GESCHÄFTSORDNUNG DES GEMEINDERATES

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1 Gemeinde Rickenbach 4462 GESCHÄFTSORDNUNG DES GEMEINDERATES 1. Grundlagen Stellung und Aufgaben des Gemeinderates Aufgaben im Allgemeinen Aufgaben und Befugnisse der Einwohnergemeinde Geltungsbereich Organisation des Gemeinderates Verteilung der Departemente (Geschäftskreise) Aufgaben Verkehr mit Behörden Kommissionen Arbeitsweise und Arbeitsablauf Arbeitsweise Verhalten Beschlussfassung Arbeitsablauf Protokoll Post Verhältnis Gemeinderat Gemeindeschreiberin Mitarbeiter Dritte Abwesenheiten Langfristig Kurzfristig Kommunikation Medien Spesen Pauschalen: Spesen nach Aufwand... 1 Editor : A. Kohli Beschlossen : Gemeinderat Rickenbach Datum Ersetzt: : 1. September, 2009 Reglement vom 18. Juli, 2000

2 1. Grundlagen 1.1. Stellung und Aufgaben des Gemeinderates Der Gemeinderat ist die leitende und die oberste vollziehende Behörde der Gemeinde. Er ist eine Kollegialbehörde und besteht aus 5 Mitgliedern Aufgaben im Allgemeinen Der Gemeinderat erfüllt seine Aufgaben, indem er: seine politische Führungsaufgabe wahrnimmt die Gemeindeverwaltung leitet wichtige Verwaltungshandlungen selbst vornimmt bei der Rechtsetzung des Kantons mitwirkt für die Verbindung zwischen den Behörden und der Öffentlichkeit sorgt Politische Führungsaufgabe Der Gemeinderat übt seine Tätigkeit aus, indem er insbesondere: alle für die Region und Gemeinde bedeutsamen Entwicklungen laufend beobachtet und rechtzeitig zweckmässige Vorkehrungen trifft. die grundlegenden Ziele und Mittel des Handelns periodisch festlegt die Massnahmen entwirft, sie vor dem Volk vertritt und für deren Verwirklichung sorgt die Gemeinde nach innen und aussen vertritt Leitung der Gemeindeverwaltung Der Gemeinderat stellt die rechtmässige, zweckmässige und leistungsfähige Tätigkeit der Verwaltung sicher. Er sorgt für die Koordination zwischen der Verwaltung und den verschiedenen Kommissionen sowie zwischen der Einwohner und Bürgergemeinde. Er übt die Aufsicht über die Gemeindeverwaltung aus. Grundlagen der Arbeit des Gemeinderats bilden die Verfassungs und Gesetzesbestimmungen des schweizerischen und kantonalen Rechts sowie die Gemeindeordnung, die Gemeindeversammlungsbeschlüsse und die Reglemente der Gemeinde. Weitere wegweisende Dokument können sein: Leitbilder, Finanzpläne, Zonenpläne etc. 2. Aufgaben und Befugnisse der Einwohnergemeinde Gemeindegesetz vom Gemeindeordnung vom Geltungsbereich Diese Geschäftsordnung hat nur Rats interne Verbindlichkeit. Es kann deshalb vom Gemeinderat jederzeit abgeändert und neuen Bedingungen angepasst werden. 4. Organisation des Gemeinderates Der Gemeinderat ist eine Kollegialbehörde und tritt nach aussen als Gesamtheit auf. Beschlüsse werden entweder einstimmig oder mehrheitlich gefasst. Der zuständige Departments Chef vertritt in der Regel auch Vorlagen, bei deren Verabschiedung er in die Minderheit versetzt wurde. Die Aufgaben des Gemeinderates werden in Departemente (Geschäftskreise) aufgeteilt. Die einzelnen Ratsmitglieder erhalten Aufgaben, die in ihren Geschäftskreis fallen, zur Vorbereitung, Bearbeitung und teilweise zum Vollzug zugeteilt. Mit Ausnahme von Befugnissen, die in der Gemeindeordnung oder in den durch AK/

3 den Gemeinderat genehmigten Reglementen andern zugestanden sind, werden alle Geschäfte vom Gemeinderat behandelt und beschlossen Verteilung der Departemente (Geschäftskreise) Zu Beginn jeder Amtsperiode beschliesst der Gemeinderat über die Verteilung der Departemente und benennt für jeden Departementsvorsteher 1 einen Stellvertreter. Hat während der Amtsperiode eine Ersatzwahl stattgefunden, entscheidet der Gemeinderat erneut über die Verteilung der Departemente. Die Umschreibung der Geschäftskreise ist aus der diesem Geschäftsreglement beigehefteten Liste über die Departementsverteilung ersichtlich Aufgaben Gemeindekanzlei Der Gemeindekanzlei obliegt insbesondere: die Besorgung der Stabs und Verwaltungsaufgaben des Gemeinderates und die Vorbereitung der Ratssitzungen Zuweisung der Geschäfte: Die Gemeindeschreiberin nimmt alle an den Gemeinderat gerichteten Eingaben in Empfang und leitet sie an den zuständigen Departementsvorsteher weiter. Aufsicht: Die Aufsicht über die Gemeindekanzlei übt der Gemeindepräsident aus Nachfolgeplanung: Jeweils an der GV im Dezember soll die Bevölkerung aufgefordert, werden geeignete Einwohner für eine mögliche zukünftige Kandidatur als Gemeinderat vorzuschlagen. Diese Liste soll laufend ergänzt und erweitert werden; die vorgeschlagenen EinwohnerInnen sollen bei Gelegenheit in Aktivitäten involviert werden (z.b. Arbeitsgruppen, Veranstaltungen). Bei einer Vakanz im GR, werden die Nominierten eingeladen, zu kandidieren. Räte sollen den Ratskollegen Rücktrittssabsichten möglichst früh bekannt geben Abtretende Räte, oder bei Departementswechsel die Räte, die ein Ressort abgeben, sind um die Einführung ihrer Nachfolger besorgt Gemeindepräsident Der Gemeindepräsident leitet die Tätigkeit des Gemeinderates und vertritt ihn nach aussen. Er sorgt dafür, dass die Aufgaben des Gemeinderates rechtzeitig in Angriff genommen sowie zweckmässig und sachgerecht erledigt werden. Er ist überdies verantwortlich für die Gesamtplanung, die Information nach innen und aussen Der Gemeinderat bestimmt einen Vizepräsidenten; der Vizepräsident ist der ordentliche Stellvertreter des Gemeindepräsidenten. In Abwesenheit oder bei Verhinderung des Präsidenten und des Vizepräsidenten amtet an ihrer Stelle das amtsälteste anwesende Mitglied des Gemeinderates Aufgaben der Departementsvorsteher Der Departementsvorsteher nimmt seine Aufgabe wahr, indem er insbesondere: Aufgaben und Ziele des Geschäftskreises jährlich im Zusammenhang mit Voranschlag und Finanzplan festlegt sowie mittel und langfristige Programme aufstellt 1 Bezieht sich auf beide Geschlechter AK/

4 die zur Erreichung dieser Ziele notwendigen Entscheide und organisatorischen Massnahmen vorbereitet und dem Gemeinderat unterbreitet; im Idealfall werden zur bevorzugten Lösung auch die verworfenen Alternativen aufgezeigt. die Programme und Aktivitäten periodisch überprüft und bei Abweichungen die notwendigen Korrekturen vornimmt den Vollzug sämtlicher Entscheide gewährleistet und wenn nötig Änderungen vorschlägt den Gemeinderat laufend über alle wichtigen Vorgänge im Departement unterrichtet Verkehr mit Behörden Die Departementsvorsteher kontaktieren Amtsstellen des Kantons und pflegen Kontakt mit Behörden anderer Gemeinden und deren Mitglieder soweit es der Wahrnehmung ihrer Aufgabe förderlich ist Kommissionen Soweit ein zwingendes Bedürfnis besteht, können dem Gemeinderat oder einzelnen Departementen zur Beratung in Sachfragen und zur Unterstützung/Entlastung Kommissionen oder Arbeitsgruppen beigegeben werden. Die Kommissionen werden von der Gemeindeversammlung auf Amtsperiode gewählt. Die Arbeitsgruppen werden für die Dauer des Auftrages vom Gemeinderat bestellt. 5. Arbeitsweise und Arbeitsablauf 5.1. Arbeitsweise Der Gemeinderat hält in der Regel alle zwei Wochen und zwar am Dienstag seine ordentliche Sitzung ab. Vier Dienstagabende verteilt auf das Jahr werden für Projektsitzungen mit speziellen Themen vorgemerkt. In dringenden Fällen und bei wichtigen oder umfangreichen Vorlagen kann er sich zu ausserordentlichen Sitzungen versammeln. Ausserordentliche Sitzungen werden auf Einladung des Präsidenten oder auf Verlangen von wenigstens 2 Mitgliedern einberufen. Der Gemeinderat ist beschlussfähig, wenn wenigstens 3 Mitglieder anwesend sind. Gemeinderäte melden der Gemeindeschreiberin eigene Traktanden für die folgende Sitzung frühzeitig aber spätestens bis Arbeitsbeginn am Freitagmorgen. Auf Themen, die nicht ordentlich traktandiert sind, kann mit Zustimmung aller Räte eingetreten werden. Themen auf der Geschäftsliste können mit der Zustimmung aller Räte auf einen späteren Termin verschoben werden. Jedes Gemeinderats Mitglied bearbeitet die in den Aufgabenbereich seines Departements fallenden Geschäfte, formuliert und begründet seinen Antrag und vertritt die Geschäfte an der Gemeinderatssitzung. Die Reihenfolge, in der die Ratsmitglieder ihre Geschäfte vortragen alterniert von Sitzung zu Sitzung zwischen im Uhrzeigersinn / gegen den Uhrzeigersinn. Sachdienliche Unterlagen oder Informationen zu einem wichtigen Geschäfte, sollen von der Verwaltung oder dem Ressortchef frühzeitig an die andern Räte zirkuliert werden (möglichst auf elektronischem Weg) oder diesen sonst in geeigneter Form zur Kenntnis gebracht werden (z.b. Bericht/Zusammenfassung). Während der Sitzung erhalten die übrigen Ratsmitglieder Gelegenheit zur ergänzenden Fragestellung, zur Diskussion und zur allfälligen Antragstellung. Die Gemeindeschreiberin kann ebenfalls Fragen stellen und sich an der Diskussion AK/

5 beteiligen. Anschliessend fasst der Rat seinen Beschluss. Sollte ein Mitglied des Gemeinderates an einem Geschäft, welches zur Diskussion oder Beschlussfassung ansteht, direkte/indirekte persönliche oder direkte/indirekte geschäftliche Interessen haben, muss dies dem Präsidenten oder dessen Stellvertreter vor der Sitzung gemeldet werden. Auf Verlangen des Präsidenten oder der Mehrheit des Gemeinderates, tritt das betroffene Mitglied in den Ausstand Verhalten Der GR behandelt alle Geschäfte sachlich und unvoreingenommen. Die GR bemühen sich um kollegialen Umgang untereinander und um personenunabhängige, sachbezogene Argumentation bei allen Entscheidungen Beschlussfassung Ordentliche Beschlussfassung Der Gemeinderat entscheidet mit Stimmenmehrheit. Jedes Mitglied stimmt mit. Wenn nicht offensichtlich Einstimmigkeit besteht, wird über den Antrag namentlich abgestimmt und im Protokoll erfasst. Jedes Mitglied kann zu einer Beschlussfassung eine formelle Abstimmung mit entsprechendem Vermerk des Resultats im Protokoll verlangen. Bei Abstimmungen gibt im Falle von Stimmengleichheit der Präsident den Stichentscheid Zirkulationsbeschlüsse In Fällen von Dringlichkeit kann der Präsident anordnen, dass die Beschlüsse auf dem Zirkulationsweg gefasst werden. Jeder dieser Beschlüsse bedarf der Zustimmung von wenigstens 3 Mitgliedern des Gemeinderates Präsidialverfügung Ist in dringlichen Fällen das Verfahren des Zirkulationsbeschlusses aus zeitlichen Gründen nicht möglich, entscheidet der Gemeindepräsident anstelle des Gemeinderates Seine Entscheide sind dem Gemeinderat nachträglich zur Genehmigung zu unterbreiten. Ein analoges Vorgehen gilt für die Departmentsvorsteher in Ausnahmesituationen wenn durch eine Verzögerung Leib und Leben gefährdet sind oder ein Sachschaden entstehen könnte. Dies trifft vor allem auf die Bereiche Zivilschutz, Feuerwehr, Kanalisation und Wasser zu Arbeitsablauf Jeweils Freitag, 08:00 Uhr Freitag, 18:00 Uhr Dienstag, 20:00 Uhr Anmeldeschluss für ordentliche Traktanden. (Schriftlicher Antrag) Vorliegen der Traktandenliste und Akten z.hd. der Gemeinderäte auf der Kanzlei Beginn der Gemeinderatsitzung AK/

6 6. Protokoll 7. Post Das Protokoll hat eine genaue Bezeichnung aller in der Sitzung behandelten Geschäfte sowie die Beschlüsse und Verfügungen zu enthalten. Bei komplexen Geschäften ist es wünschbar, dass die Gemeinderäte der Gemeindeschreiberin sachdienliche Unterlagen bzw. Notizen überlassen. Handlungen werden einer bestimmten Person oder Personengruppe zugeordnet und mit einem Datum für die Erledigung versehen Die Gemeindeschreiberin führt eine Pendenzenliste und legt diese auf dem aktuellen Stand jeweils der Geschäftsliste bei. Korrespondenz und Akten werden von der Post auf der Gemeindekanzlei abgegeben. Die Gemeinschreiberin (in ihrer Abwesenheit der Gemeindepräsident), bearbeitet die Post fortlaufend und entscheiden über deren weitere Behandlung. Über relevanten Posteingang erhält der Gemeinderat mittels Traktandenliste und Akten Kenntnis. In dringenden Fällen informiert die Gemeindeschreiberin die verantwortlichen Räte sofort (Mail oder Phone) und in jedem Fall früh genug, so dass keine Termine etc. verpasst werden. 8. Verhältnis Gemeinderat Gemeindeschreiberin Mitarbeiter Dritte Aufträge des Gemeinderates oder einzelner Gemeinderats Mitglieder an Dienstleistungserbringer, etc. sollen in der Regel via die Verwaltung erteilt werden. In dringenden Ausnahmefällen wenn eine direkte Auftragserteilung unumgänglich ist, soll die erforderliche Information an die Verwaltung sichergestellt werden. Die Auftragserteilung an Dienstleistungserbringer erfolgt in der Regel schriftlich mit klarer Angabe der Leistung die zu erbringen ist, der vereinbarten Kosten, bzw. der Kostenfestlegung (z.b. nach Aufwand), des zeitlichen Rahmens für die Erledigung der zuständigen Person für Rückfragen (mit e Mail und Tel. Nr.) Gemeinderäte informieren die Verwaltung über Gespräche, Information, besuchte Veranstaltungen etc. soweit es Einfluss auf erledigte, laufende oder zukünftige Geschäfte hat. Falls relevant, verfassen sie eine kurze Aktennotiz. 9. Abwesenheiten 9.1. Langfristig An Sitzung bekannt geben Behandlung wichtiger Geschäfte organisieren 9.2. Kurzfristig Mail an alle Wenn möglich Mappe holen, Geschäfte vorbehandeln und Stv. informieren 10. Kommunikation Schweigepflicht gemäss Gemeindegesetz Botschaft nach aussen = Haltung/Entscheid Gemeinderat AK/

7 10.1. Medien Bestehend: Kontakt, offene Tür, GV, Wahlpodium Kompetenzen/Zuständigkeit für öffentliche Anfragen: Ressortchef Inhalte: Im GR bereits abgesprochen; Einwohner sind orientiert 11. Spesen Pauschalen: Decken die üblichen Tätigkeiten, die mit dem Amt verbunden sind. Dazu gehören - Vor und Nachbereitung von Gemeinderatssitzungen, inklusive Aktenstudium, das Einholen von Informationen, Vorbereitung der Vorlage, Aktennotiz z. Hd. Gemeindeschreiberin etc. - Teilnahme an Gemeinderatssitzungen Spesen nach Aufwand Mitarbeit von Amtes wegen in andern Behörden wie Sozialhilfe, Schulrat, etc. Mitarbeit in Kommissionen und Arbeitsgruppen soweit vom GR delegiert Spezielle Sitzungen und Veranstaltungen sofern sie für die Ausführung des Amtes erforderlich oder besonders hilfreich sind, oder die Teilnahme vom GR beschlossen wurde. Augenscheine, Begehungen, Kontrollgänge etc. mit kant. Behörden, Dienstleistungserbringern oder im Zusammenhang mit Projekten. Arbeit, die klar operativer Natur ist und bei entsprechenden Kapazitäten/ Kompetenzen auch von der Verwaltung erledigt werden könnte Der Präsident: sig. A. Kohli Der Vizepräsident: sig. H. Ryser AK/