Richtlinien betreffend Verwendung des Betriebskredites der Departemente, Institute und Dienste

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1 Richtlinien betreffend Verwendung des Betriebskredites der Departemente, Institute und Dienste (Budgetposition ) 1. Ausgaben die mit den Mitteln der Budgetposition getätigt werden dürfen 100 Bedarfsmaterial - Büromaterial und Drucksachen - Bedarfsartikel für audiovisuelle Apparate - Bedarfsmaterial für elektrische und elektronische Apparate - Informatikmaterial (Disketten, usw., ohne "soft -und hardware") - Werkstattmaterial - Material für Labors (Glaswaren etc.) - Pharmazeutische, chemische und biologische Substanzen - Futter für Versuchstiere - anderes Verbrauchsmaterial 200 Leistungen durch Dritte (sofern diese nicht vom Universitätspersonal ausgeführt werden können) - Informatikarbeiten (Programmierung usw.) - Umzugs- und Transportkosten - Beseitigung von Abfällen - Eventuelle Expertisen, Mandate, Studien, Umfragen - Apparatereparaturen 300 Kommunikation, Dokumentation und Information - Telefon und andere Telekommunikationen - Photokopien - Portospesen - Verschiedene Mitgliederbeiträge an Gesellschaften, bei denen die Fakultät, ein Institut, ein Lehrstuhl, ein Professor oder eine Professorin (als Institutsdirektor/in oder Inhaber/in eines Lehrstuhls) Mitglied ist. 400 Konferenzen, Reise- und Empfangskosten, Weiterbildung - Reise- und Verpflegungsspesen des akademischen, administrativen und technischen Personals - Spesen und Honorare für eingeladene Referenten und Referentinnen - Empfangsspesen und Repräsentationsspesen (diese Spesen sollten auf das strikte Minimum begrenzt werden) - Organisationskosten für Kolloquien, Seminare, usw. - Weiterbildungskosten (administratives und technisches Personal siehe Richtlinien des Rektorates vom 17. Februar 2003, welche bei der Direktion der administrativen Dienststellen zur Verfügung stehen). DIRECTION ADMINISTRATIVE SERVICE FINANCIER VERWALTUNGSDIREKTION FINANZDIENST 1/6

2 500 Studienreisen, Geländearbeiten Math.-naturwissenschaftliche Fakultät: Teilentschädigungen für Studierende zur Kostendeckung bei Geländearbeiten und Exkursionen. 600 Drucksachen Bestellungen von Drucksachen (Visitenkarten, Empfehlungskarten) sind dem Dienst für Ausrüstung und Logistik der Verwaltungsdirektion der Universität zu unterbreiten. 800 Verschiedenes 2. Erläuterungen Bedarfsmaterial Nur die Institute der Math.-naturwissenschaftlichen Fakultät dürfen ihre Betriebskredite ( ) mit Käufen von kleinen Laborapparaten, Werkzeug, usw. belasten. Der Informatikdienst ist ebenfalls ermächtigt, Ersatzapparate oder Apparate, welche dringend notwendig sind, der Position zu belasten. Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass Büromaterial zu günstigen Preisen beim "Economat" des Dienstes für Ausrüstung und Logistik oder für die Einheiten, die sich in Pérolles befinden, beim Magazin Zentrale Dienste der Laboratorien der Math.-naturwissenschaftlichen Fakultät (Ch. du Musée 9) bezogen werden kann. Leistungen durch Dritte Honorare bis zu Fr können zusätzlich zu den Reise- und Aufenthaltskosten an auswärtige Referentinnen und Referenten bezahlt werden. Ausnahmen auf Anfrage. Für Leistungen, welche im Stundenlohn beglichen werden (Übersetzungen, Program-mierung, usw.) hat der Urheber, welcher die Lasten der Sozialleistungen zu tragen hat, eine Rechnung zu stellen. Diese können ebenfalls durch den Personaldienst der Verwaltungsdirektion der Universität bezahlt werden. Leistungen, welche durch das Universitätspersonal erbracht werden, müssen durch den Personaldienst der Verwaltungsdirektion der Universität übernommen werden. Mitteilungen, Dokumentationen und Informationen - Rechnungen für auswärtige Telefongespräche können nur ausnahmsweise übernommen werden, dies auf Anfrage bei dem Finanzdienst der Verwaltungsdirektion der Universität. - Nur die Professoren und Professorinnen sowie die Organisationseinheiten, welche durch die Verwaltungsdirektion autorisiert wurden, können sich die Prepaid -Karten für das Mobiltelefon vergüten lassen. Diese Möglichkeit besteht nur für Professorinnen und Professoren und bezieht sich selbstverständlich nur auf dienstliche Gespräche. Konferenz- Reise- und Verpflegungskosten (Rückvergütung gegen Vorweisung der Originalquittungen) 2/6

3 Diese werden dem Universitätspersonal gemäss Reglement des Staatspersonals vom 17. Dezember 2002 zurückerstattet (Art. 119 bis Art. 132). Zusätzlich zum Art. 125, gemäss obenerwähntem Reglement, möchten wir jene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, welche regelmässig Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln machen müssen, auf folgendes aufmerksam machen: Sie können mit dem Finanzdienst der Verwaltungsdirektion abklären, ob der Kauf eines Halb-Tax-Abonnements notwendig ist. Wenn dies der Fall ist, kann jener mit Mitteln der Rubrik getätigt werden, wie auch die Billette zum halben Preis. Reisekosten für Personen, die nicht unserer Universität angehören, können gemäss SBB- Tarif, 1. Klasse, entschädigt werden. Die Benützung eines privaten Fahrzeuges wird zum gleichen Tarif entschädigt. Ausnahmen können in Betracht gezogen werden. Flugreisen erfolgen in der Economyclass. Erste Klasse (Business) wird zurückerstattet, wenn es keine andere Lösung gibt. Die Begründungen müssen auf der Rechnung aufgeführt sein. Mahlzeiten, Kauf von Getränken und Esswaren Alle Ausgaben dieser Art müssen begründet werden: Erklärungen, Anzahl Personen, Umstände. Arbeits-, Jahres- und Geburtstagsessen werden nicht durch den Betriebskredit sondern aus Eigenmitteln bezahlt. Bei Rechnungen von Restaurants sind der Anlass und die Anzahl Personen anzugeben, welche an dem Essen teilgenommen haben. Spesen für Mahlzeiten, welche höher sind als die im Reglement des Staatspersonals vom 17. Dezember 2002 vorgesehenen, können nur ausnahmsweise akzeptiert werden (max. Fr.69.-). Gesuche müssen mit den entsprechenden Quittungen eingereicht werden. Leistungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin (Cf. ACE no 1044 vom 15. Mai 2001) Es kann zu gunsten von abtretenden Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ein Apéritif organisiert werden, der mittels Betriebskredit bezahlt wird. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, welche die Universität wegen Pensionierung oder aus gesundheitlichen Gründen verlassen, kann ein Geschenk im Wert von Fr gemacht werden, welches für jedes 10. Dienstjahr um Fr erhöht wird. Alle anderen Leistungen gehen nicht zu Lasten der Konten der Universität. Kosten für die Publikation der Ausschreibungen Die gruppierten Ausschreibungen (Amtsblatt, La Liberté oder Freiburger Nachrichten) werden von dem Personaldienst der Universität vorgenommen; für Ausschreibungen in anderen Medien, kann der oder die Vorgesetzte des Personaldienstes mit dieser Aufgabe betrauen oder sich direkt an einen Inseratendienst wenden. Wenn die Ausschreibung durch den Personaldienst der Verwaltungsdirektion erfolgt, gilt für die Kostenübernahme folgende Regelung: 3/6

4 - Die Kosten für die im Amtsblatt und in den Tageszeitungen La Liberté und Freiburger Nachrichten erscheinenden Stellenanzeigen werden von dem Kredit übernommen, welcher von dem Personaldienst verwaltet wird, (für sämtliche Funktionen). - die Kosten der Stellenanzeigen in anderen Medien werden wie folgt übernommen: - durch den Betriebskredit der Dekanate für die Anzeigen, die sich auf die Besetzung oder Wiederbesetzung von Professorenstellen beziehen; - durch den Betriebskredit der Organisationseinheiten für die Anzeigen, die sich auf die Besetzung oder Wiederbesetzung von Stellen der wissenschaftlichen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen (akademische Funktionen) beziehen; - durch den Kredit des Personaldienstes für die Anzeigen, die sich auf Besetzung oder Wiederbesetzung von Stellen im Zusammenhang mit dem administrativen und technischen Personal beziehen, dies jedoch im Rahmen des Akzeptablen. Wird die Veröffentlichung der Anzeigen direkt von den Organisationseinheiten vorgenommen, gehen sämtliche Kosten zu deren Lasten. Ausserdem müssen die Organisationseinheiten diese Kosten aus ihren eigenen Mitteln bestreiten, der Betriebskredit darf dafür nicht in Anspruch genommen werden (Weisungen des Finanzdepartements). Rechnungen Uni-Print Hausdruckerei Rechnungen für den Druck von Skripten und Broschüren, die für den Verkauf bestimmt sind, können mit dem Betriebskredit bezahlt werden, wenn die entsprechende Einnahme dem Betriebskredit gutgeschrieben wird. 3. Ausgaben die mit den Mitteln aus Budgetposition nicht getätigt werden dürfen: a) Mobiliar/Büromaschinen Kauf von Mobiliar, Büromaschinen (Schreibmaschinen, Photokopierapparate, Diktaphone, Faxapparate, usw.). b) Apparate für Didaktik und Wissenschaft Videoausrüstungen, Hellraumprojektoren, Diaprojektoren, Apparate für die Forschung und praktische Arbeiten der Studierenden, ausser kleine Apparate für die Math.- naturwissenschaftliche Fakultät (siehe Absatz 2). Dem Informatikdienst ist es ebenfalls gestattet, Ersatzapparate oder Apparate, welche dringend notwendig sind, der Position zu belasten. c) Informatikapparate Diese werden vom Informatikdienst eingekauft. d) Bücher 4/6

5 Diese werden, gemäss den speziellen Richtlinien, von der Kantons- und Universitätsbibliothek angeschafft. Rechnungen der KUB für den Ersatz verloren gegangener Bücher können nicht übernommen werden. Vom Betriebskredit können nur Lehrbücher und Computerhandbücher bezahlt werden. Alle andern Bücherkäufe haben zwangsläufig über die KUB zu erfolgen. e) Studienreisen von Studierenden der Geisteswissenschaften Die Verwaltung dieses Kredites erfolgt durch die Dekanate. Professorinnen und Professoren, die einen Zuschuss für Studienreisen der Studierenden beziehen möchten, wenden sich direkt an das entsprechende Dekanat. f) Kosten für Weiterbildung des Mittelbaus Mittelbaumitglieder, welche einen Zuschuss für Weiterbildung wünschen, stellen ihr Gesuch an das Zentralkomitee des Mittelbaus über den Professor resp. die Professorin des entsprechenden Lehrstuhls oder des Institutes, von welchem sie abhängen. g) Personal - Saläre (Gehälter) - Mahlzeiten Wir erinnern daran, dass die Betriebskredite nicht für die Bezahlung von Gehältern (Ausnahme: siehe unter 2. Leistungen durch Dritte) und von Jahresschlussessen gebraucht werden können. h) Diverse Bussen Keine Busse kann mit Mitteln der Budgetposition beglichen werden. i) Glückwunschkarten und Geschenke Glückwunschkarten für den Jahreswechsel und Geschenke werden nicht vom Betriebskredit bezahlt. 4. Einnahmen Wenn Material-Rechnungen mit Mitteln des Betriebskredites beglichen werden und das Material (Broschüren, Skripten usw.) zu einem späteren Zeitpunkt wieder verkauft wird, muss der entsprechende Betrag auf Ihr Konto des Betriebskredites bei der Verwaltungsdirektion überwiesen werden (Einzahlungsscheine stehen bei dem Finanzdienst der Verwaltungsdirektion zur Verfügung). 5. Allgemeine Bemerkungen Die Originale der Quittungen der Spesen, welche direkt vom Departement bezahlt wurden, sind dem Finanzdienst mindestens zwei Mal pro Semester einzureichen. Sie müssen unbedingt auf der Vorderseite eines A4-Blattes aufgeklebt sein. 5/6

6 Die Lieferantenrechnungen, die mit dem Stempel Zur Unterschrift versehen sind, müssen spätestens 14 Tage nach Erhalt, an den Finanzdienst übermittelt werden. (Bitte keine Klammern, wegen des Scannens). Mai /6