Dokumentation zur Benutzung der Mädchen und Technik Datenbank

Transkript

1 Dokumentation zur Benutzung der Mädchen und Technik Datenbank Autor: Thomas Stocker Stand: Inhaltsverzeichnis 1. Grundstruktur der Datenbank Der Administrator-Benutzer Der Betreuer-Benutzer Funktionen der Datenbank Kochrezept zur Benutzung der Datenbank Die Vorbereitung Eintragen der Daten Automatisches Zuteilen der Mädchen zu ihren Versuchen Generieren der Serienbrief-Dateien Was unbedingt zu beachten ist... 4

2 1. Grundstruktur der Datenbank Über das Webinterface der Datenbank können sich zwei unterschiedliche Benutzer anmelden, die Benutzer admin und betreuer. Für die Verwaltung wird der Administrator- Benutzer benötigt. Der Betreuer-Benutzer ist wie der Name unschwer vermuten lässt ermöglicht den Betreuern der Versuche eine Übersicht, welche Mädchen an ihren Versuchen teilnehmen Der Administrator-Benutzer Der Administratorzugang dient der Verwaltung der Datenbank. Die Startseite nach dem Login ist in drei Spalten gegliedert. In der ersten Spalte befinden sich Links um neue Einträge zu erstellen, in der zweiten Links für Änderungen der Einträge und in der dritten Links für verschiedene Ansichten der Daten. Unterhalb dieser Spaltenaufteilung befindet sich der Link VERWALTUNG, dieser wird weiter unten erleutert. Abbildung 1: Startseite des Administrator-Benutzers

3 1.2. Der Betreuer-Benutzer Auf der Startseite dieses Zugangs kann ein Versuch ausgewählt werden. Für diesen werden dann die Zeiten und die teilnehmenden Mädchen angezeigt. Außerdem besteht die Möglichkeit, Mädchen, die nicht erschienen sind, zu markieren. Diese können vom Administrator angezeigt werden. Zusätzlich wird eine an die Adresse mit einer Nachricht über den neuen Eintrag verschickt. 2. Funktionen der Datenbank Die Datenbank kann folgende Dinge: Speichern der Anmeldedaten der Mädchen Speichern der Betreuer bzw. Ansprechpartner Speichern der Versuche Speichern der Schulen Automatische Zuteilung der Mädchen zu ihren gewünschten Versuchen Manuelle Zuteilung der Mädchen zu ihren gewünschten Versuchen Generierung einer Liste der Betreuer und Ansprechpartner Generierung einer Datei mit den Adressdaten der Schulen zur Weiterverwendung in einem Serienbrief in Microsoft-Word Generierung einer Datei mit den Adressdaten der Mädchen und den zugeteilten Versuchen zur Weiterverwendung in einem Serienbrief in Microsoft-Word Ändern und Löschen der verschiedenen Daten 3. Kochrezept zur Benutzung der Datenbank Hier wird beschrieben, was in welcher Reihenfolge erledigt werden muss, damit die Datenbank richtig funktioniert. Es wird vorausgesetzt, dass man als Administrator eingeloggt ist Die Vorbereitung Zuerst muss sichergestellt werden, dass die Daten vom Vorjahr gelöscht werden. Auf den

4 Link VERWALTUNG der Startseite klicken und auf der nun erscheinenden Seite mit Klick auf die Links: ALLE Mädchen löschen, ALLE Versuche löschen, ALLE Zuteilungen löschen und ALLE nicht anwesend Einträge löschen die Daten löschen. Hier ist besondere Vorsicht geboten, da die Daten nach dem Klick wirklich gelöscht sind. Sollte dennoch aus Versehen auf einen dieser Links geklickt werden, sollte das RRZE ein aktuelles Backup einspielen können Eintragen der Daten Das Eintragen der Daten muß in folgender Reihenfolge geschehen: 1. Eintragen der Betreuer bzw. Ansprechpartner und Lehrstühle 2. Eintragen der Versuche 1 3. Eintragen der Mädchen mit ihren Wünschen Folgende Felder dürfen nicht leer gelassen werden: ID und Name bei den Lehrstühlen Kürzel und mindestens eine Zeit (Tag, Beginn und Ende) bei den Versuchen Geburtsdatum bei den Mädchen 3.3. Automatisches Zuteilen der Mädchen zu ihren Versuchen Hierzu mit Klick auf den Link VERWALTUNG auf die Verwaltungsseite wechseln und dort auf den Link Zuteilungen generieren klicken. Die Zuteilung kann etwas dauern Generieren der Serienbrief-Dateien Einfach auf die entsprechenden Links in der dritten Spalte der Startseite klicken. Auf der folgenden Seite steht dann die jeweilige Datei zum Download bereit. Die Datei ist eine einfache Textdatei. In der ersten Zeile stehen die Namen der Felder (getrennt durch einen Strichpunkt). In den folgenden stehen die Werte der Felder. Microsoft-Word sollte automatisch das Format der Datei erkennen. 1 Falls die Eintragung der Versuche nicht vor der Eintragung der Mädchen abgeschlossen werden kann, weil die Versuchszeiten noch nicht vollständig bekannt sind, besteht die Möglichkeit vorübergehend den Versuch mit einer Pseudozeit einzutragen.

5 4. Was unbedingt zu beachten ist Bei jeder Änderung und auch bei jedem Abspeichern lädt eine Seite, die einen darüber informiert, ob der Vorgang geglückt ist. Auf diesen Seiten sollte auf keinen Fall der Reload Knopf des Browsers gedrückt werden, da dann die Daten evtl. doppelt abgespeichert werden. Da in diesem Fall ein nochmaliges Laden der Seite eh unsinnig ist, sollte dieses Problem aber ohnehin nicht auftreten.