3132 SAP-Kreditorenbuchhaltung

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1 Finanzmanagement / SAP SAP Kreditorenbuchhaltung Aus- und Fortbildungszentrum SAP-Kreditorenbuchhaltung Bremer Kontenrahmen Belege im SAP-System Kreditorenstammdaten Rechnungen Gutschriften Stornierungen Zahllauf Dozent: Torsten Hentrop Freie Hansestadt Bremen

2 Finanzmanagement / SAP SAP Kreditorenbuchhaltung Inhalt 1. Bremer Kontenrahmen Aufbau des Bremer Kontenrahmens Anzeige des Kontenplans Daten suchen und auswählen F4 - Suchhilfe Suchen Suchen in komplexen Verzeichnissen Persönliche Werteliste Datenselektionen Mehrfachselektion Liste zusammenstellen über Mehrfachauswahl Mehrfachauswahl mit externen Dateien Freie Abgrenzungen Platzhalter und Vergleichsoperatoren Belege im SAP-System Das Belegprinzip Der Belegaufbau und Belegkopf Die Belegart Die Belegnummer Die Belegpositionen Die Buchungsschlüssel Sonderhauptbuchkennzeichen Steuerung der Belegerfassung Stammdaten der Sachkonten Sachkontenstammsatz Verfahren beim Anlegen von Sachkonten Kontengruppen Feldstatusgruppen Nummernkreise Umsatz- und Vorsteuer Allgemeines zur Umsatzsteuer Umsatzsteuerschlüssel Liste der Umsatzsteuerschlüssel Umsatzsteuerkonten Seite 2 von 187

3 Finanzmanagement / SAP SAP Kreditorenbuchhaltung 7. Kreditorenbuchhaltung und Stammdaten Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung Anlegen von Kreditoren-Stammdaten Anzeigen von Kreditoren-Stammdaten Ändern von Kreditoren-Stammdaten Sperren von Kreditoren-Stammdaten Löschen und Archivieren von Kreditor-Stammsätzen CpD-Konten (Conto pro Diverse) Kreditorenverzeichnis Adressliste der Kreditoren Buchen kreditorischer Rechnungen Eingangsrechnungen mit allgemeiner Rechnung Eingangsrechnungen mit Einbild-Transaktion CPD-Rechnungen Verwendungszweckangaben Anzeige und Ändern einer Kreditorenrechnung Anzeige der Belegänderung Kreditorische Gutschriften Stornierung einer Kreditorenbuchung Kreditorische Dauerbuchungen Kreditoren-Posten-Listen Kreditorensalden Tabellenanzeige anpassen Belege merken, vorerfassen und vollständig sichern Beleg-Status Merken Vorerfassen Vollständig sichern Buchen Bankdaten Banken-Stammdaten Bankenverzeichnis Hausbanken Zahllauf Informationen zum Zahllauf Zahlungslauf vorbereiten Zahlungsvorschlag einplanen Seite 3 von 187

4 Finanzmanagement / SAP SAP Kreditorenbuchhaltung Vorschlag anzeigen bzw. ausdrucken Bearbeiten und Löschen der Vorschlagsliste Übersicht über die bisherigen Zahlläufe Zahlungsregulierungsliste Zahllauf starten Zahlungsträger erstellen Giroverfahren TransX bei der LHK Manueller Zahlungsprozess Zahlungsavise Vier-Augenprinzip Zahlungsbedingungen und Skontoberechnungen Zahlungsbedingungen Skontoangaben in den Rechnungen Definition von Zahlungsbedingungen Skonto buchen Buchen einer Rechnung mit Vorlage Buchen einer Gutschrift mit Vorlage Kassenbuch Anhang Kontenklassen des BKR Stichwortverzeichnis Creative Commons Licence Seite 4 von 187

5 Bremer Kontenrahmen Aufbau des Bremer Kontenrahmens 1. Bremer Kontenrahmen 1.1. Aufbau des Bremer Kontenrahmens Für die Freie Hansestadt Bremen wurde der auf dem Industrie-Kontenrahmen (IKR) und dem hessischen Verwaltungskontenrahmen (VKR) basierende Bremische Kontenrahmen (BKR) entwickelt. Sowohl die Anforderungen der bremischen Eigengesellschaften und betriebe, Sonderhaushalte als auch die der bremischen Verwaltung wurden bei der Entwicklung des BKR berücksichtigt. Grundlage für die Finanzbuchhaltung der bremischen Verwaltung ist ein gemeinsam mit der Kosten- und Leistungsrechnung genutzter Kontenrahmen bzw. plan. Abweichend von den Ausführungen zum IKR werden die in der Finanzbuchhaltung erfassten Aufwendungen und Erträge gleichzeitig auf den Kostenarten der Kosten- und Leistungsrechnung mitgebucht und ausgewiesen die Notwendigkeit einer statistischen Umbuchung dieser Werte entfällt daher. Kontenklasse Bilanz GuV Bremischer Kontenrahmen Bezeichnung Klasse 0 AV Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen Klasse 1 AV Finanzkonten Klasse 2 UV Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzungen Klasse 3 EK Eigenkapital und Rückstellungen Klasse 4 FK Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzungen Klasse 5 Erträge Erträge Klasse 6 Aufwendungen Betriebliche Aufwendungen Klasse 7 Aufwendungen Weitere Aufwendungen Klasse 8 KLR Kosten- und Leistungsrechnung Klasse 9 Abschluss und kamerale Abgrenzungen Eine weitere Untergliederung des Kontenplans sieht beispielhaft wie folgt aus: Kontenklasse 6 Betriebliche Aufwendungen Kontengruppe 1 67 Aufwendungen für die Inanspruchnahme von Rechten und Diensten Kontenuntergruppe 670 Mieten, Pachten, Erbbauzinsen und Nebenkosten Sachkonto Pachten und Erbbauzinsen (Grund und Boden) 1 siehe hierzu die Liste der Kontengruppen im Anhang Seite 5 von 187

6 Bremer Kontenrahmen Aufbau des Bremer Kontenrahmens Das nachfolgende Schaubild verdeutlicht den hierarchischen Aufbau Seite 6 von 187

7 Bremer Kontenrahmen Anzeige des Kontenplans 1.2. Anzeige des Kontenplans Sie können ihren Kontenplan zur Anzeige bringen über: Rechnungswesen > Finanzwesen > Hauptbuch > Infosystem > Berichte zum Hauptbuch > Stammdaten > Kontenplan (S_ALR_ ) oder Infosysteme > Rechnungswesen > Finanzwesen > Hauptbuch > Kontenplan (F.10) Wählen Sie ihren Kontenplan aus (hier: BKR) Mit wird die Selektion ausgeführt und Sie erhalten die Anzeige ihres Kontenplans. Zum Suchen von Konten können Sie das Fernglas-Symbol verwenden. Platzhalter werden hierbei nicht unterstützt Seite 7 von 187

8 Bremer Kontenrahmen Anzeige des Kontenplans Seite 8 von 187

9 Daten suchen und auswählen F4 - Suchhilfe 2. Daten suchen und auswählen 2.1. F4 - Suchhilfe Bei vielen Eingabefeldern ist eine Suchhilfe hinterlegt. Sie können damit einen Eintrag in einer Auswahlliste auswählen bzw. Daten heraussuchen. Am rechten Rand eines Feldes mit Suchhilfe ist abgebildet. Sie haben zwei Möglichkeiten, sich die Suchhilfe anzeigen zu lassen: - Klicken Sie auf - Drücken Sie Je nach Datenfeld und nach Umfang der hinterlegten Auswahlmöglichkeiten reagiert die Suchhilfe unterschiedlich. Dies wird nachfolgend an verschiedenen Beispielen erläutert Suchen in einer einfachen Liste Wenn Sie beim Aufrufen des Anordnungsjournals im Feld "Belegart" die Suchhilfe aufrufen, erhalten Sie in Listenform eine Darstellung (s. Abbildung) aller vorhanden Belegarten. Im nebenstehenden Fenster ist an dem kleinen roten Dreieck in der Spaltenüberschrift "Art" erkennbar, dass nach dieser Spalte die Einträge aufsteigend sortiert sind. Sie können einen Eintrag aus der Liste auswählen durch: - Doppelklick auf einen Eintrag - Markieren des gewünschten Eintrags und Klick auf Sortieren Die Sortierung bzw. Sortierreihenfolge beeinflussen Sie mit einem Klick in die Spaltenüberschrift Seite 9 von 187

10 Daten suchen und auswählen Suchen 2.2. Suchen Mit Klick auf. können Sie gezielt nach einem Eintrag suchen. Sie können auch mit Platzhaltern arbeiten (siehe Seite 22). Klicken Sie dann auf. Es wird der erste passende Eintrag in der Liste markiert. Um festzustellen, ob noch weitere passende Listeneinträge vorhanden sind, klicken Sie auf. Zum Öffnen einer Suchmaske klicken Sie auf das kleine Dreieck. Geben Sie Ihre Suchbegriffe ein. Dabei können Sie auch Platzhalterzeichen verwenden (siehe Seite22) Nach Klick auf werden nur die Einträge gezeigt, die den Kriterien entsprechen. Beachten Sie dass eine "Maximale Trefferzahl" von 500 voreingestellt ist. Wenn die ausgewählte Datenmenge größer ist, verfeinern Sie Ihre Suchkriterien oder erhöhen Sie den Wert für die maximale Trefferzahl Seite 10 von 187