Europaagentur Berlin, c/o gsub mbh Kronenstr Berlin

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1 Europaagentur Berlin, c/o gsub mbh Kronenstr Berlin Leistungsbeschreibung und weitere Informationen für die Vergabe einer Rahmenvereinbarung für die Zeit vom bis zur Gestaltung von Materialien der Öffentlichkeitsarbeit im Umfeld von Veranstaltungen für die Europaagentur 1 Vorbemerkungen: Die Europaagentur unterstützt die Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen bei Aktivitäten im europäischen Kontext. Dazu gehört u.a. die Organisation von Veranstaltungen zu unterschiedlichen Themen inkl. der Erstellung von Dokumenten und Materialien im Vorfeld und von Dokumentationen im Nachgang. In Abhängigkeit vom Veranstaltungsformat sind unterschiedliche Dokumente und Materialien (Programm, Reader, Roll-Up, Plakate, Schilder) im Vorfeld zu erstellen. Eine Dokumentation wird für die meisten Veranstaltungen im Nachgang im Format A4 erarbeitet. Die Dokumentationen werden zum einen gedruckt und zum anderen als barrierefreie Online-Versionen auf der Website der Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen veröffentlicht. Ob auch Programme und Reader zukünftig in beiden Versionen benötigt werden, kann derzeit noch nicht eingeschätzt werden. Die Veranstaltungen finden überwiegend mit internationalen Teilnehmer/-innen statt, so dass die Dokumente und Materialien in der Regel zweisprachig (deutsch und englisch) in einem Dokument benötigt werden. Dokumentationen werden in einer deutschund einer englischsprachigen Fassung erstellt. Nach bisherigen Planungen finden im Jahr 2016 noch eine und 2017 drei Veranstaltungen unterschiedlicher Formate statt. 2 Verfahrensart: Es findet eine beschränkte Ausschreibung in Anlehnung an 3 (4) VOL/A statt. 3 Die Leistung besteht aus folgenden Aufgaben: Aufgabe des Bieters/der Bieterin ist die Erstellung von unterschiedlichen Dokumenten vor und nach Durchführung von Veranstaltungen. Unter Vorbehalt, dass die Europaagentur mit der Realisierung der folgenden Veranstaltungen beauftragt wird 2016 eine 2-tägige Veranstaltung 2017 zwei 2-tägige Veranstaltungen sowie eine 3-tägige Veranstaltung mit umfangreicheren Vorarbeiten handelt es sich dabei um folgende Dokumente: Europaagentur: Leistungsbeschreibung Rahmenvertrag Gestaltung Materialien ÖA Seite 1

2 Bereits durchgeführter Expertenworkshop 2016: Dokumentation (ca. 50 Seiten, jeweils in Deutsch und Englisch) Dokumentationen bereits durchgeführter Veranstaltungen finden Sie hier: Veranstaltung am 10./11. November 2016: Programm (ca. 5 Seiten), Roll-Up, Plakate und Schilder (alle Dokumente nur in deutscher Sprache) Expertenworkshop 2017 (noch nicht terminiert): Programm (ca. 6 Seiten, jeweils in Deutsch und Englisch), Reader (ca. 35 Seiten, zweisprachig), Roll-Up (zweisprachig), Plakate und Schilder (zweisprachig) sowie Dokumentation (ca. 50 Seiten, jeweils in Deutsch und Englisch) Als Beispiel senden wir im Anhang ein Programm und den Reader eines bereits durchgeführten Expertenworkshops. Dokumentationen bereits durchgeführter Veranstaltungen finden Sie hier: 1/europaeische-beschaeftigungspolitik/tagungen-und-konferenzen/ Konferenz 2017 (noch nicht terminiert): Programm (ca. 6 Seiten, zweisprachig), Reader (ca. 80 Seiten, zweisprachig), Roll- Up (zweisprachig), Plakate und Schilder (zweisprachig) sowie Dokumentation (ca. 60 Seiten, jeweils in Deutsch und Englisch) Als Beispiel senden wir im Anhang ein Programm und den Reader einer bereits durchgeführten Konferenz. Dokumentationen bereits durchgeführter Veranstaltungen finden Sie hier: 2. Konferenz 2017 (noch nicht terminiert) Programm (ca. 10 Seiten), Reader (ca. 80 Seiten), Roll-Up, Plakate und Schilder sowie Dokumentation (ca. 60 Seiten) (alle Dokumente nur in englischer Sprache) Das Format der zweiten geplanten Konferenz wurde bisher noch nicht durchgeführt, daher können keine Beispieldokumente zugesandt werden. Als Grundlage für die Erstellung des Angebots kann das bisherige Format herangezogen werden. Die tatsächliche Ausführung wird jedoch abweichen (Corporate Design, allgemeines Design, etc.). Bei der Gestaltung sind die Corporate Design-Richtlinien der Berliner Verwaltung zwingend einzuhalten. Diese befinden sich ebenfalls in der Anlage der mit der Leistungsbeschreibung. Nach den am anstehenden Wahlen zum Abgeordnetenhaus von Berlin kann es ggf. zu einer (teilweisen) Änderung dieser Richtlinien kommen. Dieser Änderung muss der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin nach Zusendung der entsprechenden Dokumente durch die Auftraggeberin nachkommen. Europaagentur: Leistungsbeschreibung Rahmenvertrag Gestaltung Materialien ÖA Seite 2

3 Alle für die Dokumente benötigten Texte in Deutsch und Englisch, die Fotos und Logos werden von der Europaagentur geliefert. Die Fotos werden von der Auftraggeberin unbearbeitet geliefert. Die Kosten für die Fotobearbeitung sind mit anzubieten. Erfahrungsgemäß werden bei der Erstellung des Programms und des Readers an einem Tag mehrere Textlieferungen zu unterschiedlichen Zeiten erfolgen. Die Lieferung von neuen Texten bzw. die Nachlieferung von Übersetzungen wird parallel zu Aktualisierungswünschen bereits gestalteter Passagen erfolgen. Dabei werden vom Auftragnehmer/der Auftragnehmerin kurzfristige Reaktionszeiten am gleichen Tag erwartet. Das Angebot ist für 2 Korrekturschleifen des vollständigen Dokuments zu erstellen. Der Stundensatz für darüber hinaus gehende notwendige Korrekturen ist ebenfalls anzugeben. Zum einen ist für die Dokumentationen ein pdf-dokument zu liefern, das den Anforderungen an einen Farbdruck entspricht, zum anderen eine Online-Version. Letztere muss so beschaffen sein, dass gute Voraussetzungen für die Einrichtung der Barrierefreiheit gegeben sind. Anzubieten sind auch für das Programm und den Reader die beiden Versionen. Für die Abwicklung der Druckaufträge für Roll-Ups, Reader und Dokumentationen (Einholen der Angebote von Druckereien, Lieferung der Dokumente entsprechend der Anforderungen) sind die Kosten im Angebot mit anzugeben. Im Angebot sollen die einzelnen Punkte mit entsprechenden Kosten aufgeführt werden. Die Preise sind in Euro ohne Umsatzsteuer anzugeben, die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) und gewährte Skonti und Rabatte sind separat einzutragen. Das Angebot soll ebenfalls den firmenüblichen Stundensatz enthalten für gestalterische Aufgaben für bisher noch nicht absehbare Leistungen, die über die Leistungsbeschreibung hinausgehen. Das Angebot ist zu unterschreiben. 4 Qualifikation des Bieters: Angabe der Erfahrungen des Bieters bei der Arbeit mit einem vorgegebenen CD und bei der kurzfristigen Herstellung von Dokumenten mit der Anforderung, kleinteilige Änderungen und Korrekturen kurzfristig am gleichen Tag einzuarbeiten. 5 Eignungsnachweise: Anlage 2: Schutzerklärung zur Technologie von L. Ron Hubbard Anlage 3: Erklärung gemäß 1 Abs. 2 der Frauenförderverordnung Anlage 4: Besondere Vertragsbedingungen zur Frauenförderung Anlage 5: Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen Anlage 6: Besondere Vertragsbedingungen zur Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen Anlage 7: Eigenerklärung zur Eignung Europaagentur: Leistungsbeschreibung Rahmenvertrag Gestaltung Materialien ÖA Seite 3

4 6 Ausführungszeit der Dienstleistung: bis Angebot 1.1 Allgemeines Die Übermittlung der unterschriebenen Angebotsunterlagen inkl. der ausgefüllten und unterschriebenen Anlagen und Referenzen soll auf dem Postweg oder auf direktem Weg (Abgabe im Zentralsekretariat der gsub mbh, 1. OG, in der Kronenstr. 6, Berlin) in einem verschlossenen Umschlag erfolgen. Dazu ist der der beigefügte Vordruck für den Aufkleber zu verwenden. Eine elektronische Übermittlung der Angebotsunterlagen ist nicht möglich. 1.2 Ablauf der Angebotsfrist , 16:00 Uhr 1.3 Nebenangebote Nebenangebote sind nicht zugelassen. 1.4 Vorzulegende Erklärungen, Nachweise und Unterlagen Angebot des Bieters Anlagen 2 bis 7 (vgl. Punkt 5: Eignungsnachweise) Benennung der Referenzen unter Angabe von Ansprechpersonen, deren Telefonnummer/n und -Adresse 8 Preise Alle im Angebot zu beziffernden Preise sind im Angebotsschreiben netto in Euro ( ), Bruchteile hiervon in vollen Cent anzugeben. 9 Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist , 17:00 Uhr 10 Kriterien für die Zuschlagserteilung Das wirtschaftlich günstigste Angebot aufgrund der nachstehenden Kriterien: Preis (60 %) Nachweisliche Erfahrungen bei der Gestaltung von Dokumenten nach einem CD entsprechend der zugesendeten Referenzen (20 %) Europaagentur: Leistungsbeschreibung Rahmenvertrag Gestaltung Materialien ÖA Seite 4

5 Schnelle Reaktionszeiten entsprechend der zugesendeten Referenzen (20 %) Europaagentur: Leistungsbeschreibung Rahmenvertrag Gestaltung Materialien ÖA Seite 5