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1 GESETZLICHE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN 2015

2 Im Handelsgesetzbuch ( 257 HGB) und in der Abgabenordnung ( 147 AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen: Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von: 10 Jahren für: Eröffnungsbilanz Journal, Buchungsunterlagen, Handelsbücher, Buchungsbelege Inventur Jahresabschluss Konzernabschluss inkl. der hierzu erstellten Lageberichte Konzernlagebericht Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen, Fertigungsunterlagen Lohnsteuerunterlagen 6 Jahren für: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe* weitere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind *Sofern Handelsbriefe zugleich Buchungsbelege sind (Rechnungen, Gutschriften), gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde das Inventar aufgestellt wurde die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde Aufzeichnungen vorgenommen oder sonstige Unterlagen entstanden sind Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Zu beachten ist, dass es sich bei den hier genannten Aufbewahrungsfristen um Mindestfristen von HGB/AO handelt, die auch dann gelten, wenn im Einzelfall aufgrund ausdrücklicher gesetzlicher Regelung kürzere Aufbewahrungsfristen festgesetzt sind. Diese festen Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn das Schriftgut für die Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist ( 147 Abs. 3 Satz 2 AO und 14b Abs. 1 Satz 3, 2. Halbsatz UStG). Diese Vorschrift soll verhindern, dass Unterlagen vernichtet werden, solange sie für steuerliche Zwecke noch von Bedeutung sind. Die Festsetzungsfrist beträgt in der Regel zwischen ein und vier Jahren. Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, weshalb beim Aufbewahrungspflichtigen oft erhebliche Schwierigkeiten bei der Feststellung bestehen, wann Unterlagen vernichtet werden dürfen. Um dies abzumildern, hat die Finanzverwaltung mit BMF-Schreiben vom 25. Okt eine Erleichterung geschaffen: Unterlagen sind nach Ablauf der in der AO genannten oder in anderen Steuergesetzen zugelassenen kürzeren Aufbewahrungsfristen nur noch aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind: für eine begonnene Außenprüfung für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach 165 AO für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen Hinweis: Diese Info behandelt lediglich die Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht. Zur Abwehr/Durchsetzung von zivil- bzw. öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann im Einzelfall (insbesondere im Hinblick auf Beweiszwecke) eine längere Aufbewahrung angezeigt sein. Auch Spezialvorschriften für einzelne Berufe bzw. Tätigkeiten sind nicht berücksichtigt.

3 A Abhängigkeitserklärungen 2004 Abkürzungsverzeichnis (erklärend) 2004 Abrechnungsunterlagen 2004 Abschlagszahlungen 2004 Abschlussbuchungsbelege 2004 Abschlusskonten 2004 Abschlussrechnungen 2004 Abschreibungsunterlagen 2004 Abtretungserklärungen 2008 Abwertungsbelege 2004 Akkordunterlagen 2004 Akkreditive 2008 Aktenvermerke 2008 An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse 2008 Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 2004 Angebote (erhaltene und Kopien versandter) 2008 Angestelltenversicherung (Belege) 2004 Anhang (zum Jahresabschluss) 2004 Anlageninventare 2004 Anlagenkartei 2004 Anlagenunterhaltungskosten 2004 Anlagenverzeichnis 2004 Anlagevermögensbücher und -karteien 2004 Anleihebücher 2004 Anleihen 2008 Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen 2008 Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) 2008 Anzahlungsunterlagen 2008 Arbeitgeberzuschusskarten 2008 Arbeitnehmersparzulage (Verträge) 2008 Arbeitsanweisungen 2004 Auftragsbestätigungen 2008 Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) 2008 Auftragsbücher 2008 Auftragskostenbelege 2004 Auftragszettel 2004 Aufzeichnungen 2004 Ausfuhrunterlagen 2008 Ausgangsrechnungen 2004 Ausschusslisten als Buchungsbelege 2004 Außendienstabrechnungen 2004 Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) 2008 Außenhandelsunterlagen 2008 Auszahlungsbelege 2004 B Bahnabrechnungen 2004 Bahnfrachtbriefe 2008 Bankbelege 2004 Bankbürgschaften 2008 Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen 2004 Bauakten 2008 Bauantragskostennachweise 2008 Baubeschreibungen 2008 Baubücher 2004 Baugenehmigungen 2008 Beförderungspapiere 2008 Beherrschungsverträge 2004 Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 2004 Belege 2004 Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 2004 Bestandsberichtigungen 2004 Bestandsermittlungen 2004 Bestandsverzeichnisse 2004 Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) 2008 Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen 2004 Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) 2008 Betriebskostenrechnungen 2004 Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) 2004 Betriebsprüfungsberichte 2008 Betriebsunfallunterlagen 2008 Bewertungsunterlagen 2004 Bewirtungsunterlagen 2004 Bilanzbücher 2004 Bilanzen (Jahresbilanzen) 2004 Bilanzkonten 2004 Bilanzprotokolle für die EDV 2004 Bilanzunterlagen 2004 Bons 2004 Börsenaufträge 2008 Bruttoerlösnachweise 2008 Bruttolohnlisten 2008 Bruttolohnsammelkarten 2008 Bruttolohnstreifen 2008 Buchführungsprogramme 2004 Buchführungsunterlagen 2004 Buchungsanweisungen 2004 Buchungsbelege 2004 Buchungsprotokolle für die EDV 2004 Buchungsunterlagen 2004 Bürgschaftsunterlagen 2008

4 C Carnetunterlagen 2008 Clearingauszüge 2008 Clearing-Belege 2004 Code-Pläne für Verständnis der Buchführung 2004 Computerausdrucke mit Buchungsdaten 2004 COM-Verfahrensbeschreibungen 2004 D Darlehenskonto 2004 Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) 2008 Datensicherungen 2004 Dauerauftragsunterlagen 2008 Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) 2004 Dauervorschüsse 2004 Debitorenkonen 2004 Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) 2004 Deklarationen (Versandunterlagen) 2008 Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 2004 Depotbestätigungen 2004 Depotbücher 2004 Deputatunterlagen 2008 Devisenunterlagen 2008 Dokumentation für Programme und Systemebei EDV 2004 Dubiosenbücher 2004 E Edelmetallbestände 2004 Edelmetallumsätze 2004 EDV-Journal 2004 Effektenbuch 2004 Effektenkassenquittungen 2004 Eichaufnahmen 2008 Einfuhrunterlagen 2008 Eingangsrechnungen 2004 Eingangsüberweisungsträger 2008 Eingliederungsverträge 2004 Einheitswertunterlagen 2008 Einkaufsbücher 2004 Einnahmenüberschussrechnung 2004 Einzahlungsbelege 2004 Energieverbrauchsunterlagen 2008 Erlösjournale 2004 Eröffnungsbilanzen 2004 Ersatzkassenunterlagen 2008 Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) 2008 Exportunterlagen 2008 Expressauslieferungsbücher 2004 F Fahrtenbücher 2004 Fahrtkostenerstattungen 2004 Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/ Unternehmer (soweit keine Buchungsbelege) 2008 Fakturierjournale 2004 Fehlerjournale als Buchungsbelege 2004 Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung 2004 Fernschreiben (Handelsbriefe) 2008 Feuerversicherungsunterlagen 2008 Finanzberichte 2008 Frachtbriefe 2008 Frachtunterlagen 2008 Freistemplerabrechnungen 2004 Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) 2004 Fürsorgeunterlagen 2008 G Gebrauchsmusterunterlagen 2008 Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) 2004 Gehaltskonten 2008 Gehaltslisten 2004 Gehaltsquittungen 2004 Gehaltsvorschusskonten 2004 Geschäftsberichte 2004 Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) 2008 Geschenknachweise 2008 Gesellschaftsverträge 2004 Gewährleistungsverpflichtungen 2008 Gewerbesteuerunterlagen 2008 Gewinn- und Verlustrechnung 2004 Gewinnabführungsverträge 2004 Gewinnfeststellungen 2008 Grundbuchauszüge 2004 Grundlohnlisten 2004 Grundstücksunterlagen 2008 Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 2004 Gutschriftanzeigen 2004

5 H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen 2004 Handelsbilanz 2004 Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) 2008 Handelsbücher 2004 Handelsregisterauszüge 2008 Hauptabschlussübersicht 2004 Hauptbücher und -karteien 2004 Hauptbuchkonten 2004 Hinterlegungsscheine 2008 Hypothekenpfandbriefe 2008 I Importrechnungen 2004 Importunterlagen 2008 Inkassobücher 2004 Inventare 2004 Inventare als Bilanzunterlagen 2004 Inventurunterlagen 2004 Investitionsabrechnungen 2008 Investitionszulagenunterlagen 2008 J Jahresabschlüsse 2004 Jahresabschlusserläuterungen 2004 Jahresabschlusslisten 2004 Jahreskontoblätter 2004 Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 2004 Jubilarfeierunterlagen 2004 Jubiläumsunterlagen 2004 K Kalkulationsunterlagen 2008 Kantinenunterlagen 2004 Kapitalerhöhungsunterlagen 2008 Kapitalverkehrsteuerunterlagen 2008 Kassenberichte 2004 Kassenbücher u. -blätter 2004 Kassenstreifen 2008 Kassenzettel (Buchungsunterlage) 2004 Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) 2008 Kaufverträge 2008 Kilometergeldabrechnungen 2004 Kommissionslisten 2008 Konnossemente 2008 Konsignationsunterlagen 2008 Kontenpläne/Kontenplanänderungen 2004 Kontenregister 2004 Kontoauszüge 2004 Kontokorrentbücher 2004 Kostenartenpläne 2004 Kostenstellenpläne 2008 Kostenträgerrechnung 2008 Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) 2004 Kostenvoranschläge 2008 Kreditorenkonten 2004 Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) 2008 Kurssicherungsunterlagen 2004 Kurzarbeitergeldanträge 2008 Kurzarbeitergeldlisten 2008 L Ladescheine 2004 Lageberichte 2004 Lagerbuchführungen 2004 Lagerprotokolle 2008 Leasingunterlagen 2008 Leergutabrechnungen 2008 Lieferscheine 2004 Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) 2004 Lizenzunterlagen 2004 Lohnbelege 2004 Lohnkonto (siehe Anmerkungen) 2008 Lohnlisten 2004 Lohnssteuerunterlagen 2004 Lohnunterlagen 2008 Lohnvorschusskonten 2004 Luftfrachtbriefe 2008 M Magnetbänder (mit Buchfunktion) 2004 Mahnbescheide 2008 Mahnungen 2008 Maklerschlussnoten 2008 Materialabrechnungen 2004 Materialbeanstandungen 2008 Materialentnahmescheine 2008 Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) 2008 Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung 2004 Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen 2008 Mikrofilmverfahrensbeschreibungen 2004 Montageversicherungsakten 2004 Mutterschaftsgeldunterlagen 2004 N Nachkalkulationen 2004 Nachnahmebelege 2004 Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) 2008 Nebenbücher 2004 Nettolohnlisten 2004 Nutzflächenermittlung 2004

6 O Obligationen 2008 Offene-Posten-Listen 2004 Orderpapiere 2008 Organisationsunterlagen der Buchführung 2004 Organschaftsabrechnungen 2004 Organschaftsverträge 2004 P Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) 2008 Patentunterlagen 2008 Pensionsrückstellungsunterlagen 2004 Pensionszahlungen 2004 Pfandleihbücher 2004 Pfändungsunterlagen 2004 Portokassenbücher 2004 Postaufträge 2008 Postbankauszüge 2004 Postbankbelege 2004 Postscheckbelege 2004 Preislisten 2008 Preisvereinbarungen 2008 Privatentnahmebelege 2004 Programmbeschreibung für EDV 2004 Proteste (Scheck, Wechsel) 2008 Protokolle (Buchungsbelege) 2004 Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) 2008 Provisionsabrechnungen 2004 Prozessakten 2004 Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) 2004 Q Qualitätsberichte 2008 Quittungen 2004 R Rechnungen 2004 Rechnungsabgrenzungsermittlung 2004 Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) 2008 Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer/ für Unternehmer 2004 Rentenversicherungsnachweise 2008 Repräsentationsaufwendungen 2004 Repräsentationskosten 2004 Rückstellungsunterlagen 2004 Rückwareneingangsjournale 2008 S Sachanlagevermögenskarteien 2004 Sachkonten 2004 Saldenbestätigungen 2004 Saldenbilanzen 2004 Schadensmeldungen und -unterlagen 2008 Scheck- und Wechselunterlagen 2008 Scheckbestandsaufnahmen 2004 Schecks 2004 Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) 2008 Schriftwechsel 2008 Schuldtitel 2004 Sicherungsübereignungen 2008 Skontounterlagen 2004 Sondergutschriften 2004 Sozialpläne 2008 Sozialversicherungsbeitragskonten 2008 Sparprämienanträge 2008 Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 2004 Spendenbescheinigungen 2004 Steuerbescheide und -erklärungen 2004 Steuerrückstellungsberechnungen 2004 Steuerunterlagen 2008 Stornobelege 2004 Stundenlohnzettel als Buchungsbelege 2004 T Teilzahlungsbelege 2008 Telefonkostennachweise 2004 Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) 2008 Testate als Bilanzteil 2004 Transportschadenunterlagen 2008 Transportversicherungsanmeldungen 2008 Trennungsgeldermittlungen 2004 Ü/U Überstundenlisten 2008 Überweisungsbelege 2004 Umbuchungsbelege 2004 Umsatzsteuervergütungen 2004 Umsatzsteuervoranmeldungen 2004 Umwandlungsbilanzen 2004 Umwandlungsunterlagen 2008 Unfallversicherungsunterlagen 2008 Unternehmerlohnverrechnungen 2008 Urlaubslisten für Rückstellungen 2004

7 V Valuta-Belege 2004 Verbindlichkeiten 2004 Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 2004 Verfrachtungsaufträge 2008 Verkaufsbücher, -journale 2004 Vermögensteuerunterlagen 2008 Vermögensverzeichnis 2004 Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) 2008 Verpfändungsunterlagen 2004 Verrechnungskonten 2004 Verrechnungspreisunterlagen 2004 Versand- und Frachtunterlagen 2008 Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege 2004 Versicherungspolicen 2008 Versteigerungsunterlagen 2008 Verträge 2008 Vertreterunterlagen 2008 Verwahrungsbücher für Wertpapiere 2004 Viehregister 2004 Vollmachten (Urkunden) 2008 Vollständigkeitserklärungen 2004 Vorauszahlungsbelege 2004 Vorschusskonten 2004 Vorschusslisten als Buchungsbelege 2004 Z Zahlungsanweisungen/-belege 2004 Zahlungsträger 2004 Zeichnungsvollmachten 2008 Zessionen 2008 Zinsabrechnungen 2004 Zinsberechnungen als Buchungsbeleg 2004 Zinsberechnungsunterlagen 2008 Zinsstaffeln 2008 Zollbelege 2008 Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer 2004 Zugangsbelege 2004 Zuschüsse des Arbeitgebers 2004 Zustellungsquittungen 2008 Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) 2004 W Währungsforderungen 2004 Warenabgabescheine 2008 Warenbestandsaufnahmen 2004 Wareneingangs- und -ausgangsbücher 2004 Warenverkehrsbescheinigungen 2008 Wechsel 2008 Wechsel als Buchungsbeleg 2004 Wechselbuch 2004 Wechselobligation 2004 Weihnachtsgratifikation 2004 Werbegeschenknachweise 2004 Werbekosten, Belege über 2004 Werksrentenanträge 2008 Werkstattabrechnungen 2004 Werkzeugkosten, Belege über 2004 Werkzeugregister als Inventar 2004 Wertberichtigungen 2004 Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 2004 Wertpapierkurse als Buchungsbelege 2004 Wildhandelsbücher 2004 Wohnungsbauunterlagen 2008