BÜRO MAYER GmbH & Co. KG

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1 BM Zusatzmodul: Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer zur MS Dynamics NAV Finanzbuchhaltung Seite 1 von 11 Das Umsatzsteuergesetz ( 4 Abs 1 (b) in Verbindung mit 6a Abs. 4) verpflichtet Sie als Unternehmer, die Gültigkeit der UST-ID-Nr. eines Abnehmers im EU-Ausland zu überprüfen. Wird an eine nicht (mehr) existente Umsatzsteuer Identifikationsnummer geliefert, und es können keine Prüfungsarbeiten für diese Verwendung in der Lieferung und Rechnungsstellung nachgewiesen werden, kann dies eventuell zu einer Nachversteuerung der Rechnung führen. Deswegen wird empfohlen: 1. Bei der Neuanlage eines EU Kunden und 2. Bei allen bestehenden EU- Kunden in regelmäßigen Abständen erneut eine Abfrage der Gültigkeit der USt ID Nr. durchzuführen. Dieses Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamtes für Steuern erteilt umfassend Auskunft über eine ausländische UST-ID-Nr. Details finden Sie unter dem folgenden Link: In dem Verfahren wird geprüft, ob zum Zeitpunkt der Anfrage die UST-ID-Nr. des EU- Kunden in dem entsprechenden Mitgliedstaat gültig ist, in dem sie erteilt wurde. Unser Zusatzmodul Prüfung der Umsatzsteuer ID Nr. - ermöglicht Ihnen einen einfachen und komfortablen Arbeitsablauf. Die Rückmeldungen des Bundeszentralamtes für Steuern werden in Ihrer MS Dynamics NAV Datenbank bei den Kundenstammdaten revisionssicher protokolliert. Zusätzlich ist ein Berichtsausdruck möglich. Sie können so jederzeit nachweisen, Ihrer Sorgfaltspflicht genüge getan zu haben. Für die Prüfung haben wir zwei Routinen entwickelt: 1. Eine Online- Prüfung kann bei der Neuanlage eines Debitors gestartet werden. 2. Zusätzlich können Sie in regelmäßigen Abständen Ihren gesamten Kundenstamm prüfen lassen. Unsere Programmierung dieses Zusatzmoduls ist für die Version Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 - Classic Client erstellt. Falls Sie eine Vorgängerversion oder einen RTC Client einsetzen, ist eine Anpassung möglich. Bitte kommen Sie dafür auf uns zu.

2 BM Zusatzmodul: Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer zur MS Dynamics NAV Finanzbuchhaltung Seite 2 von Alternative: Einzelanfrage: Online Bestätigung aus den Kundenstammdaten heraus, z.b. bei Neuanlage In den Debitorenstammdaten wird auf der Registerkarte Außenhandel die USt-IDNr. des Kunden eingetragen. Mit dem rechts vom Eintrag befindlichen Pfeil können Sie folgendes Fenster öffnen:

3 BM Zusatzmodul: Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer zur MS Dynamics NAV Finanzbuchhaltung Seite 3 von 11 Hier werden die Debitorennummer und die zu prüfende USt ID Nr. angezeigt Es kann eine der drei Prüfungsalternativen ausgewählt werden: - 1. Einfache Bestätigung - 2. Ohne amtliche Bestätigungsmitteilung - 3. Mit amtlicher Bestätigungsmitteilung, Zu den Details folgen Sie bitte folgendem Link: Bei dieser dritten Möglichkeit wird u.a. erläutert: Die angeforderten Anfragen eines Tages werden in der amtlichen Bestätigungsmitteilung als Liste zusammengefasst und postalisch an den anfragenden Unternehmer versandt. Mehrfach angefragte USt-IdNr werden nur einmal, in der zuletzt angeforderten Version, ausgegeben. Die Bestätigungsmitteilungen werden an die zur deutschen USt-IdNr des anfragenden Unternehmens registrierten Adressdaten versandt Sollten sich diese Daten ändern, melden Sie dies bitte Ihrem zuständigen Finanzamt.

4 BM Zusatzmodul: Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer zur MS Dynamics NAV Finanzbuchhaltung Seite 4 von 11 Hier wird die zweite erläutert, da es sich um Testdaten handelt Nach dem Senden dieser Einzelabfrage ausgelöst durch OK - wird das Ergebnis sofort online bereitgestellt und in dem Fenster Prüfung USt.IDNr. Karte wird der erzeugte Rücklaufdatensatz angezeigt. Falls die Alternative: Qualifizierte Bestätigung mit amtlicher Bestätigung gewählt wurde, sind unten Felder eingefügt, die es ermöglichen, ein Datum und ein Erhalten-Häkchen bei diesem individuellen Rücklaufdatensatz zu hinterlegen. Hier können Sie Einträge setzen, wenn die amtliche schriftliche Bestätigung - siehe oben- bei Ihnen eingegangen ist.

5 BM Zusatzmodul: Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer zur MS Dynamics NAV Finanzbuchhaltung Seite 5 von 11 Mit der Pfeil nach oben Taste rechts neben der Zahl 209 öffnet sich ein Fenster, das den Fehlertext anzeigt. Mit OK kann das Fenster geschlossen werden. Mit der Schaltfläche Bestätigung ( alternativ mit den bekannten Kurzbefehlen) läßt sich aus dem Fenster Prüfung USt.IDNr. Karte - eine Übersicht ansteuern ( Strg+F5) oder - eine neue Bestätigungsanfrage (F3) generieren.

6 BM Zusatzmodul: Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer zur MS Dynamics NAV Finanzbuchhaltung Seite 6 von 11 Die Ergebnisse der Abfrage werden in dieser Tabelle nicht änderbar und damit revisionssicher abgelegt. Die Nutzer ID wird ebenfalls mitgeführt. Über die bekannte MS Dynamics NAV- Funktion -Alle anzeigen (Umsch+STRG+F7) - ist es möglich, sich die gesamten Datensätze anzeigen zu lassen. Die Ergebnisse lassen sich, wenn gewünscht, mittels den bekannten MS Dynamics NAV- Funktionen filtern und nach Excel übergeben.

7 BM Zusatzmodul: Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer zur MS Dynamics NAV Finanzbuchhaltung Seite 7 von 11 Berichtsausdruck: Unter Debitor / Periodische Aktivitäten / Prüfung der UStID.Nr. Ergebnis läßt sich ein Bericht aufrufen. Hier können Filter gesetzt werden, zum Beispiel: - für die heutigen Anfragen UND - für den speziellen Ergebnis Code 209 (falls gewünscht) Ansicht des Berichtes:

8 BM Zusatzmodul: Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer zur MS Dynamics NAV Finanzbuchhaltung Seite 8 von Alternative: Sammelanfrage Online-Bestätigung- für alle Kunden mit ausländischer USt.IdNr. Über Debitoren / Periodische Aktivitäten läßt sich eine Prüfung der USt-IDNr. für ALLE Debitoren starten.

9 BM Zusatzmodul: Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer zur MS Dynamics NAV Finanzbuchhaltung Seite 9 von 11 Es erscheint ein Fenster, das den Verarbeitungsfortschritt anzeigt. Danach ist es möglich, den Bericht Prüfung der UstID Nr. Ergebnis - aufzurufen Bei entsprechender Selektion zeigt dieser Bericht die Einträge an, die vom Bundeszentralamt für Steuern zu Ihrer Prüfungsanfrage generiert und in Ihre MS Dynamics NAV Datenbank geschrieben wurden.

10 BM Zusatzmodul: Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer zur MS Dynamics NAV Finanzbuchhaltung Seite 10 von 11 Alle Prüfungsrückläufe können Sie sich unter Debitor / Außenhandel/ Pfeil neben USTIDNr/ STRG + F5 / Umsch +STRG + F7 anzeigen lassen. Die Datensätze können Sie über den MS Dynamics NAV Standard ins Excel übergeben und dort weiterbearbeiten. Damit haben Sie eine Grundlage zur weiteren Stammdatenpflege (z.b. Debitoren sperren, Einträge in das Bemerkungsfeld des Debitors machen, usw.)

11 BM Zusatzmodul: Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer zur MS Dynamics NAV Finanzbuchhaltung Seite 11 von 11 Generelle Empfehlungen zum Arbeitsablauf: Auf Grund unserer bisherigen Erfahrung und der Informationen vom Bundeszentralamt für Steuern (siehe Link) Was ist der Unterschied zwischen einer einfachen und einer qualifizierten Bestätigung? Bei einer einfachen Bestätigung erhalten Sie Auskunft darüber, ob eine ausländische USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Anfrage in dem Mitgliedstaat, der sie erteilt hat, gültig ist. Eine einfache Bestätigung muss zwingend vor einer qualifizierten Bestätigung durchgeführt werden. Bei einer qualifizierten Bestätigung können Sie darüber hinaus abfragen, ob die von Ihnen mitgeteilten Angaben zu Firmenname (einschließlich der Rechtsform), Firmenort, Postleitzahl und Straße mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registrierten Daten übereinstimmen. Hinweis: Eine Bekanntgabe der in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registrierten Daten ist nicht möglich. empfehlen wir folgendes (ohne Gewährleistung) I. Arbeitsablauf für die Sammelanfrage (für alle EU Kunden) 1. Anfrage einer EINFACHEN Bestätigung (Aufbau der Umsatzsteueridentifikationsnummer wird geprüft) -> Nachpflegen der Daten, falls Nummern nicht konform wären. 2. Anfrage einer QUALIFIZIERTEN Bestätigung OHNE amtliche Bestätigungsmitteilung -> Adressdaten sind mit den zurückgemeldeten abzugleichen und nach Prüfung zu korrigieren -> eventuell sind Debitoren zu sperren -> eventuell sind Verkaufsbelege anzupassen -> eventuell ist der Eintrag der USt ID Nr. in bereits gebuchten MWSt- Posten zu korrigieren Danach an einem folgenden Tag: 3. Anfrage einer QUALIFIZIERTEN Bestätigung MIT amtlicher Bestätigungsmitteilung. Jetzt werden für alle EU-Kunden noch einmal Datensätze erzeugt und in Ihre Datenbank zurückgeschrieben, die jetzt nur positive erwartete - Rückmeldungen enthalten. I. Arbeitsablauf für die Einzelanfrage (für einen neuangelegten EU Kunden) Hier können Sie die Schritte 1. und 3. an einem Arbeitstag durchführen. Falls sich NACH Schritt 3. noch einmal Änderungen ergeben würden (z.b. Anpassen der Adressdaten), kann Schritt 3 erneut durchgeführt werden. Die amtliche Bestätigungsmitteilung wird nur über den LETZTEN an einem Tag angeforderten Datensatz erzeugt.