen/ Gehaltslisten Gehaltsquittungen Gehaltsvorschusskonten Gemeinkostenverteilungsschlüssel Gesamtkostenzusammenstellungen Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) Geschenknachweise Gesellschaftsverträge Gewährleistungsverpflichtungen Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) Gewinnabführungsverträge Gewinnfeststellungen Grundbuchauszüge Grundbücher Grundlohnlisten
7 Grundstücksverzeichnisse (soweit Inventar) Gutschriften H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen Handelsbilanzen Handelsbriefe Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) Hauptbücher und -karteien Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse) Hinterlegungsanträge Hinterlegungsscheine Hypothekenbriefe nach Einlösung Hypothekenpfandbriefe nach Einlösung I Importrechnungen Importunterlagen (Einfuhrunterlagen) Inkassobücher Inkassokarteien Inkassoquittungen Interne Berichte Inventare als Bilanzunterlagen Inventurvorschriften (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Investitionsabrechnungen Investitionsanträge Investitionszulageunterlagen J Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahreskontoblätter Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit Jubilarfeierunterlagen Jubiläumsunterlagen (soweit
8 K Kalkulationsunterlagen Kantinenunterlagen (soweit Kapitalerhöhungsunterlagen Kapitalertragsteuerunterlagen Kassenberichte Kassenbücher, -blätter Kassenzettel Kaufverträge Kilometergeldabrechnungen Konnossemente Konsignationsunterlagen Kontenpläne Kontenregister Kontenübersichten (soweit Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontoauszüge Kontokorrentbücher Konzernabschlüsse Konzernlagebericht ( 290, 350 HGB) Kostenartenpläne Kostenstellenpläne Kostenstellenstatistiken Kostenträgerrechnungen Kreditorenkonten Kreditunterlagen (soweit Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Kurssicherungsunterlagen Kurzarbeitergeldanträge Kurzarbeitergeldlisten L Laborberichte Ladescheine Lageberichte (auch für Konzerne) Lagerbuchführungen Lastschriftanzeigen Leasingunterlagen
9 Leasingverträge (nach Vertragsende) Leergutabrechnungen Lieferscheine (soweit Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) Lizenzunterlagen Lohnbelege Lohnlisten Lohnsteuer Jahresausgleichsunterlagen Lohnsteuerkonten (inkl. der dort aufzubewahrenden Belege/Freistellungsbescheinigungen) (aufgrund der Sonderregelung in 41 Abs. 1 Satz 9 EStG ) Lohnsteuerpauschalierung Lohnsteuerunterlagen Lohnvorschusskonten Luftfrachtbriefe M Magnetbänder mit Buchfunktion Mahnbescheide Mahnungen Maklerschlussnoten Marktberichte Materialabrechnungen Materialbeanstandungen Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Mikrofilmverfahrensbeschreibungen Mineralölunterlagen Montageversicherungsakten Monatsinventuren Mutterschaftsgeldunterlagen N Nachkalkulationen Nachnahmebelege Nebenbücher Nettolohnlisten Normblätter Normvorschriften Nutzflächenermittlungen (soweit steuerlich
10 relevant) O Obligationen nach Entwertung Offenbarungseidanträge Orderlimitbücher Orderpapiere Organisationsunterlagen und -pläne (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Organschaftsabrechnungen Organschaftsverträge nach Vertragsende P Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Packzertifikate (Container) Patentunterlagen nach Ablauf Pensionskassenunterlagen Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen Pfandleihbücher Pfändungsunterlagen Portokassenbücher Postaufträge Postbankauszüge Postgebühren Postscheckbelege Preislisten Preisvereinbarungen als Handelsbrief Privatentnahmebelege Proteste (Scheck/Wechsel) Protokolle (Prämien Verbesserungsvorschläge) Protokolle DÜVO Provisionsabrechnungen Provisionsgutschriften Prozessakten nach Abschluss des Prozesses Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) Prüfungsberichte (Innenrevision) Q Qualitätsberichte 3 Jahre
11 Quartalsabschlüsse freiwillige Quartalsabschlüsse vorgeschriebene Quittungen (soweit R Rabattangelegenheiten Rechnungen bei Offene-Posten-Buchhaltung Rechnungen, sonstige (s. hierzu die Vorbemerkungen zum UStG ) Rechnungen Unternehmer Rechnungen Nichtunternehmer (bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück) Rechnungsabgrenzungsermittlungen Rechtsbehelfsverfahren Reisekostenabrechnungen Rentabilitätsberechnungen Repräsentationsaufwendungen Rückscheine Rückstellungsunterlagen Rückwareneingangsjournale S Sachanlagenvermögenskarteien Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensmeldungen Schadensunterlagen (soweit Scheck- und Wechselunterlagen Scheckbestandsaufnahmen Schriftwechsel Schuldscheine Schuldtitel Sicherungsübereignungen Skontounterlagen Sondergutschriften Sozialleistungsunterlagen (soweit Sozialpläne Sozialversicherungsbeitragskonten 2 Jahre
12 Sparbücher Sparprämienanträge Sparurkunden Speditionsversicherungsscheine Spendenbescheinigungen Steuerabzugsnachweise Steuererklärungen/Steuerbescheide Steuerstrafrechtliche Ermittlungen Steuerrückstellungsberechnungen Steuerunterlagen (soweit nicht für die Finanzverwaltung von Bedeutung) Stornobelege Stundenlohnzettel (soweit Stundungsbelege T Tätigkeitsberichte (soweit Tagebücher der Handelsmakler Teilzahlungsbelege Telefonkostennachweise Testate als Bilanzteil Transportschadenunterlagen Transportversicherungsanmeldungen Transportversicherungsaufträge U Übereignungsverträge Übernahmebescheinigungen (Spediteur) Überstundenlisten Überweisungsbelege Umbuchungsbelege Umsatzsteuervergütungen Umwandlungsbilanzen Umwandlungsunterlagen Unfallverhütungsvorschriften Unfallversicherungsunterlagen Unterlagen (von Bedeutung für Besteuerung) Unternehmerlohnverrechnungen Urlaubsanträge Urlaubslisten für Rückstellungen
13 V Valuta-Belege Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verfrachtungsaufträge Verkaufsbelege Verkaufsbücher, -journale Vermögensteuerunterlagen Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (soweit Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe) Verpfändungsunterlagen Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen Versandanmeldungen Versand- und Frachtunterlagen (soweit Verschiffungsunterlagen (soweit Versicherungspolicen Versorgungsunterlagen (soweit Versteigerungsunterlagen Verträge Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung) Vertreterunterlagen Vertreterverzeichnisse Verwahrungsbücher für Wertpapiere Verzugszinsbelastungen Viehregister Vollmachten (Urkunden) Vollständigkeitserklärungen Vorauszahlungsbelege Vorläufige Steuerfestsetzung (Unterlagen) Vorschusskonten Vorschusslisten (soweit VWL-Unterlagen W
14 Währungsforderungen (soweit Warenabgabescheine Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) Wareneingangs- und -ausgangsbücher Warenverkehrsbescheinigungen Wechsel (soweit Wechselobligolisten als Bilanzunterlagen Weihnachtsgratifikation (soweit Werbekosten, Belege über Werksrentenanträge Werkstattabrechnungen (soweit Werkzeugkosten, Belege über Werkzeugregister als Inventar Wertberichtigungen (Inventurunterlage) Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen Wertpapierkurse als Buchungsbelege Wildhandelsbücher Wochenzettel für Gruppenakkord (soweit Z Zahlungsanweisungen (soweit Zahlungsträger Zeichnungsvollmachten Zessionen Zinsabrechnungen Zinsberechnungsunterlagen Zinsstaffeln Zollbelege Zugangsjournale Zuschüsse des Arbeitgebers (s. hierzu die Vorbemerkungen zum UStG ) Zustellungsquittungen Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel/Umstellung des Wirtschaftsjahres) Zwischengewinnermittlungen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse)
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