Der Systemcheck als Jahresabschlussvorbereitung KDO-doppik&more

Transkript

1 Der Systemcheck als Jahresabschlussvorbereitung KDO-doppik&more Stefan Thienemann 17. Dezember 2015

2 Agenda Verschlankung des Systemchecks Neue Themen resultierend aus neuen Anforderungen Neue Themen zur Jahresabschlussvorbereitung Prüfung Smart Reporting Prüfung auf vorzeitige Zahlungen (ARA / PRA) Prüfung der Bilanz auf negative Salden Prüfung zur Finanzrechnung Prüfung zur Ergebnisrechnung Prüfung Budget Prüfungen zur Steuer Seite 2

3 Der Systemcheck als Jahresabschlussvorbereitung Am Ende eines Haushaltsjahres steht der Jahresabschluss. Damit dieser ordnungsgemäß durchgeführt werden kann, müssen alle Buchungen im Hauptbuch (Finanzbuchhaltung) und in den Nebenbüchern korrekt verarbeitet worden sein. Während es in der Anfangszeit der Doppik oft um grundsätzliche Prüfungen ging, liegen mögliche Probleme heute tiefer. Mit der Neuausrichtung des Systemchecks tragen wir dieser Entwicklung Rechnung. Seite 3

4 Der Systemcheck als Jahresabschlussvorbereitung Wichtige bisherige Prüfungen zur Grundeinrichtung, zur Neben- und Hauptbuchhaltung oder zum Anordnungswesen bleiben grundsätzlich erhalten. Die bisherigen Prüfungen wurden aber verschlankt und auf das wesentliche begrenzt. Die Prüfung durch den Kunden wurde erleichtert. Hinzugefügt wurde ein neues Kapitel Jahresabschluss Seite 4

5 Vereinfachte Prüfung durch den Kunden Das Systemcheckprotokoll wir vollständig ausgeliefert Zu jedem Kapitel gibt es einen Bearbeitungshinweis für den Kunden Information Zur Kenntnisnahme Prüfung Korrektur Kunde muss eine inhaltliche Bewertung vornehmen Fehler, hier muss korrigiert werden Seite 5

6 Abstimmung Nebenbuchhaltung OP Listen Verzicht auf seitenlange Ergebnislisten Verzicht auf zusätzliche Excel Dateien Stattdessen Einrichtung von Selektions- und Layoutvarianten Anleitung zur Ausführung im Protokoll des Systemchecks Bei einer sukzessiven Abarbeitung, gibt es keine Mehrfachaufführung von Posten Ein offener Posten welcher eine Mahnsperre hat, kann auch im falschen Jahr ausgeglichen sein. Seite 6

7 Abstimmung Nebenbuchhaltung Anleitung zu den Auswertungen finden sie weiterhin im Protokoll des Systemchecks Seite 7

8 Abstimmung Nebenbuchhaltung Im System sind entsprechende Varianten im System hinterlegt Zu den Selektionsvarianten sind auch entsprechende Layoutvarianten hinterlegt. Seite 8

9 Abstimmung Zahlläufe SEPA-Mandate Der SEPA Zahlungsverkehr ist jetzt seit Februar 2014 im Einsatz In regelmäßigen Abständen sollten die Ausnahmelisten von Lastschriftzahlläufen geprüft werden. Es kann vorkommen, dass bei Erfassung einer Anordnung ein Mandat zwar noch gültig war, es aber später zu einer Ungültigkeit (ggf. durch Rückläufer, Kontoänderung) gekommen ist. Seite 9

10 Abstimmung Zahlläufe SEPA-Mandate Relevant für diese Fälle ist das Ausnahmekennzeichen 031 Seite 10

11 Kontrolle Mahnwesen In regelmäßigen Abständen sollte das Protokoll des Mahnvorschlagslaufes auf folgende Warnmeldungen prüfen: Für diese Fälle würden keine Mahnungen erzeugt werden. Seite 11

12 Kontrolle Mahnwesen Eine Auswertung wird über die Transaktion FPM3 erzeugt, betroffene Fälle können hierüber auch korrigiert werden. Seite 12

13 Kontrolle Mahnwesen Im Ergebnis werden die nicht gedruckte Mahnungen anhand des Geschäftspartners und Vertragskontos angezeigt. Seite 13

14 Bislang noch nicht ausgegebene Korrespondenzen Zu den neuen Prüfungen gehört auch der Druck von Korrespondenzen (Steuerbescheid/Mahnung/Avis ) Ausgewertet werden Korrespondenzen, welche bislang kein Druckausgabedatum haben. Seite 14

15 Prüfung Smart Reporting - Kontenzuordnung im Smart Reporting Neben der Systembilanz und der GuV wird in KDO doppik&more das Smart Reporting als Werkzeug genutzt Es dient der Erstellung von Haushaltsplänen, Jahresabschlussberichten und Nachtragshaushalten nach den gesetzlichen Mustervorgaben. Hierbei greift das Smart Reporting nicht auf die Bilanzstruktur des SAP Systems zu, sondern nutzt eigene Pflegetabellen. Diese sind beispielsweise bei der Einrichtung neuer Sachkonten nachzupflegen. Seite 15

16 Prüfung Smart Reporting - Kontenzuordnung im Smart Reporting Diese Pflege wird oftmals vernachlässigt daher wird im neuen Systemcheck ebenfalls die Kontenzuordnung im Smart Reporting geprüft. Insbesondere wird Hauptaugenmerk auf die Prüfung der Jahresabschluss-Ausgabe folgender Module gelegt: Ergebnisrechnung Finanzrechnung Bilanz Mit der Transaktion /N/KDO/SR_CHECK können fehlende Konten oder Logikfehler in den Summenformeln ermittelt werden. Seite 16

17 Prüfung Smart Reporting - Kontenzuordnung im Smart Reporting Für die Prüfung der einzelnen Smart Reporting-Module sind entsprechende Varianten eingerichtet Seite 17

18 Prüfung Smart Reporting - Kontenzuordnung im Smart Reporting Ergebnisbeispiele: Kontenzuordnung Teilergebnisrechnung Prüfung Gesamtergebnisrechnung: Seite 18

19 Weitere Prüfung Smart Reporting Differenzen aufgrund von Stichproben Prüfung des Smart Reportings Gesamtergebnisrechnung Abgleich mit FC10 FC10 Systembilanz: Smart Reporting -Jahresergebnis: Es wurde eine Differenz ihv. 148,72 EUR festgestellt. Seite 19

20 Passive Rechnungsabgrenzungen für vorzeitige Zahlungseingänge Insbesondere im Bereich der Steuern und Abgaben kann es vorkommen, dass zum Jahresende bereits Forderungen mit Buchungsdatum im nächsten Jahr gebucht werden, deren Ausgleich jedoch noch im alten Jahr erfolgt. In diesen Fällen kommt es ebenfalls zu einem negativen Forderungsausweis in der Bilanz. Zwecks korrekter Forderungsdarstellung sollte eine entsprechende Rechnungsabgrenzung gebucht werden. Altes Jahr Forderung an PRAP Neues Jahr PRAP an Forderung Seite 20

21 Passive Rechnungsabgrenzungen für vorzeitige Zahlungseingänge In diesem Prüfschritt werden vorzeitigen Zahlungen im System mit der Transaktion: /n/kdo/gp_pscd ermittelt. Seite 21

22 Aktive Rechnungsabgrenzungen für vorzeitige Zahlungsausgänge Insbesondere im Bereich Wohngeld / Sozialhilfe kann es vorkommen, dass zum Jahresende bereits Verbindlichkeiten mit Buchungsdatum im nächsten Jahr gebucht werden, deren Ausgleich jedoch noch im alten Jahr erfolgt. In diesem Fall kommt es zu einem Soll-Verbindlichkeitsausweis in der Bilanz. Altes Jahr ARA an Verbindlichkeit Neues Jahr Verbindlichkeit an ARA Seite 22

23 Prüfung der Bilanz auf negative Salden Prüfung der Bilanz nach Auffälligkeiten aufgrund falscher Vorzeichen. Haben alle Aktiv-Konten Soll-Salden und alle Passivkonten Habensalden? Sollte das nicht der Fall sein, wäre dies ein Indikator für die Verwendung falscher Vertragskonten bei der Buchung oder für fehlende Rechnungsabgrenzungen. Seite 23

24 Prüfung Finanzrechnung falsche Vorzeichen Prüfung inwiefern sich in der Finanzrechnung Auffälligkeiten aufgrund falscher Vorzeichen ergeben. Die Einzahlungsfinanzpositionen sollten negative Salden (Habenbuchungen) ausweisen, Die Auszahlungen sollten in der Regel positive Salden (Sollsalden) ausweisen. Ist dies nicht der Fall, sollten die Buchungen unter Umständen noch einmal näher auf Falschkontierungen untersucht werden. Seite 24

25 Prüfung Ergebnisrechnung falsche Vorzeichen Prüfung ob sich in der Ergebnisrechnung Auffälligkeiten aufgrund falscher Vorzeichen ergeben. Die Ertragskonten sollten negative Salden (Habenbuchungen) ausweisen, Die Aufwandskonten sollten in der Regel positive Salden (Sollsalden) ausweisen. Ist dies nicht der Fall, sollten die Buchungen noch einmal näher auf Falschkontierungen untersucht werden, ggf. ist eine solche Darstellung aufgrund der Buchung von Rotabsetzungen auch explizit gewünscht. Seite 25

26 Prüfung Budget-Customizing Prüfung der aktuellen Budgeteinrichtung (Belegarten und Transaktionsherkunft) gegen die maximal einstellbaren Fortschreibungsmöglichkeiten und Auflistung ggf. fehlender Konfigurationen. Hier ist dann vom Kunden zu prüfen ob eine Erweiterung der Budgetfortschreibung gewünscht ist. Seite 26

27 Abgleich Umsatzsteuererklärung Steuersachkontenkonten Mit dem Report S_ALR_ Umsatzsteuer- Voranmeldung und der Transaktion FBL3N wird die Umsatzsteuervoranmeldung mit den Sachkonten abgeglichen. Seite 27

28 Abgleich Umsatzsteuererklärung Steuersachkontenkonten Im Beispiel stimmen Umsatzsteuervoranmeldung und Sachkonten überein. Es gibt eine geringe Rundungsdifferenz in Höhe 0,02 Euro, die zum Jahresende ausgebucht werden kann. Seite 28

29 Buchungen ohne Steuer-Kennzeichen Prüfung der Vorsteuer-Einzelposten aus Umsatzsteuererklärung geben die entsprechenden Belege aus der Nebenbuchhaltung Seite 29

30 Buchungen ohne Steuer-Kennzeichen Dazugehörige Belege im SAP-System lassen sich mit der Transaktion /n/kdo/gp_pscd auswerten. Seite 30

31 Buchungen ohne Steuer-Kennzeichen Am Beispiel des Steuerkennzeichens V2 werden die Beträge miteinander verglichen. Der Bruttobetrag aus Umsatzsteuererklärung und den gebuchten Belegen stimmt überein. Somit können die Werte aus der Umsatzsteuermeldung mit der Transaktion /n/kdo/gp_pscd erklärt werden. Seite 31

32 Offene Posten GP Finanzamt Zum Jahresabschluss sollte auch der Saldo des Geschäftspartners Finanzamt geprüft werden. Dies ist mit der Transaktion FPo4 möglich. Selektion GP Finanzamt zum Stichtag XXXX Es wurde ein Saldo in Höhe von 782,35 festgestellt. Seite 32

33 Offene Posten GP Finanzamt Der offene Saldo des Geschäftspartners Finanzamt wurde im Folgejahr mit dem Finanzamt verrechnet. Seite 33

34 Offener Saldo aus Vorjahren Zu den relevanten Prüfungen im Bereich Steuern gehört auch die Prüfung der Salden aus Vorjahren. Mit der Transaktion FBL3N werden die Posten der Steuerkonten ausgewertet. Es gibt keinen offenen Saldo auf dem Sachkonto Eine Rundungsdifferenz in Höhe 0,11 Euro wurden als Zahlungsdifferenz ausgebucht. Seite 34

35 Fazit Durch den neuen Systemcheck: werden mehrfach Aufführungen von Fehlern vermieden. neu aufgetretene Anforderungen berücksichtigt. die Abarbeitung durch den Kunden / der KDO erleichtert. wesentliche Punkte des Jahresabschlusses vorbereitet. Seite 35

36 Welche Frage dürfen wir Ihnen beantworten? Seite 36

37 Ihr Ansprechpartner/-in Foto Stefan Thienemann Berater KDO-doppik&more Kontakt Tel Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) Elsässer Straße 66, Oldenburg Seite 37