Tätigkeitsbericht 2012

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1 Tätigkeitsbericht Struktur der Informationsverarbeitung in der Fakultät In der Struktur der Informationsverarbeitung in der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät gibt es neben der Informationsverarbeitungsversorgungseinheit (IVV) zwei weitere Kernelemente: den IT-Beirat und die IV in den Instituten. Informationsverarbeitungsversorgungseinheit (IVV) der Fakultät Die IVV 2 Wirtschaftswissenschaften bietet eine Vielzahl von Dienstleistungen an, unterstützt zentrale Einrichtungen der Fakultät und vertritt die Fakultät in IV-Angelegenheiten nach außen. Das operative Geschäft wird in der Wirtschaftsinformatik und der Wirtschaftschemie durch die Systemadministration der Wirtschaftsinformatik erledigt, in den anderen Bereichen der Fakultät übernimmt die Betriebliche Datenverarbeitung (BDV) diese Arbeiten. Viele Ressourcen werden gemeinsam genutzt, andere wiederum wegen der unterschiedlichen Anforderungen speziell an einem Standort vorgehalten. Die beiden operativen Einheiten unterstützen sich gegenseitig. Die Betreuung der Kunstakademie ist in die Arbeit beider Einheiten integriert. IT-Beirat der Fakultät Der IT-Beirat soll den Dekan und den Fachbereichsrat bei Entscheidungen beraten und unterstützen. Er bestand im Jahr 2012 aus Prof. Dr. Langer, Prof. Dr. Trede, Prof. Dr. Müller-Funk und Akad.Dir. Dr. Reepmeyer. IV in den Instituten In jeder Einrichtung der Fakultät, auch in den Zentren, gibt es einen EDV-Beauftragten, der für die Belange der IV in den Einrichtungen zuständig ist. Als definierter Ansprechpartner für die IVV ist er für eine geregelte Kommunikation in beide Richtungen unverzichtbar. Im Konzept der Fakultät übernehmen die EDV-Beauftragten in der Regel die Funktion des technisch Verantwortlichen in der IV, zu deren Ernennung auf Grund eines Rektoratsbeschlusses alle Einrichtungen der Universität verpflichtet sind. Die technisch Verantwortlichen werden von den Leitern der Einrichtungen hierzu ausdrücklich bestellt. 2 Gremien- und Öffentlichkeitsarbeit Der IVV-Leiter vertrat die Fakultät in verschiedenen universitätsweiten Gremien. Er ist Vorsitzender der IV-Senatskommission und nimmt an den Sitzungen des IV-Lenkungsausschusses der WWU teil, der die Rolle eines CIO der Universität einnimmt und die Beschlüsse des Rektorates im IT-Bereich vorbereitet. Er ist Mitglied in verschiedenen Arbeitsgruppen und der IVV- Leiter-Runde. Er war wesentlich an einer Standardisierung des Auswahlverfahrens für Auszubildende mit strukturierten Einstellungsinterviews auf Universitätsebene beteiligt; dadurch will das Dezernat für Personalentwicklung die Auswahl neuer Auszubildender verbessern. Der stellvertretende IVV-Leiter war u.a. Mitglied des Fachbereichsrates und des Senats der Universität sowie in diversen Gremien und Arbeitsgruppen.

2 2 Der IVV-Leiter vertrat die Universität auf mehreren Veranstaltungen zum Thema elektronische Prüfungen und ist Mitglied im Arbeitskreis Online-Klausuren der Medienzentren der Hochschulen in NRW zu diesem Thema. Der Girls Day fand im Institut für Wirtschaftsinformatik statt, stieß aber auf wenig Resonanz. Mit eigenen Vorführungen und Dienstleistungsangeboten beim Elternalarm, dem Hochschultag und der Messe Business Contacts unterstützte die IVV die Öffentlichkeitsarbeit der Fakultät. 3 Personalia Im September verließ der stellvertretende IVV-Leiter Dr. Ulrich Kathöfer die IVV Wirtschaftswissenschaften. Er wurde Leiter der IVV der medizinischen Fakultät. Nach dem Weggang von Dr. Kathöfer übernahm der erfahrene Systemadministrator und zertifizierte IT-Professional Christian Ueding aus der BDV dessen Funktionen in der Systemadministration der Wirtschaftsinformatik. Er wird von Thomas Fuisting und Herbert Kösters insbesondere im Serverbereich unterstützt; die Auszubildenden und Hilfskräfte dort kümmern sich um den First Level Support. Im Bereich BDV verwalten die drei Systemadministratoren Jörg Bowinkelmann, Michael Surkau und Christian Ueding ab September Pascal Burnus arbeitsteilig den gesamten Serverbereich; auch hier wird der First Level Support vor allem durch die Auszubildenden gewährleistet. Der Bereich von Frank Göbel umfasst den Service für Beschaffungsvorgänge von IT-Gerät in der gesamten Fakultät sowie die allgemeine Verwaltung. Im September begannen Tom Rehse, Daniel Kortüm und Jonas Keller ihre Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration. Der Auszubildende Uwe Ueding, der zum Fachinformatiker mit der Fachrichtung Anwendungsentwicklung ausgebildet wird, wechselte mit Dr. Kathöfer in die IVV Medizin, da er dort in seinem Fachgebiet besser ausgebildet werden kann. Die IVV betreut damit derzeit neun Auszubildende. Als Ansprechpartner für alle Auszubildenden steht Frank Göbel zur Verfügung. Zum Jahresende wurden drei neue Auszubildende ausgewählt, die im August 2013 ihren Dienst antreten werden. Um nach wie vor gute Auszubildende gewinnen zu können, finanziert die IVV Fortbildungskurse, in denen die Auszubildenden Zertifikate der Firma Microsoft erhalten können. Durch die Beteiligung anderer IVVen und ein neues Kursmodell konnten die Kosten dafür deutlich gesenkt werden. Ihren Abschluss als Fachinformatiker konnten im Juni 2012 Christin Oberschelp, Pascal Burnus und Sven Goeke erlangen; Christin Oberschelp wurde als Fachinformatikerin in der Verwaltung der WWU übernommen, Pascal Burnus verstärkte das Team der IVV unter Nutzung der durch den Weggang von Dr. Kathöfer und die Rotation von Christian Ueding freigewordenen Ressourcen. 4 IT-Dienste 4.1 Fakultätsnetzwerk BDV Die Server im Fakultätsnetzwerk der BDV arbeiteten auch im Jahr 2012 stabil; die darauf laufenden Dienste waren zwischen 99 % und 99,9 % verfügbar. Der Umzug aller Server aus dem temperaturanfälligen Dachgeschoss des Juridicum in den universitätszentralen Serverstandort im Schlossplatz 4 ist weiter fortgeschritten, aber immer noch nicht ganz abgeschlossen. Wegen fehlender Mittel konnte der geplante zweite universitätszentrale Serverstandort bisher nicht realisiert werden, und im Serverraum im Schlossplatz 4 ist der Platz verbraucht. Durch die Zusammenarbeit mit anderen IVVen und die Ausnutzung aller neuen technischen Möglichkeiten geht es langsam weiter voran, aber eine endgültige Lösung ist bisher nicht möglich. In der IVV wurden Szenarien für den Katastrophenfall und den Schutz vor dessen Folgen erarbeitet, die noch aufzubereiten sind, damit die Fakultät entscheiden kann, in welchem Umfang sie sich vor solchen Folgen schützen möchte.

3 3 Eine einheitliche Domäne WIWI für die BDV und die Wirtschaftsinformatik wurde in Betrieb genommen, die Benutzer werden dort anhand der universitätsweit gültigen ZIV-Kennung authentifiziert anstelle der bisher verwendeten eigenen IVV-Kennungen. Damit ist eine wesentliche Voraussetzung für die Nutzung weiterer Synergieeffekte zwischen der BDV und der Wirtschaftsinformatik geschaffen. Ein Umstieg auf die Nutzung der universitätszentralen Domäne WWU wurde intensiv untersucht, aber letzten Endes verworfen. Die Umstellung und Neustrukturierung zahlreicher Dienste auf Basis dieser neuen Domäne konnte in Angriff genommen werden. So wurden die Print-Dienste auf die neue Domäne umgestellt und der Terminalserver reorganisiert. Beim Terminalserver zeigte sich ein neues Problem. Er wird als Rechenknecht genutzt, um die eigenen Arbeitsplatzrechner zu entlasten. Die IVV hat daraufhin Aktivitäten mit der HPC-Abteilung (High Performance Computing) des ZIV angestoßen, um in Zukunft die zentralen Supercomputer für die Forscher der Fakultät in einfacher Form zugänglich zu machen. Neben der zunehmenden Zahl der MAC-Rechner fordern weitere mobile Geräte wie Smartphones und Tablets die Mitarbeiter der IVV heraus. In Einzelfällen konnten Lösungen gefunden werden, aber auf Dauer muss geklärt werden, wie solche Geräte betreut werden und welche Standarddienstleistungen von den Benutzern gewünscht werden. Die Universität ist dem Microsoft-Bundesvertrag beigetreten, die Kosten dafür werden jährlich auf die Fachbereiche mit einem an Vollzeitäquivalenten orientierten Schlüssel umgelegt. Dieses Verfahren sorgte in vielen Fachbereichen für Verwirrung. Leider sind Serverlizenzen nicht im Vertrag enthalten und daher trotzdem zu kaufen. Außerdem wurde ein neuer Vertrag über Multifunktionsgeräte (Drucker, Kopierer, Scanner) mit der Fa. Ricoh geschlossen; hier gab es leider viele Anlaufprobleme. Durch eine Kooperation mit Microsoft wurden Rechner in einigen ComputerLabs frei. Damit konnten ganz alte Rechner in den Einrichtungen der Fakultät gegen relativ neue freiwerdende Poolrechner ausgetauscht werden. Damit hat die Fakultät kaum Probleme mit dem Auslaufen der Wartung von Windows XP im April Netzwerk Wirtschaftsinformatik Die Netzwerkdienste für die Benutzer im Bereich Wirtschaftsinformatik wurden bisher durchgängig mit eigenen Servern und eigenen, auf RAID-Systemen basierenden Speichernetzwerken erbracht. Zwei neue Server und ein neues Speichersystem ersetzten alte Hardware, für die keine Garantie mehr bestand. Die eigenen Speicherlösungen erwiesen sich leider auf Dauer nicht so stabil wie gedacht, so dass einige wichtige Dienste nicht so zuverlässig wie gewünscht angeboten werden konnten. Als Alternative wurde die Nutzung universitätszentraler Server ins Gespräch gebracht. In intensiven Diskussionen mit den IVV-Verantwortlichen wurde dann zum Jahresende beschlossen, die gemeinsam mit der BDV betriebene eigene Domäne WIWI zu nutzen und einen zusammen mit der BDV betriebenen eigenen Exchange-Service. Dies hat den Vorteil, dass Projekte wie ein Sharepoint-Service oder ein Office-365-Zugang mit Nutzung der vorhandenen Benutzerverwaltung bei vorhandenen Ressourcen sofort in Angriff genommen werden können. Speicherdienste werden in Zukunft auf den Systemen des ZIV in Anspruch genommen, und die eigenen Firewall-Lösungen werden in die vorhandenen Systeme des ZIV- Netzes übertragen. Der eigene Serverraum im Leonardo-Campus kann wegen der fehlenden universitätszentralen Lösung in absehbarer Zukunft nicht aufgegeben werden. Für Projekte der Lehrstühle und für Lehrveranstaltungen werden auf Wunsch virtuelle Server eingerichtet; dieses Angebot wird ausgiebig genutzt. Die Installation eines Trouble-Ticket- Systems soll helfen, die Kommunikation des Service mit den Nutzern zu verbessern. Bei der Behebung aufgetretener Fehler machte sich immer wieder bemerkbar, dass die WI-eigenen Lösungen nicht hinreichend dokumentiert waren, so dass beim Ausfall des zuständigen Mitarbeiters erst langwierig Lösungsmöglichkeiten ausprobiert werden mussten. Hier wird intensiv an einer Abhilfe gearbeitet.

4 4 4.3 WWW-Auftritt der Fakultät und der Institute Die IVV bietet weiterhin maßgeschneiderte Lösungen für alle Einrichtungen der Fakultät, mehrere Webserver mit aktueller Technik und anwenderfreundlichen Content Management Systemen sowie einen Domain-Service. Dadurch konnten viele Webseiten in der Fakultät leicht an geänderte zentrale Vorgaben angepasst werden. So konnte der gesamte Webauftritt der Sales Conference 2014 des Instituts für Marketing mit geringer Hilfe der BDV in 14 Tagen realisiert werden. Durch den Einsatz eines Reverse Proxy Servers wird jetzt gegenüber der Außenwelt verschleiert, auf welchen Webservern das Webangebot läuft. Bei allen Webseiten wird einheitlich die Adresse wiwi.uni-muenster.de als Servername angezeigt. 4.4 Beschaffungsservice Der Beschaffungsservice der IVV wurde gut genutzt. Den Einrichtungen wird dadurch viel Routinearbeit abgenommen. Auf der anderen Seite wird sichergestellt, dass nur Systeme beschafft werden, die den technischen Vorgaben der IVV entsprechen. Zahlreiche Umzüge von Einrichtungen wurden unterstützt. Neue Professoren wurden bei der Beschaffung ihrer IT-Ausrüstung beraten, wodurch teilweise erhebliche Mittel eingespart werden konnten. Insgesamt wurden Beschaffungen von über Euro über die IVV abgewickelt. 4.5 Rücknahme und Verwertung von Altgeräten Die IVV nimmt DV-Geräte aus den Instituten und Lehrstühlen an, die dort nicht mehr benötigt werden. Diese Geräte werden in der IVV überprüft und danach als gesamtes Gerät oder in Einzelteilen weiter verwendet. Wenn kein weiterer Bedarf an den Geräten besteht dies wird in einem vom zentralen Einkauf der WWU offiziell anerkannten Verfahren sichergestellt, werden die Geräte fachgerecht entsorgt oder gemeinnützigen Einrichtungen übergeben. 4.6 Computerlabs Alle Computerlabs in der WI wie in der BDV wurden gut frequentiert, sowohl im freien Betrieb als auch bei Veranstaltungen. Computergestützte Prüfungen, Lehrveranstaltungen und zunehmend Experimente nutzen die Labs gut aus. Für Schulungen des ZIV konnten Restkapazitäten zur Verfügung gestellt werden. Eine Zusammenfassung der drei Labs in der BDV in einem Raum konnte nicht realisiert werden, wird aber weiter verfolgt. Ein Projekt der Kooperation der WWU mit Microsoft im Jahr 2012 bestand in der Erneuerung des ComputerLabs WiWi 2/3 mit 58 Rechnern. Somit stehen in diesem Lab jetzt sehr gut ausgerüstete Geräte mit großen Monitoren zur Verfügung. Für die Veranstaltungen und computergestützten Prüfungen wurden zahlreiche Softwaresysteme nach den Wünschen der Dozenten auf den Rechnern installiert. In der WI werden weiterhin Geräte an die zahlreichen Projektseminare ausgeliehen. Das ComputerLab WiWi 2/3 wird in der Zeit von 8 bis 18 Uhr von Tutoren betreut. In ihrer Funktion als Aufsicht konnten sie in einigen Fällen den Missbrauch von Geräten unterbinden. 4.7 Dreamspark / MSDNAA Im Rahmen des Dreamspark-Programms von Microsoft können alle Studierenden und Wissenschaftler der Fakultät Microsoft-Produkte kostenlos zum Zweck der Forschung und Lehre auf ihren dienstlichen und privaten Rechnern installieren. Die Überprüfung der Zugehörigkeit zum Fachbereich 4 ist eine wesentliche lizenzrechtliche Voraussetzung des Vertrages; sie wird automatisiert durchgeführt und basiert auf den Angaben des Studierendensekretariats bzw. der Personalabteilung, was regelmäßig zu Nachfragen führt, wenn die Fachbereichszugehörigkeit dort nicht korrekt gepflegt wird.

5 5 Dienste für einzelne Einrichtungen 5.1 Dekanat 5 Der von der IVV für das Dekanat betriebene BSCW-Server wird für die Information in den Gremien der Fakultät gut genutzt. Das Personalinformationssystem FIS wurde komplett überarbeitet. Das System zur Unterstützung des Zulassungsprozesses für das BWL-Master-Studium wurde den wechselnden Gegebenheiten angepasst. Möglichkeiten zur Integration des WWW- Auftritts des Dekanats in den Web-Service der IVV wurden erarbeitet. 5.2 Prüfungsamt Die Server des Prüfungsamtes, mit denen das System FlexNow zur Verwaltung des Prüfungsbetriebes betrieben wird, sind komplett in die Serverlandschaft der IVV integriert. Dabei sind die besonderen Sicherheitsanforderungen des Prüfungsamtes berücksichtigt. Eine neuer Server wurde beschafft. Die Geräte werden im Serverraum der Wirtschaftsinformatik betrieben. Die Mitarbeiter der IVV halten das Gesamtsystem des Prüfungsamtes technisch auf dem neuesten Stand. Weitere technische Aufgaben werden durch das Prüfungsamt selbst umgesetzt durch den von der IVV ausgebildeten Fachinformatiker Sven Scholz. Für das System FlexNow wurde eine neue webbasierte Benutzerschnittstelle freigegeben. Damit ist es nicht mehr notwendig, alle Benutzer auf dem Terminalserver des Prüfungsamtes zu verwalten. Auch die Problematik mit dem Zugang zum System des Prüfungsamtes von außerhalb der Fakultät, z.b. aus der Mathematik, löst sich damit auf. 5.3 Fachbereichsbibliothek Die Rechner im Leseraum werden von der IVV betreut. Sie sind mit einem Softwareangebot versehen, das dem der Rechner in den ComputerLabs gleicht. Wenn die ComputerLabs durch Veranstaltungen belegt sind, bieten diese Arbeitsplätze eine willkommene Ausweichmöglichkeit. 5.4 Kunstakademie Die Windows-Rechner in der Verwaltung der Kunstakademie wurden in das Serviceschema der IVV eingepasst. Sie laufen problemlos und sind äußerst wartungsarm. Die Erfahrungen bei der Installation einer eigenen Active Directory Domäne für die Kunstakademie kamen den Mitarbeitern der BDV und der SysAd WI sehr zugute beim Aufbau der eigenen gemeinsamen Domäne WiWi. 6 Weitere Dienstleistungen 6.1 Forschungsdatenbank Die Forschungsdatenbank CRIS der WWU befindet sich mittlerweile im Regelbetrieb. Die IVV als Ansprechpartner in der Fakultät für alle die Forschungsdatenbank betreffenden Dinge wurde kaum in Anspruch genommen. Die Eintragungen werden mittlerweile von den Autoren selber gepflegt. In der Forschungsdatenbank erzeugte Webseiten wie die Literaturliste oder der Lebenslauf können mit einer von der IVV erarbeiteten Lösung in die eigenen Webseiten übernommen werden, auf Wunsch auch dynamisch. 6.2 Multimedia-Service, Hörsaaltechnik Für die Hörsaaltechnik ist prinzipiell die AVM-Werkstatt des Zentrums für Informationsverarbeitung zuständig. Bei neuen Beamer-Installationen wird eine die Fernwartung der Beamer zusätzlich installiert, was die Installation leider teurer macht.

6 6 Bei konkreten Problemen hilft die IVV den Dozenten kurzfristig. Bedienprobleme werden oft auch von den Hausmeistern gelöst. Um die Kommunikation zwischen den Beteiligten zu vereinheitlichen, wurde vereinbart, dass technische Probleme zunächst der IVV mitgeteilt werden sollen, die dann das ZIV benachrichtigt und den Reparaturfall weiter verfolgt. Nach wie vor ist aber ein rechtzeitiger Test mit allen technischen Komponenten das beste Mittel, um Probleme kurz vor dem Vortrag zu vermeiden. Im J4 wurde ein neuer Beamer installiert, die Räume J253 und J372 wurden mit neuen festen Beamern ausgestattet. Der Beamer-Ausleihservice wurde rege in Anspruch genommen. Ein elektronisches System für die Verwaltung dieser Geräte bietet den Kunden online die Möglichkeit, die Verfügbarkeit von Geräten festzustellen. Zwei neue Ausleihbeamer wurden beschafft, da die alten Geräte Probleme mit den Lampen hatten. 6.3 LPLUS-Service und e-prüfungen Mit der Software LPLUS bietet die Fakultät den Dozenten seit 2005 ein System zur computergestützten Abnahme von Prüfungen. Die BDV betreibt die notwendigen zentralen Komponenten auf ihren Servern und übernimmt einen Großteil der Prüfungsorganisation. Eingesetzt wird eine internetbasierte Lösung. Die damit verbundene Möglichkeit, Prüfungen vom heimischen Rechner aus zu üben, wird von den Studierenden gerne aufgenommen. Durch die Nutzung des Histologiesaals der medizinischen Fakultät konnten auch Prüfungen mit großer Teilnehmerzahl (z. B. Mathematik mit über 800 Teilnehmern) erfolgreich abgewickelt werden. Bis Ende 2012 wurden mittlerweile rund Prüfungen abgenommen. Die Erfahrung der IVV 2 auf dem Gebiet der e-prüfungen wird von anderen Fachbereichen genutzt, die ebenfalls solche Prüfungsformen einführen wollen. Die Geschichtswissenschaften haben erste Prüfungen abgehalten, die Biologie und Physik bereitet diese vor. In einer landesweiten Arbeitsgruppe Online-Klausuren wird die WWU durch den IVV-Leiter vertreten. Die elearning-arbeitsgruppe der Universität arbeitet an einer direkten Verbindung des Prüfungssystems zum Learnweb. 6.4 Wirtschafts-Datenbanken Das Angebot der BDV im Bereich der Datenbanken wurde gut genutzt. Die Datenbanken Osiris, Dafne, Amadeus und Bankscope sowie der Zugang zu OECD-Daten erfreuten sich regen Zuspruchs, ebenso wie Datastream, Compustat und Global Financial Data. Der IVV-Leiter koordiniert die Verträge mit den Datenbankanbietern und achtet auf deren Laufzeiten. Der Zugang zu den Datenbanken des Bureau van Dijk (Osiris, Dafne, Bankscope, Amadeus) wurde zum Ende des Jahres auf eine Online-Version umgestellt. Die dafür notwendige Benutzerverwaltung wird von der IVV übernommen. 6.5 Ausleihe von Software Die Lizenzbestimmungen für bestimmte Software verbieten eine Bereitstellung über das Netzwerk. Ein Ausweg ist dann die Beschaffung der Software auf einem USB-Stick. Mit dem Entfernen des Sticks vom Rechner ist die Software deinstalliert, und die Lizenz ist wieder frei. Um von diesem Lizenzmodell zu profitieren, hat die Fakultät einige solcher Sticks erworben. Sie werden von der IVV verwaltet und ausgegeben. Zur Zeit gibt es die Software Plagiarism Finder zum Aufspüren von Plagiaten und MaxQDA zur Analyse von Texten.