AL Finanzen und Verwaltung 09. September 2005 / 1 von 9

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1 AL Finanzen und Verwaltung 09. September 2005 / 1 von 9 GymNet Personenverwaltung Ein zentraler Baustein des GymNet ist seine umfassende Personenverwaltung. Die korrekte Erfassung der Personenstammdaten ist als Basis für alle mit der Person verknüpften Rechte, Funktionen, Event- und Wettkampfteilnahmen zwingend notwendig. Personenverwaltung Personensuchmaske Hinweise zum Handling der Personenstammdaten im DTB 1. Jede/r Mitarbeiter/in pflegt die Personen für das Gremium, wofür er/sie zuständig ist. Die Eindeutigkeit der pflegenden Person und der jeweiligen Vertretung wird abteilungsintern festgelegt. Dazu wird das Recht der Personenstammdatenpflege für das GymNet benötigt. Mit der Aufgabenzuordnung der Personenstammdatenpflege ist das entsprechende Administrationsrecht beim DTB-Masteradministrator (Herr Plättner) zu beantragen (siehe separate Info über die Administrationsrechte). 1

2 AL Finanzen und Verwaltung 09. September 2005 / 2 von 9 2. Jede Person wird eindeutig über Name, Vorname und Geburtsdatum identifiziert. Eine Änderung dieser Angaben kann nur vom Systemadministrator vorgenommen werden. Das Recht an den Personenstammdaten hat der anlegende Administrator in seiner Zuordnungsebene (Bund, Land, Kreis/Gau, Verein). Auf Wunsch jeder einzelnen Person kann über den persönlichen Zugang ein persönliches Login vergeben werden. Die Person selbst ist dann berechtigt ihre Stammdaten zu pflegen ausgenommen Name, Vorname und Geburtsdatum. 3. Nach Eingabe der Suchkriterien (es können auch nur die Anfangsbuchstaben eingegeben werden sofern präzise genug) werden die zur Auswahl stehenden Personen angezeigt. Person nur anzeigbar Suchargument / Ergebnis Person editierbar 4. Sofern das Editierzeichen vorhanden ist können die Personenstammdaten vom jeweiligen Administrator geändert werden (ausgenommen: Name, Vorname und Geburtsdatum). Bei Personen ohne Editierzeichen muss der zuständige Administrator gesucht werden und ihm die zu ändernden Daten mitgeteilt werden. Der zuständige Administrator kann das Administrationsrecht auch dem jeweiligen Administrator übertragen, sofern er das wünscht. Dazu ist die Person aufzurufen. In der oberen Leiste erscheint der Reiter zuständiger Administrator. Mit Klick auf diesen Reiter erscheint die Maske, wer für diese Person zuständig ist. Über den ändern Button kann der zuständige Administrator die Zuordnung auf seine Person aufheben und auf eine andere Person übertragen. 2

3 AL Finanzen und Verwaltung 09. September 2005 / 3 von 9 zuständiger Administrator Änderungsbutton für die Admin- Zuständigkeit Zuordnung Adminrechte auf einen anderen Administrator 3

4 AL Finanzen und Verwaltung 09. September 2005 / 4 von 9 5. Alle Änderungen in den einzelnen Personenstammdatenfeldern sind wie folgt vorzunehmen. Die Angaben in den Feldern und die Schreibweise der Eintragungen ist für das GymNet streng verbindlich. Personenverwaltung Die mit gekennzeichneten Felder Name, Vorname, geboren am, Geschlecht, Straße, Hausnummer, Land, PLZ und Ort sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Ist für ein Pflichtfeld keine Eintragung vorgesehen, wird dieses Feld mit einem versehen. Feldname Inhalt Schreibweise Firma/Institution Eintragung des Firmennamen bzw. der Institution Deutscher Turner-Bund Universität Institute of Exercise and Sport Sciences Konsulat Abteilung/Referat Eintragung der/des Abteilung/Referat Abteilung Finanzen und Verwaltung Anrede Eintragung der persönlichen Anrede Frau Herr Titel Eintragung des Titels Prof. Dr. Ing. Briefanrede Zusatz Name Geboren am Geschlecht Vorname Straße Eintragung der offiziellen Briefanrede (immer mit dem höchsten Titel eintragen) *) bei nicht deutschsprachigen internationalen Adressen englische Anrede Wichtig: immer ohne Komma am Ende Eintragung der Daten, die zur Konsul Person gehören, aber keine Direktor Titel sind ggf. c/o c/o xyz AG Eintragung des Namens Dieckert Eintrag des Geburtsdatums (TT.MM.JJJJ) Eintragung des Geschlechtes Eintragung des Vornamens Eintragung Straßenname *) Eingabe internationale Adressen, bei denen die Hausnummer vor der Straße steht: in Sehr geehrter Herr Professor Dieckert Sehr geehrte Frau Dr. Fehres Sofern Geburtsdatum nicht bekannt eintragen. Datum muss bei der Person nachgefragt werden. weiblich männlich Jürgen Mariusstraße 4

5 AL Finanzen und Verwaltung 09. September 2005 / 5 von 9 Feld Straße Hausnummer, dann Straße eingeben, in Feld Hausnummer ein. Wichtig: keine Abkürzung bei Straße Eintragung Hausnummer und 15A oder 15a Hausnummer evtl. Zusätze entsprechend der postalischen Vorgabe Straße (Zusatz) Eintragung Straßen-Zusatz Schlossplatz Land Eintragung des Landes (die offizielle Abkürzung des Landes erfolgt über das Rolldown Menü) Deutschland Schweiz Rolldown Menü Land (Pflichtfeld) PLZ Eintragung der Postleitzahl Ort Eintragung des Ortsnamens Niedereschach Ortzusatz Eintragung des Ortzusatzes Steinbergen 5

6 AL Finanzen und Verwaltung 09. September 2005 / 6 von 9 Kontakt Eintragung der Hauptkontakt-Daten der Person. Dies können die privaten sowie auch die dienstlichen Daten sein. Telefon Private Telefonnummer 06103/ Fax Private Faxnummer 06103/ Mobil Handynummer 0173/ Wichtig: Telefon-/Fax- und Mobil-Nummer immer ohne Leerzeichen Aktuelle -Adresse petra.mustermann@dtb-online.de Wichtig: alle -adressen werden klein geschrieben Länderkennung Eintragung der jeweiligen Länderkennung über Rolldown Menü. Deutschland 0049 Wichtig: Telefon-, Fax- und Mobil- Nummer immer ohne Leerzeichen Eintragung der Hauptkontakt- Daten der Person Wichtig: alle -adressen werden klein geschrieben Postfach Eintragungsmöglichkeit der Postfach-Adresse Sofern nur eine Postfachadresse vorhanden ist, muss im Straßennamen die Bezeichnung Postfach stehen; sofern es eine direkte Postfach-Plz gibt, nur die Bezeichnung Postfach. Eintragungen in den Postfach Feldern sind dann leer zu lassen. Postfach Eintragung Postfach Wichtig: das Postfach wird immer in zweier Schritten mit Leerzeichen eingetragen Postfach-PLZ Eintragung der PLZ für das Postfach Postfach-Ort Eintragung des Ortsnamens Niedereschach Eintragung Postfach-Adresse 6

7 AL Finanzen und Verwaltung 09. September 2005 / 7 von 9 Kontakt, alternativ Eintragungsmöglichkeit der alternativen Kontakt-Daten. Telefon Private Telefonnummer 06103/ Fax Private Faxnummer 06103/ Mobil Handynummer 0173/ Wichtig: Telefon-/Fax- und Mobil-Nummer immer ohne Leerzeichen Aktuelle -Adresse petra.mustermann@dtb-online.de Wichtig: alle -adressen werden klein geschrieben Eintragung Kontakt, alternativ Rolldown Menü der Länderkennung Anlegen von Zweitanschriften Eine Person ist normalerweise mit der Adresse angelegt, unter der sie ihre Post (Ehrenamtspost) zugestellt bekommt. Es kann im GymNet erforderlich sein, die Person zusätzlich anzulegen. Durch den eindeutigen Personenschlüssel (Name, Vorname, Geburtsdatum) wurde die Person bereits identifiziert. Es ist daher ein Merkmal zu schaffen, dass sowohl die glei- 7

8 AL Finanzen und Verwaltung 09. September 2005 / 8 von 9 che Person doppelt identifiziert, als auch den eindeutigen Personenschlüssel im GymNet beibehält. Das Anlegen einer zusätzlichen Adresse einer Person erfolgt über die Personenverwaltung. Sofern eine Person ein zweites Mal angelegt werden muss, ist dies ebenfalls über die Personenverwaltung mit dem Hinweis (D) für dienstlich oder (P) für privat mit einem Leerzeichen nach dem Namen zu steuern (Beispiel Fehres (D) = dienstliche Adresse). Anlegen der Zweitanschrift über die Personenverwaltung mit dem Hinweis (D) für dienstlich oder (P) für privat. 8

9 AL Finanzen und Verwaltung 09. September 2005 / 9 von 9 In dem Feld Firma/Institution wird der Firmenname bzw. die Institution eingetragen. Eintragung der Institution bzw. Firmenbezeichnung Die Handhabung der restlichen Felder erfolgt wie bei der Personenverwaltung beschrieben. 9