TELAU (Telekommunikationsauswertung)

Transkript

1 TELAU und seine Optionen TELAU (Telekommunikationsauswertung) Kurzbeschreibung

2 1 TELAU die Lösung TELAU für die Weiterverrechnung Ihre Telekommunikationskosten Festnetzanschlüsse Mobileanschlüsse Datenanschlüsse Eigene Dienstleistungen Import der elektronischen Rechnungen der Telefongesellschaften Rechnungsanalyse Aufgliederung der Kosten Aufsplittung nach Kostenstellen Management ihrer Anschlüsse Überwachung der Zuweisung von Anschlüssen Automatisierung der Verwaltungsaufgaben Reporting o Voreingestellte Standardberichte o Massgeschneiderte Berichte o Export in CSV, Excel, PDF Verfahren für Benachrichtigung per Automatisches Verteilen der Berichte o Rollenspezifisch Vorteile für Ihr Unternehmen Reduktion des Verwaltungsaufwandes Optimieren der Ressourcen Volle Kostentransparenz Rechnungskontrolle Optimierung der Telekommunikationskosten Schaffen eines Verantwortungsbewusstsein Interessiert? Besuchen Sie unsere Homepage. Kontaktieren Sie uns per Wir werden uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen. Rufen sie uns an unter der Telefonnummer 032/

3 2 Management-Übersicht Mit Hilfe des Auswertungsprogramms TELAU können die Invoice Rohdaten der Swisscom ausgewertet werden. Dies erfordert einen monatlichen vollständigen Export sämtlicher Daten aus dem Invoice Reporting im CSV Format (comma separated value, excel compatible). Andere Anbieter wie Sunrise oder Colt (Optionen) können ebenfalls importiert werden. Import Mit der Anwendung TELAU können die Invoice Daten von Swisscom importiert werden. Für die Weiterverrechnung auf Kostenstellen werden immer zwei CSV Dateien benötigt. Rechnungsposition Traffic Definitionen von Produktdaten Nach dem Import kann pro Hauptgruppe / Gruppe / Rechnungsposition definiert werden ob es sich um Fixkosten, Rabatt oder Verkehr handelt und ob diese Position überhaupt weiter verrechnet werden soll. Dies stellt sicher, dass beispielsweise Fixnet- oder Datenleitungspositionen in Swisscom Solutions, explizit ausgeschlossen werden können. Diese Zuteilung erfolgt erstmals über alle vorhandenen Positionen, in den darauf folgenden Monaten nur noch über neue Positionen. Die Zuteilungen werden falls vorhanden aus dem Vormonat übertragen. Historisierung Sämtliche Rechnungsperioden spezifische Informationen werden pro Monat abgespeichert (historisiert) so dass auch nach einem Wechsel der Kostenstelle einer Durchwahlnummer etc. die alten Auswertungen das gleiche Ergebnis zeigen wie zum Zeitpunkt vor dem Wechsel. Kostenstelle Eine Kostenstellenverwaltung ermöglicht es Kostenstellen zu definieren. Die Verwaltung der Kostenstellen und die Zuteilung der Rufnummern oder Durchwahlnummern werden deutlich vereinfacht. Pro Kostenstelle können 1-3 Adressen für Empfänger der Berichte 1 oder 2 definiert werden. Diese Berichte können als PDF Anhänge per Mail versendet werden. Solutions Fixnet Es können Rufnummern oder Durchwahlnummern einer Kostenstelle zugeteilt werden. Es können nur Rufnummern einer Kostenstelle zugeteilt werden. Die Zuteilungen werden monatlich kopiert und können bei Bedarf im neuen Monat angepasst werden. Somit entfällt ein monatlicher Export als Datensicherung und ein Backup um Auswertungen eines älteren Monats herzustellen. Durchwahlnummern ohne Traffic Da es möglich ist, dass eine Durchwahlnummer in einem Monat keinen Traffic produziert hat und somit in den Traffic Daten fehlt, können manuell Durchwahlnummern erfasst werden und diesen spezielle Kosten oder eigenen Dienstleistungen zugewiesen werden. Dies ist eine optionale Funktion.

4 3 Die Gesamtmenge der Durchwahlnummern wird automatisch in den nächsten Monat übertragen damit diese nicht erneut einer Kostenstelle zugeteilt oder erfasst werden müssen. Mobile Zuordnungen der Rufnummern analog Festnetz. Teil Mobile enthält zusätzlich verschiedene Auswertung hinsichtlich Kostenkontrolle pro Kostenstelle und/oder Mitarbeiter. Jedem Mitarbeiter kann ein Profil hinterlegt werden. Dies ermöglicht, dass ein Mitarbeiter welcher bestimmte Dienstleistungen (welche Gruppiert werden können), über einem definierten eingegebenen Wert benutzt, auf einer Shortliste erscheint. Eigene Dienstleistungen Es können eigene Dienstleistungen definiert und einer Rufnummer, Durchwahlnummer oder Kostenstelle zugeteilt werden. Neu werden die Zuteilungen nur noch pro Monat möglich sein. Freie Zuteilungen welche für jeden Monat gelten sind nicht mehr möglich. Die Zuteilungen können aber vom Vormonat in den neuen Monat kopiert werden und bei Bedarf gelöscht oder mit weiteren Zuteilungen ergänzt werden. Somit ist auch hier eine vollständige Historisierung gewährleistet. Fixkosten / Rabatt verteilen Die Fixkosten werden aus dem Total aller Rechnungspositionen welche als Fixkosten markiert wurden pro Rechnung summiert ermittelt. Der Rabatt wird auf die gleiche Weise ebenfalls pro Rechnung summiert. Fixkosten und der Rabatt können nach vier Möglichkeiten verteilt werden: Linear Prozentual nach Anzahl Calls Prozentual nach Betrag Prozentual nach Gesprächsdauer Auswertungen 1. Total pro Kostenstelle 2. Detail pro Kostenstelle mit Kosten pro Durchwahlnummer 3. Rechnungen ohne Durchwahlnummern (ohne Traffic) (Einfache Auflistung aller Rechnungspositionen pro Rechnung ohne Traffic) Grafik Mit Hilfe einer grafischen Auswertung können bis zu 10 Kostenstellen miteinander verglichen werden. Die Grafik in Form einer Liniengrafik zeigt auf einen Blick wenn im Verlauf der gewählten Monate auf einer Kostenstelle ein starken Anstieg oder eine Reduktion der Kosten erfolgt ist. Export Es können verschiedene Exportformate definiert werden. Diese werden neu in der Datenbank gespeichert so dass bei einem Update des Programms kein Backup / Wiederherstellung nötig ist. Die Daten können wie eine Auswertung gemäss den Vorgaben des Exportformats mit einer Zeile pro Kostenstelle in eine Datei exportiert werden.

5 4 Schnittstellen Verschiedene Schnittstellen für Import und/oder Export stehen als Option zur Verfügung. Mobile - Inventarmanagement Zur Verwaltung zusätzlicher Daten zu einer Mobilenummer wurde ein Inventarmanagement, welches als Zusatzprogramm zu TELAU eingesetzt wird, realisiert. Siemens-Schnittstelle Mit Hilfe dieser Option wird täglich ein Import einer CSV Datei aus dem Siemens Telefon Manager in eine Arbeitsdatenbank gemacht. In dieser Arbeitsdatenbank sind alle aktiven Telefonanschlüsse ersichtlich, jede Mutation auf der TVA ist nach dem Import am nächsten Tag auch in der Arbeitsdatenbank nachgeführt. Systemvoraussetzungen Das Programm ist lauffähig unter Access 2007/2010. Access 2007/2010 kann als Runtime oder Vollversion installiert werden Idealerweise sollte es aber als Vollversion zur Verfügung sein. Die Daten werden in einer Microsoft SQL Server 2005/2008/2012 Datenbank gespeichert. Der Zugriff erfolgt über ODBC mit dem Microsoft SQL Server Treiber welcher in MDAC enthalten ist. MDAC gehört auf einem Windows PC zur Grundausstattung. Es wird pro Benutzer eine Benutzer DSN auf dem PC angelegt. Diese wird normalerweise durch die Anwendung automatisch erstellt. Die Datenbank wird vorgängig auf dem SQL Server via Script erstellt. Auf Seiten Kunde muss uns frühzeitig der Datenbank Administrator bekannt gegeben werden damit der entsprechende Kontakt für die Erstellung der Datenbank hergestellt werden kann. Die Anwendung TELAU steht als Version Deutsch, Französisch und Italienisch zur Verfügung. (Umstellung auf Knopfdruck).

6 5 Kundenliste

7 6 TELAU und seine Optionen