Adress Research Ihr Kundenportal. Kurzanleitung

Transkript

1 Adress Research Ihr Kundenportal Kurzanleitung

2 Inhalt Log-in: Wie logge ich mich in das Kundenportal ein? 3 Aufbau: Wie ist das Kundenportal aufgebaut? 4 Anfrageneingabe: Wie gebe ich Recherche-Anfragen ein? 5 Wie frage ich einzelne Anschriften an? 6 Wie starte ich eine Sammelanfrage per Datei-Upload? 9 Anfragenausgabe: Wo und wie erhalte ich die Recherche-Ergebnisse? 13 Anfragensuche: Wie rufe ich den Status einer aktuellen Anfrage bzw. das Ergebnis einer früheren Anfrage ab? 14 Faktura: Wie suche ich nach einer Rechnung oder einer Gutschrift? 17 Reklamationen: Wo kann ich meine Reklamationen einsehen? 18 Statistiken: Wie rufe ich eine Statistik ab? 19 Hilfe: Ich habe weitere Fragen wer hilft mir weiter? 20

3 Wie logge ich mich in das Kundenportal ein? 1. Gehen Sie auf die Seite Geben Sie Ihre Benutzerkennung ein. 3. Geben Sie Ihr Kennwort ein. Ihr Kennwort - muss 8 bis 16 Zeichen umfassen - muss eine Zahl, ein Sonderzeichen (z.b., &, %) und eine Zahl enthalten - darf kein Zeichen mehrfach hintereinander enthalten - darf nicht dem vorherigen Kennwort entsprechen Klicken Sie auf den Button Anmelden. Kennwort vergessen? Dann klicken Sie auf Kennwort vergessen. Benutzerkennung vergessen? Fragen Sie Ihren Admin, der die Adress-Research-Benutzerdaten in Ihrem Hause verwaltet. Ansonsten hilft Ihnen unsere Kundenbetreuung (siehe letzte Seite). Achtung: Bitte nutzen Sie nur eine aktuelle Version des Internetbrowser, da es ansonsten zu Einschränkungen kommen kann. 3

4 Wie ist das Kundenportal aufgebaut? a) Die Navigationsleiste ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff auf alle Funktionen. Einige Menüpunkte werden rechteabhängig angezeigt bzw. ausgeblendet. Ihre Berechtigungen verwaltet der Administartor Ihres Unternehmens. a b d b) Statusmeldungen auf der Startseite weisen Sie auf aktuelle Meldungen und To-dos hin. c) Buttons ermöglichen einen schnellen Direkt-Zugriff auf die wichtigsten Funktionen. e c d) Mit einem Klick auf das Fragezeichen-Symbol öffnen Sie einen Hilfetext zu der Seite, auf der Sie sich gerade befinden. Falls Sie weitere Fragen haben: Unsere Kundenbetreuung erreichen Sie unter dem Menüpunkt Kontakt. Mehr dazu s. S. 20. e) Bitte melden Sie sich ab, wenn Sie das Portal verlassen. Anderenfalls wird Ihr Zugang zur Sicherheit für 10 Minuten gesperrt. Hinweis: Im Kundenportal ist der Zurück -Button Ihres Browsers ohne Funktion! 4

5 Wie gebe ich Recherche-Anfragen ein? Dazu haben Sie prinzipiell zwei Möglichkeiten: 1. Die Anfrage einzelner Anschriften per manueller Adress-Eingabe Beschreibung auf den Seiten Die Sammelanfrage mehrerer Anschriften per Datei-Upload Beschreibung auf den Seiten

6 Wie frage ich einzelne Anschriften an? 1. Gehen Sie auf Anfrageneingabe > Manuelle Eingabe. 2. Füllen Sie das Formular so vollständig wie möglich aus. 1 2 Im Feld Kunde muss nicht zwingend Ihr Firmenname auftauchen. Häufig ist dort eine Organisationseinheit oder Abteilung aus Ihrem Hause hinterlegt. Ein Aktenzeichen ist Ihr interner Kundenvermerk, über den Sie später eine Suche filtern können. Bei Kundenvermerk 1 können Sie ebenfalls einen internes Merkmal hinterlegen, nach dem Sie aber später nicht suchen können. Ein Verarbeitungsprofil (in früheren Versionen Recherchevariante ) fasst eine individuell gestaltete Recherchekette zusammen. Das Drop-down- Menüfeld ist vorbelegt, ein alternatives Profil kann ausgewählt werden. Über das Gruppierungsmerkmal können Sie später mehrere Rechnungen zusammenfassen Klicken Sie auf Eintragen. Das System prüft Ihre Eingaben automatisch auf Plausibilität. Eventuell erhalten Sie eine Fehlermeldung und Korrekturvorschläge siehe nächste Seite. 6

7 Wie frage ich einzelne Anschriften an? 4. Es öffnet sich ein Fenster. Klicken Sie auf An das System übergeben. 4 7

8 Bei einigen nicht ausgefüllten Feldern schlägt Ihnen das System ergänzende Einträge vor. Wollen Sie die Vorschläge übernehmen, klicken Sie auf Eintragen. Sie möchten den Vorschlag nicht übernehmen? 1. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol unter den grün markierten Feldern. Der Feldinhalt wird gelöscht. 2. Setzen Sie einen Haken in das Feld Anfrage ohne weitere Prüfung übernehmen. 3. Klicken Sie auf Eintragen. Sollte eine Adresse postalisch nicht zugeordnet werden können, macht das System Adressvorschläge: 1. Wählen Sie im Dropdown-Menü Adressvorschlag die korrekte Adresse. 2. Klicken Sie auf Adressvorschlag übernehmen. 3. Klicken Sie auf Eintragen. gelb hinterlegtes Feld = Vorschlag für ergänzende Informationen rot hinterlegtes Feld = Plausibilitätsfehler, bitte Eintrag korrigieren 8

9 Wie starte ich eine Sammelanfrage per Datei-Upload? Schritte 1-4: Adressdatei hochladen 1. Gehen Sie auf Anfrageneingabe > Datei hochladen. 2. Stellen Sie sicher, dass der richtige Kunde (d.h. Ihr Unternehmen/Tochterunternehmen/ Abteilung) eingestellt ist Klicken Sie auf Datei hochladen. Wählen Sie die Datei auf Ihrem Rechner/Server aus. Als Format empfehlen wir.csv-dateien. (Eine Datei sollte 5 MB nicht übersteigen) 4. Ihre Adressdatei erscheint in der Liste der hochgeladenen Dateien. Wählen Sie die Datei per Mausklick aus. 3 4 Weiter auf der nächsten Seite. 9

10 Wie starte ich eine Sammelanfrage per Datei-Upload? Schritt 5-8: Adressdatei einlesen 5. Das Feld Verarbeitungsprofil (Recherchevariante) ist in den meisten Fällen vorbelegt. In Ausnahmefällen können Sie über das Drop-down- Menü ein alternatives Profil auswählen, das dann auf alle Adressen innerhalb der Datei angewendet wird. 6. Klicken Sie auf Einlesen. Ihre Datei wird von der Liste Hochgeladene Dateien in die Liste Eingelesene Dateien übertragen. Bei großen Dateien gibt es die Option Einlesen einer Anfragedatei im Hintergrund (wählbar über das Pop-up- Fenster), sodass Sie während des Einlesens im Portal weiterarbeiten können Falls Sie Details zu Ihrer Anfragedatei einsehen wollen, klicken Sie auf Einleseprotokoll. Ein entsprechendes Fenster öffnet sich, das Sie über OK wieder schließen. 8. Klicken Sie auf Zur Systemübergabe. 7 8 Weiter auf der nächsten Seite. 10

11 Wie starte ich eine Sammelanfrage per Datei-Upload? Schritte 9-10: Vorschläge zur Sichtprüfung und endgültige Systemübergabe Sie gelangen auf die Seite Anfrageneingabe > Systemübergabe. Hier erhalten Sie eine erste automatisch erstellte Einschätzung des Systems zur Recherchierbarkeit Ihrer Anfrage. Recherchierbare Anfragen: Alles in Ordnung; klicken Sie auf Übergabe. Potenziell recherchierbare Anfragen: Bitte überprüfen Sie, ob Sie die Anfragen evtl. ergänzen oder korrigieren können; klicken Sie dazu auf Sichtprüfung. Nicht recherchierbare Anfragen: Fehlermeldung bei der Plausibilitätsprüfung; bitte klicken Sie auf Sichtprüfung Klicken Sie gegebenenfalls auf Sichtprüfung. weiter auf der nächste Seite. 10. Müssen oder wollen Sie keine Sichtprüfung durchführen, klicken Sie abschließend auf Systemübergabe bzw. Alle an das System übergeben. 11

12 Wie starte ich eine Sammelanfrage per Datei-Upload? Schritt 9 im Detail: Sichtprüfung Haben Sie auf der Seite Systemübergabe den Button Sichtprüfung geklickt, werden Sie auf die Seite Manuelle Sichtprüfung weitergeleitet. 9. a) Markieren Sie in der Liste Anfragen per Mausklick eine Anfrage. 9. b) Klicken Sie auf Prüfen, um die Anfrage noch einmal aufzurufen. Es öffnet sich erneut die Seite Manuelle Eingabe. Dort können Sie die Adressdaten entfernen, ausgeben oder aber prüfen, ggf. ergänzen bzw. korrigieren und eintragen. 9. c) Wählen Sie im Dropdown- Menü eine der drei Optionen ausgeben, entfernen oder übernehmen und klicken Sie auf Ausführen.... 9a 9b 9c ausgeben = Die Anfrage wird nicht zur Recherche ins System übergeben, aber mit einem entsprechenden Fehlercode versehen bei der nächsten Anfragenausgabe mitausgegeben. entfernen = Die Anfrage wird gelöscht. übernehmen = Die Anfrage wird für die Recherche ins System übernommen. 12

13 Wo und wie erhalte ich die Recherche-Ergebnisse? 1. Gehen Sie auf Anfragenausgabe > Ausgangsübersicht. Optional filtern Sie die Anzeige über die Dropdown-Menüs Wählen Sie den gewünschten Ausgang in der Liste Ausgänge per Mausklick aus. 3. Klicken Sie auf Ergebnisdateien anzeigen. Die Dateien des Ausgangs erscheinen daraufhin in der Liste Ergebnisdateien Klicken Sie auf Datei herunterladen. 5. Klicken Sie Empfang bestätigen. Der Status des Ausgangs in der Spalte Bestätigt wechselt von unbestätigt zu bestätigt. 4 13

14 Wie kann ich den Status einer aktuellen Anfrage bzw. das Ergebnis einer früheren Anfrage abrufen? Schritte 1-3: Suche starten 1. Gehen Sie in der Navigationsleiste auf Anfragensuche. Hier finden Sie den Status zu offenen und die Ergebnisse zu bereits ausgegebenen Anfragen, die je nach kundenindividueller Löschfrist jedoch nicht länger als 150 Tage zurückliegen Füllen Sie die Felder so vollständig wie möglich aus. Mit einem Klick auf Erweiterte Suche öffnen sich weitere Suchkriterien, über die Sie die gesuchten Anfragen eingrenzen können. 3. Klicken Sie auf Suchen, um die Abfrage zu starten. Weiter auf der nächsten Seite. 14

15 Wie kann ich den Status einer aktuellen Anfrage bzw. das Ergebnis einer früheren Anfrage abrufen? Schritte 4-5: Suchergebnisse ansehen und herunterladen Sie werden auf die Seite Ergebnisse Anfragensuche weitergeleitet. Hier können maximal 100 Suchergebnisse aufgelistet werden, auch wenn tatsächlich noch mehr Suchergebnisse vorliegen. Wenn Sie eine einzelne Anfrage aufrufen wollen: 4a 4. a) Markieren Sie die Anfrage in der Liste Gefundene Anfragen per Mausklick. 4. b) Klicken Sie auf Details. weiter auf der nächsten Seite. Wenn Sie alle Suchergebnisse herunterladen wollen: 5. Klicken Sie auf Alle exportieren. Sie laden damit alle Suchergebnisse herunter, also auch die, die aus Platzgründen nicht auf dieser Seite angezeigt werden. 5 4b 15

16 Wie kann ich den Status einer aktuellen Anfrage bzw. das Ergebnis einer früheren Anfrage abrufen? Ergebnisdetails ansehen und Adresse erneut anfragen Haben Sie sich auf der Seite Ergebnisse Anfragensuche für die Detailansicht entschieden, werden Sie auf die Seite Anfragedetails weitergeleitet. a) Zu weiteren Adressen aus der dort angezeigten Anfragedatei gelangen Sie mit einem Klick auf Dateiname. b) Bei einer in der Vergangenheit erfolglos verlaufenen Recherche können Sie eine neue Adressermittlung anstoßen. Klicken Sie dazu auf Erneut anfragen. c) Wünschen Sie einen detaillierten Ermittlungsbericht zum Herunterladen/Ausdrucken, klicken Sie Ermittlungsbericht. b a c d) Mit einem Klick auf Zurück gelangen Sie wieder zu den Ergebnissen Ihrer Anfragensuche. d 16

17 Wie kann ich nach einer Rechnung suchen? Die Ansicht des Menüpunkts Faktura/Belegsuche ist rechteabhängig. Sollte der Menüpunkt in Ihrer Navigationsleiste nicht zu sehen sein, informieren Sie Ihren Administrator, um sich freischalten zu lassen. 1. Gehen Sie auf Faktura > Belegsuche Füllen Sie die Felder so vollständig wie möglich aus. 3. Klicken Sie auf Suchen. 17

18 Wo kann ich meine Reklamationen einsehen? Die Ansicht des Menüpunkts Reklamationen ist rechteabhängig. Sollte der Menüpunkt in Ihrer Navigationsleiste nicht zu sehen sein, informieren Sie Ihren Administrator, um sich freischalten zu lassen. 1. Gehen Sie auf Reklamationen > Übersicht. 2. a) Wählen Sie in der Liste Reklamationsberichte per Klick die Reklamation aus, zu der Sie eine detaillierte Zusammenfassung des Vorgangs wünschen. 2. b) Klicken Sie auf Berichte herunterladen. 1 2a 3a 2b 3b Belege für die Ermittlungsergebnisse von Adress Research (z.b. Originalbelege der Meldeämter) können Sie ebenfalls herunterladen: 3. a) Wählen Sie in der Liste Reklamationsbelege den entsprechenden Beleg aus. 3. b) Klicken Sie auf Belege herunterladen. 18

19 Wie kann ich eine Statistik abrufen? Die Ansicht des Menüpunkts Statistiken ist rechteabhängig. Sollte der Menüpunkt in Ihrer Navigationsleiste nicht zu sehen sein, informieren Sie Ihren Administrator, um sich freischalten zu lassen. 1. Gehen Sie auf Statistiken, dort wahlweise auf Eingangs-, Ausgangs- oder Fakturastatistik b 2. Wählen Sie den Zeitraum, auf den sich Ihre Suche bezieht. 2a 2. a) Wahlweise können Sie die Suchergebnisse über weitere Kriterien filtern. 2. b) Wahlweise können Sie ausgewählte Filter gruppiert anzeigen lassen. 3. Wählen Sie, ob Sie Ihre Statistik als PDF- oder Excel- Datei erhalten wollen. 4. Klicken Sie auf Abfragen

20 Ich habe weitere Fragen wer hilft mir weiter? 1. Hinter einigen Texten verbergen sich sogenannte Tooltips: Fahren Sie mit dem Mauszeiger (ohne zu klicken) über einen Wort, dann öffnet sich eine Kurzbeschreibung dazu. 2. Auf den meisten Seiten finden Sie in der rechten oberen Ecke ein Fragezeichen-Symbol:. Mit einem Klick darauf öffnet sich ein Hilfetext. 3. Wenn Sie darüber hinaus Fragen haben, steht Ihnen unsere Kundenbetreuung gerne zur Verfügung: Deutsche Post Adress GmbH & Co. KG St.-Veit-Straße Mayen Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) kundenbetreuung@adress-research.de 20