Diese Wegleitung regelt das Vorgehen bei Zahlung von Honoraren und anderen Entschädigungen an Personen, die nicht als Angestellte, sondern fallweise

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1 W e g l e i t u n g für die Bezahlung von Entschädigungen und Honoraren an Personen, die aufgrund von Aufträgen, als Aushilfen oder Hilfskräfte Arbeitsleistungen für die Kirche erbringen, ohne Angestellte der Kirche zu sein. Diese Wegleitung regelt das Vorgehen bei Zahlung von Honoraren und anderen Entschädigungen an Personen, die nicht als Angestellte, sondern fallweise für als Stellvertreter oder Hilfspersonen Beauftragte die Kirche, oder eine Kirchgemeinde, oder eine Quartiergemeinde oder in einem kantonalkirchlichen Dienst, für einen Pfarrer oder Sozialdiakon oder Sigrist oder Sekretariate Arbeitsleistungen erbringen. Sie dient der Umsetzung der folgenden gesetzlich vorgeschriebenen Grundsätze: - Lohnzahlungen jeglicher Art unterliegen gemäss AHV-Gesetz der Beitragspflicht an die AHV, IV, EO, und ALV. - Als einzige Ausnahme sind auf Zahlungen von höchstens CHF 2'200 pro Arbeitgeber und Jahr Beiträge nur dann abzurechnen, wenn der Arbeitnehmer dies ausdrücklich verlangt. - Über Lohnzahlungen hat der Arbeitgeber einen Lohnausweis auszustellen. Dies erfolgt im Januar des Folgejahres. Um diese gesetzlichen Vorgaben in unserer Kirche auf praktikable Art zu erfüllen, hat der Kirchenrat die folgenden, verbindlichen Regeln aufgestellt: 1. Diese Regeln betreffen alle Zahlungen (auch geldwerte Leistungen wie Gutscheine), die als Entgelt für Arbeit oder Dienstleistungen aller Art (Musik, Kunstbetrachtung, Vortrag etc.) geleistet werden. (Nicht betroffen sind Naturalgeschenke, die weniger als CHF 500 pro Jahr ausmachen.) 1

2 2. Beträge in Einzelfällen von max. CHF 100 können bar erbracht werden, müssen aber zwingend gegen eine Quittung gemäss Beilage 1 (grün) erfolgen! Die Quittung wird der Kirchenverwaltung zugestellt. Fall 1 3. Beträge im Einzelfall, die CHF 100 übersteigen oder wiederholte Zahlungen an die gleiche Person, die in der Summe CHF 100 im Jahr übersteigen, dürfen nicht bar ausgezahlt werden, sondern erfolgen durch die Kirchenverwaltung aufgrund eines Zahlungsauftrages gemäss Beilage 2 (rosa). Beizulegen ist das Formular Personalangaben gemäss Beilage 3 (beige). Bei Empfängern, die bei der Kirchenverwaltung bereits mit den Personalangaben registriert sind, ist lediglich Name, Adresse (Adressänderung!) und Kontonummer zu vermerken. Die Kirchenverwaltung stellt der Gemeinde/dem Amt anschliessend oder periodisch Rechnung. Fall 2 4. Die Kirchenverwaltung erstellt Lohnausweise über alle von ihr durchgeführten Zahlungen. 5. Diese Regeln sind ab sofort anzuwenden und bleiben solange gültig, bis das Gesetz oder die zuständigen Behörden eine Änderung verlangen. Folgend einige Beispiele, welche Tätigkeiten innerhalb unserer Kirche nun direkt betroffen sind: Beispiel 1 Beispiel 2 Beispiel 3 Beispiel 4 Ein Quartett spielt an einem Gottesdienst am Sonntag und erhält pauschal CHF 500 Entschädigung. Fall 2 Ein externer Sachverständiger hält in einer Kirchgemeinde einen Vortrag und erhält CHF 100 als Abgeltung. Fall 1 Eine Pfarrerin erteilt einen Auftrag fürs Hof-Fegen und bezahlt dafür CHF 200. Fall 2 Ein Sigrist erteilt den Auftrag für einen einmaligen Putzdienst und bezahlt dafür CHF 80. Fall 1 Was geschieht, wenn während eines Kalenderjahres eine Person mehrere Entschädigungen erhält, die den Totalbetrag von CHF 2200 übersteigen? Die Kirchenverwaltung führt Buch über alle Beträge die ausbezahlt wurden. Dies entbindet den Arbeitnehmer aber nicht, selbst zu überwachen, ob er AHV-pflichtig wird, oder nicht. Wird festgestellt, dass eine Person während eines Jahres mehrere Entschädigungen erhält, die insgesamt CHF 2200 übersteigen, erfolgt eine nachträgliche Abrechnung ALLER Zahlungen. Ein Lohnausweis wird erstellt für die Summe aller Lohnzahlungen, auch wenn die Summe unter CHF 2200 liegt. 2

3 Auszahlung von Entschädigungen in Form von REKA-Checks Als weitere Variante besteht die Möglichkeit, Entschädigungen bis zu CHF 600 pro Jahr in Form von REKA-Checks auszurichten. Mit diesen Checks können Bahnbillette und andere Dienstleistungen der Bahn sowie Benzin und weitere Tourismusdienstleistungen bezahlt werden. Der/die Begünstigte muss dieser Zahlungsart zustimmen. Wir gewähren auf diesen REKA-Checks zwar keine Rabatte, sondern rechnen mit dem Nominalwert der REKA- Checks, dennoch bietet dieses Verfahren einen beachtenswerten Vorteil: Vergütungen mit REKA-Checks sind bis CHF 600 auf dem Lohnausweis nicht zu deklarieren! Wir empfehlen daher, diese Möglichkeit, die sowohl für den Empfänger (Steuerersparnis) wie für die ERK BS (geringerer Administrationsaufwand) interessant ist, anzubieten. Die Auftraggeber können den Begünstigten REKA-Checks sofort ausbezahlen. Die Kirchgemeinden erhalten einen Stock dieser Gutscheine und rechnen periodisch mit der Verwaltung Rittergasse ab. Die Kirchgemeinden erhalten diese REKA-Checks zu unserem Einkaufspreis, d.h. zu 98.5 % des Nominalwertes. 3

4 Nur für einmalige Beträge bis maximal CHF 100. (Fall 1, grün) Q u i t t u n g Der/Die Unterzeichnete bestätigt, für Arbeits- bzw. Dienstleistungen (Art der Dienstleistung) am/von bis von (Kirchgemeinde, Amt, ) durch (z.b. Pfr. / Sozialdiakon / Sigrist, Herr / Frau) CHF erhalten zu haben. Basel, den Name (bitte in Blockschrift ausfüllen): Unterschrift Empfänger: Der/Die Empfänger/in verlangt, dass Beiträge an die AHV/IV/EO/ALV entrichtet werden. ja nein (Zutreffendes bitte ankreuzen) Unterschrift Vertreter Kirche: Laufweg des Formulars: Andrea Freiburghaus Rittergasse Basel Telefon

5 für Beträge über CHF 100. (Fall 2, rosa) Wir bitten Sie, Z a h l u n g s a u f t r a g an die Kirchenverwaltung Herrn/ Frau für Arbeits- bzw. Dienstleistungen den Betrag von CHF gemäss den Angaben auf dem beiliegenden Blatt Personalangaben zu überweisen. Basel, den Name Auftraggeber (in Blockschrift ): Der/Die Empfänger/in verlangt, dass Beiträge an die AHV/IV/EO/ALV entrichtet werden. ja nein (Zutreffendes bitte ankreuzen) Unterschrift Auftraggeber: Informationen für die Kirchenverwaltung Ort/Kirchgemeinde/Quartiergemeinde/Amt: In welchem Gebäude erfolgte der Dienst?: Was für ein Dienst wurde erbracht?: Datum des Dienstes / Durchführungsdatum: Informationen für die Kirchenverwaltung zur Rechnungsstellung an die Gemeinde Welcher/m Gemeinde/Amt ist der Dienst zu belasten?: Welcher Person ist diese Abrechnung zu senden?: Laufweg des Formulars: Andrea Freiburghaus Rittergasse Basel Telefon Beilage: Blatt Personalangaben 5

6 Personalangaben für Honorarauszahlungen und andere Entschädigungen Name/Vorname *): Geburtsdatum: AHV-Nr.: Strasse:*) PLZ/Ort:*) Telefon:*) AHV/IV/EO/ALV-Abrechnung Für Entgelte bis CHF 2200 pro Jahr [ ] Empfänger verlangt AHV-Abrechnung der Beträge Wenn angekreuzt, AHV-Ausweis beilegen Für Entgelte über CHF 2200 pro Jahr Normalfall: Abrechnung, AHV-Ausweis beilegen [ ] keine Abrechnung, da Empfänger selbständig erwerbend ist und selber abrechnet, Beleg AHV-Ausgleichskasse beilegen für allfällige Quellensteuerpflicht: Nationalität*): Zivilstand*): Anzahl Kinder*): Zahlungen sind zu überweisen via: Postkonto*): Bankkonto*): Name/Ort der Bank: Clearing Nr. der Bank: Konto-Nr.: IBAN-Nr.: Datum: Unterschrift: 6