P2plus in verteilten Unternehmensstrukturen

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1 P2plus in verteilten Unternehmensstrukturen P2plus eerp im Überblick...3 Verteilte Unternehmensstrukturen...4 P2plus im standortübergreifenden Einsatz...4 Anbindung für Außendienst und Home Offices...8 Das flexible Mandantenkonzept von P2plus...8

2 Überreicht durch: e formatics Software Consulting Services GmbH Innovative Lösungen für Fertigung und Handel e.formatics GmbH Pagendarmweg Paderborn fon +49 (0) fax +49 (0) info@e-formatics.de

3 P2plus eerp im Überblick P2plus ist eine internetbasierende Unternehmenslösung (extended ERP-System) für mittelständische Produktions- und Handelsunternehmen, die vollständig mit aktuellsten Web-Technologien (HTML, XML, SOAP, WSDL, UDDI) implementiert wurde. Damit nimmt P2plus eine führende Rolle unter den eerp-systemen ein und wurde im März 2002 mit dem Microsoft.NET Solutions Award als beste Anwendungslösung für den Mittelstand auf Basis von Microsoft.NET ausgezeichnet. P2plus geht weit über den Leistungsumfang klassischer ERP-Systeme hinaus: Customer Relationship Management, E-Business, Wissensorganisation, aber auch Advanced Planning & Scheduling und Supply Chain Management sind integrale Bestandteile von P2plus. Damit deckt P2plus alle betrieblichen Funktionsbereiche mit dem gleichen Anwenderkomfort in einer einheitlichen Internettechnologie ab: Warenwirtschaft Produktionsplanung und steuerung Betriebsdatenerfassung Finanz- und Rechnungswesen Customer Relationship Management Advanced Planning & Scheduling/Supply Chain Management Management-Informationssystem Internet Shop Intranet/Extranet Dokumentenmanagement und Workflow Auf der Basis von Microsoft Windows 2000 und der.net Entwicklungsplattform wurde P2plus als n-tier-applikation vollständig neu realisiert. Dabei ist auf dem Client-Rechner lediglich ein Browser (Internet Explorer ab Version 5.5) erforderlich. Auf dem Webserver werden die Internet Information Services (IIS) von Windows 2000 genutzt. Die Geschäftslogik wurde in Web Services umgesetzt und wird vom Applikationsserver bereitgestellt. Die Datenhaltungsebene bilden SQL Server 2000 und Exchange 2000 Server sowie das Active Directory von Windows Aufgrund der komponentenbasierten Systemarchitektur lässt sich P2plus äußerst gut skalieren und den jeweiligen Erfordernissen optimal anpassen. Die Anbindung von Vertriebsbüros oder Zweigwerken über das Internet, der Aufbau von Extranets unter Einbeziehung von Kunden und Lieferanten und die Integration in weltumspannende E-Business-Strukturen werden mit P2plus zu einer einfachen Aufgabe. Seite 3 von 13

4 Verteilte Unternehmensstrukturen Unternehmensstrukturen werden immer komplexer. Unterschiedliche Unternehmensstrukturen haben spezifische Anforderungen an ihre IT-Infrastruktur. Manche Unternehmen verteilen ihre Aktivitäten auf viele Standorte (Zentrale, verschiedene Produktionsstätten, verteilte Lager, eine Vielzahl von Vertriebsbüros, Servicebüros, Entwicklungsbüros, usw.), die über ein durchgängiges IT System zu einem einheitlichen Ganzen verbunden werden müssen. Andere Unternehmen gliedern unterschiedliche Aufgaben oder Produktbereiche in selbständige rechtliche Einheiten oder zumindest in eigenständige Profitcenter, die betriebswirtschaftlich eigenständig geführt werden, anderseits aber an vielen Stellen doch intensive Verflechtungen miteinander haben: z. B. haben eine rechtlich unabhängige Vertriebs- und eine Produktionsgesellschaft eigentlich eine identische Basis an Artikelstämmen oder auch Aufträgen. Unabhängige Produktbereiche, die als Profitcenter geführt werden, haben häufig eine zentrale Beschaffungsinstanz, die für alle Beteiligten kostengünstig in großen Mengen einkauft. In anderen Fällen muss eine weit verteilte Verkaufs- oder Serviceorganisation auch außerhalb von festen Büros in die IT Struktur eines Unternehmens eingebunden werden. Für alle diese Anforderungen bietet P2plus auf Basis seiner internetbasierenden Applikationsstruktur und seines optimierten Datenhaltungskonzepts flexible und einfach umzusetzende Lösungsangebote. P2plus im standortübergreifenden Einsatz Durch seine internetbasierende Struktur ist P2plus hervorragend für einen Betrieb in der Netzwerkstruktur von Unternehmen mit einem oder mehreren Standorten ( Intra ASP ) geeignet. Die Installation des Systems erfolgt zentral im Rechenzentrum des Unternehmens. Die Nutzer im Hauptstandort haben über das lokale Netzwerk (LAN) direkten Zugriff auf das System und Nutzer an anderen Standorten haben aber durch ein Virtual Private Network (VPN) über das Internet die gleichen Zugriffsmöglichkeiten und bei Einhaltung bestimmter Mindestbandbreiten genau mit derselben Performance. Verbindungen zwischen den Standorten Um mit P2plus über mehrere Standorte hinweg arbeiten zu können, muss zwischen den Standorten eine permanente Verbindung eingerichtet werden. Die preiswerteste Variante hierbei ist die Einrichtung von Standleitungen von jedem Standort in das Internet. Dann wird das World Wide Web als weitere Infrastruktur für das Netzwerk verwendet. Eine andere Möglichkeit ist die Einrichtung einer Punkt-zu-Punkt-Verbindung zwischen den jeweiligen Standorten. Die Kosten für diese Verbindungen sind in hohem Maße abhängig von der Entfernung zwischen den Standorten. Der Vorteil liegt darin, dass zum einen die Verbindung vom jeweiligen Provider überwacht wird, zum anderen kann hier eine feste Bandbreite zugesichert werden. Seite 4 von 13

5 Verbindung über das Internet Die Standorte über das Internet zu verbinden bietet sich aus mehreren Gründen an: Sehr viele Unternehmen brauchen für ihre Arbeit den Zugriff auf das Internet, z. B. für die Recherche oder den Mail-Verkehr. Mobile Benutzer können sehr einfach integriert werden. Home Office-Arbeitsplätze können kostengünstig angebunden werden. Der Zugriff ist mehr oder weniger unabhängig vom Standort, d h. der Zugriff ist weltweit möglich. Standleitungen ins Internet sind preislich erschwinglich geworden. Bei der Nutzung des Internet kann zwischen zwei Arten unterschieden werden, wie der Zugriff auf P2plus stattfindet Der P2plus Web Server ist im Internet präsent. Aufbau eines Virtual Private Networks (VPN) Bei beiden Varianten muss berücksichtigt werden, dass als Übertragungsweg ein offenes Netzwerk benutzt wird, daher müssen die Daten bei der Übertragung verschlüsselt werden, um unrechtmäßige Zugriffe zu unterbinden. Wird über das Internet direkt auf den Web Server zugegriffen, sollte zwingend mit dem sicheren Http-Protokoll https gearbeitet werden. Beim Aufbau eines VPN ist die Verschlüsselung ein Grundbestandteil. Obwohl bei Verbindungen über das Internet keine definierten Bandbreiten zugesichert werden, hat sich diese Art der Verbindung als verlässlich und stabil herausgestellt. Die Anbieter der Internet- Zugänge bieten speziell für Geschäftskunden auch zusätzliche Services an. Was ist eigentlich ein Virtual Private Network (VPN)? Bei einem Virtual Private Network (VPN) wird die Infrastruktur eines öffentlichen Netzwerks, z. B. das Internet genutzt, um nicht öffentliche Netzwerke oder Netzwerkteile miteinander zu verbinden. Durch die Nutzung von öffentlichen und frei verfügbaren Verbindungen ergibt sich eine kostengünstige und sichere Anbindung. Da bei einem VPN ein ungesichertes Netzwerk als Übertragungsweg genutzt wird, ist es zwingend notwendig und auch Voraussetzung, dass die zu übertragenden Daten vor dem Eintritt in das unsichere Netzwerk verschlüsselt werden. Damit kann sichergestellt werden, dass sensible Informationen nicht durch Dritte abgefangen werden können. Ziel bei einem Virtual Private Network soll es dabei immer sein, eine kostengünstige Lösung bereitzustellen, die trotzdem ein hohes Maß an Sicherheit bietet. Verwendet werden Virtual Private Networks z. B. von Unternehmen, die verschiedene Standorte netzwerktechnisch miteinander verbinden müssen. Der Vorteil ergibt sich aus der Tatsache, dass es sich für das Unternehmen um ein einziges Netzwerk mit mehreren Teilnetzen handelt. Damit lässt sich eine zentrale IT-Infrastruktur realisieren, da z.b. Web Server allgemein im Netzwerk sichtbar sind und damit Inhalte nicht an andere Standorte verteilt werden müssen. Der administrative Aufwand lässt sich dadurch erheblich reduzieren. Seite 5 von 13

6 Bandbreiten für die Verbindungen Bei der Auswahl der notwendigen Bandbreiten müssen zunächst zwei Typen von Standorten unterschieden werden: Standort, an dem die Server platziert sind, hier Zentrale genannt Remote-Standorte ohne Server, die für P2plus-Betrieb benötigt werden Die Zentrale benötigt eine synchrone Anbindung an das Internet. Das heißt, die Geschwindigkeit beim Senden und Empfangen ist gleich hoch. Da über diese Standleitungen in aller Regel noch andere Dienste abgewickelt werden (Internet-Zugriff für die Mitarbeiter in der Zentrale, -Verkehr, usw.), sollten hier in der Regel mindestens 2 Mbit vorgesehen werden. Für einen Remote-Standort kommt auch eine asynchrone Anbindung in Frage. Das heißt, die Bandbreite beim Empfang ist höher als beim Senden. Dies wird dadurch begründet, dass bei der Arbeit mit P2plus normalerweise mehr Daten vom Client empfangen werden, als der Client sendet. Ein Standard-DSL-Anschluss arbeitet beispielsweise mit 768 Kbit für den Datenempfang und 128 kbit für das Senden der Daten. Seite 6 von 13

7 Bei der Verwendung des Dokumentenmanagementsystems kann es vorkommen, dass vom Client häufiger Dokumente auf den Server übertragen werden müssen. Ist dies im Vorfeld abzusehen, sollte auch für einen solchen Remote-Standort eine synchrone Standleitung verwendet werden. Seite 7 von 13

8 Anbindung für Außendienst und Home Offices Die Anbindung von Außendienstmitarbeitern und Home Offices reiht sich nahtlos in die Struktur ein, wie Remote-Standorte in das Netzwerk integriert werden. Hier wird ebenfalls eine Anbindung an das Internet benötigt, wobei hier für das Home Office bzw. für den Außendienstmitarbeiter keine Standleitung notwendig ist. Umgesetzt wird die Anbindung in der Form, dass die Zentrale über eine Standleitung zum Internet erreichbar ist. Zu der hierbei bekannten und erreichbaren externen TCP/IP-Adresse baut ein Außendienstmitarbeiter oder das Home Office eine VPN-Verbindung auf (siehe auch "Was ist eigentlich ein VPN?"). Damit ist der Außendienstmitarbeiter bzw. das Home Office so in das Netzwerk eingebunden, dass die für P2plus notwendigen Rechner erreichbar sind. Der Client-Rechner verhält sich hierbei so, als wenn der Mitarbeiter an einem Rechner in der Zentrale sitzt. Der Client-Rechner fungiert hierbei als normales Front End. Es finden bei der Anbindung von Außendienstmitarbeitern oder Home Offices keinerlei Replikationsmechanismen statt. Es wird immer mit einem zentralen Datenbestand gearbeitet. Das flexible Mandantenkonzept von P2plus Wenn in einer P2plus-Installation mehrere Firmen oder Profitcenter in Form eigener Mandanten abgebildet werden sollen, gibt es verschiedene Möglichkeiten: Vollständig getrennte Datenbestände Gemeinsam genutzte Datenbestände Hierbei ist es zunächst einmal egal, ob die unterschiedlichen Mandanten physisch gemeinsam an einem Standort sitzen oder über mehrere Standorte verteilt sind. Für Mehrstandortbetrieb gilt das zuvor beschriebene Einsatzkonzept ohne Einschränkungen. Der einfachste Fall für die Einrichtung und die Administration eines Mandantenkonzepts ist sicherlich der, bei dem die Datenbestände der einzelnen Mandanten vollständig unabhängig voneinander sind (getrennte Artikelbasis, getrennte Kunden- und Lieferantenbasis,...). Seite 8 von 13

9 Mandanten mit vollständig getrennten Datenbeständen P2plus für zwei Mandanten mit einheitlicher Applikationsstruktur Wenn beide Mandanten mit dem gleichen Anwendungssystem arbeiten (gleiche Parametrierung, gemeinsam genutzte Softwareanpassungen genügt es für den 2. Mandanten auf dem Datenbankserver eine 2. Datenbank einzurichten. Jeder Benutzer, der dann Zugriff auf den P2plus- Applikationsserver hat, kann dann alternativ für Mandant A oder B tätig werden, sofern ihm hierfür die Rechte eingeräumt werden. Das Umschalten von einem Mandanten auf den anderen erfolgt durch einfache Wahl der gewünschten Datenbank. Gewisse Überschneidungen in den Stammdatenbeständen können bei Bedarf durch Replikationsmechanismen auf Datenbankebene einfach aufgelöst werden. Voraussetzung für dieses Verfahren ist jedoch, dass für jede betroffene Datenbanktabelle ein führender Mandant definiert werden kann. Seite 9 von 13

10 P2plus für zwei Mandanten mit unterschiedlichen Applikationsstrukturen Weichen die Anforderungen an die Anwendungssoftware voneinander ab (unterschiedliche Module, Systemparametrierung oder Softwareanpassungen), so wird auf dem Applikationsserver zusätzlich ein zweites P2plus Web eingerichtet, das vollkommen unabhängig vom ersten konfiguriert werden kann. Auch hier ist für einen individuellen Benutzer, der für beide Mandanten tätig ist, der Wechsel von einem Mandanten zum anderen mit einem einzigen Mausklick möglich. Sollen in einer Installation rechtlich eigenständige Firmen in verschiedenen Ländern abgebildet werden, kommt nur die Lösung zwei unterschiedlichen Applikationsstrukturen und getrennten Datenbeständen in Frage. Die unterschiedlichen steuerlichen Rahmenbedingungen, Währungen usw. verlangen unweigerlich eine länderspezifische Konfiguration des Systems, so dass auf jeden Fall ein länderspezifisches P2plus Web eingerichtet werden muss. Das hier beschriebene Verfahren wird auch genutzt, um in einer Kundeninstallation Backup-, Testund Entwicklungsdatenbanken parallel zur produktiv eingesetzten Datenbank zu halten. Die unterschiedlichen Datenbanken können selbstverständlich auch auf physisch getrennten Datenbankservern gehalten werden, z.b. die Entwicklungsdatenbank auf einem separaten Testserver, dies wird bei der Anwahl der entsprechenden Umgebung automatisch berücksichtigt. Seite 10 von 13

11 Mandanten mit gemeinsam zu nutzenden Datenbeständen Müssen Mandantenstrukturen abgebildet werden, die einen hohen Anteil mandantenübergreifend genutzter Daten haben, bietet P2plus besonders fortschrittliche Möglichkeiten. Erst hier sprechen wir eigentlich von der spezifischen Mandantenverwaltung innerhalb von P2plus. Hierzu wurde in P2plus ein Mechanismus implementiert, der es erlaubt, auf Ebene der angesprochenen Datenbanktabellen zu definieren, ob die jeweilige Tabelle nur Informationen beinhaltet, die für alle Mandanten gemeinsam nutzbar sein sollen (z.b. Mengeneinheiten, Postleitzahlen usw.) oder ob in einer Tabelle einzelne Einträge spezifischen Mandanten zugeordnet werden sollen (z. B. Aufträge, Rechnungen). Die Festlegung, welche Tabellen mandantenspezifisch oder mandantenübergreifend genutzt werden sollen, kann jeweils erst in der jeweiligen Kundenkonstellation festgelegt werden: manchmal werden z.b. Artikelstammdaten oder Kundenanschriften mandantenspezifisch geführt, manchmal werden sie mandantenübergreifend gepflegt. Die Festlegung erfolgt derart, dass in der jeweiligen Tabellendefinition ein spezifisches Feld eingefügt oder weggelassen wird (Merkmal: mandant). Seite 11 von 13

12 Um das Volumen an Redundanzen in den Datenbeständen zu begrenzen, wurde für Datenbanktabellen, die im Prinzip von mehreren Mandanten gemeinsam genutzt werden, die aber dennoch ein paar mandantenspezifische Informationen enthalten, ein weiterer Mechanismus implementiert: eine Datenbanktabelle kann flexibel in einen mandantenübergreifenden und einen mandantenspezifischen Teil aufgespaltet werden. Dies wird z.b. genutzt, wenn mehrere Mandanten die gleichen Artikel vertreiben (gemeinsame Daten), diese sich aber vielleicht in Preisen, Dispositionsdaten oder anderen Detailinformationen dennoch wieder von einander unterscheiden. Es ist klar, dass die Festlegung einer mandantenspezifischen Datenbankstruktur erst erfolgen kann, wenn die gewünschten vertrieblichen Abläufe für den konkreten Einsatzfall im Detail ermittelt wurden. Es ist aber auch möglich, die gewünschte Mandantenstruktur erst im laufenden Betrieb festzulegen und auszufeilen, wenn bereits Daten in der Datenbank hinterlegt wurden. Jeder Benutzer wird standardmäßig einem Mandanten zugeordnet. Mit Hilfe eines Dialoges kann sich ein Benutzer einem anderen Mandanten zuordnen sofern er die dazu erforderliche Berechtigung hat. Datensätze, die zur Bearbeitung verwendet werden, werden innerhalb der Web Services anhand einer speziellen Methodik aufgesucht. Diese Search-Methoden der Objekt-Klassen wurden so realisiert, dass der aktive Mandant bei der Suche berücksichtigt wird. Eine generelle Implementierung wurde ermöglicht, indem die Mandanten-Nr. in jeder Tabelle im neuen Merkmal Mandant gespeichert wird. Fälle: Datensätze haben keine Mandanteninformationen und sind für alle Mandanten gleich. Darunter fallen auch die Tabellen, die gar kein Mandant-Merkmal besitzen. Jeder Datensatz muss einem Mandanten zugeordnet werden. Er ist nur dann ansprechbar, wenn in der Benutzerumgebung genau dieser Mandant ausgewählt wurde. Es sind Datensätze mit und ohne Mandant erlaubt. Datensätze ohne Mandant gelten für alle Mandanten gleichermaßen. Es ist nicht erlaubt, den Mandant zu ändern, sondern nur ihn zu setzen und zu entfernen. Die Speicherung eines mandanten-neutralen und mandantenspezifischen Datensatzes mit gleicher Nummer ist nicht zulässig. Bei mandantenübergreifenden Auswertungen (Reporting) darf es nicht zu doppelten Einträgen kommen. Außerdem muss die Verwechslungsgefahr bei doppelter Nummernvergabe vermieden werden. Dies bedeutet natürlich auch, dass alle lesenden Zugriffe auf den Datenbestand über den SQL Parser des P2plus Applikationsservers ausgeführt werden müssen. Nur so kann die Zuordnung eines Datensatzes zu einem definierten Mandanten sichergestellt werden. Seite 12 von 13

13 Häufig treten Fälle auf, wo Datenbestände innerhalb einer Installation zwischen unterschiedlichen Mandanten laufend abgestimmt werden müssen. Hier greifen die von SQL Server 2000 zur Verfügung gestellten Replikationsmechanismen nicht. Deshalb wurden in P2plus auf Basis von XML/XSLT Verfahren implementiert, die solche Aufgaben übernehmen. Um einen automatischen Abgleich solcher Daten zu ermöglichen, werden Agenten eingesetzt. Diese sind jeweils für eine Aufgabe spezialisiert. Die Agenten werden regelmäßig aktiv und analysieren selbsttätig die Daten eines Mandanten. Sie führen die notwendigen Aktivitäten durch. Seite 13 von 13