Anwendungen für das Pilotprojekt im Rechenzentrum der TUHH

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1 Teil 2 Anwendungen für das Pilotprojekt im Rechenzentrum der TUHH Einführung der Software SAP R3 (Release: 4.0B) sowie des kaufmännischen Rechnungswesen Durchführung des Projektes von: Christine Weispfennig Ch. Weispfennig

2 Inhaltsverzeichnis I. Basiseinstellungen... 3 II. Anlegen von Stammdaten... 6 A. Anlegen von Stammdaten in der Finanzbuchhaltung (Sachkonten und Kreditoren)... 6 B. Anlegen von Stammdaten im Haushaltsmanagement (Finanzstellen, Finanzpositionen) C. Anlegen von Stammdaten im Controlling (Kostenstellen, Kostenarten) D. Anlegen von Stammdaten in der Anlagenbuchhaltung III. Buchungen A. Buchung einer Kreditorenrechnung und deren Mittelreservierung (Aufwand) 20 B. Buchung einer Kreditoren Rechnung (Kauf einer Anlage) Ch. Weispfennig

3 I. Basiseinstellungen Kopie des Systemmandanten (Transaktion SCCL) Der Auslieferungsmandant 000 wurde in den neu angelegten Mandanten 333 kopiert. Da es sich bei dem Mandanten 333 nicht um einen Produktivmandanten handelt wurden alle Änderungen erlaubt Ch. Weispfennig

4 Benutzer anlegen (Transaktion SU01D) Als nächstes wurde im Mandanten 333 der Benutzer Pilot angelegt. Dieser wurde der Benutzergruppe SUPER zugeordnet und erhielt das Profil SAP_ALL, dies bedeutet keinerlei Einschränkungen im SAP-System Ch. Weispfennig

5 Als Festwert wurde nur der neu eingerichtet Drucker vorgegeben. Über die Transaktion RZ10 wurde der Hilfepfad gepflegt, so dass beim Aufruf der Hilfefunktion auch die Dateien gefunden werden können. (Hinweis: der Hilfepfad wurde in der Zeile eu/iwb/path_win32 gepflegt) Ch. Weispfennig

6 Für das Pilotprojekt wurde das Projekt 001 angelegt und das Unternehmens-IMG mit seinen Muß-Aktivitäten kopiert (Transaktion SPRO). II. Anlegen von Stammdaten A. Anlegen von Stammdaten in der Finanzbuchhaltung (Sachkonten und Kreditoren) Sachkonten (Transaktion FS01): Bei der Anlage von neuen Sachkonten in bei der Nummerierung darauf zu achten, dass diese in den aktuellen Kontenplan passt. Für die Bezeichnung muss ein Text hinterlegt werden. Bei der Steuerung ist es wichtig darauf zu achten, ob es sich um ein Bestandkonto oder um ein Erfolgskonto handelt, da über diese Auswahl auch gesteuert wird, wie dieses Konto verbucht wird. Von besonderer Bedeutung ist auch die Auswahl der Feldsteuerung, da hier bestimmt wird, welche Felder bei der Belegerfassung gefüllt werden müssen. Da das Haushaltsmanagement im Customizing auf aktiv gesetzt wurde, muss auch eine Zuordnung des Sachkontos zu einer Finanzposition im Haushaltsmanagement erfolgen Ch. Weispfennig

7 - 7 - Ch. Weispfennig

8 - 8 - Ch. Weispfennig

9 Kreditoren (Transaktion FK01): Da im Rechenzentrum eine überschaubare Anzahl von Kreditoren existiert wurde als Nomenklatur der Name des Kreditors gewählt. Für eine leichtes Wiederfinden im System wurde als Suchbegriff jeweils der erste Buchstabe bestimmt. Das System wurde so angepasst, dass nach Eingabe der Internetadresse direkt auf die HomePage gesprungen werden kann, wenn der Button Home Page gedrückt wird Ch. Weispfennig

10 Ch. Weispfennig

11 Für das Pilotprojekt wurde da System nicht soweit angepasst, dass direkt Zahlungen möglich sind. Trotzdem wurde zu Testzwecken eine oder mehrere Bankverbindungen bei den Kreditoren hinterlegt. Bei Eingabe der BLZ zieht sich das System dabei die Bank automatisch, falls diese im System schon einmal bei einem anderen Kreditor hinterlegt wurde Ch. Weispfennig

12 Besonders wichtig ist die Pflege des Abstimmkontos. Das Sachkonto sind die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Bei Buchung einer Rechnung auf den Kreditor wird dieses automatisch mitgebucht und es erfolgt eine Fortschreibung in der Bilanz. Die Zahlungsbedingung 1003 wurde im Customizing definiert, da keine passende Zahlungsbedingung ausgewählt werden konnte (Beispiel 1003= innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug) Ch. Weispfennig

13 B. Anlegen von Stammdaten im Haushaltsmanagement (Finanzstellen, Finanzpositionen) Finanzpositionen (Transaktion FM3H und FM3I): Das Anlegen der Finanzpositionen ist über zwei verschiedene Wege möglich. Über die Hierarchiegrafik wird ein Editor in SAP geöffnet. Es können über diesen Editor sowohl die einzelnen Finanzpositionen (auch Kontierungsposition genannt) als auch die Gruppierungen (hier auch Verdichtungsposition) gepflegt werden. Bei Pflege über die Hierarchiegrafik springt das System automatisch in die Transaktion FM3I (Einzelpflege der Finanzposition). Man hat aber auch die Möglichkeit direkt in diese Transaktion zu springen ohne den Editor zu benutzen. Eine Anbindung in die vorhandene Hierarchie erfolgt über die Zuordnung zur übergeordneten Position (hier 2000). Der Finanzvorgang bildet betriebswirtschaftliche Geschäftsvorfälle aus den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Komponenten (z. B.: der Finanzbuchhaltung oder dem Materialmanagement) ab. Der Finanzvorgang spielt die zentrale Rolle bei der Weiterleitung der Daten aus diesen Modulen in das Haushaltsmanagement. Der Positionstyp legt fest, ob es sich um eine Ausgabe-, Einnahme- oder Bestandsposition handelt, diese werden in den Berichten entsprechend ausgewiesen. Bei Anlage von Finanzpositionen innerhalb der Hierarchie übernimmt das System automatisch den Positionstyp und den Finanzvorgang der übergeordneten Finanzposition Ch. Weispfennig

14 Finanzstelle (Transaktion FM2H und FM2I): Die Finanzstellen können ebenfalls wahlweise über einen Editor oder über die Einzelpflege angelegt werden. Im Unterschied zu den Finanzpositionen gibt es für die Finanzstellen keine Verdichtungspositionen. Die übergeordneten Knoten werden auch als Finanzstelle angelegt Ch. Weispfennig

15 C. Anlegen von Stammdaten im Controlling (Kostenstellen, Kostenarten) Kostenstellen (Transaktionscode OKEO und KS01) Die einzelnen Kostenstellen können über die Hierarchie gepflegt werden oder über die Einzelpflege. Eine Anlage der jeweiligen Kostenstelle ist nur möglich, wenn diese in die Baumstruktur der Hierarchie an einen Endknoten angehängt wird. Bei dem Aufruf von Berichten über den obersten Knoten der Standardhierarchie ist damit gewährleistet, dass alle Buchungen auf Kostenstellen erfasst werden Ch. Weispfennig

16 Für die Kostenstellen können verschiedene Informationen hinterlegt werden. Diese sind über Karteikarten auswählbar. Aus betriebswirtschaftlichen Gründen ist es anzuraten grundsätzlich eine/n Verantwortliche/n für die Kostenstelle zu benennen Ch. Weispfennig

17 D. Anlegen von Stammdaten in der Anlagenbuchhaltung Anlagen anlegen (Transaktion AS01) Nach Auswahl der passenden Anlagenklasse wird die Anlagennummer automatisch vergeben. Über die Anlage von Anlagekomplexen besteht die Möglichkeit Anlagen mit Unternummern zu versehen und sie so zu verbinden (z. B.: die einzelnen Komponenten eines PC). Die Kontenfindung ist über das Customizing bereits eingestellt. Als Inventarnummer kann die RZ-Inventarnummer eingegeben werden. In dem Pilotprojekt erfolgt die Aktivierung der Anlage nach Buchung der Rechnung Ch. Weispfennig

18 Bei den zeitabhängigen Daten werden nur Kostenstelle und ggf. der Standort sowie der Raum gepflegt. Bei Buchung der Kreditorenrechnung wird der Lieferant automatisch übernommen und durch den Geschäftsprozess Zugang aus Kauf wird das Flag Anlage neu gekauft gesetzt Ch. Weispfennig

19 Für die Vermögensbewertung wird das Kennzeichen 1 für Eigentum automatisch gesetzt. Versicherungen könnten hinterlegt werden, sind aber bei öffentlichen Einrichtungen unüblich, so dass diese Felder nicht gepflegt werden. Im Customizing wurde nur der Bewertungsbereich 01 Handelsrecht aktiviert, so dass auch nur dieser angezeigt wird Ch. Weispfennig

20 Über den Button Anlagenwerte kann sich jederzeit der aktuelle Wert der einzelnen Anlage angezeigt werden. Dieser wird differenziert nach Anschaffungswert und erfolgten Abschreibungen ausgewiesen. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit sich auch eine Vorschau auf die Folgejahr anzeigen zu lassen. III. Buchungen A. Buchung einer Kreditorenrechnung und deren Mittelreservierung (Aufwand) Geschäftsprozess: Für einen HP-Farbdrucker soll bei der Firma Steckenborn eine Tintenpatrone gekauft werden. Preis der Patrone: DM 29, Schritt: Anlegen einer Mittelreservierung Transaktion FM Ch. Weispfennig

21 Seite1 Seite 2 Nach Buchung des obigen Beleges wird automatisch eine Belegnummer vergeben Ch. Weispfennig

22 Im Hintergrund wird vom System geprüft ob noch Budget vorhanden ist. Als Test wurde versucht einen Betrag von DM 29 Mio. zu verbuchen als Meldung erscheint dann: Diese Meldung erscheint nur bei aktivierter Verfügbarkeitskontrolle (siehe Customizing- Dokumentation). Eine Buchung ist nun nicht möglich. 2. Schritt: Verbuchung der Kreditorenrechnung Transaktion F-43 Seite Ch. Weispfennig

23 Seite2 Die Zahlungsbedingungen wurden automatisch vom System gezogen, da diese im Stammsatz des Kreditors hinterlegt sind. Seite Ch. Weispfennig

24 Der Betrag wurde mit einem * von Seite 1 übernommen. Nach Eingabe der Mittelreservierung wurde die Finanzstelle und die Finanzposition automatisch aus dieser übernommen. Mit Buchung der Rechnung wird gleichzeitig die Mittelreservierung mit der Belegnummer 10 aufgelöst. Seite4 Über die Belegübersicht kann man sich den gesamten Vorgang anschauen bevor dieser verbucht wird. Eine Buchung im System ist nur möglich, wenn der Beleg ausgeglichen ist (Soll = Haben). Nach erfolgter Buchung wird automatisch eine Belegnummer vergeben. Diese sollte auf der Rechnung vermerkt werden Ch. Weispfennig

25 Ist Soll nicht gleich Haben erfolgt folgende Meldung und es kann nicht gebucht werden. 3. Schritt: Überprüfung im Berichtswesen Bericht im Haushaltsmanagement Der Beleg zum wird mit 29,99 richtig als Ausgabe angezeigt. Es ist aus dieser Ansicht auch möglich direkt in den Einzelbeleg zu springen, um zu ermitteln wofür dieses Geld ausgegeben worden ist. Es erscheint dann der Originalbeleg aus der Kreditorenbuchung. Bericht im Controlling Ch. Weispfennig

26 Über die Liste Einzelposten Ist werden alle CO-relevanten Buchungen auf der Kostenstelle angezeigt. Auch eine erfolgte Buchung in Höhe von 3.498,56 DM, welche wieder storniert worden ist. Aus dieser Sicht ist es ebenfalls möglich in den Originalbeleg der Finanzbuchhaltung zu springen. Bericht in der Finanzbuchhaltung Über die Offene Posten Liste kann jederzeit eine Übersicht über den Kreditor aufgerufen werden. Eine weitere Möglichkeit bietet die Saldenliste. Da in dem SAP-Pilot-System keine Zahlungen erfolgen, werden alle Buchungen als Verbindlichkeiten ausgewiesen. Hier sieht man auch das im Stammdatum des Kreditor hinterlegte Abstimmkonto (Verbindlichkeiten Kreditoren), welches automatisch mitbebucht worden ist Ch. Weispfennig

27 B. Buchung einer Kreditoren Rechnung (Kauf einer Anlage) Geschäftsprozess: Es soll ein neuer LCD Monitor bei Alternate für Herrn Schößler gekauft werden. Der Preis beträgt DM 5.999,-. 1.Schritt: Anlegen einer Anlage als Stammdatum Transaktion AS01 Seite1 Seite2 Seite Ch. Weispfennig

28 Seite4 Sichern der Anlage. Eine Anlagennummer wird automatisch vergeben. 2. Schritt: Buchung der Rechnung Hierbei ist folgender Weg im Menu einzuhalten (alternativ Transaktion F-90) Ch. Weispfennig

29 Seite1 Seite2 Im Unterschied zur Kreditorenbuchung ist darauf zu achten, dass die richtige Bewegungsart (hier 100=Zugang aus Kauf) ausgewählt wird. In der Belegposition muß der Buchungsschlüssel (Bschl) 70 ausgewählt werden (zum Vergleich: bei der Kreditorenrechnung ist hier der Bschl=40). Als Konto wird die neu angelegte Anlage ausgewählt Ch. Weispfennig

30 Seite3 Seite Ch. Weispfennig

31 Nach Buchung des Beleges wird folgende Nummer automatisch vergeben: Im Anlagenstamm ist mit Buchung gleichzeitig die Anlage aktiviert worden Ch. Weispfennig

32 3. Schritt: Abschreibungen verbuchen Als erstes muß die Batch-Input-Mappe aufgerufen werden. Es wird eine Mappe mit dem Namen RABUCH erzeugt. Es ist zu empfehlen vorab einen Testlauf zu starten. Über die Jobübersicht kann der aktuelle Status angezeigt werden, da die Mappe nur im Hintergrund verarbeitet werden kann Ch. Weispfennig

33 Die fertige Batch-Input-Mappe muß anschließend abgespielt werden, so dass die Abschreibungen verbucht werden können. Ob die Daten sauber verbucht worden sind lässt sich am einfachsten durch den Berichtsaufruf im Controlling überprüfen. Im obigen Geschäftsprozess sind die Abschreibungen der Anlage LCD Monitor mit einem Anschaffungswert von 5.999,- DM zu verbuchen. Im Bewertungsbereich 01 Handelsrecht wird die Hardware linear über fünf Jahre abgeschrieben, da der Monitor erst im August aktiviert wurde, schreibt das HGB vor, dass für diese Anlage nur Abschreibungen für die zweite Hälfte des Anschaffungsjahres verbucht werden dürfen. Es ergibt sich als eine Afa in Höhe von 99,98 DM pro Monat im Jahre Ch. Weispfennig

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