IT in der Arztpraxis Prüfpaket earztbrief

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1 [KBV_ITA_AHEX_Pruefpaket_eArztbrief] Dezernat 6 Informationstechnik, Telematik und Telemedizin Berlin, Herbert-Lewin-Platz 2 Kassenärztliche Bundesvereinigung Version 1.01 Datum: Klassifizierung: Extern Status: In Kraft Kassenärztliche Bundesvereinigung, Berlin 2016

2 DOKUMENTENHISTORIE Version Datum Autor Änderung Begründung Seite KBV Änderung der einzureichenden Prüfunterlagen und 10 redaktionelle Änderungen KBV Erstellung des Dokuments neues Verfahren Alle [KBV_ITA_AHEX_Pruefpaket_eArztbrief] * Version 1.01 Seite 2 von 11

3 INHALTSVERZEICHNIS DOKUMENTENHISTORIE 2 INHALTSVERZEICHNIS 3 1 ALLGEMEINES Ablauf der Prüfung Zu verwendende Dateien und Dokumente Einleitung des KBV-Gutachterverfahrens Einzureichende Prüfunterlagen earztbrief Generelle Vorgaben zur Erfassung der Fälle Zertifizierungsportal PRÜFFÄLLE EARZTBRIEF Voraussetzungen Versand eines earztbriefes Versand eines earztbriefes ohne automatische Abrechnung Versand eines earztbriefes mit automatischer Abrechnung Empfang eines earztbriefes Empfang eines earztbriefes mit automatischer Abrechnung REFERENZIERTE DOKUMENTE 11 [KBV_ITA_AHEX_Pruefpaket_eArztbrief] * Version 1.01 Seite 3 von 11

4 1 Allgemeines Dieses Dokument beschreibt die allgemeinen Vorgaben und beinhaltet Prüffälle für die Zertifizierung von Software für den earztbrief. Bitte beachten Sie zusätzlich unbedingt die Erläuterungen in [KBV_ITA_RLEX_Softwarezertifizierung]. Durch eventuelle Mängel in den eingereichten Prüfunterlagen sind Korrekturen, Nachforderungen bzw. Wiederholungsprüfungen denkbar, die Sie bei Ihrer Zeitplanung berücksichtigen sollten. 1.1 Ablauf der Prüfung 1. Der Softwareverantwortliche stellt der Prüfstelle die Ergänzende Erklärung earztbrief postalisch im Original und als elektronische Version im Zertifizierungsportal zur Verfügung. 2. Die Ordnerstruktur dient der Übermittlung aller von Ihnen zu bearbeitenden Prüffälle. Die Ordnerstruktur ist als zip-datei über das Zertifizierungsportal hochzuladen (siehe 1.4 Einzureichende Prüfunterlagen). 3. Erst wenn alle prüfungsrelevanten Dateien vorliegen und von der Prüfautomatisierung als fehlerfrei erkannt wurden, erfolgt die Kontrolle durch einen Prüfstellenmitarbeiter. 4. Der Softwareanbieter wird per aufgefordert eine neue Komplettlieferung (enthält auch die bereits fehlerfrei geprüften Dateien) mit korrigierten Dateien hochzuladen, wenn Dateien fehlerhaft sind. Hinweis: Vor jedem Upload zum Zertifizierungsportal muss die komplette, vorgegebene Ordnerstruktur mit den von Ihnen erstellten Prüfunterlagen archiviert, also in eine zip-datei konvertiert werden. 5. Nach einem fehlerfreien Prüflauf (dieser schließt die Kontrolle der eingereichten Unterlagen durch die Prüfstelle mit ein) erhält der Softwareanbieter eine neue earztbrief Prüfnummer und das Gutachten. Eine genauere Beschreibung der Zertifizierung über das Zertifizierungsportal kann dem Abschnitt 1.6 Zertifizierungsportal entnommen werden. 1.2 Zu verwendende Dateien und Dokumente Alle erforderlichen Unterlagen stehen im Internet zum Download unter ftp://ftp.kbv.de/itaupdate/ bereit. Sie benötigen grundsätzlich die folgenden Dateien und Unterlagen in der jeweils aktuellen Version: KBV_ITA_AHEX_Pruefpaket_eArztbrief (dieses Dokument) KBV_ITA_RLEX_Softwarezertifizierung KBV_ITA_VGEX_Anforderungskatalog_ earztbrief KBV_ITA_FMEX_eArztbrief_KD KBV_ITA_FMEX_EE_eArztbrief [KBV_ITA_AHEX_Pruefpaket_eArztbrief] * Version 1.01 Seite 4 von 11

5 VSD_5.1.0_Testfaelle_Vn.n Einleitung des KBV-Gutachterverfahrens Zunächst ist im Zertifizierungsportal ein Prüfvorgang für das Thema earztbrief zu initiieren (siehe Kapitel 1.6 Zertifizierungsportal). Über das Zertifizierungsportal wird Ihnen die Ergänzende Erklärung mit den der KBV bisher bekannten Daten vorausgefüllt zur Verfügung gestellt. Die vollständig ausgefüllte und unterschriebene Ergänzende Erklärung ist über den Postweg an die folgende Adresse zu versenden: Dezernat 6 Informationstechnik, Telematik und Telemedizin IT in der Arztpraxis Referat Zertifizierung Herbert-Lewin-Platz 2, Berlin 1.4 Einzureichende Prüfunterlagen earztbrief Das Prüfpaket umfasst zwei Prüffälle für den Versand eines earztbriefes und einen Prüffall für den Empfang eines earztbriefes zwischen zwei Arztpraxen bzw. Laboren. Für das Zertifizierungsverfahren werden als Nachweis folgende Unterlagen erwartet: Eine earztbrief-lieferung bestehend aus PDF/A und XML-Dokument Eine oder mehrere Videodateien, welche den Ablauf einzelner Anforderungen zeigen Screenshots ausgewählter Anforderungen Die Teile der earztbrief-lieferung sind im entsprechenden Dateiformat zu exportieren und unter folgender Namenskonvention direkt in dem Hauptverzeichnis zu übertragen. Diese Dateien werden automatisiert geprüft. Es ist zu beachten, dass pro Prüffall eine PDF- und eine XML-Datei versendet werden. <PrüffallNr.> 2.pdf z.b. PF01.pdf <PrüffallNr.>.xml z.b. PF01.xml Die für den Versand sowie für den Empfang geforderten Videomitschnitte und Screenshots müssen in einem gesonderten Ordner Dokumentation übermittelt werden und folgender Namenskonvention entsprechen. Diese werden durch den Prüfer begutachtet. <PrüffallNr.> _[lfdnr.] 3.* 4 1 Hier ist die jeweils aktuelle Version zu verwenden 2 Nr. des Prüffalls 3 Laufende Nr. 4 Gängiges Bild- bzw. Videoformat [KBV_ITA_AHEX_Pruefpaket_eArztbrief] * Version 1.01 Seite 5 von 11

6 Die gesammelten earztbrief-lieferungen und der Ordner Dokumentation sind in einem zip- Archiv zu übermitteln. Das zip- Archiv muss mit Zert_063_<SystemID> benannt werden. Die SystemID ergibt sich aus den letzten drei Stellen der Prüfnummer. Die Struktur des zip- Archives sollte folgende Form aufweisen: Abbildung 1: Struktur des zip-archives Die vom Zertifizierungsportal maximal akzeptierte Größe des zip-archives ist auf 500 MB beschränkt. 1.5 Generelle Vorgaben zur Erfassung der Fälle. Zur Erfassung der Patientendaten für die einzelnen Prüffälle können die Patientendaten entweder über eine XML-Datei mit den Versichertendaten eingelesen oder im Ersatzverfahren erfasst werden. Anmerkung: Die Verwendung dieser Import-Schnittstelle ist nur für Prüfzwecke erlaubt und muss im Produktivbetrieb unterbunden werden. Hinweise: Die Archivdatei (VSD_5.1.0_Testfaelle_Vn.n2.2.zip 5 ) enthält für sämtliche Prüffälle die benötigten Patientendaten als XML-Dateien: EF.VD = allgemeine Versicherungsdaten EF.PD = persönliche Versichertendaten EF.GVD = geschützte Versichertendaten Diese Dateien müssen von Ihrem PVS-System eingelesen und unter Berücksichtigung der Vorgaben der Mappingtabelle [KVK-eGK KBV_ITA_VGEX_Mapping_KVK.pdf] weiterverarbeitet werden. Für die nachfolgenden Prüffälle wird ausschließlich der Patient Karl-Friederich Schaumberg benötigt, welcher in Prüffall Prueffall_1c_S _V01 der Archivdatei zu finden ist. 5 Hier ist die jeweils aktuelle Version zu verwenden [KBV_ITA_AHEX_Pruefpaket_eArztbrief] * Version 1.01 Seite 6 von 11

7 1.6 Zertifizierungsportal Die Zertifizierung in Form einer Ergebnisprüfung erfolgt über das Zertifizierungsportal der Kassenärztlichen Bundesvereinigung. Dieses ist über die Adresse zu erreichen und besteht sowohl aus einer automatisierten Prüfung als auch aus einer daran anschließenden Kontrolle durch einen Prüfstellenmitarbeiter. Die Zugangsdaten und eine Bedienungsanleitung für das Portal können beim Referat Zertifizierung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung ( -Kontakt: unter Angabe der System-ID (die letzten drei Stellen der Zertifizierungsnummer) oder des Systemnamens angefordert werden. Bitte beachten Sie, dass pro System bzw. System-ID nur ein Account vergeben wird. Verfügen Sie bereits über einen Zugang zum Zertifizierungsportal ZPORT1, so können Sie diese auch für das ZPORT2 verwenden, weitere Zugangsdaten sind nicht notwendig. Der Zertifizierungsprozess beginnt, sobald Sie das Zertifizierungsthema earztbrief initiiert haben. Das Portal zeigt Ihnen in Form von Aufgaben (Menüpunkt: Meine Aufgaben ) die nächsten Arbeiten an, die von Ihnen durchzuführen sind. Immer wenn Aktivitäten eines Prüfstellenmitarbeiters abgeschlossen wurden, wird für Sie eine neue Aufgabe generiert, über die Sie jeweils per informiert werden bis der Zertifizierungsprozess beendet ist. Sowohl die Ordnerstruktur als auch die Dateinamen sind verbindlich vorgeschrieben. Abweichungen hiervon führen zu Fehlermeldungen im Zertifizierungsportal. Sämtliche Prüffälle, welche in Kapitel 2 beschrieben sind, sind für die Zertifizierung zu übermitteln. Vor jedem Upload im Zertifizierungsportal muss die komplette vorgegebene Ordnerstruktur mit den von Ihnen erstellten Prüfunterlagen in Form einer ZIP-Datei archiviert werden. Die in das Portal integrierte Prüfautomatisierung führt neben einer inhaltlichen Prüfung auch eine Prüfung auf Vollständigkeit der eingereichten Prüfunterlagen durch. Solange fehlerhafte Dateien vorhanden sind oder die Lieferung als unvollständig eingestuft wird, werden Sie vom Zertifizierungsportal in Form einer neuen Aufgabe aufgefordert, den gemeldeten Fehler zu beheben bzw. die Lieferung zu vervollständigen. Zwar werden auch unvollständige Lieferungen inhaltlich geprüft und entsprechende Fehlermeldungsbenachrichtigungen (sogenannte Log-Dateien im.html oder.xml -Format) erzeugt und Ihnen zur Verfügung gestellt, jedoch werden nur vollständige und fehlerfrei eingereichte Lieferungen durch einen Prüfstellenmitarbeiter kontrolliert. Erst wenn alle prüfungsrelevanten Dateien vorliegen und von der Prüfautomatisierung als fehlerfrei erkannt wurden, erfolgt die Kontrolle durch einen Prüfstellenmitarbeiter. Wird hierbei festgestellt, dass Dateien fehlerhaft sind, werden Sie per aufgefordert eine neue Komplettlieferung mit den korrigierten Daten hochzuladen. [KBV_ITA_AHEX_Pruefpaket_eArztbrief] * Version 1.01 Seite 7 von 11

8 2 Prüffälle earztbrief Zur Überprüfung von Softwarefunktionalitäten oder dem softwareseitigen Erkennen von Fehleingaben können mit einzelnen Prüffällen besondere Anforderungen verknüpft sein. Diese werden dem jeweiligen Prüffall vorangestellt bzw. der Prüffall selbst besteht nur aus diesen. Wie diese Prüffälle zu bearbeiten und welche Prüfunterlagen einzureichen sind, kann den einzelnen Prüffällen entnommen werden. 2.1 Voraussetzungen Folgende Voraussetzungen müssen im System geschaffen werden, um die in den Prüffällen gewünschten Szenarien prüfen zu können. 1. Es muss die Möglichkeit bestehen von den Ein- und Ausgabemasken des zu prüfenden Systems Screenshots zu erstellen. 2. Die earztbrief-lieferungen (z.b. pdf-dateien) müssen exportierbar sein. Die exportierten Lieferungen sind den einzureichenden Prüfunterlagen hinzuzufügen. Es werden keine Vorgaben zu Sender und Empfänger, sowie Inhalt der earztbrief-lieferung vorgegeben. Die nachfolgenden Prüffälle prüfen lediglich die gestellten Anforderungen. 2.2 Versand eines earztbriefes Mit den folgenden Prüffällen wird der Versand im Rahmen der Zertifizierung beurteilt. Jeder Prüffall ist so aufzubereiten, dass die notwendigen Informationen enthalten sind, um einen nach den Anforderungen syntaktisch und semantisch korrekten earztbrief zu versenden bzw. zu empfangen Versand eines earztbriefes ohne automatische Abrechnung Prüffall-ID = PF01 Testziel Voraussetzung Aktion Versand eines earztbriefes ohne automatische Abrechnung Ordnungsgemäße Einbindung des behandelnden Arztes und des Empfängers des earztbriefes Es handelt sich um den ersten zu versendenden earztbrief im Quartal. 1. Der Anwender erstellt und versendet einen earztbrief. 2. Der Anwender lehnt die automatische Abrechnung ab. 3. Der Anwender ändert seine vorherige Entscheidung zur automatischen Abrechnung. [KBV_ITA_AHEX_Pruefpaket_eArztbrief] * Version 1.01 Seite 8 von 11

9 Prüffall-ID = PF01 Prüfunterlagen Hinweis 1. Videodatei über den Ablauf. Es müssen enthalten sein: a. Auswahl des earztbriefes b. Erstellung der qualifizierten, elektronischen Signatur c. Versand des earztbriefes d. Hinweisdialog bzgl. der automatischen Abrechnung 2. PDF/A und XML Dokument der earztbrief-lieferung 3. Screenshots von: a. Hinweis für die Verwendung des HBA Inhalt der qualifizierten elektronischen Signatur b. Zuordnung der earztbrief-lieferung zu einer Patientenakte c. Ansicht der nicht vorhandenen GOP in der Patientenakte d. Änderung zur automatischen Abrechnung Sowohl Empfänger und Sender des earztbriefes, als auch der betreffende Patient ist frei wählbar. Tabelle 1: Prüffalltabelle Versand eines earztbriefes ohne automatische Abrechnung Versand eines earztbriefes mit automatischer Abrechnung Prüffall-ID = PF02 Testziel Voraussetzung Aktion Prüfunterlagen Hinweis Versand eines earztbriefes mit automatischer Abrechnung Ordnungsgemäße Einbindung des behandelnden Arztes und des Empfängers des earztbriefes Prüffall PF01 durchgeführt 1. Der Anwender erstellt und versendet einen earztbrief. 1. Videodatei über den Ablauf. Es muss enthalten sein: a. Auswahl eines earztbriefes b. Versand des earztbriefes 2. PDF/A und XML Dokument der earztbrief-lieferung 3. Screenshots von: a. Zuordnung der earztbrief-lieferung zu einer Patientenakte b. Ansicht der GOP in der Patientenakte Sowohl Empfänger und Sender des earztbriefes, als auch der betreffende Patient ist frei wählbar. Tabelle 2: Prüffalltabelle Versand eines earztbriefes mit automatischer Abrechnung [KBV_ITA_AHEX_Pruefpaket_eArztbrief] * Version 1.01 Seite 9 von 11

10 2.3 Empfang eines earztbriefes Mit dem folgenden Prüffall wird der Empfang im Rahmen der Zertifizierung beurteilt. Jeder Prüffall ist so aufzubereiten, dass die notwendigen Informationen enthalten sind, um einen nach den Anforderungen syntaktisch und semantisch korrekten earztbrief zu versenden bzw. zu empfangen Empfang eines earztbriefes mit automatischer Abrechnung Prüffall-ID = PF03 Testziel Voraussetzung Aktion Prüfunterlagen Hinweis Empfang eines earztbriefes mit automatischer Abrechnung Ordnungsgemäße Einbindung des behandelnden Arztes und des Senders des earztbriefes earztbrief-lieferung zum Patienten Karl-Friederich Schaumberg im Original (wie in den XML-Dateien vorgegeben) Patient Karl-Friederich Schaumberg im PVS mit folgenden Änderungen: Adressänderung: Siegberger Str. statt Siegburger Str. Namensänderung: Schaumburg statt Schaumberg Änderung der Versicherten_ID: S statt S Der Anwender ruft einen earztbrief ab (manuell oder durch Eintreffen des Intervalls). 2. Nach dem Aufzeigen einer Abweichung bestätigt der Anwender die manuelle Zuordnung. 3. Der Anwender stimmt der automatischen Abrechnung zu. 1. Videodatei über den Ablauf. Es muss enthalten sein: Anzeige ob ein earztbrief vorhanden ist. Das Abrufen des earztbriefes. Die Zuordnung des earztbriefes zu einer Patientenakte 2. Screenshot des Patienten in der Patientenakte vor der earztbrief- Lieferung 3. Screenshot des Patienten in der Patientenakte nach der earztbrief- Lieferung 4. Screenshot: Inhalt der qualifizierten, elektronischen Signatur Die Patientendaten im PVS müssen sich von den Patientendaten der earztbrief-lieferung gemäß der unter Voraussetzung genannten Vorgaben unterscheiden. Tabelle 3: Prüffalltabelle Empfang eines earztbriefes mit automatischer Abrechnung [KBV_ITA_AHEX_Pruefpaket_eArztbrief] * Version 1.01 Seite 10 von 11

11 3 Referenzierte Dokumente Referenz [KBV_ITA_RLEX_Softwarezertifizierung] [KBV_ITA_VGEX_Anforderungskatalog_eArztbrief] [KBV_ITA_FMEX_EE_eArztbrief] [KBV_ITA_FMEX_eArztbrief_KD] Dokument Richtlinie Softwarezertifizierung durch die KBV Anforderungskatalog earztbrief Ergänzende Erklärung earztbrief Bestätigung eines Kommunikationsdienstes [KBV_ITA_AHEX_Pruefpaket_eArztbrief] * Version 1.01 Seite 11 von 11