Aufbaukurs SAP ERP: Module PP, CO und FI. V6: Modul Finanzbuchhaltung (FI)

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1 Aufbaukurs SAP ERP: Module PP, CO und FI V6: Modul Finanzbuchhaltung (FI) Wintersemester 2010/11 Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia Dipl.-Ök. Thorben Sandner Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 1

2 Gliederung: Modul Finanzwesen (FI) Einordnung, Zwecke und Konzepte des externen Rechnungswesens Aufbau und Organisation der Finanzbuchhaltung in SAP Stammdaten Grundlegende Geschäftsprozesse Reporting und regelmäßige Arbeiten Literaturhinweise: Gadatsch, A.; Frick, D. - SAP-gestütztes Rechnungswesen, Vieweg: Wiesbaden, Maassen/Schoenen/Werr: Grundkurs SAP R/3. Lern- und Arbeitsbuch mit durchgehendem Fallbeispiel - Konzepte, Vorgehensweisen und Zusammenhänge mit Geschäftsprozessen. Wiesbaden, 3. Auflage 2005 Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 2

3 Rechnungswesen: Architektur (Wdh.) Betriebliches Rechnungswesen Externes Rechn.wesen Finanzbuchhaltung G&V, Handelsbilanz Geschäftsgewinn (HGB, US-GAAP) Steuerbilanz zu versteuernder Gewinn (EStG) Bild SAP AG Internes Rechn.wesen Controlling (interner) Betriebserfolg keine gesetzliche Verpflichtung Unternehmenssteuerung Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 3

4 Einordnung des Rechnungswesens in die SAP ERP Solution Map Quelle: Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 4

5 Aufbau des Rechnungswesens: Zuordnung zu den SAP Modulen Rechnungswesen Internes Rechnungswesen Externes Rechnungswesen Kostenrechnung Erfolgsrechnung Hauptbuchhaltung Nebenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Sachkontenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung CO SAP ERP Financials: Management Accounting SAP ERP Financials: Financial Accounting FI Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 5

6 Zwecke des externen Rechnungswesens und Integration mit anderen Komponenten Zwecke des externen Rechnungswesens Dient der zahlenmäßigen Darstellung einer Organisation für Zwecke externer Interessenten wie z.b. Kapitalanleger oder Fiskus Ermittelte Informationen sollen einen möglichst aktuellen Überblick über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens vermitteln Deckt die internationalen finanzbuchhalterischen Anforderungen ab (HGB, IFRS, US GAAP u.a.) Unterstützt darüber hinaus die betriebswirtschaftliche Entscheidungsfindung Integration mit anderen Komponenten Benötigte Daten fallen in allen Bereichen der Unternehmung an Materialwirtschaft Produktion Anlagenwirtschaft Vertrieb Personalwirtschaft Dient dem Controlling als Datenquelle Quelle: Maassen/Schoenen/Werr: Grundkurs SAP R/3 Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 6

7 Zielgruppen Intern Führungskräfte Senior Management Verwaltung Mitarbeiter Extern Justizbehörden Banken Wirtschaftsprüfer Aktionäre Versicherungen Steuerbehörden Medien Finanzanalysten Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 7

8 Konzepte des SAP-Finanzwesens (I) Kontenprinzip Stammdaten werden in Form von Konten geführt Konten sind über Kontonummer eindeutig identifizierbar Kontenarten Hauptbuch = Sachkonten Nebenbücher = Kreditoren- und Debitorenkonten Kontengruppen Art der Kontonummervergabe Bildauswahl bei der Stammdatenpflege Kontenplan Oberste Hierarchieebene der Kontenstruktur Verzeichnis aller verwendbaren Konten Muss ggf. im Rahmen des Customizing an das jeweils nutzende Unternehmen angepasst werden Mitbuchtechnik Alle Nebenbuchkonten sind mit den zugehörigen Hauptbuchkonten über Schlüssel verknüpft Eine Buchung in einem Nebenbuch führt sofort zu einer entsprechenden Fortschreibung des Hauptbuches Quelle: Maassen/Schoenen/Werr: Grundkurs SAP R/3 Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 8

9 Konzepte des SAP-Finanzwesens (II) Belegprinzip Jeder Geschäftsvorfall wird in SAP in einem eigenen Beleg erfasst (Dokumentation der Vorgänge) Buchung wird nur zugelassen, wenn sich nach der Buchung ein Saldo von Null der Soll- und Habenseite des Belegs ergibt Belegsteuerung Innerhalb eines Belegs werden Steuerschlüssel vergeben, die das Verhalten des Systems bei der weiteren Belegverarbeitung steuern Beispiele: Belegart Buchungsschlüssel Quelle: Maassen/Schoenen/Werr: Grundkurs SAP R/3 Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 9

10 Gliederung: Modul Finanzwesen (FI) Einordnung, Zwecke und Konzepte des externen Rechnungswesens Aufbau und Organisation der Finanzbuchhaltung in SAP Stammdaten Grundlegende Geschäftsprozesse Reporting und regelmäßige Arbeiten Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 10

11 Aufbau des Moduls Finanzwesen (FI) in SAP FI Hauptbuchhaltung Nebenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Sachkontenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 11

12 Funktionen der Finanzbuchhaltung Hauptbuch (FI-GL, General Ledger): Erfassung eines umfassenden Gesamtbildes über die Konten des externen Rechnungswesens (Bilanz, GuV) Kreditorenbuchhaltung (FI-AP, Accounts Payable): Verwaltung der buchhalterischen Einzelvorgänge der Lieferanten Debitorenbuchhaltung (FI-AR, Accounts Receivable): Verwaltung der buchhalterischen Einzelvorgänge der Kunden Anlagenbuchhaltung (FI-AA, Assets Accounting): Verwaltung des buchhalterischen Lebenslaufs von Anlagen (Kauf, Abschreibung, Ausmusterung) Konsolidierung (FI-LC, Ledger Consolidation): Konsolidierung der Teilergebnisse von Tochtergesellschaften eines Konzern zu einem Gesamtergebnis im Sinne einer betriebswirtschaftlichen Einheit Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 12

13 Haupt- und Nebenbuchhaltung (I) Hauptbuch (Hauptbuchhaltung) Erfüllung der der gesetzlichen Anforderungen (IFRS, US-GAAP, GoB) für die Bilanzierung und Gewinn- und Verlustrechnung Bilanz- und GuV-Konten Summenebene Sachkonten Mitbuch (Nebenbuchhaltung) Integration der operativen Module (Logistik/ Personal) mit der Buchhaltung Integration der verschiedenen Bereiche des Rechnungswesens (z. B. der Kreditoren und Debitoren) Einzelpostenebene Personenkonten (Kreditoren und Debitoren) und Anlagenkonten Mitbuchtechnik: Jeder Geschäftsvorfall der Nebenbuchhaltung (Einzelposten) wird parallel auf ein Abstimmkonto des Hauptbuches mitgebucht (Summenebene) Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 13

14 Haupt- und Nebenbuchhaltung (II) Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 14

15 Abstimmkonto (Mitbuchtechnik) (1014) (160000) Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 15

16 FI Organisationsstruktur Stellt den rechtlichen und/oder organisatorischen Blick auf ein Unternehmen dar Bildet einen Rahmen, der die Tätigkeiten eines Unternehmens in den vom Management gewünschten Methoden unterstützt Erlaubt die genaue und organisierte Sammlung von geschäftlichen Informationen Unterstützt die Entwicklung und Darstellung der relevanten Informationen, um unternehmerische Entscheidungen zu ermöglichen und zu unterstützen Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 16

17 GBI 2.0 Struktur des Finanzwesens Global Bike Mandant Global Bike Inc. Global Bike Germany GmbH Buchungskreis Global Bike Kontenplan Kontenplan Fahrräder Geschäftsbereich Globale Kreditkontrolle Kreditkontrollbereich Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 17

18 GBI 2.0 Organisationsstruktur in SAP ERP (Rechnungswesen) Geschäftsbereich Fahrräder BI00 BUK US00 BUK DE00 Kontenplan (global) GL00 Buchungskreis Kreditkontrollbereich (global) GL00 KRK Nordam. NA00 KRK Europa EU00 Ergebnisbereich (global) GL00 Mandant GBI KRK Asien AS00 Kostenrechnungskreis (siehe CO-Kapitel) Ergebnisbereich (siehe CO-Kapitel) Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 18

19 FI Organisationsstruktur Mandant Betriebswirtschaftlich größte organisatorische Einheit in einem SAP-System Buchungskreis Stellt die betriebswirtschaftlich kleinste Organisationseinheit des externen Rechnungswesens dar, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung (Bilanz, Gu etc.) abgebildet werden kann. Ein Mandant kann mehrere Buchungskreise haben USA Deutschland UK Australien Vermögen Verbindlichkeiten & Eigenkapital Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 19

20 FI Organisationsstruktur Kontenplan Eine Systematik, bestehend aus einer Gruppe von Hauptbuch (G/L)-Konten Bietet den Rahmen für die Aufzeichnung von Werten, um eine geordnete Darstellung von Abrechnungsdaten zu gewährleisten Die Hauptbuchkonten werden durch einen oder mehrere Buchungskreise verwendet. Kreditkontrollbereich Organisationseinheit, die die Kreditlinien der Kunden gewährt und überwacht Kann über einen oder mehrere Buchungskreise definiert werden Geschäftsbereich Eine organisatorische Einheit, die einen separaten Bereich Institut für der Wirtschaftsinformatik Geschäftstätigkeiten oder Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisation darstellt und dem Wertänderungen, die in der Finanzbuchhaltung erfasst werden, zugeordnet werden können Bilanzen können für Geschäftsbereiche erstellt werden, und diese Bilanzen können für verschiedene interne Berichterstattungen verwendet werden. Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 20

21 Organisation der Finanzbuchhaltung: Integration mit anderen Modulen FI Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 21

22 Gliederung: Modul Finanzwesen (FI) Einordnung, Zwecke und Konzepte des externen Rechnungswesens Aufbau und Organisation der Finanzbuchhaltung in SAP Stammdaten Grundlegende Geschäftsprozesse Reporting und regelmäßige Arbeiten Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 22

23 Stammdaten im Finanzwesen (FI) Kontenplan Kontengruppen Hauptbuch Sachkonten Nebenbuch Personenkonten Debitorenkonten Kreditorenkonten Anlagenkonten Bankdaten Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 23

24 Organisationsstruktur Rechnungswesen : IDES Organisationselemente (Wdh.) Geschäftsbereich Fahrräder BI00 BUK US00 BUK DE00 Kontenplan (global) GL00 Buchungskreis Kreditkontrollbereich (global) GL00 KRK Nordam. NA00 KRK Europa EU00 Ergebnisbereich (global) GL00 Mandant GBI KRK Asien AS00 Kostenrechnungskreis (siehe CO-Kapitel) Ergebnisbereich (siehe CO-Kapitel) Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 24

25 Kontenplan: Definition, Funktionen und Beispiele Definition: Gliederungsschema zur Aufzeichnung aller Buchungen auf Aufwandsund Ertragskonten (FI), Kosten- u. Erlösarten (CO). Jedem Buchungskreis muss mindestens ein Kontenplan zugeordnet sein. Funktionen: Operativer Kontenplan (Alle notwendigen Konten des Tagesgeschäfts) Dezentraler lokaler Kontenplan (Konten lt. spezifischen Anforderungen, z. B. landesbezogen, branchenspezifisch) Zentraler Konzernkontenplan (Alle Konten, die im Konzern als verbindlich vorgegeben sind) Beispiele: Industriekontenrahmen (IKR) Gemeinschaftskontenrahmen (GKR) Globaler Kontenplan (GL00) = GBI Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 25

26 Kontengruppe Dient der Zusammenfassung von Eigenschaften zur Verwaltung von Stammdaten (Sachkonten, Kreditoren, Debitoren, Banken) Steuerung von Nummernkreis und Intervall Nummernvergabe (Intern/ Extern) Feldauswahl (Muss/ Kann...) Mussfeld beim Anlegen von Stammsätzen! Beispiele: Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 26

27 Hauptbuch Hauptbuchkonten (General Ledger; G/L) Jede eindeutige Kombination von Buchungskreis und Kontenplan stellt einen Ort der Speicherung für Finanztransaktionen dar, der als Hauptbuch bezeichnet wird. Das Hauptbuch enthält eine Liste aller Buchungen, die die Konten im Kontenplan und den jeweilige Kontostand beeinflussen. wird zur Vorbereitung der Bilanzerstellung genutzt Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 27

28 Struktur der Sachkonten (I) Erfassung von Stammdaten der Sachkonten Im Kontenplan: Kontonummer, Kontobezeichnung, Steuerdaten wie z. B. Kontogruppe, Bestands-/ GuV-Konto Im Buchungskreis: Währung, Einzelpostenanzeige Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 28

29 Struktur der Sachkonten (II) Übung: Sachkonto anzeigen: FS00 Über SAP Easy Access finden! Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 29

30 Nebenbücher Debitoren- und Kreditorenkonten Die Kontenstände der Kunden- und Lieferantenkonten werden im FI durch eine vollständig integrierte Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung verwaltet. Finanzrelevante Buchungen für Kunden und Lieferanten werden direkt in den jeweilig individuellen Konten in Nebenbüchern vorgenommen und werden durch gleichzeitig automatische Buchungen (über sog. Abstimmkonten) ins Hauptbuch geleitet. Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 30

31 Debitorenkonto Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable, FI-AR) Informationen in Bezug auf Kunden, die Waren und Dienstleistungen des Unternehmens erwerben, z.b. Umsätze und Zahlungen Umfangreiche und wichtige Integration zwischen Vertrieb (SD) und Finanzbuchhaltung (FI) Rechnungen im SD generieren automatisch einen FI Hauptbuchbeleg über die jeweilige Verkaufstätigkeit Debitor Debitor Debitoren (Hauptbuch) 950 Debitor Debitor Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 31

32 Kreditorenkonto Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, FI-AP) Informationen zu Lieferanten, von denen das Unternehmen Waren und Dienstleistungen erwirbt, z.b. Einkäufe und Zahlungen Umfangreiche und wichtige Integration zwischen der Materialwirtschaft (MM) und dem Finanzwesen (FI) Einkaufs- und Wareneingangsaktivitäten im MM generieren Hauptbuchbelege im FI Kred Kred Kreditoren (Buchhaltung) Kred Kred Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 32

33 Struktur der Personenkonten (I) Erfassung von Stammdaten der Personenkonten (Kreditoren, Debitoren) Im Mandanten: Allgemeine Daten wie Kreditoren-/ Debitorennummer, Name, Anschrift, Bankverbindung Im Buchungskreis: Abstimmkonto, Zahlungsbedingungen, Postensortierung, Mahndaten, Verzinsung Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 33

34 Struktur der Personenkonten (II) Übung: Debitoren anzeigen: FD03 Kreditoren anzeigen: FK03 Über SAP Easy Access finden! Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 34

35 Bankdaten Bankdaten werden bei der Abwicklung von Zahlungen und der Ausstellung von Quittungen benötigt. Bankstammdaten können in unterschiedlichen Situationen angelegt werden: Datenträgeraustausch (Einlesen eines kompletten Bankverzeichnisses) Im Rahmen der Stammdatenpflege von Lieferanten, Kunden oder einer Hausbank Einmalig bei Bedarf Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 35

36 Gliederung: Modul Finanzwesen (FI) Einordnung, Zwecke und Konzepte des externen Rechnungswesens Aufbau und Organisation der Finanzbuchhaltung in SAP Stammdaten Grundlegende Geschäftsprozesse Reporting und regelmäßige Arbeiten Dipl.-Wirt.-Inf. Markus Neumann, Dipl.-Ök. Thorben Sandner & Dipl.-Ök. Lubov Lechtchinskaia # 36

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