Import von Adressen aus einer Excel-Tabelle

Transkript

1 Wie können die Adressen aus einem externen Bestand in KDFB- Zweigverein importiert werden? Adressdaten können über einen Excel- oder CSV-Import eingelesen werden. Hier sind gewisse Vorgaben einzuhalten, um später saubere Adressen zu erhalten. Sind die Adressen in anderer Form vorhanden (Word, pdf, ), müssen die Daten zunächst entweder in eine Exceltabelle umgewandelt werden oder manuell in KDFB-Zweigverein eingepflegt werden. Import von Adressen aus einer Excel-Tabelle Wollen Sie Adressdaten aus einer Excel-Tabelle importieren, sind im Vorfeld einige Punkte zu überprüfen. Der Aufbau der Exceltabellen muss einem festgelegten Grundmuster entsprechen. Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein: In einer Zeile müssen die Spaltenüberschriften stehen. Diese Zeile ist in der Importmaske im Feld Feldnamen in Zeile anzugeben. Die Spaltenüberschriften müssen mit den von KDFB-Zweigverein vorgegebenen Feldnamen übereinstimmen (siehe unten) und die in den Spalten enthaltenen Daten zu den jeweiligen Feldern passen. Die erste Zeile mit Daten ist im Feld Daten ab Zeile anzugeben. Die Daten müssen lückenlos Zeile für Zeile folgen. Der Import wird am Ende der Tabelle oder bei Auftreten der ersten Leerzeile beendet. Die Daten müssen in der Exceltabelle auf dem ersten Tabellenblatt stehen. Folgende Felder werden von KDFB-Zweigverein verarbeitet: Feldname Anrede Name Vorname NameVorname VornameName alternative Namen Familienname, Nachname Bemerkung Falls nicht angegeben wird Frau gesetzt Familienname der Person Vorname der Person Spalte mit Name und Vorname in einem Feld. Die Namen und Vornamen der enthaltenen Personen sind jeweils durch ein Leerzeichen getrennt. Vorname und Name in einem Feld. Als Name wird das Wort hinter dem letzten Leerzeichen gesetzt. Einrichtung Firma Einrichtungszeile (z.b.: Firma) Strasse Straße Strasse mit oder ohne Hausnummer Hausnummer Hausnr Falls Hausnummer als eigenes Feld in Tabelle (Das Feld Strasse muss vor der Hausnummer in der Tabelle stehen PLZ Postleitzahl Postleitzahl Ort Wohnort Wohnort (Nur der Ortsname) PLZOrt Anschrift Spalte mit Postleitzahl und Wohnort in einem Feld. Feld mit Strasse, PLZ und Ort in einem Feld. Die Strasse ist von dem Ort mit Komma getrennt. software edmaier (Stand ) 1

2 Feldname Telefon alternative Namen Bemerkung Telefonnummer Tel-Arbeit TelArbeit Telefonnummer Arbeit/Büro Handy Mobil, Mobiltel Mobiltelefonnummer Fax Faxnummer , Mail -Adresse Geburtsdatum GDTag GDMon GDJahr Beruf GebDat, GebDatum, Geburtstag Geburtsdatum im Format tt.mm.jj oder tt.mm.jjjj Tag des Geburtstags; Die Spalten mit Tag, Monat und Jahr sollten direkt aufeinander folgen Monat des Geburtstags Jahr des Geburtstags Beruf BLZ Bankleitzahl Bankleitzahl KontoNr Ktonr, Kto, Kontonummer Kontonummer Bankname Bank Name der Bank Kontoinhaber KontoInh, KtoInh Inhaber der Bankverbindung (Angabe ist nur sinnvoll / notwendig, wenn von oben angegebener Person abweichend!) Eintrittsdatum EintrDat Eintrittsdatum (Mitglied seit) im Format tt.mm.jj oder tt.mm.jjjj EDTag EDMon EDJahr Tag des Eintrittsdatums; Die Spalten mit Tag, Monat und Jahr sollten direkt aufeinander folgen Monat des Eintrittsdatums Jahr des Eintrittsdatums Eintrittsjahr EintrJahr Eintrittsjahr - Der Beginn der Mitgliedschaft wird auf den des angegebenen Jahres gesetzt. Mitgliedsart MA, MitglArt Mitgliedsart; ist V im Feld enthalten -> Vollzahler, ist H enthalten -> Halbzahler, ist nichts angegeben -> Vollzahler Briefanrede BriefAnr Personalisierte Briefanrede Bemerkung Notiz Bemerkung, Notiz zu einer Person Var1 Var2 Var3 Var4 Var5 Eigenes Feld 1 (kann frei belegt werden) Eigenes Feld 2 (kann frei belegt werden) Eigenes Feld 3 (kann frei belegt werden) Eigenes Feld 4 (kann frei belegt werden) Eigenes Feld 5 (kann frei belegt werden) Als Spaltenüberschrift kann jeweils der Feldname oder einer der alternativen Namen angegeben werden. Die Groß- und Kleinschreibung ist ohne Bedeutung. Wichtig ist, dass die Daten in der Spalte mit dem Feldnamen übereinstimmen. Sind beispielsweise die Postleitzahl und der Ort getrennt in zwei Spalten, so erhalten die betreffenden Spalten die Überschrift PLZ und Ort. Sind die Angaben aber in einem software edmaier (Stand ) 2

3 Feld zusammengefasst, muss dieses Feld mir PLZOrt benannt werden. Nur so ist gewährleistet, dass die Daten richtig ins Programm übernommen werden. Beispieltabelle Die Adressen in der folgenden Tabelle sollen in KDFB-Zweigverein importiert werden. Bevor die Daten importiert werden ist zu prüfen, ob die Spaltenüberschriften so gesetzt sind, dass KDFB-Zweigverein die Daten richtig zuordnen kann. Im Beispiel passen die Bezeichnungen für alle Spalten bis auf das Eintrittsdatum in den Verein (Mitgl. seit). Die Spaltenüberschrift Mitgl. seit wurde geändert auf Eintrittsdatum. Damit kann KDFB-Zweigverein die Datumswerte in der letzten Spalte dem richtigen Feld im Programm zuordnen. In der Beispieltabelle stehen die Feldnamen in Zeile 3 und die Daten beginnen in Zeile 4. Die entsprechenden Zahlen sind beim Import anzugeben. Bevor Sie Daten in KDFB-Zweigverein importieren sollten Sie immer eine Datensicherung durchführen. Läuft beim Import etwas nicht so wie gewollt, können Sie dann jederzeit wieder auf den vorherigen Datenstand zurückgreifen. software edmaier (Stand ) 3

4 So importieren Sie die Daten aus einer Excel-Tabelle 1. Prüfen Sie zunächst die Tabelle entsprechend der oben angegebenen Vorgaben. 2. Wählen Sie im Menü Datei den Punkt Importieren und hier Adressen aus Excel- Tabelle. 3. Wählen Sie im Feld Importdatei die betreffende Excel-Datei aus. 4. Geben Sie im Feld Feldnamen in Zeile an, in welcher Tabellenzeile sich die Spaltenüberschriften befinden und im Feld Daten ab Zeile, in welcher Zeile die erste Adresse steht. 5. Klicken Sie auf Daten importieren um die Daten einzulesen. 6. Ist der Importvorgang beendet erhalten Sie eine Meldung, wie viele Adressen importiert wurden. Klicken Sie auf OK und dann auf Schließen. Die importierten Adressen sollten Sie jetzt in der Adressverwaltung finden. Import von Adressen aus einer csv-datei Neben dem Import via Excel können Sie auch Adressen aus einfachen Textdateien importieren. Dazu muss in der ersten Zeile der Datei die Auflistung der enthaltenen Felder stehen und ab der zweiten Zeile die eigentlichen Daten. Die einzelnen Felder werden durch ein bestimmtes Trennzeichen separiert und ggf. durch ein Begrenzungszeichen eingeschlossen. Eine Datei könnte zum Beispiel so aussehen: Hier sind die einzelnen Felder durch einen Strichpunkt getrennt. Ein Begrenzungszeichen wird nicht verwendet. Für die Feldbeschreibung in der ersten Zeile gelten dieselben Benennungsvorschriften wie beim Excel-Import. software edmaier (Stand ) 4

5 So importieren Sie die Daten aus einer CSV-Datei 1. Prüfen Sie zunächst die Datei entsprechend der oben angegebenen Vorgaben. 2. Wählen Sie im Menü Datei den Punkt Importieren und hier Adressen aus csv- Datei. 3. Wählen Sie im Feld Importdatei die betreffende Datei aus. 4. Geben Sie im Feld Feldtrennzeichen das Zeichen an, mit dem die einzelnen Feldwerte getrennt sind. Im Feld Feldbegrenzungszeichen können Sie angeben, ob die einzelnen Felder durch ein Begrenzungszeichen eingeschlossen sind. (i.d.r. ") 5. Klicken Sie auf Daten importieren um die Daten einzulesen. 6. Ist der Importvorgang beendet erhalten Sie eine Meldung, wie viele Adressen importiert wurden. Klicken Sie auf OK und dann auf Schließen. software edmaier (Stand ) 5