3127 SAP Lesezugriffe Offene Posten

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1 Finanzmanagement / SAP SAP Lesezugriffe Offene Posten Aus- und Fortbildungszentrum SAP Lesezugriffe Offene Posten Kreditoren-Offene-Posten-Liste Debitoren-Offene-Posten-Liste Verwahrkonten Reports verändern Reports exportieren Anordnungsjournal Dozent: Torsten Hentrop Freie Hansestadt Bremen

2 Finanzmanagement / SAP SAP Lesezugriffe Offene Posten Inhalt 1 Kreditoren- und Debitoren-Einzelpostenlisten Kreditoren-Einzelpostenliste Debitoren-Einzelpostenliste Informationen zu Mahnverfahren Selektionsprobleme im Anordnungsjournal zu gemahnten Debitoren Bankauszug anzeigen Verwahrkonten der Dienststelle einsehen Verwahrkonten der LHK Layoutvorbelegungen von Einzelpostenlisten Reports verändern Sortieren und filtern Berechnungen in Reports Gestaltung der Reports ändern Layouts Reports exportieren Liste nach Excel exportieren Liste nach Word übertragen Export in eine Datei Varianten Anordnungsjournal Eingrenzung der Daten Anzeige der Belege Layouts Stichwortverzeichnis Creative Commons Licence Seite 2 von 43

3 Kreditoren-Einzelpostenliste 1 Kreditoren- und Debitoren-Einzelpostenlisten 1.1 Kreditoren-Einzelpostenliste Die Einzelpostenliste bietet einen Überblick darüber, welche Posten für einen bestimmten Kreditor vorhanden sind und ob sie offen, fällig oder bereits ausgeglichen sind. Starten Sie die Transaktion: Kreditor > Kreditoren Einzelposten Um die Daten eines einzelnen Kreditors anzuzeigen, geben Sie im Einstiegsfenster im Feld "Kreditorenkonto" die Nummer des gesuchten Kreditors und den "Buchungskreis" ein. Die F4-Suchhilfe steht zur Verfügung. Status der Posten Wählen Sie den Status der Posten aus, die in der Liste angezeigt werden sollen: Offene Posten Ausgeglichene Posten Alle Posten Angeordnete Posten, bei denen noch keine Zahlung erfolgt ist Angeordnete Posten, bei denen die Zahlung bereits erfolgt ist Offene und ausgeglichene Posten Wenn der Status der gesuchten Posten nicht bekannt ist, wählen Sie die Option "Alle Posten" Seite 3 von 43

4 Kreditoren-Einzelpostenliste Art der Posten Wählen Sie die Art der Posten aus, die in der Liste angezeigt werden sollen: Normale Posten Sonderhauptbuchvorgänge Merkposten Vorerfasste Posten Debitorische Posten alle genehmigte Anordnungen Besondere Buchungen (z. B. Anzahlungen, Wechsel) Unvollständige Buchungen (wird im Buchungskreis 1100 nicht verwendet) noch nicht genehmigte Anordnungen Zahlungseingänge für Kreditoren (z. B. Rückforderungen) Mit führen Sie die Auswertung aus. Wenn Sie mit den eingegebenen Kriterien eine Vielzahl von Kreditoren auswählen (Auswahl mit Platzhalterzeichen oder nach Suchbegriffen), wird in der Statuszeile die folgende Meldung angezeigt: Diese Meldung muss ausdrücklich mit Enter bestätigt werden! Eine flexible Möglichkeit, mehrere Kreditoren auszuwählen, besteht im Bereich "Selektion über Suchhilfe". Im Feld "Suchhilfe-Id" können Sie über die F4-Suchhilfe verschiedene Suchmasken auswählen. Z. B. können über "Kreditoren je Buchungskreis" einige Suchkriterien eingegeben werden. Dabei können Sie jeweils Platzhalterzeichen verwenden. Zusätzlich können Sie die Möglichkeiten der "Mehrfachselektion" nutzen Seite 4 von 43

5 Kreditoren-Einzelpostenliste Im Beispiel wird nach einem Suchbegriff gesucht. Wenn Sie nach dem Namen einen Kreditors suchen, setzen Sie in jedem Fall das Platzhalterzeichen * vor den Namen, da ein eventuell vorhandener Vorname in die Suche einbezogen wird. Wenn Sie einen bestimmten Vorgang suchen, wählen Sie die Eingabehilfe "Kreditoren nach Kassenzeichen": Geben Sie das Kassenzeichen des Vorgangs im Feld "PKVorverfahren" ein: Ergebnisanzeige: Seite 5 von 43

6 Kreditoren-Einzelpostenliste Jede Zeile in der Liste erhält Informationen über einen Beleg. Das Kassenzeichen finden Sie in der Spalte "Zuordnung". Die "Belegart" zeigt an, um welche Art des Postens es sich handelt. Zu zahlende Beträge werden als Minus-Werte, Ausgleichsbeträge als positive Werte dargestellt. In der Spalte "St" wird der Status des jeweiligen Postens dargestellt: Die Ergebnisanzeige der Einzelpostenliste kann um die Legende für den Status der Buchungen und über deren Fälligkeit erweitert werden. Wählen Sie hierzu im Menü den Eintrag Einstellungen > Legende an/aus > Ikonen Der Beleg ist vorerfasst, aber noch nicht genehmigt. Falls die Buchungsperiode geschlossen ist, ist eine Genehmigung nicht mehr möglich. Der Beleg wird in den nächsten Tagen gelöscht. Der Beleg ist genehmigt, aber noch nicht ausgeglichen, d.h. eine Zahlung ist noch nicht erfolgt. Der Posten ist durch eine Zahlung, Absetzung oder ähnliches ausgeglichen Seite 6 von 43

7 Kreditoren-Einzelpostenliste In der Spalte "Fä" werden Symbole zur Fälligkeit dargestellt: Die Zahlung ist erst zu einem späteren Zeitpunkt fällig. Maßgebend ist das Basisdatum der Anordnung. Die Zahlung ist fällig und wird in der Regel noch heute ausgeglichen. Das Fälligkeitsdatum ist überschritten. Der Ausgleich hätte bereits erfolgt sein müssen. Die Spalte "Ausgl.bel." gibt die Nummer des Beleges an, mit dem die Belegposition ausgeglichen wurde. Das Layout der Kreditoren Einzelpostenliste können Sie in vielfältiger Weise verändern (Spalten, Darstellung, Zwischensummen...). Vorbelegungen für die Kreditoren-Einzelpostenliste Für die Kreditoren-Einzelpostenliste besteht die Möglichkeit ein bestimmtes Layout über Parametervorgaben voreinzustellen. Dies kann eines der SAP-Standard-Layouts 1 sein oder ein eigenes. 1 SAP-Standard-Layouts beginnen immer mit 1SAP Seite 7 von 43

8 Debitoren-Einzelpostenliste 1.2 Debitoren-Einzelpostenliste Auswahl der Daten Die Einzelpostenliste stellt alle Posten zu einem Debitor oder zu mehreren Debitoren unabhängig von den Haushaltsjahren dar. Angezeigt wird u. a. ob die Posten offen, fällig oder bereits ausgeglichen sind. Starten Sie die Transaktion: Debitor > Debitoren Einzelposten. Um die Daten eines einzelnen Debitors anzuzeigen, geben Sie im Einstiegsfenster im Feld "Debitorenkonto" die Nummer des gesuchten Debitors und den "Buchungskreis" ein. Die F4-Suchhilfe steht zur Verfügung. Status der Posten Wählen Sie den Status der Posten aus, die in der Liste angezeigt werden sollen: Offene Posten Ausgeglichene Posten Alle Posten Angeordnete Posten, bei denen noch keine vollständige Zahlung erfolgt ist Angeordnete Posten, bei denen die vollständige Zahlung bereits erfolgt ist Offene und ausgeglichene Posten Wenn der Status der gesuchten Posten nicht bekannt ist, wählen Sie die Option "Alle Posten". Art der Posten Seite 8 von 43

9 Debitoren-Einzelpostenliste Wählen Sie die Art der Posten aus, die in der Liste angezeigt werden sollen: Normale Posten Sonderhauptbuchvorgänge alle genehmigten Anordnungen Buchungen zu allgemeinen Anordnungen Merkposten Unvollständige Buchungen (nicht im Buchungskreis 1100 verwendet) Vorerfasste Posten noch nicht genehmigte Anordnungen Kreditorische Posten Zahlungen an Debitoren Mit führen Sie die Auswertung aus. Wenn Sie mit den eingegebenen Kriterien mehrere Debitoren auswählen (Auswahl mit Platzhalterzeichen oder nach Suchbegriffen), wird in der Statuszeile die folgende Meldung angezeigt: Diese Meldung muss ausdrücklich mit Enter bestätigt werden. Eine flexible Möglichkeit, mehrere Debitoren auszuwählen besteht im Bereich "Selektion über Suchhilfe". Im Feld "Suchhilfe-Id" ist über die F4-Suchhilfe die Auswahl verschiedener Eingabehilfen möglich. Über "Debitoren je Land/ Buchungskreis" können Suchkriterien eingegeben werden. Dabei können Sie Platzhalterzeichen verwenden. Zusätzlich können Sie die Möglichkeiten der "Mehrfachselektion" nutzen. Im Beispiel wird nach einem Suchbegriff gesucht. Wenn Sie nach dem Namen eines Debitors suchen, setzen Sie in jedem Fall das Platzhalterzeichen * vor den Namen, da ein eventuell vorhandener Vorname in die Suche einbezogen wird. Wenn Sie einen bestimmten Vorgang suchen, wählen Sie die Eingabehilfe "Debitoren nach Kassenzeichen" Seite 9 von 43

10 Debitoren-Einzelpostenliste Jede Zeile in der Liste erhält Informationen über einen Beleg. Das Kassenzeichen finden Sie in der Spalte "Zuordnung". Die "Belegart" zeigt an, um welche Art des Postens es sich handelt. Zu zahlende Beträge werden als Minus-Werte, Ausgleichsbeträge als positive Werte dargestellt. In der Spalte "St" wird der Status des jeweiligen Postens dargestellt Seite 10 von 43