Kurzanleitung: Wie kontiere ich mit dem neuen Kontierungsstempel?

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1 Kurzanleitung: Wie kontiere ich mit dem neuen Kontierungsstempel? Dokumentenkontrolle Version Datum Autor Bemerkung J. Fontaine Erster Entwurf D. Nienhaus Ergänzungen E. Spilling Anpassung D. Nienhaus Anpassung Inhalt 1. Einleitung Belegnummer Sachkonto Abrechnungsobjekt Kostenstelle/Projekt Kostenträger Inventarnummer Rufnummer für Rückfragen Datum und Unterschrift

2 1. Einleitung Der folgende Text erläutert den neuen Kontierungsstempel und seine Benutzung. Die Kontierungsstempel sind zum Start des Echtbetriebes einmalig zentral beschafft worden. Sollten Sie noch keinen Stempel bekommen haben, oder weitere benötigen, fragen Sie im Projektbüro EIVeR nach, ob dort noch welche vorrätig sind: Ansonsten nutzen Sie die im Netz stehende Vorlage des Kontierungsstempels und beschaffen diesen selbstständig: Der Kontierungsstempel ist gedacht für die normale Standardkontierung einer Eingangsrechnung. Er soll wenn irgend möglich direkt auf die Rechnung aufgebracht werden. Für komplexere Kontierungsvorgänge (verschiedene Sachkonten innerhalb einer Rechnung, Aufteilung der Rechnungsbeträge auf mehrere Kostenstellen/Splitkontierung) benutzen Sie bitte das Kontierungsblatt aus dem Formularschrank im Intranet der WWU: Bitte informieren Sie sich generell auf den IVR-Seiten im Internet unter Bitte besuchen Sie vor allem unsere halbtägigen Einführungsveranstaltungen! Oder nehmen Sie an den Veranstaltungen im Weiterbildungsprogramm teil (Seminar Nr auf S. 15 im Programmheft: nline.pdf Für Hinweise zu und Verbesserungsvorschläge an unseren Infomaterialien sind wir jederzeit dankbar! Ihr Projektteam EIVeR! 2

3 2. Belegnummer Tragen Sie unter Beleg-Nr. der Bestellung die Nummer Ihrer Bestellung ein. Über solch eine Nummer werden Sie nur dann verfügen, wenn die Bestellung über den zentralen Einkauf veranlasst wurde. Zu Beginn werden Sie dieses Feld in der Regel nicht auszufüllen brauchen. 3. Sachkonto 3

4 Das Sachkonto entspricht der bisherigen Kostenart. Ein Liste der Zuordnungen der alten Kostenart zum neuen Sachkonto finden Sie unter: Filtern Sie die Excel-Tabelle nach der gesuchten Kostenart oder Beschreibung und tragen Sie die Nummer für das zugehörige Sachkonto aus der Spalte Neues Sachkonto hier ein. Hinweis: Für komplexere Kontierungsvorgänge (verschiedene Sachkonten innerhalb einer Rechnung, Aufteilung der Rechnungsbeträge auf mehrere Kostenstellen/Splitkontierung) benutzen Sie bitte das Kontierungsblatt aus dem Formularschrank im Intranet der WWU: 4. Abrechnungsobjekt Kostenstelle/Projekt Die für Sie bestehenden gültigen Abrechnungsobjekte sind Ihnen mitgeteilt worden. Neue Kostenstellen und / oder Projekte werden Ihnen zukünftig vom Dez. 5.1 oder Dez. 5.4 mitgeteilt. Für Kostenstellen im Bereich des Zuschusshaushaltes (keine Studienbeitrags- oder Drittmittelprojekte) können Sie darüber hinaus wie folgt verfahren: Falls Sie nur Ihre Dienstelle bzw. alte Kostenstelle kennen, so rufen Sie mit folgendem Dokument eine Liste der Zuordnungen der alten Kostenstelle zum neuen Abrechnungsobjekt auf: Suchen Sie Ihre Dienstelle bzw. Kostenstelle heraus und tragen Sie das Abrechnungsobjekt, das Sie in der Spalte AbrObj: Kostenstelle finden, in die Zeile AObj Kostenstelle/Projekt im Kontierungsstempel ein. Für Drittmitttelprojekte verfahren Sie wie folgt: 4

5 Tragen Sie die Ihnen mitgeteilten neuen Projektnummern ein. Bei Drittmittelprojekten (ehem. Titelgruppe 99) entspricht diese der bisherigen Projektnummer mit der vorangestellten ZIffer 2. Beispiel: alte Projektnummer wird zu Für Erlassmittelprojekte wird die Projektnummer mit einer führenden Ziffer 3 versehen (Beispiel: aus wird ) Bei Studienbeitragsprojekten ändert sich die bereits bestehende Projektnummer nicht. Wichtiger Hinweis: Bitte kontieren Sie nicht auf in 2009 abgeschlossene Projekte! Diese werden nicht für 2010 nach MACH Web übernommen und können in 2010 auch nicht mehr bebucht werden! Entsprechende Mitteilungen wurden durch Dez. 5 im Herbst 2009 an Sie versandt! 5. Kostenträger Nutzen Sie die Ihnen zugesandte Aufstellung der für Sie eingerichteten Abrechungsobjekte. Alternativ: In der gleichen Zeile des Dokumentes zu Ihrer Dienstelle finden Sie in der o.g. Tabelle die Spalte Aobj: Kostenträger. Tragen Sie die Ziffer aus dieser Spalte in die Spalte AObk Kostenträger im Kontierungsstempel ein. 5

6 6. Inventarnummer Eine Inventarisierungsnummer tragen Sie nur ein, wenn der betreffende Gegenstand inventarisiert wird. Eine Pflicht zur Inventarisierung besteht, wenn der Gegenstand mehr als 1000 Euro gekostet hat. Ansonsten bleibt das Feld leer. Ausnahme: Bei einigen Fördermaßnahmen sind die Vorgaben des Mittelgebers zu beachten (einige öffentliche Mittelgeber schreiben noch eine Inventarisierung ab 410 EUR vor). Im darunter liegenden Feld AObj - Kostenstelle/Projekt soll bei einer zentralen Beschaffung (z.b. aus dem Möbelbudget) die kostenverursachende Stelle vermerkt werden. Das ist diejenige Stelle (bzw. deren AOBJ), in welcher der Inventargegenstand benutzt werden soll. Die Zeile bleibt leer, wenn die bezahlende Stelle dieselbe ist wie die nutzende Stelle. Details zu den Inventarisierungsvorschriften finden Sie im neuen Inventarisierungshandbuch der WWU unter der folgenden Adresse (nur aus dem Universitätsnetz erreichbar): 6

7 7. Rufnummer für Rückfragen Tragen Sie bitte Ihre Rufnummer ein. Damit erleichtern Sie die Bearbeitung durch die Finanzbuchhaltung im Falle von Unklarheiten oder Rückfragen! 8. Datum und Unterschrift 7

8 Bitte unterschreiben Sie den Kontierungsbeleg bzw. lassen ihn unterschreiben. Es reicht künftig eine einzige Unterschrift. Die Befugnis hierzu erfolgt durch Übertragung kraft Amtes auf den Projektleiter, bzw. bei Zuschussmitteln auf den Budgetverantwortlichen (bisher auch Titelverwalter genannt). Die Befugnis kann von diesen weiter delegiert werden. Dies ist dem Dez. 5.4 bzw. der Finanzbuchhaltung Dez. 5.2 jedoch schriftlich anzuzeigen. 8