Mit Beginn des Jahres 2012 können folgende Unterlagen vernichtet werden:

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1 Aufbewahrungsfristen Erneut kann der Jahreswechsel genutzt werden, um alte Unterlagen, wie Belege, Quittungen und Rechnungen zu vernichten, da steuerrechtliche bzw. handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen enden. Für Transportlogistikunternehmen gelten zudem spezielle Aufbewahrungspflichten für Tachoscheiben und digitale Fahrdaten. Die nachfolgenden Ausführungen und die beigefügte Tabelle geben Auskunft darüber, welche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen sind und wann welche Unterlagen vernichtet werden können. Das Wichtigste in Kürze: Mit Beginn des Jahres 2012 können folgende Unterlagen vernichtet werden: Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist: - Bücher und Aufzeichnungen, in denen die letzte Eintragung vor dem gemacht wurde, - Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsanweisungen, die vor dem entstanden sind oder erstellt wurden sowie - Unterlagen, die einer elektronisch abgegebenen Zollanmeldung (ATLAS) beizufügen waren, sofern die Zollbehörde auf deren Vorlage verzichtet oder sie zurückgegeben hat. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt auch für die Aufzeichnungen, die für ab dem beginnende Wirtschaftsjahre über Art und Inhalt von Geschäftsbeziehungen mit so genannten nahestehenden Personen bei unmittelbaren oder mittelbaren wesentlichen Auslandsbeteiligungen zu führen sind. Vorsätzliche oder fahrlässige Verstöße gegen die 10-jährige Aufbewahrungspflicht von (Eingangs-) Rechnungen oder dem Doppel von Ausgangsrechnungen können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße in einer Höhe von bis zu geahndet werden. Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist: - Handels- und Geschäftsbriefe, die vor dem empfangen wurden, - Durchschriften abgesendeter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die vor dem abgesendet wurden, - Belege zu Lohnkonten (einschl. Freistellungsbescheinigungen), die nicht Teil der Buchführung sind (Buchungsbelege sind aufzubewahren!), für Lohnzahlungen vor dem sowie - sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen, die vor dem entstanden sind. Die genannten Aufbewahrungsfristen gelten auch für elektronische Daten und sind von allen Kaufleuten sowie aufzeichnungs- und buchführungspflichtigen Unternehmern einzuhalten. Zu beachten ist, dass die in nichtsteuerlichen Gesetzen vorgesehenen kürzeren Aufbewahrungsfristen steuerrechtlich nicht maßgeblich sind. Die genannten Fristen bleiben demnach unberührt. 1

2 Nicht vernichtet werden dürfen Unterlagen, die von Bedeutung sind für: - noch nicht abgeschlossene vorläufige Steuerfestsetzungen, - eine begonnene Außenprüfung, - ein daraufhin zu erwartendes oder bereits schwebendes Rechtsbehelfsverfahren, - anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen oder - die Begründung von Anträgen an das Finanzamt. Originär elektronisch erstellte oder verarbeitete Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Dies gilt auch für elektronische Kontoauszüge im Onlinebanking-Verfahren, es sei denn, das Kreditinstitut versendet zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform. Im Hinblick auf das bei DV-gestützten Buchführungssystemen geltende direkte Zugriffsrecht der Finanzbehörden im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung muss insbesondere sichergestellt sein, dass während des Aufbewahrungszeitraums die Daten jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV oder Update ist auf eine Übernahme der bisherigen Daten in das neue System oder die weitere Vorhaltung der bisherigen Programme für den Zugriff auf die alten Daten zu achten. Im Jahresabschluss ist für die zukünftigen Kosten der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine Rückstellung zu bilden. Weitergehende Informationen und (spezielle) steuerliche Aufzeichnungspflichten für Transportlogistikunternehmen Die Aufbewahrungspflichten leiten sich handelsrechtlich aus den 257 und 261 des Handelsgesetzbuches (HGB) und steuerrechtlich aus 147 der Abgabenordnung (AO) im Wesentlichen übereinstimmend ab. Die genannten Aufbewahrungsfristen der AO sind unbedingt einzuhalten, sofern nicht in anderen Steuergesetzen ausdrücklich abweichende Fristen zugelassen sind. In nichtsteuerlichen Gesetzen vorgesehene kürzere Aufbewahrungsfristen sind gemäß 147 AO nicht anwendbar, sofern ein Bezug zu steuerrechtlich relevanten Sachverhalten besteht. Dies vorausgeschickt sind die Aufbewahrungsfristen im Hinblick auf Schaublätter oder digitale Fahrdaten relativ unübersichtlich. Zwar ergeben sich für Transportlogistikunternehmen aus Art. 10 der Verordnung (EG) Nr. 561/2006, aus 1 Abs. 6 und 2a der Fahrpersonalverordnung (FPersV) sowie aus 16 Abs. 2, 21a Abs. 7 Arbeitszeitgesetz (AZG) spezielle, kurze Aufbewahrungsfristen, doch kann eine steuerrechtliche Relevanz schnell gegeben sein, wenn bspw. bestimmte Arbeitszeiten eines Fahrers mit Lohnzuschlägen vergütet wurden oder die Kilometerleistung eines Fahrzeugs umsatzsteuerrechtlich bedeutsam ist. In diesen Fällen werden die spezialgesetzlichen Fristen durch die steuerrechtlich längeren Fristen verdrängt. Demzufolge ist zu differenzieren: Tachographenscheiben, digitale Fahrdaten, Ausdrucke, Bescheinigungen berücksichtigungsfreier Tage usw. sind nach dem Ende der Mitführungspflicht im Fahrzeug zur Kontrolle der Einhaltung fahrpersonalrechtlicher Vorschriften mindestens ein Jahr lang (fortlaufende Frist) chronologisch geordnet im Unternehmen aufzubewahren. Danach sind sie zu vernichten, es sei denn die Aufzeichnungen und Ausdrucke werden für andere Zwecke benötigt. 2

3 Werden die Aufzeichnungen und Ausdrucke in arbeitszeitrechtlicher Hinsicht zum Nachweis sonstiger Arbeitszeiten verwandt, so sind sie zwei Jahre lang aufzubewahren. Haben die Unterlagen einen steuerlichen Rückbezug auf Fahrereinsatzzeiten oder Beförderungsaufträge, so verdrängen die längeren Fristen des 147 AO die zuvor genannten kürzeren Fristvorgaben. Die Unterlagen sind dann mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren. Sofern die Unterlagen als Ursprungsbelege im Sinne des 147 AO anzusehen sind, beträgt die Aufbewahrungsfrist. Werden die Aufzeichnungen oder gleichermaßen beweiskräftige Surrogate während einer Prüfung nicht vorgelegt, kann dies die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung beeinträchtigen. Alle Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Eine ordnungsgemäße Aufbewahrung erfolgt bei Aufzeichnungen und Ausdrucken von Fahrdaten chronologisch, ansonsten kann sie sachlich oder alphabetisch erfolgen, sofern sich ein sachverständiger Dritter, z.b. ein Betriebsprüfer, ohne besonderen Zeitaufwand im betreffenden Ablagesystem zurechtzufinden kann Anlage 3

4 Anlage zum BGL-Rundschreiben Unterlagen A Übersicht der Unterlagen, die im Jahr 2012 vernichtet werden können (Alle Angaben ohne Gewähr!) An-, Um-, Abmeldungen der AOK und Ersatzkassen bzw. bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres Abrechnungsunterlagen, soweit Buchungsbelege Abtretungserklärungen Akkreditive Aktenvermerke, soweit nicht Buchungsbelege (sonst / aus ) Änderungsnachweis der EDV-Buchführung Angebote mit Auftragsfolge Angestelltenversicherung (Belege) Anhang zum Jahresabschluss (einer Kapitalgesellschaft) Anlagevermögensbücher und -karteien Anwesenheitslisten (z.b. Stempelkarten), soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation Auftragsunterlagen (einschl. vorangegangenes Angebot) Ausgangsrechnungen Außendienstsabrechnungen, soweit Buchungsbelege Ausfuhrunterlagen B Bankauszüge/Bankbelege Bankbürgschaften Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger Beitragsbescheinigungen Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) Benutzerhandbücher der EDV-Buchführung Bestellungen (einschl. vorangegangenes Angebot) Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlage Betriebskostenrechnungen Betriebsprüfungsberichte Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen Bilanzen und Bilanzanlagen (Jahresbilanzen) Bilanzunterlagen Buchungsanweisungen Buchungsbelege C / D COM-Verfahrensbeschreibung (Computer Output on Mikrofilm) CpD-Konto (Conto-pro-Diverse = kombiniertes Forderungs- und Verbindlichkeitskonto für Einmalvorgänge) Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) Dateien, Beschreibung der Dateiverzeichnisse Datensätze, Beschreibung und Aufbau der Datensicherungsregeln Debitorenbuchhaltung Debitorenlisten, soweit Bilanzunterlagen Depotbücher, -auszüge und -bestätigungen (soweit nicht Inventare) Verwertung und Vervielfältigung nur mit Quellenangabe gestattet (Alle Angaben ohne Gewähr!). 1 / 5

5 Unterlagen E EDV-Systemteile (Hard- und Software), soweit erforderlich für die maschinelle Auswertbarkeit von nach dem bzw. vor einem Systemwechsel archivierten Buchungsdaten bzw. sonstigen steuerlich relevanten Daten EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z.b. Ablauf-/Blockdiagramme u.ä. Organisationsbeschreibungen) Einfuhrunterlagen Eingangsrechnungen Eingabebeschreibung und Eingabedatenformate der EDV-Buchführung Einheitswertunterlagen Eröffnungsanträge für Bankkonten und Depots Eröffnungsbilanzen Essenmarkenabrechnungen, soweit Buchungsbelege Exportunterlagen F Fahrtkostenerstattungsunterlagen, soweit Buchungsbelege Fehlermeldungen und Fehlerkorrekturanweisungen der EDV-Buchführung Fernsprechunterlagen, soweit Buchungsbelege Finanzberichte Frachtunterlagen (Frachtbriefe und Begleitdokumente), soweit nicht Buchungsbelege (sonst / aus ) Freistempler-Abrechnungsunterlagen G Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar Gebührenbescheinigungen Gehaltsabrechnungen, -kontenkarten, -bücher, -pfändungsunterlagen, soweit Buchungsbelege Gehaltslisten, soweit nicht Buchungsbelege (sonst / aus ) Genehmigungen (nach Gültigkeitsablauf) Geschäftsberichte (unterschriebenes Exemplar) Geschäftbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) Geschenknachweise Gesellschafterversammlungen (Beschlüsse, Protokolle u.ä. Unterlagen) Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresergebnisrechnung) Gründungsakte der Gesellschaft Grundbuchauszüge, Grundbücher und Journale, soweit Inventurunterlagen Grundbuchauszüge bei Kreditsicherung (nach Vertragsablauf) Grundstücksverzeichnis, soweit Inventar Gutschriften/Gutschriftsanzeigen, soweit Buchungsbelege H Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hard- und Software, soweit erforderlich für die maschinelle Auswertbarkeit von nach dem bzw. vor einem Systemwechsel archivierter Buchungsdaten bzw. sonstiger steuerlich relevanter Daten Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle Bilanz) Hauptbücher, -karteien Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle u.ä. Unterlagen) Verwertung und Vervielfältigung nur mit Quellenangabe gestattet (Alle Angaben ohne Gewähr!). 2 / 5

6 Unterlagen I Inkassobücher/-karteien/-quittungen Inventar, Inventarnachweise Inventuranweisungen, -reinschriften Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke Investitionszulage (Nachweise) J Jahresabschlüsse (Bilanzen, Ergebnisrechnungen) mit Erläuterungen Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch und Kontokorrent K Kalkulationen und Kalkulationsunterlagen, Kostenrechnungen, soweit steuer- und handelsrechtlich relevant Kantinenunterlagen, soweit Buchungsbelege Kassenabrechnungen und -belege Kassenberichte/-bücher Kassenzettel Kommissions-(auftrags-) und -abrechnungsunterlagen Kommissionslisten, soweit nicht Inventar (sonst / aus 2000) Konnossemente Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontenregister Kontierungsbelege Kontoauszüge, soweit Buchungsbelege Kontokorrentbücher, -kontenkarten, -saldenverzeichnisse, -listen Konzernabschlüsse Konzernlagebericht sowie die ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen Kostenträgerrechnungen, soweit Buchungsbelege Kreditorenbuchhaltung Kreditunterlagen (nach Ablauf des Kreditvertrages), soweit Buchungsunterlagen Sonstiges wie Schriftverkehr L Lageberichte Lagerbuchführungen Lastschriften/Lastschriftsanzeigen, soweit Buchungsbelege Lieferantenerklärungen (auf Rechnungen / aus ) Lieferscheine, sofern Belegnachweis v.a. für Rechnungen Lizenzunterlagen Lohnabrechnungen Lohnbelege Lohnkonten, -karteikarten, -kassenbücher, soweit Buchungsbelege Lohnlisten, soweit nicht Buchungsbelege (sonst / aus ) Lohnquittungen, soweit nicht Buchungsbelege (sonst / aus ) Lohnsteuer-Jahresausgleich, Unterlagen über Lohnsteuerkonten für Arbeiter und Angestellte Verwertung und Vervielfältigung nur mit Quellenangabe gestattet (Alle Angaben ohne Gewähr!). 3 / 5

7 Unterlagen M / N / O Magnetbänder/-platten mit Buchfunktion Mahnvorgänge/-bescheide Mietunterlagen (nach Ablauf des Mietvertrages) Nachnahmebelege und -karten Nebenbücher Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung P / Q Patente/-unterlagen (nach Ablauf des Patents) Pachtunterlagen (nach Ablauf des Pachtvertrages) Pfändungsunterlagen Portokassenbücher, soweit Buchungsbelege Postgiroauszüge und -belege, soweit Buchungsbelege Prämienunterlagen (z.b. über Versicherungsprämien), soweit Buchungsbelege Preislisten, soweit Buchungsunterlagen (Ursprungsbelege) Programmablaufbeschreibungen und verzeichnisse Protokolle / Niederschriften, soweit nicht buchungsrelevant (sonst / aus ) Provisionsabrechnungen mit Unterlagen Prozessakten Prüfungsberichte des Abschlussprüfers Quittungen, soweit Buchungsbelege R Rechnungen und Rechnungsunterlagen Rechnungseingangsbücher mit Grundbuch- oder Wareneingangsfunktion Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten (nach Verfahrensschluss) Reisekostenabrechnungen Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen mit Belegfunktion; sonst / aus 2004) S Sachkonten Saldenbestätigungen, soweit Handelsbriefe Saldenbilanzen Saldenlisten, soweit Jahresabschlussunterlagen Schadensunterlagen, soweit Bilanzgrundlage (sonst / aus 2004) Scheckbelege, -begleitblätter, -listen, -einzugsaufträge, -versandverzeichnisse usw. Schriftwechsel Skontolisten, soweit Buchfunktion Soft- und Hardware, soweit erforderlich für die maschinelle Auswertbarkeit von nach dem bzw. vor einem Systemwechsel archivierter Buchungsdaten bzw. sonstiger steuerlich relevanter Daten Sozialversicherungsunterlagen Speicherbelegungsplan bei EDV-Buchführung Spendenbescheinigungen Steuererklärungen und -bescheide, Steuerrückstellungen, Steuerbilanzen mit Anlagen (soweit keine Handelsbilanz vorhanden) andere Steuerunterlagen, die keine Buchungsbelege sind jeweils soweit nicht für die Finanzverwaltung von Bedeutung Systemhandbücher der EDV-Buchführung Verwertung und Vervielfältigung nur mit Quellenangabe gestattet (Alle Angaben ohne Gewähr!). 4 / 5

8 Unterlagen T Tachografenaufzeichnungen und sonstige Lenk- und Ruhezeitnachweise 1 Jahr 2010 nach FPersV Arbeitszeitnachweise nach AZG 2 Jahre 2009 Aber Achtung: Tachographenaufzeichnungen / Arbeitszeitnachweise mit steuerlichem Rückbezug auf Fahrereinsatzzeiten bzw. Beförderungsaufträge Wenn die Tachografenaufzeichnungen / Arbeitszeitnachweise steuerrechtliche Ursprungsbelege darstellen Teilzahlungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen Telefonkostennachweise, soweit Buchungsbelege U Überstundenlisten/-meldungen, soweit nicht Ursprungsbelege für die Lohnabrechnung (sonst / aus 2000) Umsatzsteuervoranmeldungen Ursprungszeugnisse V / W Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsbücher Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen), soweit nicht Buchungsbelege (sonst / aus ) Versand- und Frachtunterlagen, soweit nicht Buchungsbelege (sonst / aus ) Versicherungspolicen/-unterlagen Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen Verträge/Vertragsunterlagen, soweit handels- und steuerrechtlich relevant Wareneingangs- und ausgangsbücher Wechsel, eingelöste (soweit Buchungsunterlagen) Werkstattabrechnungen Z Zahlungsanweisungen Zahlungsbelege Zinsrechnungen Zollbelege und -unterlagen Zwischenbilanzen/-abschlüsse, soweit für Konsolidierungszwecke gesetzlich vorgeschrieben (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) Verwertung und Vervielfältigung nur mit Quellenangabe gestattet (Alle Angaben ohne Gewähr!). 5 / 5