SAP im Rechnungswesen

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1 SAP im Rechnungswesen Wintersemester 2010/2011 V09: Finanzbuchhaltung in SAP: Überblick Stammdaten und Geschäftsprozesse 10. Januar 2011, Uhr, ITS-Pool nur zugelassene Teilnehmer Wintersemester 2010/2011 Gastvortrag Dr. Andreas Prieß Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Niedersächsischen Hochschulkompetenzzentrum für SAP (CCC) Telefon: 0511/ Arbeitsschwerpunkte: SAP Rechnungswesen: Finanzbuchhaltung (FI), Anlagenbuchhaltung (FI-AA), Schnittstelle Kidicap-FI, Integration SAP-Rechnungswesen Sicherheit von Informationssystemen Informationsmanagement und Informationssystemarchitekturen Lehrveranstaltungen am IWI ( ) Lehraufträge Ostfalia Hochschule für angewandte Wissenschaften (seit 2007) Folie # 2

2 Gliederung Überblick: Finanzbuchhaltung Strukturparameter Stammdaten Bewegungsdaten und Geschäftsprozesse Folie # 3 Das Ziel: Bilanz Folie # 4

3 und GuV Folie # 5 Überblick Finanzwesen Das Finanzwesen in SAP ERP gliedert sich in das externe Rechnungswesen (Finanzwesen, Modul FI) und das interne Rechnungswesen (Controlling, Modul CO Kosten- und Leistungsrechnung). Stammdaten im Finanzwesen: Strukturparameter Finanzwesen: Buchungskreis, Geschäftsbereich, Kontenplan Konten (Hauptbuch, Nebenbücher) Zahlungspartner: Kreditor, Debitor Weitere Stammdaten: Bank, Bankkonto, Kassenbuch Die Anlagenbuchhaltung (FI-AA) ist Teil des Moduls FI. Folie # 6

4 Finanzbuchhaltung in SAP ERP Kontentechnik: Stammdaten werden in Form von Konten geführt (Kontengruppen, Feldsteuerung, Verwaltung offener Posten und/oder Einzelposten) Mitbuchtechnik: Nebenbuchkonten, über die Buchungen auf zugeordneten Hauptbuchkonten automatisch mitgebucht werden Belegprinzip: Jeder Geschäftsvorfall wird durch einen Beleg erfasst (Dokumentation; insb. GoB), jeder (normale) Beleg erfordert einen Belegsaldo 0 Belegsteuerung: bestimmte Eigenschaften von Belegen werden über Belegarten (Belegkopf) und Buchungsschlüssel (Belegpositionen) gesteuert Folie # 7 Belege und Buchungen Beleg Buchhaltungsbeleg Kontierungsstempel Folie # 8

5 Gliederung Überblick: Finanzbuchhaltung Strukturparameter Stammdaten Bewegungsdaten und Geschäftsprozesse Folie # 9 Strukturparameter im Rechnungswesen Mandant (903) Kontenplan 1 n Buchungskreis 1 n n 1 Kostenrechnungskreis 1 n Geschäftsbereich Kostenstelle n 1 Profit Center n 1 Konsolidierungsmandant (xxx) Folie # 10

6 Strukturparameter Finanzwesen Buchungskreis: Selbständig bilanzierende Einheit in einem Mandanten (Erstellung testatfähiger Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)). Geschäftsbereich: Organisatorische Einheit unterhalb des Buchungskreises, zur Abbildung der im Finanzwesen relevanten Orgeinheiten. Keine testatfähige Bilanz. I.d.R. ein abgeleitetes Kontierungsobjekt. Kontenplan: Verzeichnis und ggf. Gliederungsschema aller Sachkonten ( sprechende Schlüssel ). Folie # 11 Gliederung Überblick: Finanzbuchhaltung Strukturparameter Stammdaten Bewegungsdaten und Geschäftsprozesse Folie # 12

7 Stammdaten: Hauptbuch/Nebenbuch Hauptbuchkonto (Sachkonto): Über Sachkonten wird die sachliche Differenzierung der Abbildung der Geschäftsvorfälle abgebildet: Bilanzkonten: Aktiv- und Passivkonten (mit Saldovortrag) Ergebniskonten: Aufwands- und Ertragskonten (GuV- bzw. ergebniswirksam) Nebenbuchkonten ermöglichen eine inhaltliche Differenzierung bestimmter Bilanzpositionen, die über die Anforderungen der Bilanz hinausgehen, z.b. Forderungen Ł Debitoren Verbindlichkeiten Ł Kreditoren Anlagevermögen Ł Anlagen Folie # 13 Weitere Stammdaten im Finanzwesen Bank: Jede Bank, bei der das Unternehmen oder die Zahlungspartner des Unternehmens Konten führen, muss im System angelegt sein. Der Bankschlüssel ist in der Regel die Bankleitzahl. Bankkonto: Jedes Bankkonto des Unternehmens kann als spezielles Nebenbuch für ein Banksachkonto angelegt werden, um Zusatzfunktionalitäten bereitzustellen (Einlesen von Kontoauszügen, automatische Verbuchung). Kassenbuch: Ein Kassenbuch ist ein Nebenbuch für Kassensachkonten, das ebenfalls spezifische Zusatzfunktionalitäten bereitstellt. Folie # 14

8 Gliederung Überblick: Finanzbuchhaltung Strukturparameter Stammdaten Bewegungsdaten und Geschäftsprozesse Folie # 15 Geschäftsprozesse: Integration Ausgangsrechnungen (Rechnungen an Kunden): Fakturen manuelle Debitorenrechnungen Faktura (SD) Debitorenrechnung (FI) Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen) Logistische Eingangsrechnungen manuelle Kreditorenrechnungen Logistische Eingangsrechnung (MM) Kreditorenrechnung (FI) Folie # 16

9 Geschäftsprozesse im Finanzwesen Ausgewählte Geschäftsprozesse: Kreditorenbuchhaltung: Rechnungen, Gutschriften, Umbuchungen, Dauerbelege, Geldausgänge (Zahlungen) Debitorenbuchhaltung: Rechnungen, Gutschriften, Umbuchungen, Mahnungen, Geldeingänge Kassenbuchführung: Einzahlungen, Auszahlungen Anlagenbuchhaltung: Zugänge, Abgänge, Umbuchungen, Abschreibungen Meldewesen, z.b. Umsatzsteuervoranmeldung, Z4-Meldung, Intrastat-Meldung Folie # 17 Geschäftsprozesse im Finanzwesen Weitere ausgewählte Geschäftsprozesse: Jahresabschluss, z.b. im Hauptbuch: Saldovortrag Bilanz-/GuV-Erstellung Anhang Lagebericht für Debitoren/Kreditoren: Saldovortrag Rasterung nach Fälligkeit Saldenbestätigungen für Anlagen: Saldovortrag (Geschäftsjahreswechsel) Management der Finanzbuchhaltung: Planung, Steuerung, Kontrolle Folie # 18

10 Beispiel: Zahllauf Offene Posten: Kreditor ABC Kreditor Sonderbar Kreditor Spezialist Zahlprogramm fällige Posten? Parameter: Buchungskreis, Zahlweg, nächste Zahlung, Kreditoren/Debitoren Zahlungsvorschlag Sonderbar: , Spezialist: Zahllauf Sonderbar: Spezialist: BANK Folie # 19 Datenträgerverwaltung Klassische DTA-Formate: proprietär unterschiedlich: Inland und Ausland Neue SEPA-Formate (Single Euro Payments Area): XML-basiert identisch im Inland und Ausland Folie # 20

11 Elektronischer Kontoauszug Hausbankspezifisches Dateiformat Auszugsdatei (Kopfdaten Kontoauszug) und Umsatzdatei (Positionsdaten Kontoauszug) Automatische Verbuchung von Kontobewegungen mit Ausgleich offener Posten Interpretationsalgorithmen Differenzgründe Folie # 21 Beispiel: Mahnlauf Offene Posten: Debitor Meier Debitor Müller Debitor Schulze Mahnprogramm überfällige Posten? Parameter: Buchungskreis, Mahnbereich, Mahnverfahren, Mahnsperren, Debitoren Mahnbestand Müller: , Spezialist: , Mahndruck Druck der Mahnschreiben, Aktualisierung der Stammdaten und Belege Folie # 22

12 Umsatzsteuervoranmeldung Zusammenstellung der Steuerbeträge anhand der Steuerkennzeichen der Belege Ausgangssteuer abzgl. Vorsteuer ergibt die Zahllast Ausgabe am Bildschirm oder elektronische Übermittlung (ELSTER- Verfahren) Folie # 23 Erstellung Bilanz und GuV Bilanzerstellung im SAP-System ist einfaches Reporting Buchung einer Schlussbilanz zum Abschluss der Konten ist nicht erforderlich Abschluss der Konten durch Saldovortrag Bestandskonten GuV: Ergebnisvortrag Sperren der Buchungsperioden Folie # 24

13 Saldenbestätigung für offene Posten Anforderung der Wirtschaftsprüfer: Externe Bestätigung der im System gebuchten offenen Forderungen und Verbindlichkeiten Verfahren der Bestätigung: Negativanfrage (Saldenmitteilung) Positivanfrage (Saldenbestätigung) Anforderungsverfahren (Saldenanforderung) Rückantwort an das Unternehmen oder die Prüfungsgesellschaft Folie # 25 Erläuterungen zur Bilanz: Anlagengitter Anlagengitter: Ausführliche Informationen zum Anlagevermögen gemäß HGB-Anforderungen Bestände am Geschäftsjahresbeginn Veränderung der Bestandswerte (Bewegungen) aktuelle Bestände am Geschäftsjahresende Folie # 26

14 Anlagenbuchhaltung Anlagenklasse: sachliche Gliederung des AV Kontenfindung: Ableitung der Sachkonten (Integration Nebenbuch-Hauptbuch) pro Anlagenklasse Bewertungsbereich: verschiedene Wertansätze pro Anlagegut Handelsrechtlich: z.b. lineare Abschreibung über die Nutzungsdauer der Anlage Kalkulatorisch: z.b. degressive Abschreibung Steuerrechtlich: z.b. steuerliche Sonderabschreibungen Jede Anlage ist ein eigenständiges Konto und zeigt über Anlagenklasse und Kontenfindung auf ein Sachkonto Anlagen enthalten detaillierte Informationen, z.b. Beschreibung, Inventarnummer, Hersteller, Lieferant, diverse statistische Kennzeichen, Bewertungsparameter Folie # 27 Anlagenbuchhaltung Das Anlegen von Stammsätzen im FI-AA erzeugt noch keine Buchungen im FI. Entsprechend fehlen neuen Anlagenstammsätzen zunächst die Anlagenwerte in allen Bewertungsbereichen. Ein Anlagenstammstammsatz führt erst dann Werte, wenn Anlagenbewegungen im System erfasst und (als FI-Belege) gebucht sind. Anlagenbewegungen erfolgen über verschiedene Geschäftsprozesse im Tagesgeschäft der Anlagenbuchhaltung und werden im System über Bewegungsarten unterschieden. Folie # 28

15 Gliederung Überblick: Finanzbuchhaltung Strukturparameter Stammdaten Bewegungsdaten und Geschäftsprozesse Haben Sie Fragen? Übungsaufgaben Folie # 29