Anwenderhandbuch SAP FI-CAX (Debitorenbuchhaltung) Stephan Eichenberg Karl-Heinz Sahm

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1 Anwenderhandbuch SAP FI-CAX (Debitorenbuchhaltung) Stephan Eichenberg Karl-Heinz Sahm

2 INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis Einleitung 5 1 Was ist FI-CAX? Einsatzbereiche von FI-CAX Unterschiede von FI-CAX und FI-AR 10 2 Integration von FI-CAX Integration zum Hauptbuch/FI-GL Integration zum Vertrieb/SD mit CRM Integration zum Vertrieb/SD ohne CRM 35 3 Prozesse und Transaktionen im FI-CAX Die Kontenstandanzeige als zentrale Bearbeitungsmöglichkeit der OP-Verwaltung Mahnverwaltung Zahlungsverwaltung Abschlussarbeiten im FI-CAX Zweifelhaftstellung und Einzelwertberichtigung Ausbuchungen Transfer von Posten Maschinelle Kontenpflege Fazit 233 A Die Autoren 236 B Index 239 C Disclaimer 243 3

3 2 Integration von FI-CAX In diesem Kapitel werden Besonderheiten der Integration der Nebenbuchhaltung FI-CAX in Bereiche der Hauptbuchhaltung sowie in das Vertriebsmodul SAP-SD (Sales and Distribution) aus technischer und Anwendungssicht beschrieben. 2.1 Integration zum Hauptbuch/FI-GL Bei der Integration vom FI-CAX in die Hauptbuchhaltung FI-GL (Financial Accounting-General Ledger) gibt es technisch sowie in der Buchungslogik wesentliche Unterschiede zur klassischen Nebenbuchhaltung FI-AR. Die folgenden Grafiken und Erläuterungen verdeutlichen die Besonderheiten dieser Integration: 1. Die Buchung der Verkehrszahlen auf den Sachkonten erfolgt nicht in Echtzeit, sondern anhand der Überleitung der Buchungsposten. Dies bedeutet, dass es bei der Integration vom FI-CAX zum FI-GL eine zeitlich asynchrone Fortschreibung der Verkehrszahlen gibt. 2. Die Buchungsposten aus dem FI-CAX werden nicht 1:1 auf den Sachkonten gebucht, sondern so weit wie möglich kumuliert an die Hauptbuchhaltung übergeben. Abbildung 2.1 verdeutlicht den Zusammenhang von Buchungsposten aus dem FI-CAX und den Verkehrszahlen im Hauptbuch. 21

4 INTEGRATION VON FI-CAX Abbildung 2.1: Integration FI-CAX und FI-GL In diesem Zusammenhang ergibt sich eine neue Entität, nämlich der Abstimmschlüssel. Die Buchungsposten, die im FI-CAX erzeugt bzw. die an das FI-CAX übergeben werden (siehe Kapitel 2.2), sind in den Abstimmschlüsseln enthalten. Alle buchungsrelevanten Posten im FI- CAX werden immer einem Abstimmschlüssel zugeordnet, der im Belegkopf des FI-CAX-Belegs enthalten und somit für alle Belegpositionen relevant ist. Dabei ist zu beachten, dass in einem Abstimmschlüssel Belegpositionen nur einer Herkunft enthalten sein können. Der Eintrag im Feld HERKUNFT des Belegkopfes gibt an, durch welche Anwendung bzw. durch welche Funktion der FI-CAX-Beleg erzeugt wurde (manuelles Buchen, Kontenpflege, Ausbuchen, Fakturen aus dem SAP-SD etc.). Der technische Ablauf einer Überleitung der Buchungsposten aus dem FI-CAX in das FI-GL gliedert sich in vier Schritte: 1. Vorbereitung der Überleitung, 2. Durchführung der Überleitung, 3. Kontrolle der Überleitung, 4. Korrektur der Überleitung (nur, wenn notwendig). 22

5 INTEGRATION VON FI-CAX Im Folgenden werden die Schritte des Überleitungsprozesses in das FI-GL anhand eines Abstimmschlüssels beschrieben. Vorbereitung Im ersten Schritt werden alle noch offenen (noch nicht an das FI-GL übergeleiteten) Abstimmschlüssel geschlossen. Dies ist erforderlich, da nur Buchungsposten in geschlossenen Abstimmschlüsseln übergeleitet werden können. Um die Vorbereitung einzuleiten, wählen Sie bitte den Menüpfad RECHNUNGSWESEN FINANZWESEN VERTRAGSKONTOKORRENT PERI- OD.ARBEITEN BUCHUNGEN WEITERLEITEN VORBEREITUNG. Alternativ können Sie auch die Transaktion FPG4 aufrufen. In der Abbildung 2.2 können Sie das Einstiegsbild für diese Transaktion sehen. Abbildung 2.2: Abstimmschlüssel schließen 23

6 INTEGRATION VON FI-CAX Abstimmschlüssel schließen Bei bestimmten Aktivitäten, wie z. B. manuelles Buchen, werden die Abstimmschlüssel nicht automatisch geschlossen, sondern müssen innerhalb dieser Aktivität geschlossen und für die Überleitung bereitgestellt werden. Das automatische Schließen von Abstimmschlüsseln wird im Kapitel 1 näher erläutert. Als Ergebnis dieser Transaktion wird die in Abbildung 2.3 gezeigte Liste ausgegeben: Abbildung 2.3: Abstimmschlüssel schließen, Ergebnisliste 24

7 INTEGRATION VON FI-CAX Reservierte Abstimmschlüssel werden nicht geschlossen. Diese sind für bestimmte Anwendungen noch in Benutzung. Auch hierzu folgt eine nähere Erläuterung in den entsprechenden Abschnitten im Kapitel 4. Durchführung der Überleitung Jetzt werden die Buchungssummen in die Hauptbuchhaltung übergeleitet. Dies bedeutet, dass mit der Überleitung die Verkehrszahlen auf den Sachkonten im Hauptbuch gebucht werden. Hierbei wird der zweite Unterschied zur klassischen Debitorenbuchhaltung bei der Integration zum FI-GL deutlich: Die Kumulation der FI- CAX Buchungsposten erfolgt, wenn die Posten in bestimmten Kriterien übereinstimmen, etwa bei gleichem Buchungskreis, gleicher Herkunft, gleicher Fälligkeit und gleichem Buchungsdatum. In diesen Fällen wird für mehrere FI-CAX-Belege nur ein Hauptbuchbeleg erzeugt. Dies verdeutlicht die nachstehende Abbildung 2.4 (Buchung der Forderung erfolgt hier ohne Umsatzsteuer): Abbildung 2.4: Kumulierte Buchungen im FI-GL 25

8 INDEX B Index A Abgabe externes Inkasso 100, 101 Abgabeliste für Inkasso 108 Abstimmschlüssel 22 Abstimmschlüssel anlegen 64 Abstimmschlüssel bei offenen Zahlungsstapeln 178 Abstimmschlüssel geschlossen 23 Abstimmschlüsselsaldo 31 Abstimmung der Überleitung 30 Anwendungsbereiche 10 Anzeigeoption Summensätze 33 Arbeitsvorrat Nachbearbeitung Zahlungsstapel 171 Art der Buchung von Rückläufern 141 Aufbau von Rückläuferstapeln 139 Aufbau Zahlungsstapel 139, 160 Auflistung umgebuchter Beträge 200 Ausbuchungsgründe 205, 206 Ausführung einer SEPA- Lastschrift 113 Ausgabeprotokoll ELKO 158 Ausgleichsbetrag Buchungsoption 67 B Bankrückläufer 137 Bankverrechnungskonto für Zahlstapel 155 Bearbeitung offener Posten Klärungsbearbeitung 174 Beleg ändern 57 Belegkopf 46 Belegpositionen 46 Belegpositionen eines Forderungsbelegs 49 Belegstorno 60 Belegtypen 47 benutzerspezifische Selektionswerte 40 BIC 114 Bonität 12 branchenspezifischen Lösungen 9 Buchungslogik bei Zweifelhaftstellung und Einzelwertberichtigung 182 Buchungssätze Zahlungslauf 138 Buchungsvorgänge bei Lastschrift 112 Business Functions 5 239

9 INDEX C Customer-Vendor-Integration (CVI) 36 Customizing 5 D Datenträger für die Hausbank 135 Debitorenbuchhaltung 5 Detailansicht der Geschäftspartnerposition 51 E Eingaben zum Verbuchen Bankrückläufer 144 Einzelnachweis der Buchungssummen 28 Einzelwertberichtigung 181 Elektronischer Kontoauszug 156 F FI-CAX Massenkontokorrent 5 Freigabe zum Inkasso 101 G Gebühren berechnen bei Rückläufern 143 Geschäftspartnerposition(en) 48 Geschäftspartnerreplizierung 34 Geschäftsvorfallcode (GVC) 159 H Hauptbuchpositionen 48 Herkunft 22 I Imparitätsprinzip 181 Integration der Nebenbuchhaltung FI-CAX 21 Interpretationsregeln für Zahlungseingang 165 K Kaufmännische Stammdaten 11 Klärung nicht zuordenbarer Zahlungseingänge 176 Klärungskonto Zahlungsstapel 170 Kontenstand nach Storno 65 Kontenstandansicht 37 mit gesetzter Mahnstufe 93 nach Ausbuchen 210 nach Bankrückläufer 150 nach Inkasso 103 nach Kontenpflege 71 nach Lastschriftankündigung 123 nach maschinellem Ausgleichen 231 Kontenstandanzeige

10 INDEX Aufbau 42 Weitere Einstellungen 45 Korrekturkonten Wertberichtigung 183 Kumulation der FI-CAX Buchungsposten 25 Kundenerweiterungen 19 kundeninitiierte Zahlungen 153 L Lastschrift 111 Lastschriftankündigung 116 M Mahnaktivitätenlauf 89 Mahnhistorie und Rückläuferhistorie 73 Mahnsaldo 87 Mahnverwaltung im FI-CAX 73 Mahnvorschlagslauf 75 manuelle Kontenpflege 68 manuelle Wertberichtigung 193 Massendaten 9 Mehrwertsteuer 13 Meldungen des Übernahmelaufs 163 N Nacharbeitung Mahnvorschlagslauf 88 Nachbearbeitung Zahlungsstapel 169 Nebenbuchhaltung 9 Nettofälligkeit und Stundung 58 P Parallelisierung 19 Parallelisierungsobjekt 80 Posten maschinell ausgleichen 225 Problemklasse des Anwendungsprotokolls 82 Prüfungsebene maschinelles Ausbuchen 217 R Referenz im Beleg 47 Referenzschlüssel 29 Register Belegansicht 53 Reservierte Abstimmschlüssel 25 Rückläuferhistorie 151 Rücknahme eines Belegausgleichs 65 S SAP ewm 34 SAP-CRM 34 SAP-SD 34 Selektion für Kontenstand 38 Selektionskriterien Klärungsarbeiten 172 Selektionskriterien maschinelles Ausbuchen 212 Sortiervariante

11 INDEX Status Abstimmschlüssel 27 Stornomethode 63 Stundung/Ratenplan 17 Summensätze analysieren 28 T Transfer von Posten 220 U Überleitung Buchungsposten 21 Überleitung Fakturen ins FI- CAX 34 Übernahme der Abstimmschlüssel 26 Umbuchungsbeleg Wertberichtigung 201 Unterschiede 10 Ursprungsbuchungen aus FI- CAX 29 V Verbuchung Bankrückläufer 140 Vertragskonten 35 Verwendungszweckangaben 156 Voraussetzungen für Mahnen 74 W Wertberichtigungsgrund 187 Wertberichtigungsvariante 187 Wiederholungsdruck 96 Z Zahlungsbeleg 49 Zahlungslauf ausführen 126 Zahlungsstapel 154 Zahlungsstapel analysieren 164 Zahlungsstapel buchen 164, 166 zahlungsstapelübergreifende Klärungsbearbeitung 177 Zahlungsverwendung 50 Zahlweg ändern 59 Zeilenaufbauvariante 39 Zeitpunkte im FI-CAX 80 Zuordnung neuer Abstimmschlüssel 180 Zweifelhaftstellung 181 Zweifelhaftstellung und Einzelwertberichtigung nach Alter