Aufbaukurs SAP ERP: Module PP, CO und FI. V10: Modul Finanzbuchhaltung (FI)

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1 Aufbaukurs SAP ERP: Module PP, CO und FI V10: Modul Finanzbuchhaltung (FI) Wintersemester 2009/10 Dipl.-Ök. Harald Schömburg Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 1

2 Gliederung: Modul Finanzwesen (FI) Einordnung, Zwecke und Konzepte des externen Rechnungswesens Aufbau und Organisation der Finanzbuchhaltung in SAP Stammdaten Grundlegende Geschäftsprozesse Reporting und regelmäßige Arbeiten Literaturhinweise: Gadatsch, A.; Frick, D. - SAP-gestütztes Rechnungswesen, Vieweg: Wiesbaden, Maassen/Schoenen/Werr: Grundkurs SAP R/3. Lern- und Arbeitsbuch mit durchgehendem Fallbeispiel - Konzepte, Vorgehensweisen und Zusammenhänge mit Geschäftsprozessen. Wiesbaden, 3. Auflage 2005 Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 2

3 Rechnungswesen: Architektur (Wdh.) Betriebliches Rechnungswesen Externes Rechn.wesen Finanzbuchhaltung G&V, Handelsbilanz Geschäftsgewinn (HGB, US-GAAP) Steuerbilanz zu versteuernder Gewinn (EStG) Bild SAP AG Internes Rechn.wesen Controlling (interner) Betriebserfolg keine gesetzliche Verpflichtung Unternehmenssteuerung Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 3

4 Einordnung des Rechnungswesens in die SAP ERP Solution Map Quelle: Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 4

5 Aufbau des Rechnungswesens: Zuordnung zu den SAP Modulen Rechnungswesen Internes Rechnungswesen Externes Rechnungswesen Kosten- Erfolgs- Hauptbuch- Nebenbuchhaltunrechnunrechnunhaltung Kreditorenbuchhaltung Sachkontenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung CO SAP ERP Financials: Management Accounting SAP ERP Financials: Financial Accounting FI Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 5

6 Zwecke des externen Rechnungswesens und Integration mit anderen Komponenten Zwecke des externen Rechnungswesens Dient der zahlenmäßigen Darstellung einer Organisation für Zwecke externer Interessenten wie z.b. Kapitalanleger oder Fiskus Ermittelte Informationen sollen einen möglichst aktuellen Überblick über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens vermitteln Deckt die internationalen finanzbuchhalterischen Anforderungen ab (HGB, IFRS, US GAAP u.a.) Unterstützt darüber hinaus die betriebswirtschaftliche Entscheidungsfindung Integration mit anderen Komponenten Benötigte Daten fallen in allen Bereichen der Unternehmung an Materialwirtschaft Produktion Anlagenwirtschaft Vertrieb Personalwirtschaft Dient dem Controlling als Datenquelle Quelle: Maassen/Schoenen/Werr: Grundkurs SAP R/3 Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 6

7 Konzepte des SAP-Finanzwesens (I) Kontenprinzip (Folien 21 27) Stammdaten werden in Form von Konten geführt Konten sind über Kontonummer eindeutig identifizierbar Kontenarten Hauptbuch = Sachkonten Nebenbücher = Kreditoren- und Debitorenkonten Kontengruppen Art der Kontonummervergabe Bildauswahl bei der Stammdatenpflege Kontenplan Oberste Hierarchieebene der Kontenstruktur Verzeichnis aller verwendbaren Konten Muss ggf. im Rahmen des Customizing an das jeweils nutzende Unternehmen angepasst werden Mitbuchtechnik (Folie 12 17) Alle Nebenbuchkonten sind mit den zugehörigen Hauptbuchkonten über Schlüssel verknüpft Eine Buchung in einem Nebenbuch führt sofort zu einer entsprechenden Fortschreibung des Hauptbuches Quelle: Maassen/Schoenen/Werr: Grundkurs SAP R/3 Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 7

8 Konzepte des SAP-Finanzwesens (II) Belegprinzip (Folien 31-35) Jeder Geschäftsvorfall wird in SAP in einem eigenen Beleg erfasst (Dokumentation der Vorgänge) Buchung wird nur zugelassen, wenn sich nach der Buchung ein Saldo von Null der Soll- und Habenseite des Belegs ergibt Belegsteuerung (Folien 36 38) Innerhalb eines Belegs werden Steuerschlüssel vergeben, die das Verhalten des Systems bei der weiteren Belegverarbeitung steuern Beispiele: Belegart Buchungsschlüssel Quelle: Maassen/Schoenen/Werr: Grundkurs SAP R/3 Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 8

9 Gliederung: Modul Finanzwesen (FI) Einordnung, Zwecke und Konzepte des externen Rechnungswesens Aufbau und Organisation der Finanzbuchhaltung in SAP Stammdaten Grundlegende Geschäftsprozesse Reporting und regelmäßige Arbeiten Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 9

10 Aufbau des Moduls Finanzwesen (FI) in SAP FI Hauptbuchhaltung Nebenbuchhaltung Sachkontenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 10

11 Funktionen der Finanzbuchhaltung Hauptbuch (FI-GL, General Ledger): Erfassung eines umfassenden Gesamtbildes über die Konten des externen Rechnungswesens (Bilanz, GuV) Kreditorenbuchhaltung (FI-AP, Accounts Payable): Verwaltung der buchhalterischen Einzelvorgänge der Lieferanten Debitorenbuchhaltung (FI-AR, Accounts Receivable): Verwaltung der buchhalterischen Einzelvorgänge der Kunden Anlagenbuchhaltung (FI-AA, Assets Accounting): Verwaltung des buchhalterischen Lebenslaufs von Anlagen (Kauf, Abschreibung, Ausmusterung) Konsolidierung (FI-LC, Ledger Consolidation): Konsolidierung der Teilergebnisse von Tochtergesellschaften eines Konzern zu einem Gesamtergebnis im Sinne einer betriebswirtschaftlichen Einheit Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 11

12 Haupt- und Nebenbuchhaltung (I) Hauptbuch (Hauptbuchhaltung) Erfüllung der der gesetzlichen Anforderungen (IFRS, US-GAAP, GoB) für die Bilanzierung und Gewinn- und Verlustrechnung Bilanz- und GuV-Konten Summenebene Sachkonten Mitbuch (Nebenbuchhaltung) Integration der operativen Module (Logistik/ Personal) mit der Buchhaltung Integration der verschiedenen Bereiche des Rechnungswesens (z. B. der Kreditoren und Debitoren) Einzelpostenebene Personenkonten (Kreditoren und Debitoren) und Anlagenkonten Mitbuchtechnik: Jeder Geschäftsvorfall der Nebenbuchhaltung (Einzelposten) wird parallel auf ein Abstimmkonto des Hauptbuches mitgebucht (Summenebene) Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 12

13 Haupt- und Nebenbuchhaltung (II) Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 13

14 Abstimmkonto (Mitbuchtechnik) (1014) (160000) Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 14

15 Organisationselemente Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 15

16 Organisationsstruktur Rechnungswesen : IDES Organisationselemente (Wdh.) Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 16

17 Organisation der Finanzbuchhaltung: Integration mit anderen Modulen FI Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 17

18 Gliederung: Modul Finanzwesen (FI) Einordnung, Zwecke und Konzepte des externen Rechnungswesens Aufbau und Organisation der Finanzbuchhaltung in SAP Stammdaten Grundlegende Geschäftsprozesse Reporting und regelmäßige Arbeiten Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 18

19 Stammdaten im Finanzwesen (FI) Kontenplan Kontengruppen Hauptbuch Sachkonten Nebenbuch Personenkonten Debitorenkonten Kreditorenkonten Anlagenkonten Bankdaten Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 19

20 Organisationsstruktur Rechnungswesen : IDES Organisationselemente (Wdh.) Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 20

21 Kontenplan: Definition, Funktionen und Beispiele Definition: Gliederungsschema zur Aufzeichnung aller Buchungen auf Aufwandsund Ertragskonten (FI), Kosten- u. Erlösarten (CO). Jedem Buchungskreis muss mindestens ein Kontenplan zugeordnet sein. Funktionen: Operativer Kontenplan (Alle notwendigen Konten des Tagesgeschäfts) Dezentraler lokaler Kontenplan (Konten lt. spezifischen Anforderungen, z. B. landesbezogen, branchenspezifisch) Zentraler Konzernkontenplan (Alle Konten, die im Konzern als verbindlich vorgegeben sind) Beispiele: Industriekontenrahmen (IKR) Gemeinschaftskontenrahmen (GKR) Internationaler Kontenplan (INT) = IDES Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 21

22 Gemeinschaftskontenrahmen (GKR) mit Sachkonten und Kostenarten (Wdh.) GKR Externes Rechnungswesen Sachkonten 0 Anlagen 1 kurzfrist. Kapital 2 neutrale Aufwände, Erträge 3 Stoffe, Bestände 4 Betriebliche Aufwände 5 6 Kostenstellen 7 Bestände an Erzeugnissen 8 Betriebliche Erträge 9 Abschluß FI Controlling Kostenarten CO Grundkosten Anders- / Zusatzkosten Sekundärkosten Innerbetriebliche Leistungen Erlöse Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 22

23 Kontengruppe Dient der Zusammenfassung von Eigenschaften zur Verwaltung von Stammdaten (Sachkonten, Kreditoren, Debitoren, Banken) Steuerung von Nummernkreis und Intervall Nummernvergabe (Intern/ Extern) Feldauswahl (Muss/ Kann...) Mussfeld beim Anlegen von Stammsätzen! Beispiele: Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 23

24 Struktur der Sachkonten (I) Erfassung von Stammdaten der Sachkonten Im Kontenplan: Kontonummer, Kontobezeichnung, Steuerdaten wie z. B. Kontogruppe, Bestands-/ GuV-Konto Im Buchungskreis: Währung, Einzelpostenanzeige Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 24

25 Struktur der Sachkonten (II) Übung: Sachkonto anzeigen: FS00 Über SAP Easy Access finden! Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 25

26 Struktur der Personenkonten (I) Erfassung von Stammdaten der Personenkonten (Kreditoren, Debitoren) Im Mandanten: Allgemeine Daten wie Kreditoren-/ Debitorennummer, Name, Anschrift, Bankverbindung Im Buchungskreis: Abstimmkonto, Zahlungsbedingungen, Postensortierung, Mahndaten, Verzinsung Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 26

27 Struktur der Personenkonten (II) Übung: Debitoren anzeigen: FD03 Kreditoren anzeigen: FK03 Über SAP Easy Access finden! Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 27

28 Bankdaten Bankdaten werden bei der Abwicklung von Zahlungen und der Ausstellung von Quittungen benötigt. Bankstammdaten können in unterschiedlichen Situationen angelegt werden: Datenträgeraustausch (Einlesen eines kompletten Bankverzeichnisses) Im Rahmen der Stammdatenpflege von Lieferanten, Kunden oder einer Hausbank Einmalig bei Bedarf Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 28

29 Gliederung: Modul Finanzwesen (FI) Einordnung, Zwecke und Konzepte des externen Rechnungswesens Aufbau und Organisation der Finanzbuchhaltung in SAP Stammdaten Grundlegende Geschäftsprozesse Reporting und regelmäßige Arbeiten Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 29

30 Grundlegende Geschäftsprozesse Abbildung von Geschäftsvorfällen Buchungen erfassen Kreditorenrechnung Kreditorengutschrift Debitorenrechnung Debitorengutschrift Stornierung von Buchungsbelegen Ausgleich offener Posten Dauerbuchungen Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 30

31 Abbildung von Geschäftsvorfällen Belegprinzip: Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 31

32 Geschäftsvorfall: Rechnung erfassen Realität Abbildung im SAP-System Kontierungsstempel Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 32

33 Quellen für Buchungen im Hauptbuch Operative Geschäftsvorfälle der Logistik oder der Personalwirtschaft Wareneingang in der Materialwirtschaft Faktura im Vertrieb Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter Buchung der Nebenbücher Skontoaufwand bei Zahlung einer Kreditorenrechnung Abschreibungsbuchung in der Anlagenbuchhaltung Hauptbuch-originäre Buchungen (Sachkonten)-Umbuchungen Außerordentlicher Aufwand Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 33

34 Belegaufbau Belegstruktur Belegkopf Belegpositionen Belegposition (1) Belegposition (2) Belegposition (n) Belegkopf Inhalte (Beispiele) Belegkopf Belegnummer Belegart Buchungsdatum Periode Text Belegpositionen Buchungsschlüssel Kontierung Betrag Positionstext Belegpos. Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 34

35 Belegregeln Der Saldo aus allen Soll- und Habenpositionen ist immer Null (sonst ist keine Buchung möglich!) Mindestens 2, maximal 999 Belegpositionen (Soll+Haben) Mussfelder immer gefüllt (Buchungsschlüssel, Kontonummer, Betrag u.a.) Belegnummernvergabe Intern: Das SAP-System vergibt eine Nummer Extern: Der Anwender vergibt die Nummer Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 35

36 Belegsteuerung über Belegart und Buchungsschlüssel Belegart KR Kreditorenrechnung Betriebswirtschaftliche Differenzierung der Geschäftsvorfälle Steuerung bebuchbare Kontenarten (Kreditoren, Debitoren, Sachkonten, Anlagen) Steuerung der Belegnummernvergabe Sortier- und Ablagekriterium Buchungsschlüssel 31 Eingangsrechnung Kontoart K (Kreditoren) Habenbuchung (Verbindlichkeit) Umsatzunwirksam 40 Sachkontierung Kontoart S (Sachkonto) Sollbuchung (Kosten) Steuerung Belegkopf Steuerung Belegposition Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 36

37 Wichtige Belegarten DR DG DZ KR KG KZ SA Debitorische Rechnung Debitorische Gutschrift Debitorische Zahlung Kreditoren Rechnung von Lieferanten Kreditoren Gutschrift Kreditoren Zahlung Sachkontenbuchung allgemein Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 37

38 Wichtige Buchungsschlüssel 01 Debitorenrechnung (Sollbuchung) 11 Gutschrift an Debitor (Habenbuchung) 15 Zahlung an Debitor (Habenbuchung) 31 Kreditorenrechnung (Habenbuchung) 21 Gutschrift an Kreditor (Sollbuchung) 25 Zahlung an Kreditor (Sollbuchung) 40 Sollbuchung Sachkonto (Sollbuchung) 50 Habenbuchung Sachkonto (Habenbuchung) Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 38

39 Erfassung einer Kreditorenrechnung Ergebnis: Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 39

40 Erzeugter Beleg im Modul FI Aufruf bereits erzeugter FI-Belege über die Transaktion FB = Sollbuchung Sachkonto (Sollbuchung) mit Sachkonto = Kreditorenrechnung (Habenbuchung) mit Kreditorenkonten Übung: Kreditorenrechnung erfassen über FB60, Beleg ansehen FB03 Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 40

41 Geschäftsvorfall: Ausgleich offener Posten Sowohl offene Forderungen als auch Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten führen zu offenen Posten: D.h. die Rechnung ist zwar im System eingebucht worden, aber noch nicht bezahlt worden Unerledigte Vorgänge auf den Konten Offene Posten eines Kontos können durch unterschiedliche Vorgänge (Zahlung, Gutschrift, Umbuchung) ausgeglichen werden: Zuordnung eines gleich hohen Betrages auf der Kontogegenseite Saldo aller zugeordneten Posten muss Null ergeben Ausgeglichene Posten erhalten vom System eine Ausgleichsbelegnummer mit dem Ausgleichsdatum. Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 41

42 Zahlungsausgang Rechnung Transaktion: F-07 (F-53) Zahlungseingang buchen: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Zahlungseingang (Transaktion: F-06, s. Fallstudie 3) Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 42

43 Gliederung: Modul Finanzwesen (FI) Einordnung, Zwecke und Konzepte des externen Rechnungswesens Aufbau und Organisation der Finanzbuchhaltung in SAP Stammdaten Grundlegende Geschäftsprozesse Reporting und regelmäßige Arbeiten Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 43

44 Übersicht Reporting Navigation im Reporting Kreditorenverzeichnis, Saldenliste, Offene Posten-Liste... Bilanz und GuV Ausgewählte regelmäßige Arbeiten Buchungszeiträume verwalten Automatisiertes Mahnen über Mahnprogramm Automatisiertes Zahlen über Zahllauf Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 44

45 Reporting im Finanzwesen ❿ Das Infosystem befindet sich jeweils in den Ordnern der einzelnen Bücher ❿ Aufbau des Infosystems für die Kreditorenbuchhaltung (Beispiel) ❿ Kontenanalyse für Kreditoren (Beispiel) Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 45

46 Beispiel: Kreditoren - Kontoanalyse Transaktion: FBL1N Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 46

47 Beispiel: Kreditoren - Offene Posten Transaktion: S_ALR_ Übung: Kreditoren Offene Posten Liste im Infosystem suchen und offene Posten zu benutztem Kreditor anzeigen lassen. Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 47

48 Transaktion zum Aufrufen der Bilanz und GuV Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 48

49 Selektionsmaske zum Aufruf der Bilanz/GuV Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 49

50 Ergebnis Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 50

51 Zusammenhang Personenkonto Abstimmkonto - Bilanz Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Harald Schömburg # 51