Dokumentation IMI Faktura

Transkript

1 Dokumentation IMI Faktura

2 2 Inhalt Funktionsübersicht IMI Faktura... 3 Fixkosten generieren... 4 Fehlende Rufnummern generieren... 5 Kostenstellen Zusatzdaten verwalten... 5 Rechnungen erstellen... 5 Ablauf Import Verrechnung... 10

3 3 Funktionsübersicht IMI Faktura IMI Faktura wurde realisiert um dem Kunden die Möglichkeit zu bieten, eigene Rechnungen zu erzeugen. Dabei unterscheiden wir zwischen Swisscom Rechnungen und eigenen Rechnungen. Swisscom Rechnungen o Bei dieser Rechnung sind alle Positionen aufgeführt, welche Swisscom dem Unternehmen in Rechnung gestellt hat und somit ohne MWST intern weiterverrechnet wird. TELAU hat diese Verursachergerecht weiterverrechnet Eigene Rechnungen o Dies sind Rechnungspositionen, welche das Unternehmen als sogenannte Eigene Dienstleistungen erbracht hat und inkl. MWST intern weiterverrechnet wird. Menü Extras, die Funktion Rechnungsperiode abschliessen wird immer nach dem Erstellen der Rechnungen ausgeführt, oder wenn das Rechnungsdatum verändert werden soll.

4 4 Im Menü Datenbankverwaltung können die möglichen Sprachen für die Rechnungen freigeschaltet werden. Zu Beginn sind Deutsch, Französisch und Italienisch aktiviert. Bei Bedarf könnte Englisch aktiviert werden. Weitere Sprachen müssen durch eine kleine Programmanpassung (Klarschrift der Monatsnamen) sowie dem hinzufügen der Texte in der neuen Sprache per SQL Insert freigegeben werden. Die Menüpunkte im Menü IMI Faktura werden für die Erstellung der Rechnungen sowie Anpassungen an den Texten auf den Rechnungen benötigt. Hinweisen auf korrekten Ablauf beim Import der Daten siehe zusätzliche Checkliste im Anhang 1. Fixkosten generieren Bei 2 wird die 1 ganz am Ende bei Kostenstellen zuweisen Durchwahlnummern geschrieben (Faktor monatliche Kosten) ausserdem kopiert es die Kosten aus dem Vormonat auf den ausgewählten Monat

5 5 Fehlende Rufnummern generieren Bei 3 läuft das spezielle SQL Script ab Kostenstellen Zusatzdaten verwalten Unterhalb Knopf 5 erscheint der Text Bearbeitung nötig falls es Kostenstellen hat welche keine Sprache oder keine Rechnungsadresse erfasst ist. Auch über separates Menü Kostenstellen Zusatzdaten verwalten möglich Rechnungen erstellen Bei 6 öffnet sich die Maske analog dem eigenen Menüpunkt Rechnungen erstellen Erscheint im Schritt für Schritt bei 1 Hier kann direkt die unbearbeitete Datei welche direkt aus der TVA kommt ausgewählt werden. Es werden nur Zeilen berücksichtigt welche eine Nummer zwischen und haben. Dieser Nummer wird der konstante Wert vorangestellt so dass beispielsweise die Nummer entsteht.

6 6 Hier fehlt die zum Beispiel Rechnungsadresse. Oben kann man umstellen um alle Zusatzdaten anzuzeigen und Änderungen vorzunehmen. Hier werden die Rechnungen erstellt.

7 7 Es muss eine Rechnungsperiode ausgewählt werden, rechts davon wird die Art der Rechnung gewählt. Swisscom Rechnung beinhaltet den Verkehr sowie das Reverse Billing inkl. MWST (Reverse Billing wird normalerweise in TELAU als eigene Dienstleistung ausgegeben hier jedoch als Swisscom) Eigene Dienstleistungen beinhalten die Kosten welche pro Durchwahlnummer mit dem Flag Faktor (1) unter zuweisen von Durchwahlnummern an eine Kostenstelle erfasst werden können. Der Betrag wird in TELAU im Menü Telefonie unter Monatliche Kosten DW- Nr. / Rabatt weitergeben erfasst. Bei der ersten Anzeige einer Rechnung wird das im Feld Rechnungsdatum / Lieferdatum eingetragene Datum automatisch zur Rechnungsperiode gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt wird immer dieses Datum angedruckt. Wenn man es ändern möchte muss man die RP abschliessen und danach wieder freigeben worauf das Datum wieder leer ist (also vorher eintragen wenn nicht das Tagesdatum (aktuelles Datum) geschrieben werden soll. Bei bereits abgerechneten RP kann nur eine einzelne Kostenstelle nochmals gedruckt oder angezeigt werden niemals alle. Hier werden Rechnungsperioden abgeschlossen oder können wieder freigegeben werden

8 8 Nach dem freigeben wird das Rechnungsdatum gelöscht und kann neu beim Erstellen einer Rechnung gesetzt werden. Hier können die einzelnen Texte auf der Rechnung angepasst werden. Die Bezeichnung lässt auf den Ort schliessen wo dieser im Layout zu finden ist. Generell können die Texte nicht beliebig in der Länge verändert werden da dies gemäss aktuellem Layout teilweise nicht möglich ist. Unter Umständen muss nach dem übersetzen das Layout noch angepasst werden falls längere Texte verwendet werden oder der Text muss in anderen Sprachen gekürzt resp. anders formuliert werden. Oben können die 2 verschiedenen Berichte als Hauptbericht sowie Auflistung der Daten Material ausgewählt werden. Rechts davon die entsprechende Sprache. Der Text wird dann im Feld Text angepasst oder übersetzt. Nach einer Korrektur werden Rechnungen einer älteren Rechnungsperiode falls diese nochmals gedruckt würden die neuen Texte enthalten es gibt keine Historisierung.

9 9 Sprache freischalten: Aktuell D/F/I sind freigeschaltet und Englisch wäre noch ohne Anpassungen am Programm möglich. Weitere Sprachen bedingen eine Anpassung der Funktion mit dem Klartext der Monatsnamen sowie ein Einfügen der Rechnungstexte in der neuen Sprache.

10 10 Ablauf Import Verrechnung Hier ein Ablauf wie die Daten importiert, die Kostenstellenzuteilungen sowie die gesamte Verrechnung der Swisscom und eigenen Dienstleistungen erstellt werden. Wir beginnen zuerst in TELAU. a) Import der Telefoniedaten 1. Im Menü Telefonie starten wir die Funktion Schritt für Schritt. 2. Schaltfläche Import Swisscom drücken. 3. Die 3 benötigten Dateien aus den Swisscom Rohdaten welche per ZIP Datei geliefert werden auswählen. 4. Schaltfläche weiter drücken. 5. Unter Importfilter die benötigte Rechnungsnummer kontrollieren, allenfalls anpassen wenn später eine neue Rechnung dazukommen würde. 6. Schaltfläche Import drücken, Funktion dauert ca. 2-5 Minuten, danach Importmaske schliessen. 7. Auf der Schritt für Schritt Maske jetzt die Schaltfläche Import TVA drücken. 8. Hier die aus der TVA stammende Textdatei welche überarbeitet wurde (nicht benötigte Zeilen entfernen) auswählen. 9. Schaltfläche weiter drücken, die Datei wird nun mit TELAU verlinkt. 10. Nun Schaltfläche Import drücken, Funktion dauert ca 2-3 Minuten. 11. Schaltfläche Überprüfen drücken, links werden nun die passenden Daten angezeigt. Falls nötig könnten die Parameter Zeit- und Dauerunterschied angepasst werden und durch erneutes drücken der Schaltfläche Überprüfen können die neuen passenden Daten angezeigt werden. 12. Schaltfläche DW Aktualisieren drücken. 13. Im Schritt 2 wird eventuell der Text Bearbeitung nötig angezeigt wenn es Dienstleistungen hat welche keine Zuteilung aufweisen. Alle können als Fixkosten zugeteilt werden, nie Verkehr zuteilen da Verkehr immer automatisch zugeteilt wird. 14. Jetzt ins neue Fakturierungstool wechseln. b) Import der Kostenstellenzuteilungen 1. Das Fakturierungstool starten und im Menü IMI Faktura die Funktion Schritt für Schritt starten 2. Schaltfläche Zuteilungen importieren drücken. 3. Hier die aus der TVA stammende Textdatei auswählen und die Schaltfläche Import drücken. 4. Im Schritt für Schritt Funktion 2 Schaltfläche Fixkosten generieren drücken, aktuelle Rechnungsposition des neuen Monats sollte bereits korrekt eingestellt sein und gilt auch für Schritt Im Schritt für Schritt Funktion 3 Schaltfläche Rufnummer aktualisieren drücken. 6. Jetzt wieder ins TELAU wechseln.

11 11 c) Import der Mobiledaten 1. Im Menü Mobile starten wir die Funktion Schritt für Schritt. 2. Schaltfläche Import Swisscom drücken. 3. Die 3 benötigten Dateien aus den Swisscom Rohdaten welche per ZIP Datei geliefert werden auswählen. 4. Schaltfläche weiter drücken. 5. Unter Importfilter die benötigte Nummer kontrollieren, allenfalls anpassen wenn später eine neue Rechnung dazukommen würde. 6. Schaltfläche Import drücken, Funktion dauert ca. 2-5 Minuten, danach Importmaske schliessen. 7. Auf der Schritt für Schritt Maske jetzt die Schaltfläche Reverse Billing drücken. 8. Schaltfläche Daten transferieren drücken. 9. Die Funktion dauert ca. 1-3 Minuten. 10. Maske Schritt für Schritt jetzt schliessen, weitere Schritte in Mobile sind nicht nötig. d) TELAU Auswertungen kontrollieren 1. Im Menü Telefonie die Funktion Auswertungen wählen. Jetzt werden automatisch die Daten neu berechnet und stehen für Auswertungen zur Verfügung. Sie können die Summen pro Kostenstellen überprüfen ob sich diese im erwarteten Rahmen bewegen bevor die Rechnungen erstellt und versandt werden. 2. Jetzt ins neue Fakturierungstool wechseln. e) Rechnungen generieren. 1. Bevor Rechnungen generiert werden sollte über die Funktion Schritt für Schritt geprüft werden ob gemäss Schritt 5 noch Zusatzdaten bei Kostenstellen erfasst werden müssen. Bei jeder Kostenstelle welche eine Rechnung erhalten soll muss eine Rechnungsadresse sowie eine Sprache definiert werden. 2. Rechnungen erstellen.