Kunden- und Rechnungsimport über CSV

Transkript

1 1 Einleitung Der Import von Rechnungen läuft über 2 Phasen: 1. Import von Kundendaten 2. Import von Rechnungsdaten 1.1 Import von Kundendaten Anhand der Kundennummer wird zuerst geprüft, ob der Datensatz bereits vorhanden ist. Falls der Datensatz vorhanden ist, wird er mutiert und an einen allenfalls geänderten Datensatz angepasst. Neue Daten werden hinzugefügt. 1.2 Import von Rechnungsdaten Die Rechnungsdaten werden anhand der Kundennummer im Rechnungsdatensatz einem Kunden zugeordnet. Die Kundennummer muss bereits im Kundenstamm vorhanden sein. 2 Generelle Anmerkungen Der Datenimport ist über.csv Dateien möglich. Die Dateien müssen in ISO resp. Latin1 encodiert sein. Wenn Sie die Daten UTF-8 encodiert importieren, werden Umlaute falsch dargestellt. Tip: importieren Sie erst einmal kleine Datenmengen testweise, um auszuprobieren, ob der Import wie gewünscht funktioniert. 3 Import des Kundenstamms 3.1 Importformat Der Inhalt der.csv Datei sieht wie folgt aus: by Run my Accounts AG Seite 1 / 9

2 customernumber,name,address1,address2,city,zipcode,state,country,notes,salutation,firstname,lastname,contacttitle,occupation,phone,fax,mobile, ,c c,remittancevoucher,typeofcontact,startdate,terms 2001,Firma,Adresszeile 1,Adresszeile 2,Ort,PLZ,Kanton,Land,Notiz,Anrede,Vorname,Nachname,Dr.,Beruf, , Die erste Reihe dient der Bezeichnung der Felder. Auf den folgenden Zeilen erfassen Sie die entsprechenden Datensätze ein Datensatz pro Zeile. Die Datei muss ISO resp. Latin1 encodiert sein. Eine Test-Datei erhalten Sie auf Anfrage bei Run my Accounts. 3.2 Datenfelder Feldbezeichnung customernumber name address1 Address2 city zipcode state country notes salutation firstname lastname Beschreibung Kundennummer, muss eindeutig sein. Falls keine Kundennummer angegeben ist, wird diese vom Run my Accounts System generiert. Max 32 Zeichen. Name des Kunden, max. 64 Zeichen 1. Adresszeile, max. 32 Zeichen 2. Adresszeile, max. 32 Zeichen Ort, max. 32 Zeichen Postleitzahl, max. 10 Zeichen Kanton, max. 32 Zeichen Land, max. 32 Zeichen Bemerkungen Anrede, max. 32 Zeichen Vorname, max. 32 Zeichen Nachname, max. 32 Zeichen by Run my Accounts AG Seite 2 / 9

3 contacttitle phone fax mobile cc remittanchevoucher typeofcontact startdate terms Titel, max. 32 Zeichen Telefonnummer, max. 20 Zeichen Faxnummer, max. 32 Zeichen Mobiltelefonnummer, max. 32 Zeichen Adresse cc- Adresse Einzahlungsschein, 1 = mit Einzahlungsschein, 0 = ohne Einzahlungsschein. Wir empfehlen immer den Wert 1 zu verwenden. Firma resp. Privatperson, company = Firma, person = Person. Beim Wert person gibt es keinen Firmennamen und das Feld name kann weggelassen werden. Startdatum der Kundenbeziehung. Vor dem Startdatum kann keine Rechnung an den Kunden geschrieben werden. Zahlungsfrist in Anzahl Tagen zur Berechnung des Rechnungsfälligkeitsdatums. 3.3 Importvorgang Das Importmenue finden Sie unter Import Kundenstamm. Wählen Sie folgende Importoptionen: Währung: Währung, in welcher die Kunden standardmässig Rechnungen empfangen sollen. MWST: MWST Codierung des Kunden. Debitoren: Normalerweise das Konto 1100 Zahlung: Bankkonto, auf welches der Kunde normalerweise seine Rechnungen begleichen soll. Wählen Sie Ihre Importdatei aus mit einem Klick auf Durchsuchen. Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter. by Run my Accounts AG Seite 3 / 9

4 Nach dem Klick auf den Weiter -Button werden alle zu importierenden Datensätze angezeigt. Sie können mit einem Klick auf den Hacken Datensätze aussparen. Es werden nur Datensätze importiert, welche angehackt sind. Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter. Der Import wird Ihnen auf dem nächsten Screen bestätigt. Update : Der Datensatz wurde angepasst. by Run my Accounts AG Seite 4 / 9

5 Add customer : es wurde ein neuer Datensatz erfasst. 4 Import Rechnungen Der Inhalt der.csv Datei sieht wie folgt aus: invnumber,customernumber,transdate,duedate,invoicedescription,shippingpoint,shipvia,waybill,notes,ordnumber,partnumber,description,qty,unit,sellpri ce,taxincluded,ar 1000,1, , ,Rechnungsbeschreibung,Textfeld 1,Textfeld 2,Textfeld 3,Bemerkung,Bestellnummer,Art-1,Artikelbeschreibung 1,1,Stk.,1300,1, ,1, , ,Rechnungsbeschreibung,Textfeld 1,Textfeld 2,Textfeld 3,Bemerkung,Bestellnummer,Art-2,Artikelbeschreibung 2,2,h,200,1, ,1, , ,Rechnungsbeschreibung,Textfeld 1,Textfeld 2,Textfeld 3,Bemerkung,Bestellnummer,Art-3,Artikelbeschreibung 3,20,Stk.,100,0,1100 Anmerkungen: Die Rechnungen werden über customernumber eindeutig einem Kunden zugeordnet. Die erste Reihe dient der Bezeichnung der Felder. Auf den folgenden Zeilen erfassen Sie die entsprechenden Datensätze. Falls eine Rechnung mehr als einen Artikel enthält, fügen Sie eine weitere Zeile ein, welche die selbe invnumber hat. Die Linie soll abweichend zur ersten Linie eine andere Artikelnummer resp. einen anderen Preis enthalten. Alle Reihen mit der selben invnumber werden der selben Rechnung zugeordnet. Die Datei muss ISO resp. Latin1 encodiert sein. by Run my Accounts AG Seite 5 / 9

6 4.1 Datenfelder Pflichtfelder in blau. Feldbezeichnung invnumber customernumber transdate duedate invoicedescription Beschreibung shippingpoint Textfeld 1 shipvia Textfeld 2 waybill Textfeld 3 notes ordnumber partnumber description qty unit sellprice Rechnungsnummer, falls mehrere Zeilen die selbe Rechnungsnummer haben, werden sie zu einer Rechnung zusammengeführt. Kundennummer, muss einen Kunden eindeutig referenzieren. Rechnungsdatum im Format TT.MM.JJ Fälligkeitsdatum im Format TT.MM.JJ Beschreibung (Titel der Rechnung) Bemerkung Bestellnummer Artikelnummer, die Artikel müssen eindeutig und bereits erfasst sein. Artikelbeschreibung, kann auf Wunsch die im Run my Accounts System hinterlegte Artikelbeschreibung überschreiben. Menge Einheit, max. 5 Zeichen Verkaufspreis einer Einheit taxincluded Inkl. MWST (Wert = 1) resp. exkl. MWST (Wert = 0) AR Debitorenkonto (Wert ist immer 1100) by Run my Accounts AG Seite 6 / 9

7 4.2 Importvorgang Das Importmenue finden Sie unter Import Debitorenrechnungen. Wählen Sie folgende Importoptionen: Konto: Zahlungskonto, auf welches die Rechnung bezahlt werden soll. Währung: Währung der Rechnung. Wählen Sie Ihre Importdatei aus mit einem Klick auf Durchsuchen. Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter. Das Importmenue finden Sie unter Import Kundenstamm. Wählen Sie folgende Importoptionen: Währung: Währung, in welcher die Kunden standardmässig Rechnungen empfangen sollen. MWST: MWST Codierung des Kunden. Debitoren: Normalerweise das Konto 1100 Zahlung: Bankkonto, auf welches der Kunde normalerweise seine Rechnungen begleichen soll. Wählen Sie Ihre Importdatei aus mit einem Klick auf Durchsuchen. by Run my Accounts AG Seite 7 / 9

8 Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter. Nach dem Klick auf den Weiter -Button werden alle zu importierenden Datensätze angezeigt. Sie können mit einem Klick auf den Hacken Datensätze aussparen. Es werden nur Datensätze importiert, welche angehackt sind. Ist es bei einem Datensatz nicht möglich, diesen zu importieren, fehlt ein Pflichtfeld oder das Pflichtfeld verweist auf einen Wert, der nicht vorhanden ist. Z.B. fehlender Artikel. by Run my Accounts AG Seite 8 / 9

9 Der Import wird Ihnen auf dem nächsten Screen bestätigt. Die gesamte Rechnungssumme des Imports wird unten angezeigt. 5 Brauchen Sie Hilfe? Bitte kontaktieren Sie Ihre Run my Accounts Berater. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung. by Run my Accounts AG Seite 9 / 9