Teilprojekt: SD Einführung R/3. Organisationsanweisung zur Vergabe von Faktura-Belegnummern. Org-Anweisung zur Vergabe von Faktura-Belegnummern

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1 Organisationsanweisung zur Vergabe von Faktura-Belegnummern Version: 1.0 Stand: Status: freigegeben (in Arbeit, übergeben, abgestimmt, freigegeben, zurückgezogen) Ablageort: Inhalt: Org-Anweisung zur Vergabe von Faktura-Belegnummern Änderungsdokumentation: Datum Autor Status Beschreibung Köhler freigegeben Vor Verwendung des Dokuments bitte die Aktualität des Ausdruck überprüfen! 1 Einleitung Ab dem gelten in der Philipps-Universität neue Regelungen zur Vergabe von Rechnungs-Belegnummern. Diese Organisationsanweisung bezieht sich ausschließlich auf Rechnungen, die außerhalb von SAP R/3 erstellt werden. Rechnungen, die mit dem Fakturierungsmodul (SD) in R/3 erstellt werden, erhalten die Rechnungsnummer automatisch vom System zugewiesen. Diese Belegnummern sind zukünftig bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen zwingend zu verwenden. Mit der Einführung einer universitätsweit einheitlichen Rechnungsnummer für debitorische Ausgangsrechnungen werden die folgenden Ziele verfolgt: - 1 -

2 Beschleunigung bei der Erfassung und Zuordnung von Zahlungseingängen Vermeiden von Buchungsstaus; Sicherstellung tagesaktueller Kontoinformationen; Sicherstellung der vollständigen Erfassung von Ausgangsbelegen; Schaffung eines vollautomatisierten Geschäftsprozesses. 2 Aufbau der Belegnummer Die folgende Abbildung skizziert den künftigen Aufbau der Faktura-Belegnummer: An Position 1 steht immer eine 9. Hieran ist generell zu erkennen, ob es sich um eine Ausgangsrechnung handelt

3 Die stellen 2 und 3 bezeichnen die fakturierende Organisationseinheit. Die Nummernsystematik orientiert sich an den Stellen 2 und 3 der Kostenstellensystematik; so lauten die ersten 3 Stellen bei Rechnungen des Fachbereichs 01 beispielsweise 901. Die Stellen 4 bis 10 sind in Verantwortung des Fachbereiches bzw. der Organisationseinheit zu vergeben. Von den Wirtschaftsverwaltungen bzw. den Leitern der Einrichtungen ist sicherzustellen, dass Belegnummern innerhalb des eigenen Belegnummern-Pools nur einmal vergeben werden. 3 Wahl des korrekten Belegnummernintervalls In der folgenden Tabelle sind die für die jeweilige Organisationseinheit relevanten Belegnummern-Intervalle aufgeführt. Belegnummernintervall (manuelle Vergabe) Verantw. für die Nr.-Vergabe innerhalb der OE KoSt-Nr. (Pos. Organisationeinheit 2+3) von bis Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 01 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 02 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 03 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 04 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 05 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 06 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 09 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 10 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 12 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 13 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 15 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB

4 Belegnummernintervall (manuelle Vergabe) Verantw. für die Nr.-Vergabe innerhalb der OE KoSt-Nr. (Pos. Organisationeinheit 2+3) von bis Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 17 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 18 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 19 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 20 Fachbereich Wirtschaftsverwaltung FB 21 Japan-Zentrum Leiter der Einrichtung Wiss. Zentrum für Materialwiss.(WZMW) Leiter der Einrichtung Wiss. Zentrum für Konfliktforschung Leiter der Einrichtung Wiss. Zentr. für Gender Studies Leiter der Einrichtung Interdisziplinäre AG Leiter der Einrichtung Universitätsbibliothek Leiter der Einrichtung Hochschulrechenzentrum Leiter der Einrichtung Zentrum für Hochschulsport Leiter der Einrichtung Botanischer Garten Leiter der Einrichtung Sprachenzentrum Leiter der Einrichtung Sonstige Serviceeinrichtungen Leiter der Einrichtung Stipendiatenanstalt + Technologietransfer Leiter der Einrichtung Universitätsmuseum Leiter der Einrichtung Studienkolleg Mittelhessen Leiter der Einrichtung An-Institute Leiter der Einrichtung Universitätsleitung Dezernat Dezernent - 4 -

5 Belegnummernintervall (manuelle Vergabe) Verantw. für die Nr.-Vergabe innerhalb der OE KoSt-Nr. (Pos. Organisationeinheit 2+3) von bis Dezernat Dezernent Dezernat Dezernent Dezernat Dezernent Dezernat Dezernent Dezernat Dezernent Dezernat Dezernent Die manuelle Belegnummernvergabe (ohne SAP R/3 SD) erfolgt unter Verwendung des jeweiligen Belegnummern-Intervalls je Organisationseinheit, das in der Spalte Belegnummernintervall (manuelle Vergabe) dargestellt ist. Für die Wahl der richtigen Organisationseinheit dient die Spalte Organisationseinheit. 4 Organisatorische Regelungen bei der manuellen Belegnummernvergabe Im Rahmen der manuellen Belegnummernvergabe ist unbedingt sicherzustellen, dass Belegnummern (Referenznummern) nicht doppelt vergeben werden. Deshalb ist es notwendig, dass die bereits vergebenen Belegnummern im Rahmen einer Referenzliste nachgehalten werden. Hier empfiehlt sich eine Liste auf Excel-Basis. Folgende Spalten sollten in dieser Excel-Tabelle gepflegt werden: Kunde Belegnummer Spezifikation Geschäftsvorfall Erstelldatum Datum der Weiterleitung an FiBu - 5 -

6 Damit besteht gleichzeitig die Möglichkeit manuell fakturierte Belege mit den bereits in SAP R/3 erfassten Debitorenbelegen (DR-Belegen) abzugleichen (Vollständigkeitskontrolle)