R/3 4.6C SAP. Finanzwesen 4 - FI-GL. Hauptbuchhaltung S46CFI Autoren: Gesellschaft für Informationstechnologie und Qualifizierung

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1 SAP R/3 4.6C Finanzwesen 4 - FI-GL Hauptbuchhaltung S46CFI Autoren: Gesellschaft für Informationstechnologie und Qualifizierung 1. Auflage: Januar 2002 (300102) by HERDT-Verlag, Nackenheim (Germany) Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Microfilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Diese Unterlage ist auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt.

2 INHALTSVERZEICHNIS SAP R/3 4.6C - Hauptbuchhaltung 1 Einführung in die Hauptbuchhaltung Hauptbuchhaltung Elemente des Rechnungswesens Prinzipien der SAP-R/3-Hauptbuchhaltung Hauptbuchhaltung als Kern der Finanzbuchhaltung Was Sie wissen sollten F-02 - Buchen mit Kontierungsmuster FBD1 - Erfassung eines Dauerbeleges F.14 - Dauerbuchungen ausführen SM35 - Dauerbuchungsmappe abspielen F-01 - Musterbeleg erfassen FB50 - Buchen mit einen Musterbeleg Belege in der Hauptbuchhaltung Sachkontenstammdaten Allgemeines zu Sachkontenstammsätzen FS00 - Sachkonto zentral anlegen FSP0 - Sachkonto im Kontenplan anlegen FSS0 - Sachkonto im Buchungskreis anlegen FS00 - Sachkonto ändern: Zentral FS04 - Änderungen anzeigen: Zentral OB_GLACC11 - Sammelbearbeitung: Kontenplandaten OB_GLACC12 Sammelbearbeitung: Buchungskreisdaten OB_GLACC13 - Sammelbearbeitung: Bezeichnungen FS15 - Buchungskreis abgleichen: Senden Buchungen FB03 - Anzeigen eines Hauptbuchhaltungsbeleges FB02 - Ändern eines Hauptbuchbeleges FB04 - Änderungen eines Beleges anzeigen FBRA - Ausgleich zurücknehmen FB08 - Einzelstorno F.80 - Massenstorno Kontenauswertungen und Korrespondenz FS10N - Salden anzeigen FBL3N - Posten anzeigen und ändern F-03 - Konto ausgleichen FB12 - Korrespondenz anfordern F.64 - Korrespondenz pflegen FB50 - Sachkontenbeleg erfassen FBCJ - Kassenbuchung FV50 - Sachkontenbeleg vorerfassen FV50 - Vorerfassten Sachkontenbeleg buchen F-04 - Verrechnung auflösen F-06 - Zahlungseingang F-07 - Zahlungsausgang F-05 - Manuelle Fremdwährungsbewertung Meldewesen S_ALR_ Umsatzsteuer- Voranmeldung S_ALR Zusammenfassende Meldung S_ALR_ Außenwirtschaftsverordnung Vorlagetechniken Infosystem FB50 - Buchen mit Vorlage FKMT - Erstellen eines Kontierungsmusters S_ALR_ Bilanz/ GuV-Rechnung S_ALR_ Sachkontensalden S_ALR_ Sachkontenauszüge...128

3 Inhaltsverzeichnis I 9 Umfeld/Benutzerparameter FB07 - Kontrollsummen FB00 - Bearbeitungsoptionen S_ALR_ Arbeitsvorrat der Saldenanzeige Periodische Arbeiten F.05 - Fremdwährungsbewertung (manuell) FBS1 - Abgrenzungsbeleg erfassen F.81 - Abgrenzungsbeleg umkehren Dokumentationen und Planungen SA38 - Protokoll der abgebrochenen Buchungen S_ALR_ Grundbuch auflisten S_ALR_ Kontenschreibung (Sachkonten) S_ALR_ Kontenschreibung (OP-Konten) FSE5N - Erfassen einer Planung FSE6N - Anzeigen der Planung Der Schedule Manager SCMA - Oberfläche des Schedule Managers SCMA - Aufgabenplan mit Aufgabengruppen anlegen SCMA - Aufgabe anlegen (Programm mit Variante) SCMA - Aufgabe anlegen (Online-Programm) SCMA - Aufgabe anlegen (Merkhilfe/Notiz) SCMA - Job einplanen, Jobkontrolle SCMA - Programme online ausführen Stichwortverzeichnis

4 1 SAP R/3 4.6C - Hauptbuchhaltung 1 Einführung in die Hauptbuchhaltung In diesem Kapitel erfahren Sie die Einbindung der Hauptbuchhaltung im SAP-R/3-System die Organisationseinheiten im Finanzwesen und im Controlling die Komponenten der SAP-R/3-Anwendungen Voraussetzungen SAP-R/3-Grundkenntnisse Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung 1.1 Hauptbuchhaltung Überblick über die Hauptbuchhaltung Die Hauptbuchhaltung ist zentrales Element des externen Rechnungswesens. In der Hauptbuchhaltung fließen alle Werte der Nebenbücher (Kreditoren, Debitoren, Anlagen) zusammen. Die Nebenbuchhaltungen (Kreditoren, Debitoren, Anlagen) und die Hauptbuchhaltung sind über Abstimmkonten miteinander verbunden. Die Hauptbuchhaltung dokumentiert die Gesamtheit aller Geschäftsvorfälle. Die Dokumentationspflicht resultiert aus den gesetzlichen Rechnungslegungsvorschriften (handels- und steuerrechtliche Vorschriften). Über die in der Hauptbuchhaltung dokumentierten Werte werden die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung abgebildet. Nebenbuchhaltung Hauptbuchhaltung Konto X Abstimmkonto A Bilanz Geschäftsvorfälle in der Nebenbuchhaltung Konto Y Gewinn- und Verlustrechnung Verbindung zwischen Neben- und Hauptbuchhaltung 6

5 Einführung in die Hauptbuchhaltung Elemente des Rechnungswesens Einbindung der Hauptbuchhaltung in das Finanzwesen Die Hauptbuchhaltung (Financial General Ledger Accounting) ist das Kernelement des Finanzwesens. Controlling (CO) Bankbuchhaltung (FI-BL) Reisemanagement (FI-TR) Anlagenbuchhaltung (FI-AA) Materialwirtschaft (MM) Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) Hauptbuch (FI-GL) Debitorenbuchhaltung (FI-AR) Vertrieb (SD) Bilanz, GuV Einbindung der Hauptbuchhaltung in das Finanzwesen Teilkomponente Hauptbuchhaltung Das SAP-R/3-System setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen, z.b. Finanzwesen, Controlling, Materialwirtschaft und Vertrieb. Ihre Abkürzungen lassen sich aus dem englischen Sprachgebrauch ableiten. In der Applikation Rechnungswesen liegt die Komponente Finanzwesen (Financial Accounting). Das Finanzwesen im R/3-Release 4.6C umfasst folgende Teilkomponenten: SAP-R/3-Komponente SAP-R/3-Teilkomponente Bezeichnung Englische Bezeichnung FI FI-AA Anlagenbuchhaltung Asset Accounting FI-AP Kreditorenbuchhaltung Accounts Payable Accounting FI-AR Debitorenbuchhaltung Accounts Receivable Accounting FI-BL Bankbuchhaltung Bank Accounting FI-FM Haushaltsmanagement Funds Management FI-GL Hauptbuchhaltung General Ledger Accounting FI-LC Konsolidierung Consolidation FI-SL Spezielle Ledger Special Purpose Ledger FI-TV Reisemanagement Travel Management 7

6 1 SAP R/3 4.6C - Hauptbuchhaltung Organisationseinheiten der Hauptbuchhaltung Jede auch noch so komplexe Unternehmensstruktur (rechtlich wie organisatorisch) kann im SAP-R/3-System mit Hilfe der Organisationseinheiten abgebildet werden. Mandant Komponente Dabei bildet jede Komponente (z.b. Finanzwesen, Controlling, Materialwirtschaft) unabhängig von den anderen ihre Struktur ab. Kostenrechnungskreis CO Die Datenerfassung der Hauptbuchhaltung findet auf Buchungskreisebene statt. Dort wird auch die gesetzlich vorgeschriebene Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung erstellt. Buchungskreis 1000 Buchungskreis 2000 Über die Unterteilung in Geschäftsbereiche stellt das SAP-R/ 3-System eine zusätzliche Unterteilung zum Zwecke präziserer Auswertungen zur Verfügung. Geschäftsbereich 1 Geschäftsbereich 2 FI Die in der Finanzbuchhaltung ermittelten Daten werden dem Controlling zur Verfügung gestellt. Organisationseinheiten Was bedeutet... Organisationseinheiten Unternehmensstruktur Mandant Kostenrechnungskreis Buchungskreis Geschäftsbereich Werk Hauptbuchhaltung Unter Organisationseinheiten werden die einzelnen Teilbereiche des Unternehmens und deren betriebliche Funktionen verstanden. Diese Verknüpfung im SAP- R/3-System gewährleistet, dass die Daten, die in einer Anwendung eingegeben werden, allen Anwendungsbereichen zur Verfügung stehen. Zum Beispiel kann ein Kreditor (Lieferant), der im Anwendungsbereich Materialwirtschaft angelegt worden ist, auch im Finanzwesen bearbeitet werden. Die Unternehmensstruktur bildet den hierarchischen Aufbau der Organisationseinheiten und die Ablaufprozesse der gesamten Unternehmung ab. Der Mandant ist im SAP-System das oberste Organisationselement des Unternehmens und kann häufig mit einem Konzern gleichgesetzt werden. Er stellt eine eigene Einheit mit separaten Stammdaten und Tabellen dar. Ein Kostenrechnungskreis dient dazu, innerhalb des Controllings eine vollständige und in sich geschlossene Kostenrechnung durchführen zu können. Er stellt eine Organisationseinheit dar und kann aus einem oder mehreren Buchungskreisen bestehen. Dies ist der SAP-Begriff für die kleinste Organisationseinheit des externen Rechnungswesens. Der Buchungskreis stellt eine vollständige in sich abgeschlossene bilanzierende Einheit (z.b. ein Unternehmen) innerhalb eines Mandanten (z.b. Konzern) dar. Dabei handelt es sich um einen Geschäftsbereich im SAP-System, der einen abgegrenzten Bereich innerhalb eines Unternehmens (z.b. Forschung und Entwicklung) darstellt und eine Organisationseinheit des externen Rechnungswesen ist. Ihm können in der Finanzbuchhaltung die entsprechenden Wertebewegungen (z.b. Gehalt der Mitarbeiter) zugerechnet werden. Das Werk ist eine Organisationseinheit der Logistik. Ein Werk kann z.b. eine Produktionsstätte oder ein Zentrallager sein. Materialien und/oder Dienstleistungen können durch dieses Organisationselement zur Verfügung gestellt werden. In der Hauptbuchhaltung findet die Datenverwaltung aller Daten statt, die für die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens notwendig sind. 8

7 2 SAP R/3 4.6C - Hauptbuchhaltung 2 Sachkontenstammdaten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Sachkonten zentral anlegen wie Sie Sachkonten im Kontenplan anlegen wie Sie Sachkonten im Buchungskreis anlegen wie Sie sich Änderungen anzeigen lassen können wie Sie einen Buchungskreis abgleichen wie Sie ein Musterkonto anlegen Voraussetzungen Grundlegende Kenntnisse in der Hauptbuchhaltung Grundlegende Kenntnisse in der Handhabung von SAP R/3 2.1 Allgemeines zu Sachkontenstammsätzen Überblick Die Sachkontenstammsätze bilden die Basis für die Hauptbuchhaltung. Diese Datensätze enthalten alle für das Erfassen von Daten auf ein Sachkonto relevanten Informationen. Ferner werden Sachkonten über Sachkontenstammsätze verwaltet. Sie können im SAP-R/3-System Sachkontenstammsätze zentral, im Buchungskreis oder im Kontenplan pflegen. Wenn Stammsätze zentral gepflegt werden, bedeutet dies, dass sowohl Daten, die nur für den bei der Pflege angegebenen Buchungskreis Gültigkeit haben, als auch Daten, die im Kontenplan angelegt werden und somit für mehrere Buchungskreise relevant sind, erfasst werden. Beim Anlegen von Sachkontenstammsätzen spielen Kontenplanverzeichnis, Kontenplan sowie die Kontengruppe eine zentrale Rolle. Mandant Kontenplanverzeichnis Kontenpläne Buchungskreis Optional Kontenplan Musterkonto Sachkontenstammsätze Kontengruppe Wertübertragungsregeln Sachkontenstammsatz 14

8 Sachkontenstammdaten 2 Im Kontenplanverzeichnis werden alle Kontenpläne, die auf Mandantenebene zur Verfügung stehen, verwaltet. Aus dem Kontenplanverzeichnis wird auf Buchungskreisebene der für den Buchungskreis gültige Kontenplan bereitgestellt. Der Kontenplan verwaltet alle Sachkontenstammsätze, die im Buchungskreis Gültigkeit haben. Beim Anlegen von Sachkontenstammsätzen wird über die Zuordnung einer Kontengruppe gesteuert, welche Felder beim Anlegen des Stammsatzes zur Verfügung stehen und welche dieser Felder eine Musseingabe erfordern. Ferner wird über die Kontengruppe gesteuert, aus welchem Nummernbereich die Stammsatznummer ermittelt wird. Musterkonto und Wertübertragungsregel Optional stellt das SAP-R/3-System Musterkonten und Wertübertragungsregeln für das Anlegen von Sachkontenstammsätzen zur Verfügung. Über Musterkonten und Wertübertragungsregeln kann festgelegt werden, ob Werte in Feldern vorbelegt werden und ob diese vorbelegten Werte überschreibbar sind. Musterkonten stehen Ihnen im SAP-R/3-System zur Verfügung, um Werte in Feldern zentral für mehrere Buchungskreise vorzubelegen. Wertübertragungsregeln werden unabhängig vom Musterkonto festgelegt und müssen im Customizing den entsprechenden Buchungskreisen zugeordnet werden. Ist dem Buchungskreis kein Regelwerk zugeordnet, kann ein Sachkonto auch nicht mit Hilfe eines Musterkontos angelegt werden. Die dem Buchungskreis zugeordnete Wertübertragungsregel steuert, welche Felder des Musterkontos Berücksichtigung finden und ob es sich bei dem im Musterkonto vorbelegten Feldwert um einen festen oder änderbaren Wert handelt. Musterkonten können im SAP-R/3-System über folgenden Menüpfad gepflegt werden: RECHNUNGSWESEN - FINANZWESEN - HAUPTBUCH - STAMMDATEN - MUSTERKONTO - ANLEGEN (TA-CODE: FSM1). 2.2 FS00 - Sachkonto zentral anlegen SACHKONTENSTAMMSATZ ANLEGEN: ZENTRAL Im Folgenden wird Ihnen vorgestellt, wie Sie einen Sachkontenstammsatz zentral anlegen. Beim zentralen Anlegen von Sachkontenstammsätzen werden sowohl buchungskreisspezifische als auch buchungskreisübergreifende Daten erfasst. Notizen 15

9 2 SAP R/3 4.6C - Hauptbuchhaltung Wählen Sie den Menüpfad, oder geben Sie den Transaktionscode in das Befehlsfeld ein. RECHNUNGSWESEN FINANZWESEN HAUPTBUCH STAMMDATEN EINZELBEARBEITUNG ZENTRAL TA-CODE: FS00 Sie gelangen in die Bildschirmmaske SACHKONTO BEARBEITEN : ZENTRAL. SACHKONTO BEARBEITEN: ZENTRAL Geben Sie Ihre spezifischen Werte in die im Beispiel genannten Felder ein. Beispiel Feldbezeichnung Beispielwerte SACHKONTO 222 BUCHUNGSKREIS 1000 Klicken Sie auf das Symbol, um ein neues Sachkonto anzulegen. Sie gelangen in die Bildschirmmaske SACHKONTO ANLEGEN: ZENTRAL. SACHKONTO ANLEGEN: ZENTRAL - Register: TYP/BEZEICHNUNG 16

10 Sachkontenstammdaten 2 Geben Sie Ihre spezifischen Werte in die im Beispiel genannten Felder ein. Beispiel Feldbezeichnung KONTENGRUPPE KURZTEXT Beispielwerte Sachkonten Allgemein Handkasse KONZERNKONTONUMMER Klicken Sie auf das Register STEUERUNGSDATEN. SACHKONTO ANLEGEN: ZENTRAL - Register: STEUERUNGSDATEN Geben Sie Ihren spezifischen Wert in das im Beispiel genannte Feld ein. Beispiel Feldbezeichnung KONTOWÄHRUNG Beispielwert EUR Klicken Sie auf das Register ERFASSUNG/BANK/ZINS. Notizen 17

11 2 SAP R/3 4.6C - Hauptbuchhaltung SACHKONTO ANLEGEN: ZENTRAL - Register: ERFASSUNG/BANK/ZINS Geben Sie Ihren spezifischen Wert in das im Beispiel genannte Feld ein. Beispiel Feldbezeichnung FELDSTATUSGRUPPE Beispielwert G001 Über die Register SCHLAGW./ÜBERSETZUNG, INFORMATIONEN (KPL) und INFORMATIONEN (BUKR) haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zum Sachkonto zu hinterlegen. Sichern Sie den Sachkontenstammsatz durch Klick auf das Symbol. In der Statuszeile wird Ihnen folgende Meldung angezeigt. Kehren Sie durch Klick auf das Symbol zum SAP Easy Access zurück. Feldbezeichnung SACHKONTO BUCHUNGSKREIS KONTENGRUPPE KURZTEXT KONZERNKONTONUMMER FELDSTATUSGRUPPE Beschreibung Sachkontonummer des Kontos, auf dem alle Bewegungen, unterschieden nach Soll und Haben, sowie Buchungsperioden geführt werden SAP-Begriff für die kleinste Organisationseinheit des externen Rechnungswesens. Der Buchungskreis stellt eine vollständige in sich abgeschlossene bilanzierende Einheit (z.b. ein Unternehmen) innerhalb eines Mandanten (z.b. Konzern) dar. Die Kontengruppe legt fest, welche Daten für den Sachkontenstammsatz von Bedeutung sind. Geben Sie in dieses Feld eine Kurzbezeichnung zum Sachkonto ein. Diese Kurzbezeichnung wird z.b. für Auswertungen genutzt. Über die hier eingetragene Konzernkontonummer erfolgt die Zuordnung des Sachkontos innerhalb der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Über den Feldstatus werden die Bildschirmbilder gestaltet. Er legt fest, ob Felder ausgeblendet oder als Muss- oder Kannfelder dargestellt werden. 18

12 3 SAP R/3 4.6C - Hauptbuchhaltung 3 Buchungen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie einen Sachkontenbeleg erfassen können wie Sie eine Kassenbuchung durchführen können wie Sie einen Sachkontenbeleg vorerfassen und buchen wie Sie eine Verrechnung auflösen wie Sie Zahlungsein- und -ausgänge erfassen wie Sie eine Fremdwährungsbewertung manuell durchführen können Voraussetzungen SAP-R/3-Grundkenntnisse Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung 3.1 FB50 - Sachkontenbeleg erfassen Eingabe eines Sachkontenbeleges Im Folgenden wird Ihnen vorgestellt, wie Sie eine Sachkontenbuchung innerhalb der Hauptbuchhaltung erfassen können. Wählen Sie den Menüpfad, oder geben Sie den Transaktionscode in das Befehlsfeld ein. RECHUNGSWESEN FINANZWESEN HAUPTBUCH BUCHUNG SACHKONTENBELEG ERFASSEN TA-CODE: FB50 Geben Sie Ihre spezifischen Werte in die im Beispiel genannten Felder ein. Beispiel Feldbezeichnung Beispielwerte BELEGDATUM WÄHRUNG EUR BUCHUNGSDATUM SACHKONTO (1) S/H (1) BETRAG BELEG- WÄHRUNG (1) Soll 100 SACHKONTO (2) S/H (2) BETRAG BELEG- WÄHRUNG (2) Haben 100 SACHKONTENBELEG ERFASSEN 42

13 Buchungen 3 Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klick auf das Symbol. Die Stammdaten des Debitors werden angezeigt. Gleichzeitig wird der Saldo ermittelt. Wenn der Saldo gleich null ist, springt die Ampel auf Grün um ( ). Klicken Sie auf die Schaltfläche. Klicken Sie auf das Symbol, um Ihre Rechnung zu buchen. Die Belegnummernvergabe erfolgt fortlaufend. BELEGÜBERSICHT Notieren Sie sich Ihre Belegnummer (hier: ). Kehren Sie durch Klick auf das Symbol zum SAP Easy Access zurück. Was bedeutet... Saldo ungleich null, z.b. bei einer fehlerhaften Erfassung von Beträgen Saldo noch nicht ermittelt Saldo gleich null MUSSFELD Felder, die das Symbol beinhalten, erfordern eine Musseingabe, damit die Anwendung fortgesetzt werden kann. Feld BELEGDATUM WÄHRUNG BUCHUNGSDATUM KURZTEXT SACHKONTO S/H BETRAG BELEGWÄHRUNG Feldbeschreibung Das Belegdatum ist das Datum, an dem das Originaldokument ausgestellt wurde. Wählen Sie im Feld WÄHRUNG die Währung aus. Die Währung ist die Bezeichnung einer Geldeinheit eines Staates. Am Buchungsdatum wird der Beleg gebucht. Das Feld KURZTEXT ist für zusätzliche Anmerkungen vorgesehen. Sachkontonummer des Kontos, auf dem alle Bewegungen, unterschieden nach Soll und Haben, sowie Buchungsperioden geführt werden Sie sehen, ob dieser Posten im Haben oder im Soll gebucht wird. Tragen Sie hier den Betrag für die entsprechende Position des Beleges ein. Notizen 43