Organisation der Finanzbuchhaltung Ein praktisches Beispiel

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1 Organisation der Finanzbuchhaltung Ein praktisches Beispiel Gertrud Gertsen

2 Organisation der Finanzbuchhaltung Aufbauorganisation Gemeinsamkeiten - Unterschiede zur Kameralistik Mitarbeiter Belegfluss Jahresabschlussarbeiten

3 Umweltbetrieb der Stadt Bielefeld rund 900 Mitarbeiter 4 ehemalige Ämter Umsatz ca. 125 Mio. Ca Anlagegüter Ca Kreditorenbuchungen /Jahr

4 Organigramm Finanzabteilung Leitung Fianzabteilung Leitung Team interteres Rechnungswesen Leitung Team externes Rechnungswersen Kreditoren A - Z Betriebswirt 1 - n Debitoren A - Z innerbetriebliche Leistungsverrechnung Umbuchungen Anlagenbuchhaltung Bilanzbuchhhaltung Steuerliche Angelegenheiten Kasse, Mahnwesen

5 Kameralistik kfm. Buchführung Gemeinsamkeiten Sachliche/fachtechnische Prüfung der Rechnungen Unterschriftenregelungen Funktionstrennung Überprüfung offene Posten

6 Kameralistik kfm. Buchführung Unterschiede Keine Haushaltsstellen, sondern Sachkonten und Kostenstellen Ermittlung von Vermögen und Schulden Jahresabgrenzung Einnahme Ausgabe / wirtschaftliche Zuordnung Bildung von Rückstellungen Zinsabgrenzung

7 Mitarbeiter Finanzen Sachbearbeiter Debitoren / Kreditoren Mittlerer Dienst, Nachhilfe in Sachen kfm. Buchführung dringend geboten! Mitarbeiter Controlling Betriebswirtschaftliche Ausbildung Bilanzbuchhalter (neu) Anlagenbuchhalter Mittlerer Dienst oder kaufmännische Ausbildung

8 Belegfluss Bei Eingabe einer Bestellung Kontierung durch Besteller (Einkauf/Technik) Überprüfung der Kontierung durch Buchhaltung Erfassung der Rechnung und Zahlungsabwicklung durch Buchhaltung

9 Belegfluss Buchungen ohne Bestellung (z.b. Steuern, Kilometergelderstattung) Kontierung durch Buchhaltung Eingabe der Rechnung und Zahlung durch Buchhaltung Ablage: in beiden Fällen bei Finanzen

10 Jahresabschlussarbeiten Kontenabstimmungen Rückstellungen Bewertung von Forderungen Inventur Bewertung Anlagevermögen

11 Kontenabstimmung Täglich: Bankkonto mit Kontoauszug Am Jahresende Abstimmung Nebenbuch mit Hauptbuch (stimmen z.b. Summe der Kreditoren mit Summe Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung überein) Anlagengitter mit Bilanzkonten Verrechnungskonten müssen leer sein Forderungs- und Verbindlichkeitenkonten durchforsten nach Altfällen

12 Kontenabstimmung Saldenbestätigung von Kreditinstituten einholen Kontenstand mit Kontoauszügen abstimmen Barkassen: Kontostand mit Kassenbuch abstimmen

13 Rückstellungen Für ungewisse zukünftige Verbindlichkeiten, die vor dem Bilanzstichtag verursacht sind. Pensionsrückstellungen Rechtstreitigkeiten Urlaub / Überstunden Jahresabschluss Steuern Unterlassene Instandhaltung

14 Ermittlung der Rückstellungen Pensionsrückstellungen Zusammenstellung der Personen (Personalamt) Finanzmathematisches Gutachten (extern) Urlaub/Überstunden Ermittlung der Überstundenkonten aller Mitarbeiter zum Bewertung mit Stundensatz

15 Ermittlung Rückstellungen Rechtsstreitigkeiten Rückfrage im Betrieb Rechtsamt Steuern (Betriebe gewerblicher Art) Schätzung des Gewinns Steuersätze Jahresabschlusskosten Schätzung Rechnung der Wirtschaftsprüfer Eigene Kosten (Arbeitszeit)

16 Hinweise zu Rückstellungen Es muss ernsthaft mit einer Inanspruchnahme gerechnet werden Im Fall der Inanspruchnahme (Zahlung wird gegen die Rückstellung gebucht, war die Rückstellung zu hoch, ist die Differenz Ertrag Die Rückstellungen sind jedes Jahr neu zu prüfen

17 Bewertung von Forderungen Unterjährig: wenn Forderungen definitiv ausfallen: abschreiben ( Niederschlagung ) Am Jahresende Einholen von Saldenbestätigungen (mit Wirtschaftsprüfer abstimmen) Offene Posten überprüfen Einzel- und Pauschalwertberichtigungen ( globale Restebereiniung )

18 Inventur Anlage- und Umlaufvermögen Ermittlung der Bestände zum Jahresende Buchung der Differenzen

19 Umlaufvermögen Lagerbestände Ohne Lagerbuchhaltung: Ermittlung der Bestände (zählen) per Bewertung zum letzten Einkaufspreis Ladenhüter aussondern Buchung der Differenz im Vergleich zum Vorjahr

20 Inventur Umlaufvermögen Lagerbestände mit Lagerbuchhaltung Unterjährig: Buchung der Materialzuund Abgänge Einmal im Jahr (nicht unbedingt zum körperliche Bestandsaufnahme Ladenhüter aussondern

21 Anlagevermögen Unterjährig: Buchung der Zu- und Abgänge in der Anlagenbuchhaltung Gelegentlich, aber nicht unbedingt jährlich: Prüfung, ob Anlagegüter tatsächlich vorhanden

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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