HSC-Telemonitor HSC-GmbH Dürrweitzschen

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1 HSC-Telemonitor

2 I HSC-Telemonitor Inhaltsverzeichnis Teil I Einleitung 2 Teil II Anwendungsbeschreibung 4 1 Hauptfenster Wahlhilfe Anrufinformation Kurzwahltasten... 9 Eingabe

3 Teil I

4 2 HSC-Telemonitor 1 Einleitung Das Programm HSC-Telemonitor ist eine Anrufüberwachung mit Wählhilfe. Es sucht in eingetragenen Datenbanken der HSC-Produktfamilie nach Adressen ihrer Kunden und Lieferanten. Sie benötigen dazu ein TAPI-fähiges Telefon bzw. eine TAPI-fähige Telefonanlage. TAPI ist eine Schnittstelle für Telefonanwendungen die dazu einen Treiber benötigt, der entweder von der Telefonanlage zur Verfügung gestellt wird oder von Drittanbietern erworben werden kann. Um Adressinformationen zu bekommen, ist es nicht notwendig, das entsprechende HSC- Programm (z.b Auftrag Plus) zu starten. Wenn das Programm allerdings gestartet ist, werden Zusatzinformationen über den Kunden bzw. Lieferanten zur Verfügung gestellt. Weitere Vorteile die Ihnen dieses Programm bietet: Anrufen entgangene Anrufe angenommene Anrufe gewählte Anrufe Mehrere Datenbanken Automatisch starten Kurzwahltasten Notizen Anrufe aus HSC-Programmen starten. Es wird eine Liste geführt, die Ihnen die entgangenen Anrufe mit Nummer, Name und Uhrzeit anzeigt. Aus dieser Liste können Sie direkt zurückrufen. Es wird eine Liste geführt, die Ihnen die angenommenen Anrufe mit Nummer, Name, Uhrzeit und Dauer anzeigt. Aus dieser Liste können Sie direkt zurückrufen. Es wird eine Liste geführt die Ihnen die gewählten Anrufe mit Nummer, Name, Uhrzeit und Dauer anzeigt. Aus dieser Liste können Sie direkt neu wählen. Sie können mehrere Datenbanken durchsuchen um die Informationen aus mehreren Programmen bzw. Mandanten zu nutzen. Wenn Sie ihr System starten, können Sie das Programm automatisch gestartet lassen. Sie können somit den vollen Funktionsumfang der Software nutzen ohne dass Sie zusätzliche Programmschritte ausführen müssen. Definieren Sie Ihre eigenen Kurzwahltasten. Wenn Sie ein HSC-Adressbuch installiert haben, dann können Sie mit Hilfe der Telefonerkennung Notizen erfassen.

5 Teil II

6 4 HSC-Telemonitor 2 Anwendungsbeschreibung In der Statuszeile, links neben Ihrer Uhr befindet sich das Symbol der HSC-Telefonverwaltung. Das Symbol kann in folgenden Varianten angezeigt werden: Telefonnummernerkennung ist gestoppt Telefonnummernerkennung ist gestartet Es stehen entgangene Anrufe in der Liste Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf das Symbol erscheint das Menü. entgangene Anrufe... Einstellung... Wählen... Kurzwahl... Strg+K Update herunterladen... Info Beenden 2.1 Hauptfenster Allgemeine Einstellungen Es wird die Liste der entgangenen Anrufe angezeigt. Einstellungen zu dem Programm können hier vorgenommen werden. Wahlhilfe Öffnet den Kurzwahltastendialog. Dieser Eintrag ist nur vorhanden, wenn Kurzwahltasten hinterlegt sind. Wenn keine hinterlegt sind gelangt man im Hauptfenster mit der Tastenkombination Strg + K zu diesem Dialog. Sucht im Internet eine aktuelle Version des Programms und aktualisiert alle Dateien, welche nicht mehr aktuell sind. Programminformation sind hier zu finden. Beendet das Programm.

7 Anwendungsbeschreibung 5 Leitung Vorwahl Mindestlänge für Rufnummern mit Präfix Präfix für eingehende Anrufe Präfix für ausgehende Anrufe Stop / Start automatisch starten Anrufinformation immer anzeigen erweiterte Funktionalität Anruf akzeptieren Kurzwahl markierten Text wählen Die Telefonleitung, für die die Telefonnummernerkennung aktiviert werden soll. Geben Sie hier die Vorwahl ihres Ortsbereichs ein. Wenn Sie diese eintragen, können Sie die Telefonnummern Ihrer Kunden aus Ihrem Vorwahlbereich ohne Vorwahl abspeichern. Es ist durchaus üblich bei Telefonanlagen eine Nummer fürs Freizeichen zu wählen. Diese hier als Präfix bezeichnete Nummer wird das Programm automatisch berücksichtigen, wenn die Rufnummer länger ist als die hier angegebenen Ziffern. Die hier angegebene Nummer wird bei eingehenden Anrufen aus der Rufnummer herausgefiltert. Die hier angegebene Nummer wird bei ausgehenden Anrufen der Rufnummer vorangestellt. Startet bzw. stoppt die Telefonnummernerkennung Startet die Anwendung mit den letzten Einstellungen beim Startvorgang von Windows Setzen Sie den Haken, wenn Sie wollen, dass die Anrufinformation auch angezeigt werden soll, wenn der Anruf durch ein anderes HSC- Programm angenommen wurde (z.b. Anzeige der Kundeninformationen im Auftrag Plus). damit steuern Sie ob ihr Telefon oder Telefonanlage extra Anruferinformationen übermittelt. Diese werden z.b. beim Weiterleiten von Gesprächen benötigt. bei bestimmten Telefonen oder Telefonanlagen muß der Anruf erst akzeptiert werden bevor Anruferinformationen bereitgestellt werden. Legen Sie ein Tastenkürzel für den Aufruf der Kurzwahlliste an. Setzen Sie dazu den Cursor in das Feld und betätigen Sie die Tastenkombination, die Sie vergeben wollen. Mit dieser Tastenkombination kann in einer beliebigen Windowsanwendung eine markierte Telefonnummer gewählt werden.

8 6 HSC-Telemonitor Wählen Notizeingabe automatisch anzeigen Benutzer vom Adressbuch nehmen Adressbuchbenutzer Passwort Legen Sie ein Tastenkürzel für den Aufruf der Wahlhilfe an. Setzen Sie dazu den Cursor in das Feld und betätigen Sie die Tastenkombination, die Sie vergeben wollen. Wenn das HSC-Adressbuch installiert ist, dann können Sie Telefonnotizen erfassen. Wenn Sie automatisch bei jedem Anruf eine Notiz erfassen wollen, dann können Sie dies hier festlegen. Das HSC-Adressbuch arbeitet mit Benutzern und Benutzerrechten. Um eine Notiz zu erfassen müssen Sie sich deshalb unter Ihrem Benutzer und dem dazugehörigen Passwort anmelden. Wenn das HSC-Adressbuch gestartet ist kann der aktive Benutzer zur Erfassung von Notizen verwendet werden. Wenn diese Anmeldung auch ohne HSC-Adressbuch automatisch geschehen soll, dann können Sie hier den entsprechenden Benutzer eintragen. Tragen Sie hier das Passwort für den Adressbuchbenutzer ein. Datenbanken Auf dieser Seite können mehrere Datenbanken eingetragen werden, die bei eingehenden und ausgehenden Anrufe nach Informationen durchsucht werden sollen. Wenn sich die Tasten "Anlegen" bzw. "Löschen" nicht betätigen lassen, dann muss die Telefonnummernerkennung erst gestoppt werden. Anlegen Entfernen Bezeichnung Servername Datenbankname Es wird ein neuer Eintrag erstellt. Es wird ein Eintrag entfernt. Hier können Sie eine Bezeichnung frei wählen, Der Name bzw. die IP-Adresse des Rechners auf dem sich die Datenbank befindet. Wenn es sich um den Rechner handelt auf dem das Programm läuft, dann kann "LocalHost" verwendet werden. Der Dateiname mit Pfadangabe ist hier anzugeben. (Wenn sich die Datenbank auf einem anderen Rechner als das Programm befindet,

9 Anwendungsbeschreibung 7 Dieses Programm benachrichtigen dann muss Dateiname und Pfad des anderen Rechners eingetragen werden.) Wenn das zugehörige Programm vom HSC-Telefonmonitor benachrichtigt werden soll, dann können Sie dies hier festlegen. Einträge können auch von anderen Programmen aus erstellt werden, z.b. im HSC-Adressbuch unter "Extras -> Telefon anmelden". Die Reihenfolge der Suche können Sie über die Pfeiltasten festlegen. Listen In den Listen werden Datum, Zeit, Rufnummer, Name und Dauer des Anrufs angezeigt. Durch Drücken der rechten Maustaste auf die Liste erscheint ein Menü. Nummer wählen Anruf suchen Nummer kopieren Notiz erfassen Eintrag entfernen Liste leeren Wählt die hinterlegte Nummer. Durchsucht die Liste Die Nummer wird in die Zwischenablage kopiert. Eine Notiz für das Adressbuch erfassen Der Listeneintrag wird entfernt. Die komplette Liste wird geleert. Anrufübersicht Auf dieser Seite werden alle ausgehenden und eingehenden Anrufe angezeigt. Wenn das Programm HSC-Adressbuch installiert ist, dann lassen sich durch Betätigung der Taste "Notiz erfassen" Notizen zu dem Anruf erfassen.

10 8 HSC-Telemonitor Das Symbol am Anfang eines Datensatzes hat folgende Bedeutung: Tastenkombinationen Angenommener, eingegangener Anruf. Nicht angenommener, eingegangener Anruf. Angenommener, ausgehender Anruf Nicht angenommener, ausgehender Anruf Strg+T Strg+F Strg+C Entf Strg+Alt+L Umsch+Strg+Alt+K Strg+F12 Wählt die hinterlegte Nummer. Durchsucht die Liste Die Nummer wird in die Zwischenablage kopiert. Der Listeneintrag wird entfernt. Speicherort der Logdatei verändern. Kurzwahl aus jedem anderen Windowsprogramm aufrufen Es wird der markierte Bereich aus einem beliebigen Windowsprogramm angerufen 2.2 Wahlhilfe Durch Eingabe der Nummer und Bestätigung mit Eingabe (Enter) wird der Wählvorgang eingeleitet. Nimmt man danach den Telefonhörer ab, dann wählt das Telefon die eingegebene

11 Anwendungsbeschreibung 9 Nummer. 2.3 Anrufinformation Das Informationsfenster zeigt die Rufnummer und den dazugehörigen Namen an. Erklärung: <ohne> <unbekannt> Die Rufnummer wurde nicht übermittelt. Zur Rufnummer ist kein Name hinterlegt. Tastenkombinationen Strg+C Die Nummer wird in die Zwischenablage kopiert. 2.4 Kurzwahltasten In diesem Dialog kann man Rufnummern hinterlegen und diese durch betätigen der Telefontaste bzw. Mobiltelefontaste anrufen. Kurzwahl neu anlegen. Aktuelle Kurzwahl bearbeiten. Aktuelle Kurzwahl löschen. Die Telefonnummer der aktuellen Kurzwahl anrufen. Nimmt man danach den Telefonhörer ab, wählt das Telefon die eingegebene Nummer. Die Telefonnummer 2 der aktuellen Kurzwahl anrufen. Nimmt man danach den Telefonhörer ab, wählt das Telefon die eingegebene Nummer. Die Telefonnummer 3 der aktuellen Kurzwahl anrufen. Nimmt man danach den Telefonhörer ab, wählt das Telefon die eingegebene Nummer. Die Mobiltelefonnummer der aktuellen Kurzwahl anrufen. Nimmt man

12 10 HSC-Telemonitor danach den Telefonhörer ab, dann wählt das Telefon die eingegebene Nummer. Selbst definierte Kategorien, unter der die Telefonnummern abgelegt sind Eingabe. Dieser Dialog dient der Eingabe und der Bearbeitung von Kurzwahltasten. Name Kategorie Telefon Telefon 2 Telefon 3 Mobiltelefon Adresse einfügen Übernehmen Abbrechen Bezeichnung der Kurzwahltaste Die Kategorie unter der die Kurzwahl erscheinen soll, wird diese nicht ausgefüllt, so ist die Kurzwahl nur unter "Alle" zu erreichen. Telefonnummer, durch betätigen der dahinter liegenden Telefontaste wird der Wählvorgang eingeleitet.nimmt man danach den Telefonhörer ab, dann wählt das Telefon die eingegebene Nummer. Telefonnummer 2, durch betätigen der dahinter liegenden Telefontaste wird der Wählvorgang eingeleitet.nimmt man danach den Telefonhörer ab, dann wählt das Telefon die eingegebene Nummer. Telefonnummer 3, durch betätigen der dahinter liegenden Telefontaste wird der Wählvorgang eingeleitet.nimmt man danach den Telefonhörer ab, dann wählt das Telefon die eingegebene Nummer. Mobiltelefonnummer, durch betätigen der dahinter liegenden Telefontaste wird der Wählvorgang eingeleitet.nimmt man danach den Telefonhörer ab, dann wählt das Telefon diese Nummer. Wenn eine Adresse aus dem HSC-Adressbuch kopiert wurde, kann Sie hier eingefügt werden. Die Änderungen werden gespeichert. Die Änderungen werden verworfen.

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