Welche Unterlagen können im Jahr 2014 vernichtet werden?
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- Samuel Esser
- vor 8 Jahren
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1 MERKBLATT 2014 Thema Welche Unterlagen können im Jahr 2014 vernichtet werden? Nachstehend aufgeführte sunterlagen können nach dem 31. Dezember 2013 vernichtet werden: Nach 10 Jahren Aufbewahrungspflicht aus dem Jahr 2003 oder früher. Aufzeichnungen aus dem Jahr 2003 und früher: Inventare, die bis zum aufgestellt worden sind. Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2003 oder früher erfolgt ist. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2003 oder früher aufgestellt worden sind. Nach 6 Jahren Aufbewahrungspflicht Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2007 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden. Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2007 oder früher. ACHTUNG: Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind für eine begonnene Außenprüfung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartetes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und bei vorläufigen Steuerfestsetzungen. Es ist darauf zu achten, dass auch die elektronisch erstellten Daten für 10 Jahre vorgehalten werden müssen. Aufbewahrung elektronischer Rechnungen sog. e-rechnungen sind in digitaler Form aufzubewahren! Ein Ausdruck genügt hier nicht! Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen: Privatpersonen (auch Unternehmer, die Leistungen für ihren privaten Bereich verwenden), die aufgrund des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit von Unternehmern für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei Verstoß können bis zu 500 Bußgeld verhängt werden. Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Handwerkerrechnung hinzuweisen, z. B. durch einen Zusatz Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren. 1/8
2 ABC der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ( 257 Abs. 1 Nr. 1 u. 4, Abs. 4 HGB, 147 Abs. 1 Nr. 1 u. 4, Abs. 3 AO) A Abhängigkeitserklärungen Abkürzungsverzeichnis (erklärend) Abrechnungsunterlagen Abschlagszahlungen Abschlussbuchungsbelege Abschlusskonten Abschlussrechnungen Abschreibungsunterlagen Abwertungsbelege Änderungsnachweise der EDV- Akkordunterlagen Akkreditive Angestelltenversicherung (Belege) Anhang(zum Jahresabschluss) Anlageninventare Anlagenkartei Anlagenunterhaltungskosten Anlagevermögensbücher und - karteien Anlagenverzeichnis Anleihebücher Arbeitsanweisungen Aufsichtsratsvergütung Auftragskostenbelege Auftragszettel Aufzeichnungen Ausgangsrechnungen Ausschusslisten als Außendienstabrechnungen Auszahlungsbelege B Bahnabrechnungen Bankbelege Bareinkaufs- und - verkaufsrechnungen Baubücher Beherrschungsverträge Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) Bestandsberichtigungen Bestandsermittlungen Bestandsverzeichnisse Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage Betriebskostenabrechnungen Betriebskrankenkasse ( Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen Bilanzen(Jahresbilanzen) Bilanzbücher Bilanzkonten Bilanzprotokolle für die EDV Bilanzunterlagen Bons sprogramme Buchungsanweisungen Buchungsprotokolle für die EDV Buchungsunterlagen C Clearing-Belege Code-Pläne für Verständnis der COM-Verfahrensbeschreibungen Computerausdrucke mit Buchungsdaten cpd-konto D Darlehenskonto Datensicherungen Dauervorschüsse Debitorenkonen Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) Depotauszüge Depotbestätigungen Depotbücher Dokumentationen für Programme und Systeme bei EDV auch Anleitungen von Kassensystemen Doppel von Rechnungen in bestimmten Fällen des innergemeinschaftlichen Rechnungsverkehrs (bis 1999: 6 Jahre) Dubiosenbücher E Edelmetallbestände Edelmetallumsätze EDV-Journal Effektenbuch Effektenkassenquittungen Eingangsrechnungen Eingliederungsverträge Einheitswertunterlagen Einheitswertbescheide Einkaufsbücher Einnahmenüberschussrechnung Einzahlungsbelege Erlösjournale Eröffnungsbilanzen Expressauslieferungsbücher F Fahrtenbücher Fahrtkostenerstattungen Fakturierjournale Fehlerjournale als Fehlerprotokoll bei EDV- Freistemplerabrechnungen 2/8
3 Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) G Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) Gehaltslisten Gehaltsquittungen Gehaltsvorschusskonten Geschäftsberichte Gesellschaftsverträge Gewinnabführungsverträge Gewinn- und Verlustrechnung Grundbuchauszüge Grundlohnlisten Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriftanzeigen H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen Handelsbilanz Handelsbücher Hauptabschlussübersicht Hauptbücher und -karteien Hauptbuchkonten I Importrechnungen Inkassobücher Inventare als Bilanzunterlagen Inventurunterlagen J Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahresabschlusslisten Jahreskontoblätter Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Jubiläumsunterlagen Jubilarfeierunterlagen K Kantinenunterlagen Kassenberichte Kassenbücher und -blätter Kassenzettel (Buchungsunterlage) Kilometergeldabrechnungen Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge Kontokorrentbücher Konzernabschlüsse Konzernlagebericht sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen Kostenartenpläne Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) Kreditorenkonten Kurssicherungsunterlagen L Ladescheine Lageberichte(auch für Konzerne) Lagerbuchführungen Lieferscheine Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) Lizenzunterlagen Lohnbelege Lohnlisten Lohnsteueranmeldung Lohnssteuerunterlagen Lohnvorschusskonten M Magnetbänder (mit Buchfunktion) Materialabrechnungen Mikrofilme zur Datensicherung der Mikrofilmverfahrensbeschreibungen Montageversicherungsakten Mutterschaftsgeldunterlagen N Nachnahmebelege Nachkalkulationen Nebenbücher Nettolohnlisten Nutzflächenermittlung O Offene-Posten-Listen Organisationsunterlagen der Organschaftsabrechnungen Organschaftsverträge P Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen Pfändungsunterlagen Pfandleihbücher Portokassenbücher Postbankbelege Postscheckbelege Privatentnahmebelege Programmbeschreibung für EDV Protokolle ( Provisionsabrechnungen Prozessakten Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) Q Quittungen R Rechnungen Rechnungsabgrenzungsermittlung Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer Repräsentationskosten Rückstellungsunterlagen S Sachanlagevermögenskarteien Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Scheckbestandsaufnahmen Schecks Schuldtitel Skontounterlagen Sondergutschriften 3/8
4 Speicherbelegungsplan bei EDV- Spendenbescheinigungen Steuerbescheide und -erklärungen Steuerrückstellungsberechnungen Stornobelege Stundenlohnzettel als T Telefonkostennachweise Testate als Bilanzteil Trennungsgeldermittlungen U Überweisungsbelege Umbuchungsbelege Umsatzsteuervergütungen Umsatzsteuervoranmeldungen Umwandlungsbilanzen Urlaubslisten für Rückstellungen V Valuta-Belege Verbindlichkeiten Verkaufsbelege Verkaufsbücher, -journale Vermögensverzeichnis Verpfändungsunterlagen Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen Verschiffungsunterlagen als Verwahrungsbücher für Wertpapiere Viehregister Vollständigkeitserklärungen Vorauszahlungsbelege Vorschusskonten Vorschusslisten als W Währungsforderungen Warenbestandsaufnahmen Wareneingangs- und - Ausgangsbücher Wechsel als Buchungsbeleg Wechselbuch Wechselobligation Weihnachtsgratifikation Werbegeschenknachweise Werbekosten, Belege über Werkstattabrechnungen Werkzeugkosten, Belege über Werkzeugregister als Inventar Wertberichtigungen Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen Wertpapierkurse als Wildhandelsbücher Z Zahlungsanweisungen Zahlungsträger Zinsabrechnungen Zinsberechnungen als Buchungsbeleg Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer Zugangsbelege Zuschüsse des Arbeitgebers Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) Zwischengewinnermittlungen 4/8
5 ABC der Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren ( 257 Abs. 1 Nr. 2 u. 3, Abs. 4 HGB, 147 Abs. 1 Nr. 2 u. 3, Abs. 3 AO) A Abkürzungsverzeichnis (allgemein) Abrechnungsunterlagen Abtretungserklärungen Aktenvermerke Angebote Anleihen An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) Anzahlungsunterlagen Arbeitgeberzuschusskarten Arbeitnehmersparzulage (Verträge) Auftragsbestätigungen Auftragsbücher Ausfuhrgenehmigungen Ausfuhrunterlagen Außendienstabrechnungen Außenhandelsunterlagen B Bahnfrachtbriefe Bankbürgschaften Bauakten Bauantragskostennachweis e Baubeschreibungen Baugenehmigungen Beförderungspapiere Beförderungssteuernachwei se Bestellunterlagen Betriebskostenabrechnung Betriebsprüfungsberichte Betriebsunfallunterlagen Börsenaufträge Bruttoerlösnachweise Bruttolohnlisten Bruttolohnsammelkarten Bruttolohnstreifen Bürgschaftsunterlagen C Carnetunterlagen Clearingauszüge D Darlehensunterlagen, - verträge (nach Vertragsablauf) Dauerauftragsunterlagen Deklarationen (Versandunterlagen) Deputatunterlagen Devisenunterlagen E Eichaufnahmen Einfuhrbelege Einfuhrunterlagen Eingangsüberweisungsträge r Einheitswertunterlagen Energieverbrauchsunterlage n Ersatzkassenunterlagen Essensmarkenabrechnunge n Exportunterlagen F Fahrtkostenerstattungsunterl agen der Arbeitnehmer / der Unternehmer Fernschreiben (Handelsbriefe) Feuerversicherungsunterlag en Finanzberichte Frachtbriefe Frachtunterlagen Fürsorgeunterlagen G Gebrauchsmusterunterlagen Gehaltskonten Geschäftsbriefe Geschenknachweise Gewährleistungsverpflichtun gen Gewerbesteuerunterlagen Gewinnfeststellungen Grundstücksunterlagen H Handelsbriefe Handelsregisterauszüge Hinterlegungsscheine Hypothekenbriefe Hypothekenpfandbriefe I Importunterlagen Investitionsabrechnungen Investitionszulagenunterlage n K Kalkulationsunterlagen Kapitalerhöhungsunterlagen Kapitalverkehrsteuerunterla gen Kassenstreifen Kassenzettel Kaufverträge Kommissionslisten Konnossemente 5/8
6 Konsignationsunterlagen Kostenträgerrechnung Kostenstellenpläne Kostenvoranschläge Kreditunterlagen (nach Ablauf des Kreditvertrages Kurzarbeitergeldanträge Kurzarbeitergeldlisten L Lagerprotokolle Leasingunterlagen Leergutabrechnungen Lohnkonten Lohnunterlagen Luftfrachtbriefe M Mahnbescheide Mahnungen Maklerschlussnoten Materialbeanstandungen Materialentnahmescheine Mietunterlagen (nach Ende des Mietverhältnisses) Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen N Nachnahmebelege (soweit keine O Obligationen Orderpapiere P Pachtunterlagen (nach Ablauf des Pachtverhältnisses) Patentunterlagen Postaufträge Preislisten Preisvereinbarungen Proteste (Scheck, Wechsel) Protokolle Q Qualitätsberichte R Registrierkassenstreifen Rentenversicherungsnachw eise Rückwareneingangsjournale S Schadensmeldungenund - unterlagen Scheck- und Wechselunterlagen Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) Sicherungsübereignungen Sozialpläne Sozialversicherungsbeitrags konten Sparprämienanträge T Teilzahlungsbelege Telefonkostennachweise Transportschadenunterlage n Transportversicherungsanm eldungen U Überstundenlisten Umwandlungsunterlagen Unfallversicherungsunterlag en Unternehmerlohnverrechnun gen V Verfrachtungsaufträge Vermögensteuerunterlagen Vermögenswirksame Leistungen (Verträge) Versand- und Frachtunterlagen Versicherungspolicen Versteigerungsunterlagen Verträge Vertreterunterlagen Vollmachten (Urkunden) W Warenabgabescheine Warenverkehrsbescheinigun gen Wechsel Werksrentenanträge Wohnungsbauunterlagen Z Zeichnungsvollmachten Zessionen Zinsberechnungsunterlagen Zinsstaffeln Zollbelege Zustellungsquittungen 6/8
7 Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen (2 Jahre) für Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerrechnungen Seit 1. August 2004 sind bei Beschäftigungsverhältnissen in privaten Haushalten und bei der Inanspruchnahme haushaltsnaher Dienstleistungen auf freiberuflicher oder gewerblicher Basis die Vorschriften des 50 e EStG in der Fassung des Gesetzes zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung vom (BGBl. I S. 1842) zu beachten, das heißt insbesondere die neuen Rechnungsausstellungs- und Aufbewahrungspflichten im Umsatzsteuerrecht. Danach ist der leistende Unternehmer bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (z. B. auch Fensterputzen) an Privatpersonen innerhalb von sechs Monaten zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Anderenfalls droht ein Bußgeld bis Der Leistungsempfänger (auch Privatpersonen) müssen die Rechnung oder den Zahlungsbeleg zwei Jahre aufbewahren. Anderenfalls droht hier ein Bußgeld bis zu 500. Erhöhte Aufbewahrungspflichten für Besserverdiener Personen, bei denen die positiven Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, Kapitalvernögen, sonstigen Bezügen oder Arbeitslohn (sog. Überschusseinkünfte) mehr als pro Kalenderjahr betragen, müssen hierfür wie ein Gewerbetreibender alle Belege über Einnahmen und Ausgaben aufbewahren und sechs Jahre archivieren. 7/8
8 Hinweise zum Merkblatt Dieses Merkblatt gibt unsere Interpretation der relevanten gesetzlichen Bestimmungen wieder. Im Zeitablauf treten Änderungen bei Gesetzen, der Interpretation von Rechtsquellen sowie in der Rechtsprechung ein. Derartige Änderungen können eine Fortschreibung dieses Merkblattes erforderlich machen. Das Merkblatt beruht auf dem Rechtsstand zum Zeitpunkt des Datums des Merkblattes. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass wir ohne gesonderten Auftrag nicht verpflichtet sind, dieses Merkblatt auf Grund einer Änderung der zu Grunde liegenden Fakten bzw. Annahmen oder Änderungen in der Gesetzgebung oder Rechtsprechung zu überprüfen und gegebenenfalls fortzuschreiben. Dieses Merblatt wurde für unsere Mandanten im Rahmen unserer Beratertätigkeit erstellt. Sie ist ausschließlich für unseren Mandanten bestimmt. Dritten ist die Kenntnisnahme nur auf eigene Gefahr erlaubt. Dritten gegenüber übernehmen wir keinerlei Verpflichtungen, Verantwortung oder Sorgfaltspflichten (keine Dritthaftung), es sei denn, wir haben einem Dritten gegenüber im Vorhinein schriftlich etwas Abweichendes bestätigt. 8/8
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