Einleitung 7. 1 Was ist FI-CAX? Einsatzbereiche von FI-CAX Unterschiede von FI-CAX und FI-AR 12

Transkript

1

2 INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis Einleitung 7 1 Was ist FI-CAX? Einsatzbereiche von FI-CAX Unterschiede von FI-CAX und FI-AR 12 2 Integration von FI-CAX Integration zum Hauptbuch/FI-GL Integration zum Vertrieb/SD mit CRM Integration zum Vertrieb/SD ohne CRM Ausblick: Der Geschäftspartner in S/4HANA 43 3 Prozesse und Transaktionen im FI-CAX Die Kontenstandanzeige als zentrale Bearbeitungsmöglichkeit der OP-Verwaltung Aufbau der Kontenstandanzeige Exkurs Belegaufbau im FI-CAX Funktionen direkt aus dem Kontenstand Mahnverwaltung Ablauf einer Mahnung im FI-CAX Ausgabe der erzeugten Korrespondenz Abgabe an das externe Inkasso Zahlungsverwaltung Unternehmensinitiierte Zahlungen/Lastschriften Kundeninitiierte Zahlungen/Überweisungen Abschlussarbeiten im FI-CAX Zweifelhaftstellung und Einzelwertberichtigung Buchungslogik bei Zweifelhaftstellung und Einzelwertberichtigung Posten berichtigen nach Alter Manuelle Berichtigung Berichtigte Posten umbuchen 203 5

3 INHALTSVERZEICHNIS 4.2 Ausbuchungen Manuelles Ausbuchen Maschinelles Ausbuchen Transfer von Posten Maschinelle Kontenpflege Ausblick FI-CAX in Zusammenhang mit S/4 HANA Ausblick 247 A Die Autoren 250 B Index 253 C Disclaimer 257 Weitere Bücher von Espresso Tutorials 258 6

4 2 Integration von FI-CAX In diesem Kapitel werden Besonderheiten der Integration der Nebenbuchhaltung FI-CAX in Bereiche der Hauptbuchhaltung sowie in das Vertriebsmodul SAP-SD (Sales and Distribution) aus technischer und Anwendungssicht beschrieben. 2.1 Integration zum Hauptbuch/FI-GL Bei der Integration vom FI-CAX in die Hauptbuchhaltung FI-GL (Financial Accounting-General Ledger) gibt es technisch sowie in der Buchungslogik wesentliche Unterschiede zur klassischen Nebenbuchhaltung FI-AR. Die folgenden Grafiken und Erläuterungen verdeutlichen die Besonderheiten dieser Integration: 1. Die Buchung der Verkehrszahlen auf den Sachkonten erfolgt nicht in Echtzeit, sondern anhand der Überleitung der Buchungsposten. Dies bedeutet, dass es bei der Integration vom FI-CAX zum FI-GL eine zeitlich asynchrone Fortschreibung der Verkehrszahlen gibt. 2. Die Buchungsposten aus dem FI-CAX werden nicht 1:1 auf den Sachkonten gebucht, sondern so weit wie möglich kumuliert an die Hauptbuchhaltung übergeben. Abbildung 2.1 verdeutlicht den Zusammenhang von Buchungsposten aus dem FI-CAX und den Verkehrszahlen im Hauptbuch. 23

5 INTEGRATION VON FI-CAX Abbildung 2.1: Integration FI-CAX und FI-GL In diesem Zusammenhang ergibt sich eine neue Entität, nämlich der Abstimmschlüssel. Die Buchungsposten, die im FI-CAX erzeugt bzw. die an das FI-CAX übergeben werden (siehe Abschnitt 2.2), sind in den Abstimmschlüsseln enthalten. Alle buchungsrelevanten Posten im FI-CAX werden immer einem Abstimmschlüssel zugeordnet, der im Belegkopf des FI-CAX-Belegs enthalten und somit für alle Belegpositionen relevant ist. Dabei ist zu beachten, dass in einem Abstimmschlüssel Belegpositionen nur einer Herkunft enthalten sein können. Der Eintrag im Feld HERKUNFT des Belegkopfes gibt an, durch welche Anwendung bzw. durch welche Funktion der FI-CAX-Beleg erzeugt wurde (manuelles Buchen, Kontenpflege, Ausbuchen, Fakturen aus dem SAP-SD etc.). Der technische Ablauf einer Überleitung der Buchungsposten aus dem FI-CAX in das FI-GL gliedert sich in vier Schritte: 1. Vorbereitung der Überleitung, 2. Durchführung der Überleitung, 3. Kontrolle der Überleitung, 4. Korrektur der Überleitung (nur, wenn notwendig). 24

6 INTEGRATION ZUM HAUPTBUCH/FI-GL Im Folgenden werden die Schritte des Überleitungsprozesses in das FI-GL anhand eines Abstimmschlüssels beschrieben. Vorbereitung Im ersten Schritt werden alle noch offenen (noch nicht an das FI-GL übergeleiteten) Abstimmschlüssel geschlossen. Dies ist erforderlich, da nur Buchungsposten in geschlossenen Abstimmschlüsseln übergeleitet werden können. Um die Vorbereitung einzuleiten, wählen Sie bitte den Menüpfad RECHNUNGSWESEN FINANZWESEN VERTRAGSKONTOKORRENT PERI- OD.ARBEITEN BUCHUNGEN WEITERLEITEN VORBEREITUNG. Alternativ können Sie auch die Transaktion FPG4 aufrufen. In der Abbildung 2.2 können Sie das Einstiegsbild für diese Transaktion sehen. Abbildung 2.2: Abstimmschlüssel schließen 25

7 INTEGRATION VON FI-CAX Abstimmschlüssel schließen Bei bestimmten Aktivitäten, wie z. B.»manuelles Buchen«, werden die Abstimmschlüssel nicht automatisch geschlossen, sondern müssen innerhalb dieser Aktivität geschlossen und für die Überleitung bereitgestellt werden. Das automatische Schließen von Abstimmschlüsseln wird im Kapitel 1 näher erläutert. Als Ergebnis dieser Transaktion wird die in Abbildung 2.3 gezeigte Liste ausgegeben: Abbildung 2.3: Abstimmschlüssel schließen, Ergebnisliste 26

8 INTEGRATION ZUM HAUPTBUCH/FI-GL Reservierte Abstimmschlüssel werden nicht geschlossen. Diese sind für bestimmte Anwendungen noch in Benutzung. Auch hierzu folgt eine nähere Erläuterung in den entsprechenden Abschnitten im Kapitel 4. Durchführung der Überleitung Jetzt werden die Buchungssummen in die Hauptbuchhaltung übergeleitet. Dies bedeutet, dass mit der Überleitung die Verkehrszahlen auf den Sachkonten im Hauptbuch gebucht werden. Hierbei wird der zweite Unterschied zur klassischen Debitorenbuchhaltung bei der Integration zum FI-GL deutlich: Die Kumulation der FI- CAX Buchungsposten erfolgt, wenn die Posten in bestimmten Kriterien übereinstimmen, etwa bei gleichem Buchungskreis, gleicher Herkunft, gleicher Fälligkeit und gleichem Buchungsdatum. In diesen Fällen wird für mehrere FI-CAX-Belege nur ein Hauptbuchbeleg erzeugt. Dies verdeutlicht die nachstehende Abbildung 2.4 (Buchung der Forderung erfolgt hier ohne Umsatzsteuer): Abbildung 2.4: Kumulierte Buchungen im FI-GL 27

9 INDEX B Index A Abgabe externes Inkasso 108, 109 Abgabeliste für Inkasso 116 Abstimmschlüssel 24 Abstimmschlüssel anlegen 72 Abstimmschlüssel bei offenen Zahlungsstapeln 186 Abstimmschlüssel geschlossen 25 Abstimmschlüsselsaldo 33 Abstimmung der Überleitung 32 Anwendungsbereiche 12 Anzeigeoption Summensätze 35 App analytisch 243 transaktional 243 Arbeitsvorrat Nachbearbeitung Zahlungsstapel 179 Art der Buchung von Rückläufern 149 Aufbau von Rückläuferstapeln 147 Aufbau Zahlungsstapel 147, 168 Auflistung umgebuchter Beträge 208 Ausbuchungsgründe 213, 214 Ausführung einer SEPA- Lastschrift 121 Ausgabeprotokoll ELKO 166 Ausgleichsbetrag Buchungsoption 75 B Bankrückläufer 145 Bankverrechnungskonto für Zahlstapel 163 Bearbeitung offener Posten Klärungsbearbeitung 182 Beleg ändern 65 Belegkopf 54 Belegpositionen 54 Belegpositionen eines Forderungsbelegs 57 Belegstorno 68 Belegtypen 55 benutzerspezifische Selektionswerte 48 BIC 122 Bonität 14 branchenspezifischen Lösungen 11 Buchungslogik bei Zweifelhaftstellung und Einzelwertberichtigung 190 Buchungssätze Zahlungslauf

10 INDEX Buchungsvorgänge bei Lastschrift 120 Business Functions 7 C Customer-Vendor-Integration (CVI) 38 Customizing 7 D Datenträger für die Hausbank 143 Debitorenbuchhaltung 7 Detailansicht der Geschäftspartnerposition 59 E Eingaben zum Verbuchen Bankrückläufer 152 Einzelnachweis der Buchungssummen 30 Einzelwertberichtigung 189 Elektronischer Kontoauszug 164 F FI-CAX Massenkontokorrent 7 FIORI Launchpad 241 Freigabe zum Inkasso 109 G Gebühren berechnen bei Rückläufern 151 Geschäftspartnerposition(en) 56 Geschäftspartnerreplizierung 36 Geschäftspartnerrolle 40 Geschäftspartnertyp 40 Geschäftsvorfallcode (GVC) 167 H Hauptbuchpositionen 56 Herkunft 24 I Imparitätsprinzip 189 Infoblatt 243 Integration der Nebenbuchhaltung FI-CAX 23 Interpretationsregeln für Zahlungseingang 173 K Kaufmännische Stammdaten 13 Klärung nicht zuordenbarer Zahlungseingänge 184 Klärungskonto Zahlungsstapel 178 Kontenstand nach Storno 73 Kontenstandansicht 45 mit gesetzter Mahnstufe 101 nach Ausbuchen 218 nach Bankrückläufer 158 nach Inkasso 111 nach Kontenpflege 79 nach Lastschriftankündigung

11 INDEX nach maschinellem Ausgleichen 239 Kontenstandanzeige 45 Aufbau 50 Weitere Einstellungen 53 Korrekturkonten Wertberichtigung 191 Kumulation der FI-CAX Buchungsposten 27 Kundenerweiterungen 21 kundeninitiierte Zahlungen 161 L Lastschrift 119 Lastschriftankündigung 124 M Mahnaktivitätenlauf 97 Mahnhistorie und Rückläuferhistorie 81 Mahnsaldo 95 Mahnverwaltung im FI-CAX 81 Mahnvorschlagslauf 83 manuelle Kontenpflege 76 manuelle Wertberichtigung 201 Massendaten 11 Mehrwertsteuer 15 Meldungen des Übernahmelaufs 171 N Nacharbeitung Mahnvorschlagslauf 96 Nachbearbeitung Zahlungsstapel 177 Nebenbuchhaltung 11 Nettofälligkeit und Stundung 66 P Parallelisierung 21 Parallelisierungsobjekt 88 Posten maschinell ausgleichen 233 Problemklasse des Anwendungsprotokolls 90 Prüfungsebene maschinelles Ausbuchen 225 R Referenz im Beleg 55 Referenzschlüssel 31 Register Belegansicht 61 Reservierte Abstimmschlüssel 27 Rückläuferhistorie 159 Rücknahme eines Belegausgleichs 73 S SAP ewm 36 SAP-CRM 36 SAP-SD 36 Selektion für Kontenstand 46 Selektionskriterien Klärungsarbeiten 180 Selektionskriterien maschinelles Ausbuchen

12 INDEX Sortiervariante 47 Status Abstimmschlüssel 29 Stornomethode 71 Stundung/Ratenplan 19 Summensätze analysieren 30 T Transfer von Posten 228 U Überleitung Buchungsposten 23 Überleitung Fakturen ins FI- CAX 36 Übernahme der Abstimmschlüssel 28 Umbuchungsbeleg Wertberichtigung 209 Unterschiede 12 Ursprungsbuchungen aus FI- CAX 31 V Verbuchung Bankrückläufer 148 Vertragskonten 37 Verwendungszweckangaben 164 Voraussetzungen für Mahnen 82 W Wertberichtigungsgrund 195 Wertberichtigungsvariante 195 Wiederholungsdruck 104 Z Zahlungsbeleg 57 Zahlungslauf ausführen 134 Zahlungsstapel 162 Zahlungsstapel analysieren 172 Zahlungsstapel buchen 172, 174 zahlungsstapelübergreifende Klärungsbearbeitung 185 Zahlungsverwendung 58 Zahlweg ändern 67 Zeilenaufbauvariante 47 Zeitpunkte im FI-CAX 88 Zuordnung neuer Abstimmschlüssel 188 Zweifelhaftstellung 189 Zweifelhaftstellung und Einzelwertberichtigung nach Alter