TIPPS & TRICKS SAP CM Teil 2

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1 TIPPS & TRICKS SAP CM Teil 2 Schwerpunkte dieses Dokuments: Suchhilfen Selektionsvarianten Sichern mit Kennung Hintergrundverarbeitung Autor: Peter Nötzli Datum: Version: 2.0 Seite 1

2 Versionsverwaltung Vers.Nr Änd. Beschreibung Wer / Kürzel. Datum Erstellung Dokument Nop Komplette Überarbeitung Nop Inhalt 1 Die Suchhilfe Suchhilfe auswählen Suchhilfe verwenden Kontext Menu Selektionslogik Optionen Pflichtfelder Pflichtfelder in Mehrfachselektion Mehrfachselektion Werte aus Zwischenablage in Mehrfachselektion übernehmen Persönliche Werteliste Trefferliste Persönliche Suchhilfen Einstellungen Selektionsvarianten Selektionsvariante anlegen Variantenattribute für Felder Selektionsvariablen in den Variantenattributen Selektionsvariante auswählen Selektionsvariante mutieren Selektionsvariante löschen Systemvarianten Sichern mit Kennung Report mit Sichern mit Kennung ausführen Gesicherte List aufrufen Hintergrundverarbeitung Report im Hintergrund einplanen Hintergrundjobs überwachen Resultat von Reporten anzeigen Seite 2

3 1 Die Suchhilfe Um einen oder mehrere Werte aus einer Menge Werten auszuwählen steht uns die Suchhilfe zur Verfügung Manchmal wird auch von der F4 Hilfe gesprochen. Steht der Cursor auf dem Feld mit integrierter Suchhilfe kann die Suchhilfe mit betätigen von F4 geöffnet werden. Sie öffnet sich aber auch mit einem Klick auf die Fläche. 1.1 Suchhilfe auswählen Bei den meisten Feldern gibt es mehrere Suchhilfen die verwendet werden können. Somit muss erst die geeignetste Suchhilfe ausgewählt werden. Dies geschieht indem die entsprechende Registerkarte (1) oder über das Feld (2) ausgewählt wird. 1 2 SAP merkt sich die zuletzt verwendete Suchhilfe pro Transaktion oder Objekt und schlägt diese dem Benutzer beim nächsten Aufruf wieder vor. In gewissen Suchhilfen kann die Auswahl der Suchhilfen mit der Schaltfläche aufgerufen werden Bei Stammdatenfelder wie zum Beispiel Land, Region oder Geschlecht steht immer nur eine Suchhilfe zur Verfügung Seite 3

4 1.2 Suchhilfe verwenden Je nach Suchhilfe können nun ein oder mehrere Suchbegriffe eingegeben werden indem ein oder mehrere Selektionsfelder befüllt werden. Als Ergebnis werden nur die Objekte gefunden, bei denen alle gewählten Selektionswerte zutreffen. Mit wird die Suche gestartet. Die Treffer werden in einem weiteren POPup angezeigt. Mit dem Anwählen der Auswahlfelder und dem betätigen von können nun ein oder mehrere Objekte in die Transaktion übernommen werden. SAP verwendet verschiedene Arten von Suchhilfen, darum trifft der Anwender leider immer wieder andere Logiken an. Bei den Suchkriterien können Sie einen * als Joker für eine unbekannte Zeichenfolge oder ein? als Platzhalter für ein einzelnes Zeichen angeben. Wichtige Symbole die im Umfeld von Suchhilfen vorkommen Symbol Bedeutung Übernehmen Markierte Zeile entfernen Ganze Selektion löschen Abbrechen Suchhilfe beenden Seite 4

5 Symbol Bedeutung In Mehrfachsuchhilfe springen die noch keinen oder nur einen Eintrag hat In Mehrfachsuchhilfe springen die schon mehrere Einträge hat In Selektionsoptionen springen Kontext Menu mit der rechten Maustaste im Selektionsfeld können weitere Angaben zur Selektion gemacht werden Optionen = Hier kann eingegeben werden wie die Werte in der Suchhilfe verwendet werden sollen (Einschluss oder Ausschluss) Mehrfachselektion = Erscheint nur wenn dieses Feld als Mehrfach Feld konzipiert ist. Erkennbar am Icon Zeile löschen = Löscht den ersten Eintrag in diesem Feld Selektion löschen = Löscht alle Einträge in diesem Feld Selektionslogik wichtig: bleibt ein Selektionsfeld leer, werden alle Datensätze gelesen Seite 5

6 werden mehrere Selektionsfelder belegt, werden nur Datensätze gelesen, bei denen beide Werte zutreffen (logisches AND) Optionen Mit den Optionen kann gewählt werden, ob Einträge ein- oder ausgeschlossen werden sollen. wichtig: werden keine Optionen gewählt, wird Standardmässig ein Einzelwert eingeschlossen. Mit einer kleinen Ausnahme: Sollen nur Datensätze gelesen werden bei denen ein Feld explizit leer ist, muss die Option Einzelwert gesetzt werden Einschliessen Einzelwert Grösser oder gleich Kleiner oder gleich Grösser Kleiner Ungleich typische Verwendungen suche nach leeren Feldern Datumsfelder Datumsfelder Datumsfelder Datumsfelder Suche nach allen gefüllten Feldern Seite 6

7 wichtig: sparsam mit Optionen umgehen, werden mehrere Selektionsfelder gleichzeitig mit unterschiedlichen Optionen belegt wird selten das erhoffte Resultat gefunden Pflichtfelder Ist in einem Selektionsfeld dieses Symbol enthalten muss zwingend ein Wert eingegeben werden Pflichtfelder in Mehrfachselektion Falls das Icon in einer Mehrfachselektion gewählt werden soll muss erst ein Dummywert z.b. 1 eingetragen werden. In der Mehrfachselektion kann dieser Dummywert wieder entfernt werden Mehrfachselektion Ist ein Selektionsfeld für Mehrfachselektion zugelassen, erkennbar an dem Icon und sollen auch nach mehreren Werten gesucht werden, kann auf diese Icon gedrückt werden. In der Regel bietet diese Suchhilfe danach das Icon lassen sich mehrere Werte auswählen. an. Damit Seite 7

8 1.2.7 Werte aus Zwischenablage in Mehrfachselektion übernehmen Mit dieser Funktion übernommen werden. können sich in der Zwischenablage befindliche Werte >> wichtig: Die Werte in der Zwischenablage müssen mit dem Format des Selektionsfeldes übereinstimmen. Das Kopieren von alphanummerischen Werten in ein rein nummerisches Feld verursacht einen Abbruch!! Persönliche Werteliste In gewissen Suchhilfen können sogenannte Wertehilfen verwendet werden. Damit können die Werte die ein Benutzer immer verwendet vorgemerkt werden. Wird eine solche Suchhilfe wiederum aufgerufen werden nur die vorgemerkten Werte angeboten. Werte in Persönliche Werteliste übernehmen Persönliche Werteliste anzeigen Alle Werte anzeigen Wert aus Persönlicher Werteliste löschen wichtig: Wird die Persönliche Liste angezeigt, sind nicht alle möglichen Werte einseh- und auswählbar 1.3 Trefferliste Die Trefferliste zeigt alle Einträge (Datensätze), die mit den vorher eingegebenen Suchkriterien übereinstimmen: Handelt es sich um eine Suchhilfe bei der nur ein Treffer ausgewählt werden kann, kann auf eine Zeile geklickt werden, um dessen Wert zu übernehmen. Seite 8

9 >> Handelt es sich um eine Suchhilfe bei der mehrere Treffer ausgewählt werden können, können die nötigen Einträge angewählt und mit übernommen werden. >> wichtig: Bei Mehrfachfelder wird nur der erste Eintrag angezeigt, um alle Werte zu sehen muss erst auf das Icon gedrückt werden Wichtige Symbole die im Umfeld von Trefferlisten vorkommen Symbol Bedeutung Übernehmen des markierten Eintrags oder der markierten Einträge Suchhilfe Fenster schliessen Innerhalb Trefferliste suchen Innerhalb Trefferliste weitersuchen Eintrag in die persönliche Werteliste aufnehmen Trefferliste drucken Alle Treffer markieren Seite 9

10 Symbol Bedeutung Alle Treffer entmarkieren Persönliche Werteliste anzeigen Persönliche Werteliste verlassen Eintrag aus persönlicher Werteliste entfernen Selektionskriterien einblenden Selektionskriterien ausblenden Seite 10

11 1.4 Persönliche Suchhilfen Einstellungen Unter Hilfe / Einstellungen können einige Einstellungen vorgenommen werden Pers. Werteliste nicht automatisch anzeigen >>Schaltet die Pers. Werteliste aus, auch wenn Einträge vorhanden sind Direktes Zurückstellen bei nur einem Treffer >> Wird nur ein Treffer gefunden wird die Suchhilfe automatisch geschlossen und der Wert übernommen Anzahl maximal anzuzeigender Treffer >> Maximal anzuzeigender Treffer Maximale Breite Trefferliste >> kann immer auf 255 Zeichen belassen werden Control (amodal) >> Dialog (modal) Seite 11

12 >> Systemvoreinstellung >> zurücksetzen auf die Systemvoreinstellungen 2 Selektionsvarianten Müssen in Auswertungen immer wieder die selben Selektionen getätigt werden, lohnt es sich für Anwender eine eigene Selektionsvariante anzulegen. Diese kann beim Aufruf einer Auswertung ausgewählt werden oder gar als Standard für einen Benutzer definiert werden. 2.1 Selektionsvariante anlegen >> In der Selektionsmaske alle Selektionsfelder entsprechend den persönlichen Bedürfnissen belegen, dann auf drücken. In den Variantenattributen einen sinnvollen Variantenname und Bedeutung eingeben Nur für Hintergrundverarbeitung = Im Dialog kann diese Variante nicht verwendet werden Variante schützen = Diese Variante kann nur durch den Ersteller geändert werden Nur im Katalog anzeigen = dann erscheint der Name der Variante zwar im Katalog, aber nicht bei der allgemeinen Eingabehilfe Wird nochmals auf gespeichert. gedrückt. Wird diese persönliche Selektionsvariante Seite 12

13 2.1.1 Variantenattribute für Felder In den Attributen können für einzelne Felder eigene Attribute gesetzt werden und abgespeichert werden. Die Bedeutung ist in folgender Tabelle erklärt. Diese Attribute sind nur aktiv wenn die Selektion mit dieser Variante aufgerufen wurde FELD BEDEUTUNG Selektionsbilder Selektionsbildnummer Feldname Selektionsfeld Typ S = Selektionsfeld, P = Programmfeld Feld schützen Feld kann nicht geändert werden Feld ausblenden Feld wird nicht angezeigt Bis Feld ausblenden Bei von bis Feldern wir bis nicht angezeigt Wird die Variante gespeichert wird der Inhalt dieses Feld ohne Werte abspeichern Feldes nicht mitabgespeichert GPA ausschalten Benutzerparameter werden nicht übernommen Musseingabefeld Feld wird als Muss Feld behandelt Selektionsvariable Selektionsvariabel (z.b. Heutiges Datum) Option Optionsfeld Name der Variable Name der Variable Selektionsvariablen in den Variantenattributen In den Variantenattributen können Variablen verwendet werden. So kann eine Variante zum Beispiel immer das aktuelle Semester oder das Tagesdatum vorschlagen ohne dass die Variante angepasst werden muss. Beispiel Aktuelles Semester: 1. Selektionsvariable T für Akad. Jahr und Periode eingeben 2. Namen der Variabeln auswählen 3. Variante Speichern Liste möglicher UZH Variablen VARIABLE BEDEUTUNG BEISPIEL ZCM_ENDDATE_CURRENT Endedatum des aktuellen Semesters ZCM_ENDDATE_LAST Endedatum des letzten Semesters ZCM_ENDDATE_NEXT Endedatum des nächsten Semesters ZCM_ENDDATE_NEXT_ONE Endedatum des übernächsten Semesters ZCM_PERID_CURRENT aktuelle akademische Periode 004 ZCM_PERID_LAST letzte akademische Periode 003 Seite 13

14 ZCM_PERID_NEXT nächste akademische Periode 003 ZCM_PERID_NEXT_ONE übernächste akademische Periode 004 ZCM_PERYR_CURRENT aktuelle akademische Jahr 2013 ZCM_PERYR_LAST letzte akademische Jahr 2013 ZCM_PERYR_NEXT nächste akademische Jahr 2014 ZCM_PERYR_NEXT_ONE übernächste akademische Jahr 2014 ZCM_TARGETDATE_CURRENT Beginndatum des aktuellen Semesters ZCM_TARGETDATE_LAST Beginndatum des letzten Semesters ZCM_TARGETDATE_NEXT Beginndatum des nächsten Semesters ZCM_TARGETDATE_NEXT_ONE Beginndatum des übernächsten Semesters Beispiel Tagesdatum: Liste Datumsvariablen VARIABELN Aktuelles Tagesdatum +/-??? Tage Aktuelles Tagesdatum +/-??? Arbeitstage Erster des aktuellen Monats n. Arbeitstag des aktuellen Monats Erster des nächsten Monats Erster Tag des Vormonats Letzter Tag des Vormonats Letzter Tag des aktuellen Monats Aktuelles Tagesdatum 2.2 Selektionsvariante auswählen In den meisten Reporten / Auswertungen können Varianten mit dem Icon ausgewählt werden. Mit dem Pop Up.. können die Selektionsvarianten eingeschränkt werden. Sollen auch Varianten anderer Benutzer angezeigt werden, muss der Benutzer unter Erstellt von entfernt werden. Mit geht s weiter. Mit Doppelklick auf einen Variantenname wird die Variante aufgerufen. Seite 14

15 wichtig: Gibt es nur eine Selektionsvariante wird diese automatisch ausgewählt und gleich ausgeführt 2.3 Selektionsvariante mutieren Um eine bestehende Selektionsvariante zu mutieren kann diese aufgerufen und entsprechend geändert werden. Wird diese Variante wiederum mit demselben Variantennamen gespeichert wird die alte Variante überschrieben. 2.4 Selektionsvariante löschen Mit gelöscht werden. 2.5 Systemvarianten können nicht mehr benötigte Variante Varianten die mit CUS& beginnen sind Systemvarianten die von Endbenutzern nicht geändert werden können. 3 Sichern mit Kennung Es gibt die Möglichkeit Reports / Auswertungen als gesicherte Liste abzulegen. Dies hat den Vorteil, dass die Liste zu einem späteren Zeitpunkt nochmals angezeigt werden. Zudem können alle Listfunktionalitäten wie sortieren, summieren, abspringen etc. weiterhin ausgeführt werden. Wird dieser Report im Hintergrund gestartet, kann unabhängig von der maximal zulässigen Laufzeit, ein Resultat erzielt werden. Z.b. kann ein Report am Abend gestartet und das Resultat am nächsten Morgen gesichtet werden. Seite 15

16 3.1 Report mit Sichern mit Kennung ausführen Statt mit SAP List Viewer die Option Sichern mit Kennung auswählen und den Report starten 3.2 Gesicherte List aufrufen Ist der Report durchgelaufen, kann die Liste gesichtet werden indem im Menu oder in den Favoriten die entsprechende Transaktion markiert und mit der rechten Maustaste aus dem Kontextmenu. Seite 16

17 . Gesicherte Listen gewählt wird. Im folgenden Pop Up die gewünschte Liste markieren und auf folgenden Ansicht sind die Rohdaten angezeigt. drücken. In der Da dies noch nicht brauchbar ist muss noch auf Dannach wird die List auch als ALV dargestellt: gedrückt werden. Seite 17

18 4 Hintergrundverarbeitung Aus Sicherheitsgründen ist die maximale Laufzeit von Reporten die im Vordergrund (Dialogmodus) laufen auf 20 Minuten beschränkt. Reports die länger laufen werden nach 20 Minuten mit einem Dump abgebrochen. Das sieht für den Benutzer dann folgendermassen aus...und ist unerfreulich. Daher sollten solche Reports im Hintergrund laufen gelassen werden. Wie das geht erzählt das nächste Kapitel. 4.1 Report im Hintergrund einplanen Selektion eingeben und statt den Report mit Hintergrund ausführen wählen. zu starten Programm >> Im Bei den Druckparametern. Seite 18

19 unbedingt den Druckzeitpunkt Zunächst nur in den SAP-Spo.. wählen. wichtig: Wird Sofort ausgeben gewählt wird die Liste wenn der Job fertig ist auf den gewählten Drucker ausgegeben. Danach auf drücken und die Angaben Starttermin vornehmen Entweder Sofort mit Datum/Uhrzeit oder Danach den Job mit sichern. wählen. Seite 19

20 4.2 Hintergrundjobs überwachen Mit der Transaktion SM37 können die eigenen Jobs überwacht werden. Läuft der Job noch, lautet der Status aktiv Ist der Job beendet, lautet der Status fertig 4.3 Resultat von Reporten anzeigen Für gesicherte Listen gemäss Punkt 3.2 vorgehen Seite 20