Verwaltung und Selbstverwaltung von Nutzern

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1 Nutzerverwaltung Waisenhausgasse 36-38a Köln Tel.: Fax Ansprechpartner: Helpdesk Technik Tel: Verwaltung und Selbstverwaltung von Nutzern Version 1.5 Inhalt 1. Zusammenhänge Erstregistrierung des orgaadmin Einrichtung weiterer Nutzer/-innen (User) Verwaltung durch den bobadmin Bearbeitung neuer Zertifikate Eigene Daten bearbeiten Im Geschäftsbereich des Seite 1 von 12

2 1. Zusammenhänge Für den Zugang zu Anwendungen gibt es eine rollenbasierte, zentrale Authentifizierung und Registrierung. Die Rollen unterscheiden den Administrator in der Bundesoberbehörde (bobadmin), den Hauptnutzer in einem Unternehmen oder einer Behörde (orgaadmin) und weitere Nutzerinnen und Nutzer in einem Unternehmen (User). Der bobadmin kann die Hauptnutzer mit Rechten versehen und sämtliche Einstellungen aktivieren, deaktivieren und bearbeiten. Der orgaadmin, also der Hauptnutzer in Unternehmen oder Behörde, kann weitere Nutzerinnen und Nutzer (User) anlegen und diese aktivieren, deaktivieren und bearbeiten. Dabei kann er einem User immer nur einen Teil seiner eigenen Rechte zuweisen. 2. Erstregistrierung des orgaadmin Um Zugangsdaten zu erhalten, rufen neue Nutzer/-innen Zugangsdaten beantragen auf. Die Registrierung ist automatisch eine Anmeldung als orgaadmin. Abbildung 1: Startbildschirm Erstregistrierung Auf dem sich öffnenden Formular zur Erstregistrierung wählen Sie zunächst die Anwendung(en), die Sie nutzen wollen. Wenn vorhanden, geben Sie die Partner-Nummer (PNR) Ihres Unternehmens ein und klicken auf Weiter mit PNR (Sonst geht es Weiter ohne PNR ). 02. November 2015 Verwaltung und Selbstverwaltung Seite 2 von 12

3 Abbildung 2: Erstregistrierungs-Bildschirm Bei Angabe einer PNR sind im folgenden Formular bereits Unternehmername und Adressdaten eingetragen. Ohne PNR müssen Sie diese Angaben noch eingeben. In jedem Fall müssen die Felder zu Vorname, Nachname, -Adresse, PLZ, Ort und Land ausgefüllt werden. Abbildung 3: Bildschirm Bestätigung der Erstregistrierung Das Zertifikat für die Authentifizierung muss an dieser Stelle hochgeladen werden. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen können über den Link angesehen werden und sind zu aktiveren. Seite 3 von 12 Verwaltung und Selbstverwaltung 02. November 2015

4 Nach dem Klick auf Weiter erhalten Sie die oben gezeigte Bestätigung Ihrer Anmeldung. Zur Überprüfung und Bestätigung der -Adresse erhalten Sie zudem eine . Betreff: Bestätigung Ihrer Anmeldung Sehr geehrte/r Frau/Herr xxxxxxxx, vielen Dank für Ihre Anmeldung. Bitte bestätigen Sie die Registrierung über folgenden Link: Bestätigung Nach Aktivierung Ihrer Registrierung durch die Administration erhalten Sie in Kürze Ihre Zugangsdaten per Post (Usercode) bzw. per Mail (Erstzugangspasswort).Gemeinsam bilden beide Ihre Zugangsberechtigung zu den Anwendungen des DIMDI und des PharmNet.Bund-Portals. Bei Fragen wenden Sie sich an unser Helpdesk Technik: Tel Mit freundlichen Grüßen DIMDI Kunden-Administration Abbildung 4: zur Bestätigung der Anmeldung Durch Klick auf den beigefügten Link wird das Weiterleiten an den bobadmin veranlasst. Abbildung 5: Bildschirm Bestätigung der zur Erstregistrierung Eine darauf folgende Bestätigung Ihrer Anmeldung enthält bereits die neue Kundennummer. Betreff: Bestätigung Ihrer Registrierung Sehr geehrte/r Frau/Herr xxxxxxxx, Sie haben sich erfolgreich angemeldet. Sie erhalten Ihre Zugangsdaten (Usercode und Erstzugangspasswort) nachdem Ihr Zugang von der Administration aktiviert wurde. Ihre Kundennummer lautet "yyyyyyyy". Bei Fragen wenden Sie sich an unser Helpdesk Technik: Tel Mit freundlichen Grüßen DIMDI Kunden-Administration Abbildung 6: : mit Bestätigung und Kundennummer 02. November 2015 Verwaltung und Selbstverwaltung Seite 4 von 12

5 Wenn der bobadmin Sie als Nutzer/-in aktiviert hat, erhalten Sie Passwort und Usercode auf getrennten Wegen. Per erhalten Sie ein Erstzugangspasswort, das bei der ersten Anmeldung geändert werden muss. Betreff: Zugangsdaten zu Ihrer Anmeldung Sehr geehrte/r Frau/Herr xxxxxxxx, Ihre Registrierung wurde aktiviert. Anbei erhalten Sie ein Passwort für Ihre erste Anmeldung (Erstzugangspasswort). Ihren Usercode erhalten Sie separat per Post. Gemeinsam bilden beide Ihre Zugangsberechtigung zu den Anwendungen des DIMDI und des PharmNet.Bund-Portals. Ihre Kundennummer lautet "yyyyyyyy". Ihr Erstzugangspasswort lautet "zzzzzzzz". Bei Fragen wenden Sie sich an unser Helpdesk Technik: Tel Mit freundlichen Grüßen DIMDI Kunden-Administration Abbildung 7: mit Zugangsdaten Den zudem benötigten Usercode erhalten Sie per Brief. Bei der ersten Anmeldung mit Usercode und Erstzugangspasswort werden Sie aufgefordert, das Erstzugangspasswort zu ändern. Sie haben jetzt die Rolle orgaadmin. 3. Einrichtung weiterer Nutzer/-innen (User) Sollen weitere User in einem Unternehmen auf Anwendungen zugreifen dürfen, so kann der Hauptnutzer (orgaadmin) des Unternehmens oder der Behörde diese anlegen. Den neuen Nutzern können alle Rechte zugewiesen werden (außer dem Recht, weitere User anzulegen). Der orgaadmin ruft hierzu die Nutzerverwaltung auf, gibt seinen Usercode und Passwort ein und klickt auf der Folgeseite auf User hinzufügen. Seite 5 von 12 Verwaltung und Selbstverwaltung 02. November 2015

6 Abbildung 8: Bildschirm User hinzufügen Im Formular sind ggf. PNR und Unternehmensname vorbesetzt. Der orgaadmin trägt nun die Angaben für seine/n Kollegin/Kollegen ein. Unter Status kann er diese Registrierung aktivieren oder wieder deaktivieren. Unter Fachanwendungen finden sich alle Berechtigungen des orgaadmins, daraus kann er für neue User wählen. Unter Zuständigkeit kann noch einschränkt werden, z.b. auf bestimmte Präparate eines Pharma-Unternehmens. Zertifikate für neue User können hier hochgeladen werden (das ist hier jedoch nicht zwingend und kann noch später erfolgen). Mit Klick auf Weiter wird die Registrierung abgeschickt. Auf dem folgenden Bildschirm kann der orgaadmin alle eingegebenen Daten für seine/n Kollegin/Kollegen einsehen. 02. November 2015 Verwaltung und Selbstverwaltung Seite 6 von 12

7 Abbildung 9: Bildschirm mit Bestätigung neuer User Gleichzeitig werden zwei s verschickt. Die erste informiert die User über die erfolgreiche Registrierung durch ihren orgaadmin. Betreff: Zugangsdaten zu Ihrer Anmeldung Sehr geehrte/r Frau/Herr Müller, Sie wurden erfolgreich durch Ihren Administrator registriert. Anbei erhalten Sie ein Passwort für Ihre erste Anmeldung (Erstzugangspasswort). Ihren Usercode erhalten Sie separat von Ihrem Administrator. Gemeinsam bilden beide Ihre Zugangsberechtigung zu den Anwendungen des DIMDI und des PharmNet.Bund-Portals. Ihre Kundennummer lautet "yyyyyyy1". Ihr Erstzugangspasswort lautet "zzzzzzz1". Bei Fragen wenden Sie sich an unser Helpdesk Technik: Tel Mit freundlichen Grüßen DIMDI Kunden-Administration Abbildung 10: an User mit Kundennummer und Erstzugangspasswort Seite 7 von 12 Verwaltung und Selbstverwaltung 02. November 2015

8 Der orgaadmin erhält die zweite mit Kundennummer und Usercode des neuen Users. Den Usercode sollte er nun dem User mitteilen. Betreff: neue Registrierung Sehr geehrte/r Frau/Herr xxxxxxxx, folgender User wurde von Ihnen neu angelegt: Peter Müller teststr test Die Kundennummer lautet "yyyyyyyy". Der Usercode lautet "abcd1234". Das Erstzugangspasswort hat der User bereits per Mail erhalten. Bitte geben Sie noch den Usercode weiter. Bei Fragen wenden Sie sich an unser Helpdesk Technik: Tel Mit freundlichen Grüßen DIMDI Kunden-Administration Abbildung 11: an orgaadmin mit Kundennummer und Usercode. Der neue User kann sich jetzt mit dem vom orgaadmin mitgeteilten Usercode und dem per erhaltenen Passwort anmelden. Bei der ersten Anmeldung muss wie bei allen Anwendungen zuerst das Erstzugangspasswort geändert werden. 4. Verwaltung durch den bobadmin Direkt nach Aufruf der Benutzerverwaltung durch den bobadmin erscheint ein Bildschirm mit allen neuen Eingängen. In der Navigation ist unter dem Punkt Registrierungen Eingänge aktiviert. Es gibt unter dem Oberpunkt Registrierungen noch weitere Unterpunkte. Unter Registrierungen deaktiviert findet man alle irgendwann deaktivierten Registrierungen. Werden Einträge geändert, so findet man sie unter Änderungen und unter Alle Registrierungen findet man die Eingänge, die aktiven Registrierungen und deaktivierten Registrierungen, sowie die Änderungen jeweils in Blöcken dargestellt. Unter dem aktivierten Punkt Eingänge wird die Liste der neuen orgaadmins angezeigt, wobei für jeden Eintrag die Kundennummer, Name und Adressdaten und die Rollen ausgegeben werden. 02. November 2015 Verwaltung und Selbstverwaltung Seite 8 von 12

9 Abbildung 12: Eingänge für bobadmin wird der Bildschirm zur Bearbeitung der Daten des Users auf- Durch Klick auf das Schreibsymbol gerufen. Abbildung 13: Bildschirm zur Aktivierung eines Nutzers Seite 9 von 12 Verwaltung und Selbstverwaltung 02. November 2015

10 Auf dieser Seite werden erneut die Kundennummer, die Pharmazeutische Unternehmer Nummer (PNR), Name und des Ansprechpartners und die Adresse ausgegeben, wobei die Angaben zum Ansprechpartner änderbar sind. Der Status ist mit ACTIVE vorbesetzt. Die gewünschten Fachanwendungen werden angezeigt. Darunter werden Angaben zum Zertifikat angezeigt. Mit Klick auf Ansehen werden detaillierte Angaben zum Zertifikat ausgegeben. Abbildung 14: Zertifikatsinformationen Der bobadmin muss nun überprüfen, ob die Registrierung des orgaadmins dieser Pharmazeutischen Firma aktiviert werden soll. Nach Klick auf Aktivieren wird die Registrierung des orgaadmins aktiviert und es wird wieder der Bildschirm mit den Registrierungseingängen gezeigt. Abbildung 15: Bestätigung der Registrierung Ist der Zugang für einen orgaadmin wegen Ablauf des Zertifikats zu einem späteren Zeitpunkt gesperrt, so kann der bobadmin diesen Zugang durch Hochladen eines neuen, aktuellen Zertifikats reaktivieren. 02. November 2015 Verwaltung und Selbstverwaltung Seite 10 von 12

11 6. Bearbeitung neuer Zertifikate Über die Option Neue Zertifikate kann der bobadmin sehen, welche User ein neues Zertifikat gespeichert haben. In Neue Zertifikate werden ggfs. solche Zertifikate angezeigt, die formal korrekt sind und allen Anforderungen genügen, bei denen lediglich die Identität des Zertifikatinhabers bestätigt werden muss. Abbildung 16: Übersicht neue Zertifikate Durch Klick auf das Schreibsymbol aufgerufen. wird der Bildschirm zur Bearbeitung des Zertifikats des Users Abbildung 17: Aktivierung eines Zertifikats Seite 11 von 12 Verwaltung und Selbstverwaltung 02. November 2015

12 Über den Button Zertifikat OK wird das neue Zertifikat aktiviert. Über den Button Zertifikat nicht OK wird eine Mail an den User veranlasst mit dem Hinweis, dass das Zertifikat abgewiesen wurde. Das bisherige Zertifikat ist weiter aktiv. 7. Eigene Daten bearbeiten Im Bereich Meine Daten können Sie die Personendaten ändern und Ihr Zertifikat erstmalig hochladen oder erneuern (siehe Anleitung zur Nutzung der Zertifikate). Abbildung 18: Personendaten Abbildung 19: Zertifikat 02. November 2015 Verwaltung und Selbstverwaltung Seite 12 von 12